見積依頼 (RFQs)

このトピックでは、見積依頼 (RFQs) の概要を説明します。 組織は、購入する必要がある品目やサービスに対して、いくつかの仕入先を競合させてより良い条件を得ようとする場合に RFQs を発行します。 RFQ で、仕入先に指定した品目の数量の価格や配送時間を提供するように求めます。 また、仕入先に、送料などの雑費があるか、大型注文や仕入先請求書の早期支払に対して割引を提供するかどうかを問い合わせることもできます。

RFQ プロセスは次のタスクで構成されています。

  1. RFQ を 1 つ以上の仕入先に作成して送信します。
  2. RFQ 返信を受け取り、登録します (入札)。
  3. 承認した入札を発注書、購買契約書、購買要求に転送します。

次の図は、RFQ のプロセスの概要を表示します。

RFQ プロセス

計画オーダー、購買要求、または手動入力によって RFQ を作成できます。 作成した RFQ は、RFQ ケースと呼ばれます。 RFQ ケースは、各仕入先に RFQ を発行するために使用する基本ドキュメントです。

RFQ ケースを準備し仕入先を追加した後、RFQ ケースの [送信] を選択します。 RFQ 仕訳は、RFQ を送った各仕入先ごとに生成されます。 各仕入先のレポートをアーカイブに印刷するか、または各ベンダーの電子メール アドレスにレポートを送信するように、送信アクションの印刷管理設定を構成できます。 さらに、各仕入先の RFQ 仕訳帳を、後でその仕入先に送信または再送信するレポートを生成することにも使用できます。 また、仕入先で入力できる返信シートを生成するように、送信アクションを構成することもできます。

このトピックでは、仕入先コラボレーションが使用されていない際の RFQs を処理するプロセスを説明します。 システムが仕入先コレボレーションに設定される場合、仕入先は直接 Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations Enterprise edition に入札できます。 詳細については、顧客との仕入先コラボレーション を参照してください。

送信後に RFQ を修正する必要がある場合は、作成と確定の 2 つの修正アクションを使い終了した時に RFQ を仕入先へ再送品することができます。

電子メールで入札を受信したら、[見積依頼の返信] ページで入力する必要があります。 データを返信にコピー オプションを選択すると、数量や日付などのデータは RFQ ケースから返信にコピーされます。 仕入先の入札を反映する場合は、このデータを変更できます。

仕入先について 2 回目の返信が必要な場合、[見積依頼の返信] ページで [返信] を選択します。 返信アクションにより新しい仕訳帳とレポートが生成され、印刷管理設定に従って印刷、アーカイブおよび送信されます。

RFQ ケースにスコア基準を追加した場合、RFQ の返信にはスコアを入力できるパネルが現れます。 [回答の比較] ページで回答を比較する時に、合計のスコアが表示されます。 そのページには、明細行の価格、出荷日、および価格の合計などの他のデータ回答を比較できます。

選択した入札または部分入札を承認し、残りを却下できます。 受入仕訳、拒否仕訳および対応するレポートが生成され、そして印刷管理設定に従って印刷、アーカイブ、および送信されます。 入札を承認または入札の特定の明細行を承認した場合、購買契約書または発注書が生成されるか、購買要求が更新されます。これは RFQ の購買タイプによって異なります。 売買契約を作成すると、承認と否認に関わらず、後で送信するどの返信においても使用できます。

RFQ のステータスは RFQ ヘッダー上に表示され、RFQ 明細行のステータスによって異なります。 その状態は RFQ をどれだけ処理したかを示します。 各 RFQ には、最下位と最上位の 2 つの状態の値があります。 最下位のステータスは RFQ の任意の明細行の最も前進していないステージで、最上位ステータスは RFQ の任意の明細行の最も前進したステージです。 たとえば、RFQ の最も前進していないステージが作成済み明細行である場合、RFQ の最下位の状態は作成済です。 たとえば、RFQ の最も前進したステージがベンダーに送信済みの明細行である場合、RFQ の最上位の状態は送信済です。 ステータスは、RFQ を処理するときに自動的に更新されます。

すべての見積依頼ページで、RFQ ヘッダーの最下位と最上位の状態を表示できます。 見積依頼明細行タブで、RFQ 明細行の最下位と最上位の状態を表示できます。

RFQ を処理するためのステータスの順序は、次のようになります。

  1. 作成済
  2. 送信済
  3. 受入済
  4. 受入済取消済 または 拒否済

これらのステータスについては、このトピックの後半で、詳しく説明します。

RFQ 機能の設定

RFQ ケースを作成するためには、調達パラメーターページで RFQ の情報を設定する必要があります。 RFQ ケースを作成する際、RFQ にコピーされる既定値を指定できます。 次の既定値を指定できます。

