見積依頼 (RFQ)

このトピックは、組織が品目やサービスを購入する必要があるときに、いくつかの仕入先を競合させてより良い条件を得ようとする場合に組織が発行する、見積依頼 (RFQs) の概要を提供します。 RFQ で、仕入先に指定した品目の数量の価格や配送時間を提供するように求めます。 また、仕入先に、送料などの雑費があるか、大型注文や仕入先請求書の早期支払に対して割引を提供するかどうかを問い合わせることもできます。

見積依頼 (RFQ) のプロセスでは、次のタスクについて説明します:

  • RFQ を一つ以上の仕入先に作成および送信します。
  • RFQ の返信を受領して登録する (入札)。
  • 承認された入札を発注書、購買契約書、購買要求に転送します。

次の図は、RFQ のプロセスの概要を示します。

見積依頼プロセス

計画オーダー、購買要求、または手動入力から RFQ を作成できます。 作成した RFQ は RFQ ケースと呼ばれ、各仕入先への RFQ の発行に使用する基準ドキュメントになります。 RFQ ケースを準備して仕入先を追加した後、RFQ ケースで [送信] をクリックすると、RFQ を送信した各ベンダーの RFQ ジャーナルが生成されます。 送信アクションの印刷管理設定を構成して、各ベンダーのレポートをアーカイブに印刷するか、または各ベンダーの電子メール アドレスにレポートを送信することができます。 さらに、各仕入先の RFQ 仕訳帳は、後で仕入先に送信または再送信するレポートを生成するのにも使用できます。 また、[送信] アクションを構成して、仕入先で入力できる返信シートを生成することもできます。

送信後に RFQ を修正する必要がある場合、編集後に RFQ を仕入先に送信し直すことができます。

入札を受信したら、見積依頼の返信ページで入力します。 データを返信にコピー オプションを選択すると、数量や日付などのデータは RFQ ケースから返信にコピーされます。 仕入先の入札を反映する場合は、このデータを変更できます。

特定の仕入先について 2 回目の返信が必要な場合、見積依頼の返信ページの返信をクリックします。 返信アクションにより新しい仕訳帳とレポートが生成され、印刷管理設定に従って印刷、アーカイブ、および送信されます。

RFQ ケースにスコア基準を追加した場合、RFQ の返信にはスコアを入力できるパネルが現れます。 回答の比較ページで返信を比較するときに合計スコアが表示されます。明細行の価格、出荷日、合計金額など他の回答データも比較できます。

決定した入札または部分入札を承認し、残りを却下できます。 受入仕訳、拒否仕訳、対応するレポートが生成されます。 これらは、印刷管理設定に従って印刷され、アーカイブされ、送信されます。 入札を承認または入札の特定の明細行を承認した場合、購買契約書または発注書が生成されるか、購買要求が更新されます。これは RFQ の購買タイプによって異なります。 売買契約を作成すると、承認と否認に関わらず、後で送信するどの返信においても使用できます。

RFQ のステータスは RFQ ヘッダーに表示され、RFQ 明細行のステータスによって異なります。 状態は RFQ を処理した範囲を示します。 各 RFQ には最下位と最上位の、2 つの状態の値があります。 最下位のステータスは RFQ の任意の明細行の最も前進していないステージで、最上位ステータスは RFQ の任意の明細行の最も前進したステージです。 たとえば、RFQ の最も前進していないステージが作成済み明細行である場合、RFQ の最下位の状態は作成済です。 たとえば、RFQ の最も前進したステージがベンダーに送信済みの明細行である場合、RFQ の最上位の状態は送信済です。 ステータスは、RFQ を処理するときに自動的に更新されます。

すべての見積依頼ページで、RFQ ヘッダーの最下位と最上位の状態を表示できます。 見積依頼明細行タブで、RFQ 明細行の最下位と最上位の状態を表示できます。

RFQ を処理するためのステータスの順序は次のようになります。

  1. 作成済
  2. [送信済]
  3. [受入済]
  4. 受入済/取消済/拒否済

ステータスは、このトピックの後のセクションで、より詳細に説明されます。

RFQ 機能の設定

RFQ ケースを作成するためには、調達パラメーターページで RFQ の情報を設定する必要があります。 RFQ ケースを作成する際、RFQ にコピーされる既定値を指定できます。 次の既定値を指定できます。

  • 新しい RFQ の購買タイプ: 発注書または 購買契約書
  • 有効期限の日時の設定。
  • 配送情報、支払条件。
  • RFQ 返信に含めるフィールド。

特定の RFQ ケースで、これらの値を上書きできます。 また、修正のプロセスを構成する必要があります。 この構成の一部として、フィールドのロックを有効にすることができます。 フィールドのロックが有効な場合、RFQを修正したい調達担当者は、最初に見積タブの修正セクションで作成をクリックする必要があります。 RFQ が改訂された後、調達担当者は [終了処理] をクリックしてプロセスを完了する必要があります。 [終了処理] アクションは、修正された RFQ に関して仕入先に通知する電子メール メッセージを生成します。 仕入先に送信される電子メール通知のテンプレートを調達パラメーター ページで選択します。 テンプレートの作成時に、次の交換トークンを含めることができます。

