Gestione delle guide negli ambienti Microsoft Power Platform e Power Apps
Le organizzazioni devono avere il controllo dei propri dati e devono controllare chi e quando accede a dati specifici. Per gestire le guide, è consigliabile che le aziende del settore regolamentato le separino in base alla fase del loro ciclo di vita. Ad esempio, una guida specifica è in fase di sviluppo o è approvata per l'uso quotidiano? A seconda della fase del ciclo di vita in cui si trova una guida, si devono consentire a ruoli specifici dell'organizzazione l'accesso e la modifica della guida e del suo contenuto oppure si deve impedire del tutto l'accesso alla guida.
La separazione delle guide in base alla fase del ciclo di vita può essere ottenuta creando ambienti Microsoft Power Platform che corrispondono alle fasi del ciclo di vita pertinenti per l'organizzazione e per il settore. Un tipico ciclo di vita è costituito dalle fasi di creazione, convalida, esecuzione e archiviazione.
In pratica, una specifica guida è presente solo in un ambiente alla volta. Tuttavia, possono esistere contemporaneamente più versioni di una guida in ambienti diversi. Separando le guide in base alla fase del loro ciclo di vita, si riduce il rischio di errori di produzione che possono nascere quando un operatore della macchina segue le istruzioni di una guida incompleta, non convalidata oppure obsoleta. Allo stesso tempo, è consigliabile che l'organizzazione applichi il controllo degli accessi in base al ruolo attraverso business unit e ruoli di sicurezza in modo che i dipendenti abbiano accesso solo agli ambienti in cui hanno compiti da svolgere. In questo modo, si garantisce una rigorosa separazione tra dati e accesso degli utenti.
Per facilitare il flusso delle guide tra gli ambienti, è consigliabile utilizzare Power Apps per consentire ai dipendenti interessati di trasferire le guide da un ambiente all'altro. In questo modo, l'organizzazione può definire un audit trail, dove i necessari metadati vengono aggiunti per supportare i requisiti normativi del settore, i controlli di qualità aziendali e la tracciabilità.
Il diagramma seguente mostra la struttura del flusso consigliata tra quattro ambienti tipici. Le frecce indicano le direzioni verso cui possono essere trasferite le guide. Ad esempio, una guida può essere trasferita dall'ambiente di creazione a quello di convalida ed essere restituita all'ambiente di creazione se è ritenuta errata o non sufficientemente precisa per essere approvata. In ogni caso una guida non può evitare l'ambiente di convalida. Deve necessariamente essere convalidata prima di essere trasferita all'ambiente di esecuzione, dove viene utilizzata, ad esempio, dagli operatori di una linea di produzione.
Per rendere più concreto il concetto di ambienti corrispondenti a una fase del ciclo di vita, il resto di questo articolo descrive ciascuno dei quattro ambienti di esempio precedentemente menzionati: creazione, convalida, esecuzione e archiviazione. Sebbene la struttura degli ambienti e il flusso tra essi siano in genere pertinenti alle aziende del settore regolamentato, potrebbero non essere pertinenti alla tua azienda o non essere conformi alle normative specifiche a cui essa è soggetta. Per identificare la struttura e il flusso pertinenti alla tua azienda, ti consigliamo di organizzare workshop interni degli stakeholder. Per altre informazioni, vai a Percorso dell'utente di Guides.
Ambiente di esempio 1: ambiente di creazione
Durante la prima fase del ciclo di vita di una guida, l'organizzazione crea la guida in un PC insieme alle attività e ai passaggi che gli utenti della guida seguiranno. Posiziona quindi il contenuto 3D olografico nello spazio fisico per aiutare gli utenti a comprendere le istruzioni dettagliate. Questo processo è anche noto come creazione. È consigliabile eseguire la creazione delle guide in un ambiente dedicato a questo scopo.
Poiché le guide sono ancora in fase di creazione, non sono convalidate e forse non sono neppure complete, è fondamentale che gli utenti, ad esempio di un laboratorio, non le possano utilizzare. Creando le guide in un ambiente di creazione dedicato, gli autori possono creare, sviluppare, testare e valutare i contenuti e i testi olografici senza rischiare che le guide vengano utilizzate prima di essere finalizzate, approvate e rilasciate per l'uso quotidiano.
Nella tua organizzazione, un autore potrebbe essere un consulente per la formazione, un ingegnere di progetto o un operatore specializzato in un componente specifico dell'attrezzatura di produzione. Mentre le guide si trovano in questa prima fase, è responsabilità dell'autore:
- Aggiungere i metadati richiesti dalle normative in vista del processo di approvazione.
- Garantire che il contenuto e il posizionamento in uno spazio tridimensionale funzionino come previsto prima di trasferire la guida all'ambiente successivo, vale a dire l'ambiente di convalida.
Ambiente di esempio 2: ambiente di convalida
L'ambiente di convalida viene utilizzato per convalidare, rifiutare e approvare le guide create dagli autori nell'ambiente di creazione.
Molto probabilmente, la convalida è un compito spettante agli esperti del controllo qualità. Gli esperti del controllo qualità convalidano, tra le altre cose, il contenuto della guida, come l'aderenza alle procedure operative standard (SOP), il posizionamento degli oggetti 3D nello spazio fisico e la qualità complessiva.
