Microsoft Flow を使用して承認ワークフローを作成してテストするCreate and test an approval workflow with Microsoft Flow

Microsoft Flow では、SharePoint、Dynamics CRM、Salesforce、OneDrive for Business、Zendesk、WordPress など、複数のサービスにわたり文書やプロセスの承認を管理できます。With Microsoft Flow, you can manage the approval of documents or processes accross several services, including SharePoint, Dynamics CRM, Salesforce, OneDrive for Business, Zendesk, or WordPress.

承認ワークフローを作成するには、[承認 - 承認を開始] アクションを任意のフローに追加します。To create an approval workflow, add the Approvals - Start an approval action to any flow. このアクションを追加すると、フローでドキュメントまたはプロセスの承認を管理できるようになります。After you add this action, your flow can manage the approval of documents or processes. たとえば、請求書、作業指示書または販売見積りを承認する、ドキュメントの承認フローを作成できます。For example, you can create document approval flows that approve invoices, work orders, or sales quotations. また、休暇申請、超過作業時間、出張計画を承認する、プロセスの承認フローを作成することもできます。You can also create process approval flows that approve vacation requests, overtime work, or travel plans.

承認者は、受信トレイ、Microsoft Flow Web サイトの承認センター、または Microsoft Flow アプリから要求を管理します。Approvers manage requests from their email inbox, the approvals center on the Microsoft Flow website, or the Microsoft Flow app.

承認フローを作成するCreate an approval flow

ここで、作成し、テストするフローの概要を次に示します。Here's an overview of the flow we'll create and test:

フローの概要

フローでは次の手順を実行します。The flow performs the following steps:

  1. 誰かが SharePoint Online リストで休暇申請を作成したときに開始されます。Starts when someone creates a vacation request in a SharePoint Online list.
  2. 休暇申請を承認センターに追加し、それを承認者に電子メールで送信します。Adds the vacation request to the approval center, and then emails it to the approver.
  3. 休暇を申請したユーザーに、承認者の決定内容を含む電子メールを送信します。Sends an email with the approver's decision to the person who requested vacation.
  4. SharePoint Online リストを決定コメントによって更新します。Updates the SharePoint Online list with the approver's decision comments.

前提条件Prerequisites

このチュートリアルを完了するには、以下にアクセスする必要があります。To complete this walkthrough, you must have access to:

  • Microsoft FlowMicrosoft Flow.
  • SharePoint Online リスト。A SharePoint Online list.
  • Office 365 Outlook と Office 365 ユーザー アカウント。Office 365 Outlook and Office 365 Users account.

注意

このチュートリアルでは、SharePoint Online と Office 365 Outlook を使用しますが、Zendesk、Salesforce、Gmail などの、その他のサービスを使用することもできます。While we use SharePoint Online and Office 365 Outlook in this walk-through, you can use other services such as Zendesk, Salesforce, or Gmail.

フローを作成する前に、SharePoint Online リストを作成します。その後、このリストを使用して、休暇の承認を要求します。Before you create the flow, create a SharePoint Online list; later, we'll use this list to request approval for vacations.

SharePoint Online リストで次の列を作成します。Create these columns in your SharePoint Online list:

SharePoint Online リストの列。

SharePoint Online リストの名前と URL をメモします。Make note of the name and URL of the SharePoint Online list. 後で [SharePoint - 新しい項目が作成されたとき] トリガーを構成するときに、この項目が必要になります。You'll need these items later when you configure the SharePoint - When a new item is created trigger.

空白のテンプレートからフローを作成するCreate your flow from the blank template

  1. Microsoft Flow にサインインします。Sign into Microsoft Flow.

    サインイン

  2. [自分のフロー] タブを選択します。Select the My flows tab.

    自分のフローの選択

  3. [一から作成] を選択します。Select Create from blank.

    一から作成する

トリガーの追加Add a trigger

  1. 検索ボックスに「SharePoint」と入力します。Enter SharePoint into the search box.

