組織的な変更の準備状況を評価する

アップグレード体験図。ユーザーの準備段階を強調しています。

この記事は、アップグレード体験のユーザー準備ステージの一部であり、Technical Readiness ステージと並行して完了するアクティビティです。 続行する前に、前の段階でこれらのアクティビティが完了したことを確認します。

プロジェクト チームをセキュリティで保護し、ビジョン、スコープ、目標を定義したら、アップグレードの次の手順は、組織とユーザーがTeamsする準備ができていることを確認することです。これは、技術的な準備を確実に行うのと並行して完了するアクティビティです。 Teamsからの価値を実現するには、ユーザーが実際にそれを使用する必要があります。 Teamsを有効にするだけでは、目標を達成することは保証されません。 ユーザーはさまざまなユース ケースとさまざまな学習スタイルを持ち、異なる速度で新しいテクノロジに適応します。 良いニュースは、変更の管理はそれほど複雑ではありませんが、集中的に取り組む必要があるということです。 以下のガイド付きディスカッションは、ユーザーの導入を容易にし、迅速に進めるために適切なレベルの教育を準備できるように、ユーザー ベースを理解するのに役立ちます。 ユーザー ベースを確認するには、次の 2 つの方法があります。

  • 組織の変更準備: ユーザーが通常、変更に対してどれだけ迅速に対応するか(またはそうでないか)を理解します。 この情報は、ユーザーの導入を促進するために必要な可能性がある認識、トレーニング、価値の量を通知するのに役立ちます。
  • チームワークのシナリオ: ユーザーの作業方法を理解すると、Teamsを作業アクティビティにマップし、導入を加速し、Skype for Businessからの移行を容易にすることができます。

注意

以下に示す評価アクティビティを、組織内の任意の変更イニシアチブに適応させることができます。 プロジェクトの範囲に基づいて質問に答えるだけです。 次の説明では、"新しいソリューション" をオーディオ通話、電話会議、またはSkype for BusinessからTeamsへのアップグレードに適用できます。

   
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判断ポイント
  • 変更に関して組織のカルチャは何ですか?
  • 新しいテクノロジは、ユーザーの作業方法をどのように最適化できますか?
  • 作業方法を変更するために特別な注意が必要になる可能性があるユーザーはどれですか?
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次の手順
  • 組織のユーザー準備プロファイルをキャプチャするには、次のガイダンスと関連するアクティビティを使用します。

組織の変更準備

組織の準備状況を評価することで、ユーザーが作業方法を変更し、新しいテクノロジを採用する可能性が高い (または受け入れられない) 可能性を判断できます。 ユーザーが変化にどのように反応するかを理解することで、組織は懸念事項に積極的に対処し、ロールアウト計画を調整して最適なバイインを取得し、同僚との変更を容易にするのに実際に役立つユーザーを特定できます。

アクティビティ

次の会話スターターを使用して、組織の準備状況の評価を実施し、変更に関する組織のカルチャを文書化します。 この情報は、プロジェクトを実装するためにどの程度の意識の向上とトレーニングが必要になるかを判断するのに役立ちます。 正確な数値について心配しないでください。 この演習は、組織の文化に関する一般的な理解を表します。 作業の開始に関するヘルプが必要な場合は、過去のロールアウトを評価するだけです。これは、ユーザーが変化に対してどのように反応するかを予測し、期待する反応に積極的に対処するのに役立ちます。

各バケットに分類されるユーザーの割合はどのくらいですか?

早期導入者 情報に基づいたユーザー 出遅れ
これらのユーザーは、使用可能にする前にソリューションを要求します。 これらのユーザーは、その値が示されるとすぐにソリューションを受け入れます。 これらのユーザーは、変更にプッシュされた場合でも、ソリューションを拒否します。

ヒント

ピア チャンピオンとしての役割に加えて、パイロット テストに早期導入者を参加させる。 チャンピオンは、新しいテクノロジをエバンジェリゼートし、価値を実現する方法を仲間に示す例を示すのに役立ちます。 正式なチャンピオン プログラムの作成の詳細については、Office導入ガイドを参照してください。 新しいテクノロジを採用する前に、ラグガードにもっと説得力が必要な場合があります。 組織の 20% 以上がこのバケットに入った場合は、価値のあるメッセージングを伝え、カスタマイズされたトレーニングを提供するためにより多くの時間を費やします。 さらに、フィードバック ループを開き、その迷いをよりよく理解して対処することで、変更を通じてそれらをサポートします。

各コンピテンシーに該当するユーザーの割合はどのくらいですか?

