Microsoft Flow を使用してシーケンシャル承認を管理するManage sequential approvals with Microsoft Flow

一部のワークフローでは、最終承認者が承認する前に事前承認が必要です。Some workflows require pre-approval before the final approver is required to sign off. たとえば、ある会社には、1000.00 ドルを超える請求書では財務部門による承認の前に事前承認を要求するシーケンシャル承認ポリシーが存在する可能性があります。For example, a company may have a sequential approval policy that requires pre-approval for invoices over $1000.00 before they're approved by the Finance department.

このチュートリアルでは、従業員の休暇申請を管理するシーケンシャル承認フローを作成します。In this walkthrough, we create a sequential approval flow that manages employee vacation requests.

フローの詳細なステップDetailed steps in the flow

このフローは次のようなものです。The flow:

  1. 従業員が SharePoint Online リストで休暇申請を作成したときに開始されます。Starts when an employee creates vacation request in a SharePoint Online list.
  2. 休暇申請を承認センターに追加した後、申請を事前承認者に電子メールで送信します。Adds the vacation request to the approval center and then emails the request to the pre-approver.
  3. 事前承認の決定を従業員に電子メールで送信します。Emails the pre-approval decision to the employee.
  4. SharePoint Online リストを事前承認者の決定とコメントによって更新します。Updates the SharePoint Online list with the pre-approver's decision and comments.

    注: 申請が事前承認された場合に、フローは以下のステップに進みます。Note: If the request is pre-approved, the flow continues with these steps:

  5. 最終承認者に申請を送信します。Sends the request to the final approver.
  6. 最終決定を従業員に電子メールで送信します。Emails the final decision to the employee.
  7. SharePoint リストを最終決定によって更新します。Updates the SharePoint list with the final decision.

このイメージは、上記のステップをまとめたものです。This image summarizes the preceding steps:

フローの Visio ダイアグラム

前提条件Prerequisites

  • Microsoft FlowMicrosoft Flow.
  • SharePoint Online リスト。A SharePoint Online list.
  • Office 365 Outlook と Office 365 ユーザー アカウント。Office 365 Outlook and Office 365 Users account.

注意

このチュートリアルでは、SharePoint Online と Office 365 Outlook を使用しますが、Zendesk、Salesforce、Gmail などの、その他のサービスを使用することもできます。While we use SharePoint Online and Office 365 Outlook in this walk-through, you can use other services such as Zendesk, Salesforce, or Gmail.

フローを作成する前に、SharePoint Online リストを作成します。その後、このリストを使用して、休暇の承認を要求します。Before you create the flow, create a SharePoint Online list; later, we'll use this list to request approval for vacations.

作成する SharePoint Online リストには、次の列を含める必要があります。The SharePoint Online list that you create must include the following columns:

SharePoint リストの列

SharePoint Online リストの名前と URL をメモします。Make note of the name and URL of the SharePoint Online list. これらの項目は、後で [SharePoint - 新しい項目が作成されたとき] トリガーを構成するときに使用します。We use these items later when you configure the SharePoint - When a new item is created trigger.

空白のテンプレートからフローを作成するCreate your flow from the blank template

  1. Microsoft Flow にサインインします。Sign into Microsoft Flow.

    サインイン

  2. [自分のフロー] タブを選択します。Select the My flows tab.

    自分のフローの選択

  3. [一から作成] を選択します。Select Create from blank.

    一から作成する

トリガーの追加Add a trigger

  1. 検索ボックスに「SharePoint」と入力します。Enter SharePoint into the search box.

    SharePoint のトリガーを検索する

  2. 検索して、[SharePoint - 新しい項目が作成されたとき] トリガーを選択します。Find, and then select the SharePoint - When a new item is created trigger.

    SharePoint のトリガーを選択する

  3. 新しい項目でフローが監視する SharePoint リストの [サイト アドレス][リスト名] を選択します。Select the Site Address and the List Name for the SharePoint list that your flow monitors for new items.