  • %入札を無効にする理由%
  • %修正の理由%
  • %修正の作成者%
  • %法人%

%入札を無効にする理由%および%修正の理由%トークンは、修正ウィザードで修正を完了した際に、調達担当者が入力するテキストに置き換えられます。 %修正の作成者%の値および%法人%のトークンは、RFQ から自動的に取得されます。

RFQ 返信で理由コードを使用して入札が否認または承認された理由を示す場合は、仕入先の理由ページで理由コードを設定する必要があります。

[調達] のフォームの設定ページで、印刷または保存される RFQ 文書の外観を構成できます。

注: 公的部門の構成については、既に送信されている RFQ へ変更に対して、修正プロセスの使用が必要になります。 RFQ が送信されると、フィールドがロックされているため、[作成] をクリックして上記の修正プロセスを使用することは、RFQ を変更するための必須のステップです。 これは、フィールドのロック パラメーター、Lock RFQ調達およびソーシング パラメーターに送信されたときに、フィールドのロック パラメーターによって管理されます。 このパラメーターは [はい] に設定され、公的部門の構成に対してこれを変更できないことはデフォルトとなっています。 つまり、修正プロセスは非公開セクター構成で手動で処理できるのに対し、RFQ が送信された後にフィールドをロックすることによって修正を処理するプロセスは、公共部門にとって必須です。

発注書の RFQ を作成し、在庫品目を RFQ に追加すると、受入状態が見積受入の在庫トランザクションも作成されます。 マスター プランを使用して供給を計算する場合、このステータスを持つ RFQ 明細行のみが考慮されます。 入庫予定として RFQ 明細行をマスター プランに含める場合、マスター プラン設定でこの動作を構成する必要があります。

購買マネージャーまたは購買担当者として、組織の調達要件を満たすように、入札タイプを作成および管理できます。 各入札タイプがスコア方法を活用できます。 スコア方法は、入札を評価する際に使用する一連の基準で構成されます。 入札タイプ ページおよびスコア方法ページで入札タイプ、スコア方法、スコア基準を設定する必要があります。

RFQ の作成および送信

RFQ を作成し、RFQ で入札してもらいたいベンダーを選択し、ベンダーに RFQ を送信します。 印刷管理を使用して、RFQ のレポートと返信シート レポートを任意の宛先にルーティングできます。

発注書または購買契約書の購買タイプについて新しい RFQ を作成できます。

RFQ が購買要求から作成された場合、購買要求タイプは自動的に割り当てられます。 購買要求タイプの RFQ を手動で作成することはできません。 発注書タイプの RFQ の場合:

  • RFQ 行を作成する際、見積受入の受入ステータスを持つ在庫トランザクションが生成されます。
  • 入札を承認すると、発注書が生成されます。

購買契約タイプの RFQ の場合:

  • RFQ は、長期間にわたり特定の数量または金額の製品を購入する契約に使用されます。 購買契約書に適用する日付範囲および購買契約書を管理する担当者の名前を選択する必要があります。
  • 入札を承認すると、購買契約書が生成されます。

購買要求から RFQ を作成できるのは、購買要求のステータスが確認中で、次のワークフロー タスクが割り当てられている場合のみです。 購買要求明細行は、仕入先から受け取った RFQ 返信 (入札) の行を承認するときに自動的に更新されます。 RFQ の処理中に、購買要求に対する完了、否認、承認または他のアクションを行うことはできません。

RFQ を作成する際、特定の入札タイプを選択できます。 入札タイプでは、RFQ の返信を評価するのに使用する一連のスコア基準を決定します。

RFQ ケースにアンケートを追加できます。 このアンケートは、RFQ を送信した後にすべての返信に表示されます。

RFQ ケースに追加する仕入先を選択するには、次の 3 つの方法があります。

  • 仕入先を 1 つずつ追加します。
  • 特定の条件を満たすすべての仕入先を検索します。
  • RFQ 明細行で使用される調達カテゴリに対して承認されているすべての仕入先を自動的に追加します。

RFQ ケースの準備ができたら、送信をクリックします。 送信アクションにより仕訳帳とレポートが生成され、印刷管理設定に従って印刷、アーカイブ、および送信されます。

仕入先に要求を送信したときに見積依頼の送信ページで価格の再計算に仕入先を使用および仕入先固有の品目情報の使用チェック ボックスをオンにした場合、いくつかの仕入先固有の情報は自動的に入力されます。 見積依頼の返信ページでこの情報を変更できます。

次の表に、RFQ を作成して仕入先に送信するときの、RFQ の状態変化を示します。

[アクション] [RFQ ヘッダーの最下位の状態] [RFQ ヘッダーの最上位の状態] [RFQ 明細行の最下位の状態] [RFQ 明細行の最上位の状態]
RFQ ヘッダーおよび明細行を作成します。 作成日 作成日 作成日 作成日
特定のベンダーに RFQ を送信します。 送信済 送信済 送信済 送信済
別のベンダーを追加します。 作成日 送信 (RFQ は 1 つのベンダーのみに送信されました。) 作成済み 送信済
2 番目の仕入先に RFQ を送信します。 送信済 送信済 送信済 送信済