    SharePoint のトリガーを検索する

  2. 検索して、[SharePoint - 新しい項目が作成されたとき] トリガーを選択します。Find, and then select the SharePoint - When a new item is created trigger.

    SharePoint のトリガーを選択する

  3. 新しい項目でフローが監視する SharePoint リストの [サイト アドレス][リスト名] を選択します。Select the Site Address and the List Name for the SharePoint list that your flow monitors for new items.

[サイト アドレス][リスト名] は、このチュートリアルで先に示された項目です。The Site Address and the List Name are the items you noted earlier in this walkthrough.

SharePoint 情報

プロファイル アクションの追加Add a profile action

  1. [新しいステップ] を選択し、[アクションの追加] を選択します。Select New step, and then select Add an action.

    新しいステップ

  2. [アクションの選択] 検索ボックスに「プロファイル」と入力します。Enter profile into the Choose an action search box.

    プロファイルの検索

  3. 検索して、[Office 365 ユーザー - 私のプロファイルの取得] アクションを選択します。Find, and then select the Office 365 Users - Get my profile action.

    Office ユーザーの選択

  4. フローの名前を指定し、[フローの作成] を選択してこれまでに行った作業を保存します。Provide a name for your flow, and then select Create flow to save the work we've done so far.

    フローの保存

承認アクションの追加Add an approval action

  1. [フローの編集] を選択します。Select Edit flow.

    フローの編集

  2. [新しいステップ] を選択し、[アクションの追加] を選択します。Select New step, and then select Add an action.

    新しいステップ

  3. [アクションの選択] 検索ボックスに「承認」と入力します。Enter approval into the Choose an action search box.

    承認の検索

  4. [承認 -Start an approval (承認を開始)] アクションを選択します。Select the Approvals - Start an approval action.

    承認アクションの選択

  5. 必要に応じて、[Start an approval (承認を開始)] カードを構成します。Configure the Start an approval card to suit your needs.

    注: [タイトル][割り当て先ユーザー/グループ] は必須です。Note: Title and Assigned To are required.

    承認の構成

注: このアクションを実行すると、[割り当て先ユーザー/グループ] ボックス内の電子メール アドレスに承認要求が送信されます。Note: This action sends the approval request to the email address in the Assigned To box.

条件の追加Add a condition

  1. [新しいステップ] を選択し、[条件の追加] を選択します。Select New step, and then select Add a condition.

    条件の追加

  2. [オブジェクト名] ボックスを選択して、[このフローで使用されるアプリやサービスから動的なコンテンツを追加します] カードの検索ボックスに「応答」と入力します。Select the Object Name box, and then enter response into the search box on the Add dynamic content from the apps and services used in this flow card.
  3. 応答トークンを選択します。Select the Response token.

    応答トークンの選択

  4. [値] ボックスを選択して、ボックスに「承認」と入力します。Select the Value box, and then enter Approve into the box.

    注意

    [承認 - 承認を開始] アクションに対する有効な応答は「承認」と「却下」です。The valid responses to the Approvals - Start an approval action are "Approve" and "Reject". これらの応答は、大文字小文字を区別します。These responses are case-sensitive.

  5. [条件] カードは、次のイメージのようになります。Your Condition card should now resemble this image:

承認に電子メール アクションを追加するAdd an email action for approvals

休暇申請が承認された場合に電子メールを送信するには、次のステップに従います。Follow these steps to send an email if the vacation request is approved:

  1. 条件の [IF YES, DO NOTHING] 分岐で [アクションの追加] を選択します。Select Add an action on the IF YES, DO NOTHING branch of the condition.

    新しいステップの追加

  2. [アクションの選択] カードの検索ボックスに「電子メールの送信」と入力します。Enter send email into the search box on the Choose an action card.

    電子メール アクションの検索

  3. [Office 365 Outlook - 電子メールの送信] アクションを選びます。Select the Office 365 Outlook - Send an email action.