Come risultato di queste valutazioni, gli esperti del controllo qualità decidono se la guida è pronta per l'uso, ad esempio, in un sito di produzione e quindi per il trasferimento nell'ambiente di esecuzione oppure se la guida necessita di una revisione prima di essere approvata per l'uso. In quest'ultimo caso, la guida viene trasferita nuovamente nell'ambiente di creazione in modo che l'autore possa migliorare le istruzioni aumentate utilizzando Power Apps.
Se nelle istruzioni per l'utente sono presenti elementi olografici, come le frecce 3D, la revisione deve essere fatta, almeno in parte, su un dispositivo HoloLens. In questo modo, gli esperti del controllo qualità possono accedere, ad esempio, alle frecce 3D che indirizzano l'attenzione dell'utente verso uno specifico punto di interesse sulla macchina e possono verificare se queste frecce sono posizionate con precisione e non sono potenzialmente fuorvianti.
Potrebbe accadere che i revisori tecnici o gli esperti in materia debbano supportare il processo del controllo qualità o essere responsabili della revisione tecnica/esperta in materia, ma la responsabilità dell'approvazione finale spetta al controllo qualità.
Nota
Rispetto all'ambiente di creazione, l'ambiente di convalida potrebbe richiedere ulteriori controlli normativi e limitazioni alle modifiche, all'accesso e alla tracciabilità.
Ambiente di esempio 3: ambiente di esecuzione
Dopo che sono state create, convalidate e approvate, le guide vengono trasferite nell'ambiente di esecuzione e qui risiedono in modalità di sola lettura. In questo ambiente le guide sono pronte per essere utilizzate presso un sito, ad esempio in una linea di produzione di un'azienda di produzione.
Nel sito viene impostato un riferimento univoco alle guide approvate: i codici a matrice stampati vengono apposti sui macchinari o visualizzati accanto alle attrezzature su tablet o altri dispositivi. Gli operatori indossano un dispositivo HoloLens e scansionano i codici a matrice con la fotocamera HoloLens. Ogni codice a matrice ha un collegamento incorporato. Pertanto, quando viene scansionato, viene aperta una guida specifica dall'ambiente di esecuzione. L'operatore segue quindi le istruzioni della guida per l'attività o il processo in questione.
In alternativa, l'organizzazione può utilizzare tablet o telefoni cellulari al posto dei dispositivi HoloLens per aprire le guide, visualizzare e seguire le istruzioni. I dispositivi HoloLens offrono tuttavia alcuni vantaggi rispetto ai tablet e ai telefoni cellulari:
- HoloLens sovrappone le immagini olografiche al mondo reale. Pertanto, gli utenti interagiscono con i contenuti digitali in un modo più coinvolgente di quanto possano fare con i tablet e i telefoni cellulari.
- È possibile utilizzare i codici a matrice con un dispositivo HoloLens, ma non con un tablet o un telefono cellulare.
- A differenza dei tablet e dei telefoni cellulari, HoloLens è un dispositivo vivavoce che consente agli utenti di interagire con contenuti digitali utilizzando comandi vocali, gesti e rilevamento oculare. Gli utenti possono quindi seguire facilmente la guida mentre svolgono attività manuali.
In un ambiente di esecuzione distinto, gli utenti possono essere totalmente sicuri della correttezza e della qualità delle istruzioni fornite. Dal momento che le opzioni di creazione sono bloccate, gli operatori, il controllo qualità e i responsabili sanno che non è possibile apportare modifiche intenzionali o accidentali alle guide in questo ambiente. L'ambiente di esecuzione è riservato esclusivamente all'uso quotidiano delle guide da parte degli operatori.
Nota
Rispetto all'ambiente di creazione, l'ambiente di esecuzione potrebbe richiedere ulteriori controlli normativi e limitazioni alle modifiche, all'accesso e alla tracciabilità.
Ambiente di esempio 4: ambiente di archiviazione
A un certo punto, le guide che l'organizzazione ha creato, approvato e utilizzato diventano obsolete e devono essere ritirate. Le guide possono diventare obsolete ad esempio quando l'organizzazione sostituisce i macchinari per ottimizzare i flussi di produzione. Se il nuovo macchinario viene gestito in modo diverso, saranno necessarie nuove istruzioni per utilizzarlo.
Una guida può diventare obsoleta anche quando un operatore si rende conto che le istruzioni potrebbero essere più efficienti o accurate. In questo caso è necessario aggiornare la guida in questione creando una nuova versione inclusiva delle dovute correzioni. Poiché è consigliabile tenere traccia dell'evoluzione delle guide, il processo di aggiornamento di una guida imprecisa o non efficiente comporta la duplicazione della guida se è stata accessibile nell'ambiente di esecuzione e l'impostazione come guida obsoleta nell'ambiente di esecuzione. Per altre informazioni, vai a Strategia di controllo delle versioni delle guide.
Le guide obsolete vanno conservate ai fini dell'audit trail, in quanto gli audit trail possono essere un requisito normativo o di qualità aziendale. È consigliabile trasferire le guide ritirate in un ambiente dedicato all'archiviazione. Il periodo di conservazione delle guide nell'ambiente di archiviazione deve essere impostato in base ai requisiti del settore e ad altri standard dell'organizzazione.
Nota
Rispetto all'ambiente di creazione, l'ambiente di archiviazione potrebbe includere ulteriori controlli normativi e limitazioni alle modifiche, all'accesso e alla tracciabilità.