Esempio: rendicontazione delle spese

L'esempio seguente mostra come un'approvazione tipica delle spese su supporto cartaceo all'interno dell'organizzazione comporti inefficienze per più dipartimenti e dipendenti.

Come puoi vedere nell'esempio, ogni persona ha specifici problemi, ma il problema comune qui è che il processo di approvazione delle spese è fatto su carta, il che è noioso e difficile per Lee, Shawna e Rebecca quando creano report. Nick è sommerso dai documenti che riceve dal team. Abhay deve trascrivere e inserire tutti i dati in Excel per il report del budget settimanale, oltre a pubblicarli nel sistema finanziario. Ci vuole tempo prima che Charlotte riesca a scoprire quanto hanno speso Lee, Shawna e Rebecca.

Questo è un problema tipico che può essere risolto con Microsoft Power Platform in quanto i moduli cartacei possono essere ricreati come schermate Power Apps, l'approvazione può essere configurata in Power Automate e l'analisi dei dati può essere eseguita in Power BI. Riesamineremo questo esempio in tutta questa serie di articoli.

Il problema aziendale che il team ha deciso di risolvere è:

Rendicontazione delle spese: creare un processo efficiente per i dipendenti e l'ufficio contabilità, che consenta un monitoraggio più rapido del budget e riduca la nostra esposizione nei controlli.

Pensiamo che sia abbastanza ovvio il vantaggio di passare al digitale. Secondo un rapido calcolo, il team di auditing ha indicato che elabora circa 150 note spese a settimana e che usiamo $90/ora come costo standard per i dipendenti. Se riusciamo a risparmiare un'ora nel corso del ciclo di vita di ciascun report, risparmiamo almeno $500.000 solo in relazione al tempo inutilizzato. Dovremo compensare tale risparmio con i costi di licenza e i tempi di sviluppo delle app, ma il CFO ha menzionato che vale la pena investire nel miglioramento della visibilità del budget e della conformità dei report.

Durante tutto il processo di pianificazione di un progetto Power Apps, faremo riferimento a questo esempio.

Passaggio successivo: Comprendere il processo aziendale corrente

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