    電子メールの送信アクションの選択

  4. 電子メール カードを必要に応じて構成します。Configure the email card to suit your needs.

    注: [宛先][件名]、および [本文] は必須です。Note: To, Subject, and Body are required.

    このカードは、休暇申請の状態が変化したときに送信される電子メールのテンプレートです。This card is a template for the email that is sent when the status of the vacation request changes.

    注: [電子メールの送信] カードの [本文] ボックスで、[承認 - Start an approval (承認を開始)] アクションのコメント トークンを使用します。Note: In the Body box on the Send an email card, use the Comments token from the Approvals - Start an approval action.

承認された電子メールのテンプレートを構成する

承認された要求の更新アクションを追加するAdd an update action for approved requests

  1. [IF YES] 分岐から [アクションの追加] を選択します。Select Add an action from the IF YES branch.
  2. [アクションの選択] カードの検索ボックスに「更新」と入力します。Enter update into the search box on the Choose an action card.

    更新アクションの検索

  3. [SharePoint - アイテムの更新] アクションを選択します。Select the SharePoint - Update item action.

    アイテムの更新を選択する

  4. 必要に応じて、[アイテムの更新] カードを構成します。Configure the Update item card to suit your needs.

注: [サイト アドレス][リスト名][ID]、および [タイトル] は必須です。Note: Site Address, List Name, Id, and Title are required.

アイテムの更新の構成

却下に電子メール アクションを追加するAdd an email action for rejections

  1. [IF NO, DO NOTHING] 分岐で [アクションの追加] を選択します。Select Add an action on the IF NO, DO NOTHING branch.
  2. [アクションの選択] カードの検索ボックスに「電子メールの送信」と入力します。Enter Send email into the search box of the Choose an action card.

    電子メール アクションの検索

  3. [Office 365 Outlook - 電子メールの送信] アクションを選びます。Select the Office 365 Outlook - Send an email action.

    電子メールの送信アクションの選択

  4. 電子メール カードを必要に応じて構成します。Configure the email card to suit your needs.

    このカードは、休暇申請の状態が変化したときに送信される電子メールのテンプレートを表します。This card represents the template for the email that's sent when the status of vacation requests change.

却下された要求を構成する

却下された要求に更新アクションを追加するAdd update action for rejected requests

  1. [アクションの追加] を選択します。Select Add an action.

    アクションの追加

  2. [アクションの選択] カードの検索ボックスに「アイテムの更新」と入力します。Enter update item into the search box on the Choose an action card.

    更新アクションの検索

  3. [SharePoint - アイテムの更新] アクションを選択します。Select the SharePoint - Update item action.

    アイテムの更新を選択する

  4. カードを必要に応じて構成します。Configure the card to suit your needs.

注: [サイト アドレス][リスト名][ID]、および [タイトル] は必須です。Note: Site Address, List Name, Id, and Title are required.

アイテムの更新カード

  1. [フローの更新] を選択して、行った作業を保存します。Select Update flow to save the work we've done.

    更新アクションを選択する

ステップに従っている場合、フローは次のスクリーン ショットのようになります。If you've followed along, your flow should resemble this screenshot:

フローの概要

これでフローが作成されました。テストしてみましょう。Now that we've created the flow, it's time to test it!

承認の要求Request an approval

先ほど作成した SharePoint Online リストに休暇申請を作成します。Create a vacation request in the SharePoint Online list you created earlier.

この要求 (フローのトリガー) を保存したら、次の操作を行います。After you save this request, the flow triggers, and then:

  1. 承認センターで要求を作成します。Creates a request in the approvals center.
  2. 承認者に承認の要求電子メールを送信します。Sends an approval request email to the approvers.

これでフローの作成およびテストが終了したので、フローの使い方を他のユーザーに知らせてください。Now that you've created and tested your flow, be sure to let others know how to use it.

詳細については、こちらをご覧くださいLearn more