  • 新しい RFQ の購買タイプ: 発注書または 購買契約書
  • 有効期限日時
  • 配送情報と支払条件
  • RFQ 返信に含めるフィールド

特定の RFQ ケースで、これらの値を上書きできます。

また、修正のプロセスを構成する必要があります。 この構成の一部として、フィールドのロックを有効にすることができます。 フィールドのロックが有効な場合、RFQ を修正したい調達担当者は、最初に、[見積] タブの [修正] セクションで [作成] を選択する必要があります。RFQ が改訂された後、調達担当者は [終了処理] を選択してプロセスを完了する必要があります。 終了処理アクションは、修正された RFQ に関して仕入先に通知する電子メールを生成します。

[調達パラメーター] ページで、仕入先に送信される電子メールの通知を使うためのテンプレートを選択します。 テンプレートの作成時に、次の交換トークンを含めることができます。

  • %RFQ ケース%
  • %入札を無効にする理由%
  • %修正の理由%
  • %修正の作成者%
  • %法人%
  • %RFQ ケース 名前%
  • %有効期限日時%
  • %日付%

%入札を無効にする理由%および%修正の理由%トークンは、修正ウィザードで修正を完了した際に、調達担当者が入力するテキストに置き換えられます。 %修正の作成者%の値および%法人%のトークンは、RFQ から自動的に取得されます。 %日付%トークンは、現在の日付に置き換えられます。

電子メール テンプレートが送信された後 RFQ をキャンセルする場合は、そのテンプレートは再び必要になります。 この電子メール テンプレートは、取消通知を仕入先の連絡担当者に送信するために使用されます。 テンプレートは、[調達パラメーター] ページで選択する必要があります。 そのテンプレートの作成時に、次の交換トークンを含むことができます。

  • %キャンセルの理由%
  • %RFQ ケース%
  • %キャンセルされたRFQ%
  • %法人%
  • %RFQ ケース 名前%
  • %日付%

%キャンセルの理由% トークンは、調達担当者が [キャンセル] ウィザードに入力できるテキストに置き換えられます。 %日付%トークンは、現在の日付に置き換えられます。

RFQ 返信で理由コードを使用して入札が否認または承認された理由を示す場合は、仕入先の理由ページで理由コードを設定する必要があります。

調達の [フォームの設定] ページで、印刷または保存される RFQ 文書の外観を構成できます。

注意

公的部門の構成については、既に送信された RFQ を変更する修正プロセスを使う必要があります。 RFQ が送信され際、フィールドはロックされます。 したがって、RFQ を変更するには、前述のように修正プロセスを開始する [作成] を選択する必要があります。 ブロック動作は、[調達パラメーター] ページの [送信時に RFQ をロック] オプションで管理されます。 既定では、このパラメーターは [はい] に設定され、公的部門の構成に対して変更できないことが既定となっています。 したがって、たとえ修正プロセスが手動により非公的部門のコンフィギュレーションで処理することができでも、公的部門のコンフィギュレーションを使用する必要があります。

発注書の RFQ を作成し、在庫品目を RFQ に追加すると、受入状態が見積受入の在庫トランザクションも作成されます。 マスター プランを使用して供給を計算する場合、このステータスを持つ RFQ 明細行のみが考慮されます。 入庫予定として RFQ 明細行をマスター プランに含める場合、マスター プラン設定でこの動作を構成する必要があります。

購買マネージャーまたは購買担当者は、組織の調達要件を満たすように、入札タイプを作成および管理できます。 各入札タイプは、スコアの方法を関連付けることができます。 スコア方法は、入札を評価する際に使用する一連の基準で構成されます。 入札タイプ ページおよびスコア方法ページで入札タイプ、スコア方法、スコア基準を設定する必要があります。

RFQ の作成および送信

RFQ を作成し、RFQ で入札してもらいたいベンダーを選択し、ベンダーに RFQ を送信します。 印刷管理を使用して、RFQ のレポートと返信シート レポートを任意の宛先にルーティングできます。