SharePoint 情報

休暇申請を作成した従業員のマネージャーを取得するGet the manager for the person who created the vacation request

  1. [新しいステップ] を選択し、[アクションの追加] を選択します。Select New step, and then select Add an action.

    新しいステップ

  2. [アクションの選択] 検索ボックスに[get manager](マネージャー取得) と入力します。Enter get manager into the Choose an action search box.
  3. [Office 365 Users - Get manager](Office 365 ユーザー - マネージャー取得) アクションを検索して選択します。Find, and then select the Office 365 Users - Get manager action.

    Office ユーザーの選択

  4. [Get manager](マネージャー取得) カードの [ユーザー] ボックスに [Created By Email](電子メールによって作成) トークンを挿入します。Insert the Created By Email token into the User box on the Get manager card.

    このアクションを使用すると、SharePoint で休暇申請を作成した従業員のマネージャーを取得できます。This action gets the manager for the person who created the vacation request in SharePoint.

    マネージャーの構成を取得する

  1. フローの名前を指定し、[フローの作成] を選択してこれまでに行った作業を保存します。Provide a name for your flow, and then select Create flow to save the work we've done so far.

    フローの保存

    注意

    定期的に画面上部の [フローの更新] を選択して変更をフローに保存します。Select Update flow from the top of the screen periodically to save the changes to your flow.

    更新アクションを選択する

保存操作を行った後は、画面上部の [フローの編集] を選択し、変更を続行します。After each save operation, select Edit flow from the top of the screen, and then continue making changes.

事前承認用の承認アクションを追加するAdd an approval action for pre-approvals

  1. [フローの編集] を選択します。Select Edit flow.

    フローの編集

  2. [新しいステップ] を選択し、[アクションの追加] を選択します。Select New step, and then select Add an action.

    新しいステップ

  3. [アクションの選択] 検索ボックスに「承認」と入力します。Enter approval into the Choose an action search box.

    承認の検索

  4. [承認 -Start an approval (承認を開始)] アクションを選択します。Select the Approvals - Start an approval action.

    承認アクションの選択

  5. 必要に応じて、[Start an approval (承認を開始)] カードを構成します。Configure the Start an approval card to suit your needs.

    注: [タイトル][割り当て先ユーザー/グループ] は必須です。Note: Title and Assigned To are required.

    承認の構成

注: このアクションを実行すると、[割り当て先ユーザー/グループ] ボックス内の電子メール アドレスに事前承認要求が送信されます。Note: This action sends the pre-approval request to the email address in the Assigned To box.

条件の追加Add a condition

  1. [新しいステップ] を選択し、[条件の追加] を選択します。Select New step, and then select Add a condition.

    条件の追加

  2. [オブジェクト名] ボックスを選択して、[このフローで使用されるアプリやサービスから動的なコンテンツを追加します] カードの検索ボックスに「応答」と入力します。Select the Object Name box, and then enter response into the search box on the Add dynamic content from the apps and services used in this flow card.
  3. 応答トークンを選択します。Select the Response token.

    応答トークンの選択

  4. [値] ボックスを選択して、ボックスに「承認」と入力します。Select the Value box, and then enter Approve into the box.

    注意

    [承認 - 承認を開始] アクションに対する有効な応答は「承認」と「却下」です。The valid responses to the Approvals - Start an approval action are "Approve" and "Reject". これらの応答は、大文字小文字を区別します。These responses are case-sensitive.

  5. [条件] カードは、次のイメージのようになります。Your Condition card should now resemble this image:

注意

この条件は、[Start an approval](承認を開始) アクションからの応答をチェックします。This condition checks the response from the Start an approval action.

事前承認用の電子メール アクションを追加するAdd an email action for pre-approvals

  1. 条件の [IF YES, DO NOTHING] 分岐で [アクションの追加] を選択します。Select Add an action on the IF YES, DO NOTHING branch of the condition.