自己動機付き チーム プレーヤー 手を持つシーク担当者
これらの学習者は、リソースを探し出し、学習します。 これらのユーザーは、グループと対話型のトレーニングを楽しみます。同僚と一緒に作業します。 これらのユーザーは、"白いグローブ" または 1 対 1 のサポートを期待しています。

ヒント

全員が同じ方法で学習するわけではありません。 自己の動機を持っている人は、Microsoft のオンライン ビデオとトレーニングの記事を参照してください。 20% 以上がチーム プレーヤーの場合は、トレーニング チームまたはパートナーに参加して、ライブの対話型トレーニング (個人またはオンライン) を提供します。 通常、持ち手カテゴリには、エグゼクティブまたはターゲットロールが表示されます。 これは、パーソナライズされた短いトレーニング セッションの恩恵を受ける重要なグループです。 最適なエクスペリエンスを得るために、これらのユーザーにトレーニングを提供できるように、チャンピオンを参加させよう。

チームワークのシナリオを評価する

Microsoft TeamsはSkype for Businessの機能を拡張し、包括的なコミュニケーションとコラボレーション ソリューションを提供します。 ユーザーをSkype for BusinessからTeamsにアップグレードする計画を設計する際に、チームワークコラボレーションの力を使用して、ユーザーを高く評価し、Skype for BusinessからTeamsへの移行を容易にする方法を検討してください。

その中核となるのは、チームワークとは、人々が協力して物事を成し遂める方法です。 適切なユーザーを、適切なツールに合わせて、適切なツールに合わせて調整します。 Teams人、会話、ファイル、プロジェクトを 1 つのワークスペースにまとめると、組織内のチームワークの真のハブが作成されます。

ユーザーのしくみと連携方法を理解することで、ユーザーがTeamsを使用する方法を視覚化し、Skype for Businessからの移行を容易にすることができます。 チームワークのシナリオについて考えるには、人中心とプロジェクト中心の 2 つの主要な方法があります。

  • Project中心のチームワーク は、特定のプロジェクトまたはイニシアチブ (製品の発売イベントの計画など) を中心としています。 スコープの計画から予算管理、マーケティングの取り組みまで、プロジェクト中心のチームワークは、プロジェクトのワークストリームを調整し、すべてのユーザーに情報を提供するのに役立ちます。
  • 人中心のチームワーク は、同じチーム (たとえば、営業チーム、道の武者) またはチーム間 (ピア チャンピオンなど) で作業する可能性がある、同様の責任または属性を持つユーザーを中心に展開されます。 同僚とのチャットから質問への回答の取得、チーム会議への参加まで、人を中心としたアクティビティには、情報共有やラップポートの構築が含まれます。

Teamsを最大限に活用するには、両方のシナリオを含むチームワーク戦略を構築し、ユーザーがTeamsが自分のために機能する方法を理解するのに役立ちます。

   
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判断ポイント
  • Teamsのユーザー導入を加速し、Skype for Businessからのアップグレードを容易にするために、どのような関連性の高いチームワークシナリオを採用しますか?
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Project中心のチームワーク: 製品の発売イベント (たとえば、組織は新しい製品を市場に投入する準備が整っており、認知度を高め、潜在顧客を生み出し、販売を促進するための広範なプロモーション イベントを計画しています)。

考察 メモ
コア属性
  • さまざまなプロジェクト ワークストリームを持つチーム間の利害関係者
  • 頻繁にターゲットを絞った会議
  • 多数の作品/人が集まります (予算、スケジュール、プレゼンテーション、登録など)
今日のチームワークの課題
  • ワークストリームは、プロジェクトの全体的な状態またはチーム間の取り組みの可視性が限られたサイロで機能しています。
    • 切断された会話と"だれが何をしているか" の欠如
    • チーム間の可視性を持たないさまざまな場所で追跡される情報
  • 新しいメンバーを乗り込んだり、会議が見つからない場合に追いついたときの生産性の時間を失う
チームワークの要件
  • プロジェクトのスケジュールとタスクの割り当てへのクイック アクセス
  • 会話チャネルを開いて、すべてのユーザーの知り合いを維持する
  • 現在のプレゼンテーション ファイルとその他のリソースの一元的な場所
  • 新しいプロジェクト チーム メンバーを迅速に高速化する機能
  • 勢いを維持するために互いに奨励し、サポートする方法
Teamsでのチームワーク
  • プロジェクトのコンテンツとスレッド化された会話を整理するチーム/チャネル
  • PPT ファイルをホストするためのSharePoint 1
  • 個々のプロジェクト タスクと期限を割り当てる Planner/Trello1
  • オンライン会議のTeams
  • 外出先で接続するためのモバイル アプリをTeamsする