購買タイプの 発注書 または 購買契約書 のどちらかの RFQ を作成できます。

RFQ が [発注書] タイプのうちの一つすると、次のような現象が発生します。

  • RFQ 行を作成する際、見積受入の受入ステータスを持つ在庫トランザクションが生成されます。
  • 入札を承認すると、発注書が生成されます。

RFQ が [購買契約書] タイプのうちの一つすると、次のような現象が発生します。

  • RFQ は、長期間にわたり特定の数量または金額の製品を購入する契約に使用されます。 購買契約書に適用する日付範囲および購買契約書を管理する担当者の名前を選択する必要があります。
  • 入札を承認すると、購買契約書が生成されます。

RFQ が購買要求から作成された場合、購買要求タイプは自動的に割り当てられます。 購買要求タイプの RFQ を手動で作成することはできません。

購買要求から RFQ を作成できるのは、購買要求のステータスが 確認中 で、次のワークフロー タスクが割り当てられている場合のみです。 購買要求明細行は、仕入先から受け取った RFQ 返信 (入札) の行を承認するときに自動的に更新されます。 RFQ の処理中に、購買要求に対する完了、否認、承認または他のアクションを行うことはできません。

RFQ を作成する際、入札タイプを選択できます。 入札タイプでは、RFQ の返信を評価するのに使用する一連のスコア基準を決定します。

RFQ ケースにアンケートを追加できます。 このアンケートは、RFQ を送信した後にすべての返信に表示されます。

RFQ ケースに追加する仕入先を選択するには、次の 3 つの方法があります。

  • 仕入先を 1 つずつ追加します。
  • 特定の条件を満たすすべての仕入先を検索します。
  • RFQ 明細行で使用される調達カテゴリに対して承認されているすべての仕入先を自動的に追加します。

RFQ ケースの準備ができたら、[送信] を選択します。 送信アクションにより仕訳帳とレポートが生成され、印刷管理設定に従って印刷、アーカイブ、および送信されます。

RFQ を仕入先に送信する時、[見積依頼の送信] ページで [価格の再計算に仕入先を使用] と [仕入先固有の品目情報の使用] を、[はい] に設定する場合、一部の仕入先固有の情報が自動的に入札されます。 見積依頼の返信ページでこの情報を変更できます。

次の表に、RFQ を作成して仕入先に送信するときの、RFQ の状態変化を示します。

アクション RFQ ヘッダーの最下位の状態 RFQ ヘッダーの最上位の状態 RFQ 明細行の最下位の状態 RFQ 明細行の最上位の状態
RFQ ヘッダーおよび明細行を作成します。 作成日 作成日 作成日 作成日
特定のベンダーに RFQ を送信します。 送信済 送信済 送信済 送信済
別のベンダーを追加します。 作成日 送信 (RFQ は 1 つのベンダーのみに送信されました。) 作成日 送信済
2 番目の仕入先に RFQ を送信します。 送信済 送信済 送信済 送信済

注意

仕入先はいつでも RFQ に追加でき、追加された仕入先を反映するように最下位と最上位のステータスが更新されます。 たとえば、すべての仕入先から入札を受信し、入札の最低 1 つの明細行を受け入れている場合、RFQ ヘッダーの最下位の状態は拒否済で、最上位の状態は受入済です。 新しい仕入先を追加すると、各明細行の最下位の状態は作成済となります。 そのため、RFQ ヘッダーの最下位の状態は 作成済 に更新されますが、最上位の状態は 受入済 のままになります。

RFQ の修正

場合によって、RFQ を送信した後に、変更が必要になる場合があります。 RFQ を変更する必要があるかもしれません。たとえば、これは出荷日の変更、または製品の追加や製品の数量変更をしたい場合に発生します。 修正プロセスを、厳しくまたは緩くするように構成できます。

既に送信された RFQ ケース上でフィールドを修正できる前に、修正プロセスを構成する場合はさらに厳しくなり、修正を送信する RFQ ケース上で [作成] を選択する必要があります。 変更を完了したら、[確定] を選択する必要があります。 その後、電子メールの情報を追加する手順のガイドが表示され、修正に関して仕入先に通知するために送信されます。 修正点の記載を含む更新された RFQ のレポートは、電子メールに自動的に添付されます。