    新しいステップの追加

  2. [アクションの選択] カードの検索ボックスに「電子メールの送信」と入力します。Enter send email into the search box on the Choose an action card.

    電子メール アクションの検索

  3. [Office 365 Outlook - 電子メールの送信] アクションを選びます。Select the Office 365 Outlook - Send an email action.

    電子メールの送信アクションの選択

  4. 電子メール カードを必要に応じて構成します。Configure the email card to suit your needs.

    注: [宛先][件名]、および [本文] は必須です。Note: To, Subject, and Body are required.

    このカードは、休暇申請の状態が変化したときに送信される電子メールのテンプレートです。This card is a template for the email that is sent when the status of the vacation request changes.

    注: [電子メールの送信] カードの [本文] ボックスで、[承認 - Start an approval (承認を開始)] アクションのコメント トークンを使用します。Note: In the Body box on the Send an email card, use the Comments token from the Approvals - Start an approval action.

事前承認済みの電子メール テンプレートを構成する

事前承認された要求用の更新アクションを追加するAdd an update action for pre-approved requests

  1. [IF YES] 分岐から [アクションの追加] を選択します。Select Add an action from the IF YES branch.
  2. [アクションの選択] カードの検索ボックスに「更新」と入力します。Enter update into the search box on the Choose an action card.

    更新アクションの検索

  3. [SharePoint - アイテムの更新] アクションを選択します。Select the SharePoint - Update item action.

    アイテムの更新を選択する

  4. 必要に応じて、[アイテムの更新] カードを構成します。Configure the Update item card to suit your needs.

アイテムの更新の構成

事前承認者のマネージャーを取得するGet the pre-approver's manager

  1. 先ほどの休暇申請を作成した従業員のマネージャーを取得するステップを使用して、[Get manager]\ (マネージャー取得) アクションを再度追加して構成します。Use the Get the manager for the person who created the vacation request steps we did earlier to add, and then configure another Get manager action. 今回は事前承認者のマネージャーを取得します。This time we get the pre-approver's manager.
  2. 作成した [Get manager 2](マネージャー取得 2) カードはこのイメージのようになります。The Get manager 2 card should resemble this image when you're finished. [このフローで使用されるアプリやサービスから動的コンテンツを追加します] カードでは、[Get manager]\ (マネージャー取得) カテゴリから取得した [電子メール] トークンを使用してください。Be sure to use the Email token from the Get manager category on the Add dynamic content from the apps and services used in this flow card.

    事前承認者のマネージャーを取得する

最終承認アクションを追加するAdd the final approval action

  1. 先ほどの事前承認用の承認アクションを追加するステップを使用して、[Start an approval](承認を開始) アクションを再度追加して構成します。Use the add an approval action for pre-approvals steps we did earlier to add, and then configure another Start an approval action. このアクションを使用すると、最終承認を求める電子メール要求が送信されます。This action sends an email request for final approval.
  2. 完了したカードはこのイメージのようになります。When you're done, the card should resemble this image:

    承認の構成

最終承認条件を追加するAdd the final approval condition

  1. 条件を追加するステップを繰り返して、最終承認者の決定をチェックする条件を追加して構成します。Repeat the steps from add a condition to add, and then configure a Condition that checks the final approver's decision.

最終承認情報を含む電子メールを送信するSend email with final approval

  1. 事前承認用の電子メール アクションを追加するステップを使用して、休暇申請が承認されたときに電子メールを送信するアクションを追加して構成します。Use the steps from Add an email action for pre-approvals to add, and then configure an action that sends an email when vacation requests are approved.
  2. 完了したカードはこのイメージのようになります。When you're finished, your card should resemble this image:

    最終承認の電子メール テンプレート

承認情報によって SharePoint を更新するUpdate SharePoint with approval

  1. 事前承認要求用の更新アクションを追加するステップを使用して、休暇申請が承認されたときに SharePoint を更新するアクションを追加して構成します。Use the steps from Add an update action for pre-approved requests to add, and then configure an action that updates SharePoint when the vacation request is approved.
  2. 完了したカードはこのイメージのようになります。When you're finished, the card should resemble this image:

    アイテムの更新の構成

事前承認の却下情報を含む電子メールを送信するSend email with pre-approval rejection

  1. [IF NO, DO NOTHING] 分岐で [アクションの追加] を選択します。Select Add an action on the IF NO, DO NOTHING branch.
  2. [アクションの選択] カードの検索ボックスに「電子メールの送信」と入力します。Enter Send email into the search box of the Choose an action card.