注意: 仕入先はいつでも RFQ に追加でき、追加された仕入先を反映するように最下位と最上位のステータスが変更されます。 たとえば、すべての仕入先から入札を受信し、入札の最低 1 つの明細行を受け入れている場合、RFQ ヘッダーの最下位の状態は拒否済で、最上位の状態は受入済です。 新しい仕入先を追加すると、各明細行の最下位の状態は作成済となります。 そのため、RFQ ヘッダーの最下位の状態は作成済に変更され、最上位の状態は受入済のままになります。

RFQ の修正

場合によって、RFQ を送信した後に、変更が必要になる場合があります。 たとえば、これは、出荷日の変更、または製品の追加や製品の数量変更をしたい場合に発生します。 修正プロセスを、厳しくまたは緩くするように構成できます。

より制限のある修正プロセスを使用している場合は、RFQ ケースで作成をクリックして、修正を開始します。その後、RFQ ケースの各フィールドが変更できるようになります。 変更を完了したら、確定をクリックする必要があります。 その後、電子メール メッセージの情報を追加する手順のガイドが表示され、修正に関して仕入先に通知するために送信されます。 修正点の記載を含む更新された RFQ のレポートは、メッセージに自動的に添付されます。

制限が緩い変更プロセスを使用している場合は、修正を作成しないでも、すでに送付した RFQ ケースのフィールドを変更することができます。 ただし、RFQ への変更点の記載は手動で行う必要があります。

RFQ の返信の受領と登録

RFQ を送信するとき、返信シートが自動的に生成されます。 RFQ への返信 (入札) を受け取ったら、各仕入先から仕入先固有の RFQ 返信シートの情報を入力します。 スコア基準を追加している場合、返信を評価できます。 その後、一番良い合計金額および合計配送時間など、自分のスコア条件に従って仕入先の入札を比較し、ランク付けできます。

アンケートが RFQ ケースに添付してある場合は、返信シートで、質問への回答を手動で入力する必要があります。

代替明細行を入力する必要がある場合、かつ RFQ ケースがこれを許可している場合は、購買見積明細行クイック タブで、行の追加をクリックします。 その後、品目番号、調達カテゴリ、数量、価格、割引などの製品情報を入力します。

応答を入力すると、仕入先から新しいサービスが必要な場合は、RFQ を再送信できます。 これにより、仕入先からの変更を要求するために使用できる新しいジャーナルとレポートが生成されます。

すべての RFQ とその返信ステータスの概要は、見積依頼のフォローアップ ページで確認できます。

次の表に、入札を受信して RFQ 返信シートに情報を登録したときの、RFQ の状態変化を示します。

[アクション] [入札の最下位の状態] [入札の最上位の状態] [RFQ ヘッダーの最下位の状態] [RFQ ヘッダーの最上位の状態] [RFQ 明細行の最下位の状態] [RFQ 明細行の最上位の状態]
1 つのベンダーの入札を登録し、保存します。 送信済 受取済 送信済 受取済 送信済 受取済
2 番目のベンダーの入札を登録し、保存します。 受取済 受取済 受取済 受取済 受取済 受取済

注意: 追加交渉のために仕入先に入札を返す場合は、最下位と最上位の状態は両方とも受取済のままになります。

入札の承認と否認、および承認された入札の下流ドキュメントへの転送

一番良い合計金額を提供するなど、ベストの入札を識別した後に、入札を承認します。 その仕入先の RFQ 返信のステータスが受入済に更新されます。 入札を承認、または入札の特定の明細行を承認すると、発注書または購買契約書が自動的に生成され、他の仕入先からの入札を却下できます。

購買要求タイプの RFQ 返信を承認すると、RFQ 返信明細行により、購買要求明細行が以下の情報で更新されます。

  • 単価
  • 割引率
  • 割引金額
  • 購買請求金額
  • 明細行手数料
  • ベンダー
  • 外部番号
  • 外部説明

返信で、入札を承認または否認した理由を説明する理由コードを追加できます。

入札の一部の明細行を承認し、それ以外を拒否することができます。 複数の仕入先の行を承認できます。 一部の明細行を承認する場合、他のすべての明細行を却下するように求めるメッセージが表示されます。 したがって、他の明細行を承認する場合は、メッセージが表示された際にキャンセルをクリックする必要があります。

次の表に、仕入先からの入札を承認または否認するときの、RFQ の状態変化を示します。

[アクション] [入札の最下位の状態] [入札の最上位の状態] [RFQ ヘッダーの最下位の状態] [RFQ ヘッダーの最上位の状態] [RFQ 明細行の最下位の状態] [RFQ 明細行の最上位の状態]
入札のいずれかを承認します。 受取済 受入済 受取済 受入済 受取済 受入済
それ以外の入札を却下します。 拒否済 受入済 拒否済 受入済 拒否済 受入済