制限が緩い変更プロセスを構成する場合は、既に送信した RFQ ケースでのフィールドを修正する前に、[作成] を選択する必要はありません。 ただし、RFQ への変更点の記載は手動で行い、そのケースをもう一度送る必要があります。 この方法は、編集した全ての返信 (入札) が無い場合にのみ使用できることを注意してください。 返信が入力されている場合で 受入済 状態の場合、[送信] ボタンは使用できません。 この場合は、より厳しいプロセスで行う必要があるため、[作成] そして、[確定] を選択しなければなりません。 その後、返信は RFQ ケースへの変更を反映するようにリセットされます。

仕入先が、入札するため仕入先コラボレーション インターフェイスを使用する場合、RFQ ケースへの変更について仕入先に通知するために、修正プロセスを必ず使用する必要があります。 この要件は、入札の実行中に仕入先が期限切れ RFQ ケースに入札する場所の状況を回避するのに役立ちます。 仕入先コラボレーションについての詳細は、外部仕入先との仕入先コラボレーション を参照してください。

入札する追加仕入先を招待したい場合は、RFQ ケースに変更が無いなら、[送信] ボタンを使用します。 追加した仕入先は [送信] ページに表示され、招待メールが届きます。

RFQ の返信の受領と登録

RFQ を送信するとき、返信シートが自動的に生成されます。 RFQ への返信 (入札) を受け取ったら、各仕入先から仕入先固有の RFQ 返信シートの情報を入力します。 スコア基準を追加している場合、返信を評価できます。 その後、一番良い合計金額および合計配送時間など、自分のスコア条件に従って仕入先の入札を比較し、ランク付けできます。

アンケートが RFQ ケースに添付してある場合は、返信シートで質問への回答を手動により入力する必要があります。

RFQ ケースが代替明細行を可能にする場合、代替明細行も入力できます。 [購買見積明細行] クイック タブで、[明細行を追加] を選択します。 その後、品目番号、調達カテゴリ、数量、価格、割引などの製品情報を入力します。

応答を入力すると、仕入先から新しいサービスが必要な場合は、RFQ を再送信できます。 新しいジャーナルとレポートは生成され、それらを使い仕入先から変更依頼を要求することができます。

すべての RFQ とその返信ステータスの概要は、見積依頼のフォローアップ ページで確認できます。

次の表に入札を受信し、RFQ 返信シートに情報を登録した際の RFQ の状態変化を示します。

アクション 入札の最下位の状態 入札の最上位の状態 RFQ ヘッダーの最下位の状態 RFQ ヘッダーの最上位の状態 RFQ 明細行の最下位の状態 RFQ 明細行の最上位の状態
1 つのベンダーの入札を登録し、保存します。 送信済 受入済 送信済 受入済 送信済 受入済
2 番目のベンダーの入札を登録し、保存します。 受入済 受入済 受入済 受入済 受入済 受取済

注意

追加交渉のために仕入先に入札を返す場合は、最下位と最上位の状態は両方とも 受取済 のままになります。

入札の承認と否認、および承認された入札の下流ドキュメントへの転送

一番良い合計金額を提供するなど、ベストの入札を識別した後に、入札を承認します。 入札の一部の明細行を承認し、それ以外を拒否することができます。 複数の仕入先の行を承認できます。 一部の明細行を承認する場合、他のすべての明細行を却下するように求めるメッセージが表示されます。 したがって、他の明細行を承認する場合は、メッセージが表示される際に [キャンセル] を選択する必要があります。 RFQ の状態は、各仕入先に返信し、入札または明細行が 受入済 に更新されたことを受信します。

入札を承認、または入札の特定の明細行を承認すると、発注書または購買契約書が自動的に生成されます。 その他すべての仕入先から入札を却下できます。

返信で、入札を承認または否認した理由を説明する理由コードを追加できます。

購買要求タイプの RFQ 返信を承認すると、RFQ 返信明細行により、購買要求明細行が以下の情報で更新されます。

  • 単価
  • 割引率
  • 割引金額
  • 購買請求金額
  • 明細行手数料
  • ベンダー
  • 外部番号
  • 外部説明

次の表に、仕入先からの入札を承認または否認するときの、RFQ の状態変化を示します。

アクション [入札の最下位の状態] [入札の最上位の状態] [RFQ ヘッダーの最下位の状態] RFQ ヘッダーの最上位の状態 RFQ 明細行の最下位の状態 RFQ 明細行の最上位の状態
入札のいずれかを承認します。 受入済 承諾済 受入済 承諾済 受入済 承諾済
それ以外の全ての入札を却下します。 拒否済 承諾済 拒否済 承諾済 拒否済 受入済