    電子メール アクションの検索

  3. [Office 365 Outlook - 電子メールの送信] アクションを選びます。Select the Office 365 Outlook - Send an email action.

    電子メールの送信アクションの選択

  4. 電子メール カードを必要に応じて構成します。Configure the email card to suit your needs.

    このカードは、休暇申請の状態が変化したときに送信される電子メールのテンプレートを表します。This card represents the template for the email that's sent when the status of vacation requests change.

却下された要求を構成する

注: このアクションは [条件] カードの下にある [IF NO, DO NOTHING] 分岐に追加する必要があります。Note: This action must be added to the IF NO, DO NOTHING branch below the Condition card.

事前承認の却下情報によって SharePoint を更新するUpdate SharePoint with pre-approval rejection

  1. [アクションの追加] を選択します。Select Add an action.

    アクションの追加

  2. [アクションの選択] カードの検索ボックスに「アイテムの更新」と入力します。Enter update item into the search box on the Choose an action card.

    更新アクションの検索

  3. [SharePoint - アイテムの更新] アクションを選択します。Select the SharePoint - Update item action.

    アイテムの更新を選択する

  4. カードを必要に応じて構成します。Configure the card to suit your needs.

要求が却下された場合に SharePoint を更新する

最終的な却下情報を含む電子メールを送信するSend email with final rejection

  1. 事前承認の拒否情報を含む電子メールを送信するステップを使用して、休暇申請が最終承認者によって却下されたときに電子メールを送信するアクションを追加して構成します。Use the steps from Send email with pre-approval rejection to add, and then configure an action that sends an email when the vacation request is rejected by the final approver.

    注: このアクションは [条件 2] カードの下にある [IF NO, DO NOTHING] 分岐に追加する必要があります。Note: This action must be added to the IF NO, DO NOTHING branch below the Condition 2 card.

  2. 完了したカードはこのイメージのようになります。When you're finished, the card should resemble this image:

    却下された要求を構成する

最終的な却下情報によって SharePoint を更新するUpdate SharePoint with final rejection

  1. 事前承認の拒否情報によって SharePoint を更新するステップを使用して、最終承認者が休暇申請を却下したときに SharePoint を更新するアクションを追加して構成します。Use the steps from Update SharePoint with pre-approval rejection to add, and then configure an action that updates SharePoint if the final approver rejects the vacation request.
  2. 完了したカードはこのイメージのようになります。When you're finished, the card should resemble this image:

    アイテムの更新カード

  3. [フローの更新] を選択して、行った作業を保存します。Select Update flow to save the work we've done.

    更新アクションを選択する

これまでのステップに従った場合、フローは次のイメージのようになります。If you've followed along, your flow should resemble this image:

フローの概要

これで、フローを作成できました。実行してみましょう。Now that we've created the flow, let's see it in action.

承認の要求Request an approval

先ほど作成した SharePoint Online リストに休暇申請を作成します。Create a vacation request in the SharePoint Online list you created earlier.

この要求 (フローのトリガー) を保存したら、次の操作を行います。After you save this request, the flow triggers, and then:

  1. 承認センターで要求を作成します。Creates a request in the approvals center.
  2. 承認者に承認の要求電子メールを送信します。Sends an approval request email to the approvers.