1 Teamsでのアプリの統合または配置のサポート。

人中心のチームワーク: 営業チーム (たとえば、地域に分散した営業チームは、道路から接続し続け、パイプラインに揃え続け、年間クォータ 目標に向かって推進するのに役立つ主要なオファーとイニシアチブを理解する必要があります)

考察 メモ
コア属性
  • リモートで作業する (道路、ホテル、顧客サイト)
  • リレーションシップに重点を置いた – コア外部
今日のチームワークの課題
  • 複数のフィールド 担当者 (チャット、通話、会議など) との繰り返しの会話 - 全員を一度に集めることはできません
  • 営業 "勝ち" から学ぶ機会を見逃しました 。 口コミ共有のみ
  • アプリケーション間のシャッフルを継続的に行う:
    • Excelの Sales Pipeline
    • Power BIの傾向
    • 電子メールでの営業の担保
    • SharePointの顧客デモ リソース
    • 1:1 チャットとポイントインタイム会議
    • Yammerでの営業コミュニティのアウトリーチ
チームワークの要件
  • 営業資料へのクイック アクセス
  • エキスパートにすばやく連絡する
  • 質問と承認を迅速に回す
  • 販売会議、パイプライン レビュー
  • Sales トレーニング リソース
  • 顧客データベース管理
Teamsでのチームワーク
  • コンテンツと会話に焦点を当てるために設計されたリージョンまたは顧客別のTeams/チャネル
  • 担保/リソースのSharePoint 1
  • パイプラインとデータベースの XLS/Power BI 1
  • オンライン会議のTeams
  • 外出先で接続するためのモバイル アプリをTeamsする
  • Teamsアプリと CRM system1 の統合
  • 広範な SME 分析情報と情報共有のYammer*1

1 Teamsでのアプリの統合または配置のサポート。

チームワーク戦略に適した "適切な" を特定するためのヒント

すべてのユーザー、すべてのチーム、およびすべてのプロジェクトに対してチームワーク戦略を形成するのは簡単です。 すべてのプロジェクトまたはチームが完全に定義されたチームワーク戦略を必要とするわけではありません。 作業を開始するためのベスト プラクティスをいくつか次に示します。

  • 開始したばかりの、または今後予定されているチーム間プロジェクトを検討してください。

    • イベント計画 – 複数のチームからの調整 (予算、物流、プレゼンテーションなど)
    • パイロット新製品 - 情報を共有し、制御された環境でフィードバックを収集する
  • ユーザーペルソナとコア作業グループを特定し、相互に対話するさまざまな方法をTeams

    • 営業チーム/地域 – 道の無双、簡単にアクセスできるリソース、迅速なターン回避応答
    • 人事 – すべての部門にわたる標準化されたプロセス、採用のための一貫したアプローチ
    • フロントライン ワーカー – ピア/管理への接続、プロシージャへのアクセス、NEO
  • 次の点に注意してください。

    • 小さく開始します。 チームワーク モデルを審査した後に、より大規模で複雑なプロジェクトを保存します。
    • 新しいプロジェクトに重点を置きます。 ワークフローを中断する可能性があるため、進行中の既存のプロジェクトを変更しないでください。
    • タイミングを検討してください。 会計年度の終わりに新しいチームワーク戦略を売上に展開することは理想的ではない場合があります。
    • 反復 処理。 ホイールを再発明する必要はありません。 動作するチームワーク構造が見つかると、他のワークグループやプロジェクトと繰り返します。 テンプレート チームを定義し、ユーザーがTeamsに素早く同化し、一貫性を提供するのに役立つガイドラインを設定します。

上記で収集した情報を使用して、 ユーザーの準備計画を通知します。