要求は次のイメージのようになります。Your request should resemble this image:

休暇申請

承認待ちの要求を表示するView pending approval requests

次のステップに従って、承認待ちの要求をすべて表示します。View all pending approval requests by following these steps:

  1. Microsoft Flow にサインインします。Sign into Microsoft Flow.

    サインイン

  2. [承認] タブを選択します。Select the Approvals tab.

    [承認] タブ

  3. [Received requests](受信した要求) の下で、保留中の承認要求を見つけます。Find all pending approval requests under Received requests.

    保留中の要求

要求を事前承認するPre-approve a request

自分が承認フローの承認者でない場合は、他のユーザーが要求を作成するたびに電子メールを受信します。If you're an approver in an approval flow, you receive an email whenever someone creates a request. 承認の要求は、承認センターにも送信されます。The approval request is also sent to the approvals center. その後、電子メール、承認センター、または Microsoft Flow アプリから、要求を承認または却下することができます。You can then approve or reject requests from the email, the approvals center, or the Microsoft Flow app.

要求を承認するにはTo approve a request:

電子メールの場合From email

  1. 項目が SharePoint Online リストに追加されたときに受信する電子メールで [承認] を選択します。Select Approve from the email you receive when an item is added to the SharePoint Online list.

    注: Microsoft Flow アプリがインストールされているモバイル デバイスを使用している場合は、Microsoft Flow アプリが起動されます。それ以外の場合は、承認センターがブラウザーに表示されます。Note: If you're using a mobile device with the Microsoft Flow app installed, the Microsoft Flow app launches, otherwise, the approvals center opens in your browser.

    要求の電子メール

  2. コメントを入力して、[確認] ボタンを選択します。Enter a comment, and then select the Confirm button.

    コメントの入力

承認センターの場合From the approvals center

  1. Microsoft Flow にサインインします。Sign into Microsoft Flow.

    サインイン

  2. [承認] タブを選択します。Select the Approvals tab.

    一から作成する

  3. 承認する要求で [承認] を選択します。Select Approve on the request you want to approve.

    一から作成する

  4. メモを追加して、[確認] ボタンを選択します。Add a note, and then select the Confirm button.

    メモを追加して確認する

Microsoft Flow アプリの場合From the Microsoft Flow app

  1. Microsoft Flow アプリがインストールされているスマートフォンで、承認の要求電子メールの [承認] を選択します。On your mobile phone with the Microsoft Flow app installed, select Approve from the request approval email.
  2. 画面の右上隅にある [確認] を選択します。Select Confirm in the upper right corner of the screen.

    確認を選択する

  3. 成功ページが表示され、承認が記録されたことを示します。The success page shows, indicating that your approval has been recorded.

    成功ページ

注: Android、iOS、Windows Phone の画面は、若干異なる場合がありますが、機能はすべてのデバイスで同じです。Note: The screens on Android, iOS and Windows Phone may differ slightly, however, the functionality is the same on all devices.

要求を承認するApprove the request

要求を承認するステップは、要求を事前承認するステップと同じです。The steps to approve a request are identical to the steps to pre-approve a request

注: 最終承認者が休暇申請を取得するのは、その申請が事前承認された後だけです。Note: The final approver gets the vacation request only after the request has been pre-approved.

要求を却下するReject a request

電子メール、承認センター、または Microsoft Flow アプリを使用して、要求を却下することができます。You can reject a request via email, the approvals center, or the Microsoft Flow app. 要求を却下するには、要求を承認するためのステップに従いますが、[承認] ではなく、[却下] を選択します。To reject a request, follow the steps for approving a request, but select Reject, instead of Approve.

決定 (要求の却下) を確認した後、フローでは次のステップが実行されます。After you confirm your decision (rejection of the request), the flow runs the following steps:

  1. 休暇を申請したユーザーに電子メールを送信します。Sends an email to the person who requested vacation.
  2. SharePoint Online リストを承認者の決定とコメントで更新します。Updates the SharePoint Online list with the decision, and the comments from the approver.

詳細情報More information

1 人の承認者による最新の承認のチュートリアルSingle approver modern approvals walkthrough