ビジネス プロセスの最適化

ビジネス プロセス全体を検査したので、最適化に挑戦します。 プロセスを合理化することで、非常に多くのステップがあるために、従業員が圧倒されたり混乱したりすることを回避できます。

プロセスの最適化に取り組むためのいくつかの役立つ方法:

• 目標から開始します。 ビジネス プロセスで達成したい目標を特定します。 これらの目標は、将来のプロセスに対する希望の一般的なビジョンを提供する必要があります。

• 何かをより効率的に、より安価に、またはより高品質で完了することができるかどうかを検討してください。

• 主要業績評価指標を検索して、何がうまく機能していて、何を改善する必要があるかを特定します。

• チームでプロセス ドキュメントを共有することにより、一歩下がって情報を入手します。

• 管理者とプロセス ドキュメントを共有して、より高いレベルの視点を取得し、プロセス内の各ステップに透明性のある説明責任を提供します。

• プロセスから利益を得る可能性のあるユーザーまたは顧客の視点からプロセスを検討し、エクスペリエンスと全体的な満足度を向上させる方法を検討します。

いくつかの重要な質問:

• 効率や品質を向上させたり、 コストを削減するために、プロセスから残りのアクティビティを削除できますか?

• カット活動がビジネス全体にとって重要な場合、別のビジネス プロセスで処理できますか?

• ステップは、より良い方法で目的を達成するために改善することができますか?

• ステップの順序を変更できますか?

• ステップを組み合わせることはできますか?

• このプロセスのステップは同時に実行できますか?

• プロセスを実行するために必要な人数を減らすことはできますか?

• プロセスの次の人への通知方法を変更して、より迅速に対応できるようにすることはできますか?

• さらに自動化できるプロセスの側面はありますか? たとえば、次のような:

  • 自動入力と手動入力のデータのキャプチャ

  • データに基づく意思決定の自動化

  • 実行されるアクションの自動化

  • 人間の注意力に代わる AI の活用

注意

タスクがデスクトップ上で完全に実行されている場合は、process advisor を使用して、プロセスを自動的に最適化することができます。 Process advisor には プロセスを分析 し、プロセス マップ で視覚化する機能があります。 プロセス マップでは、分析レポートによってプロセスのボトルネックと指標が明らかになります。

例: 経費精算書プロセスの最適化

現在の経費プロセスを確認したところ、明らかに改善すべき点がいくつか見つかりました:

• プロセス全体をペーパーレス化します。 (プロジェクトのメリットとして、節約と環境への影響も挙げています。)

• 承認のためにレポートを提出できるようにする前に、可能なすべてのコンプライアンス チェックを行います。 (再作業とエンド ツー エンドのプロセス時間を大幅に削減します。)

• 経費精算書の提出時に、会計コードを自動的に検索して追加します。

• 会計を有効にして、データを再入力せずに承認済み経費を財務システムに移動します。

• デジタル データから週次経費精算書を自動的に作成します。

Charlotte は、予算見直しプロセスを最適化するためのさらなる方法を検討しています。 また、Rebecca は、AI を使用して半年ごとの監査を最適化する方法を調査しています。

提案された最適化プロセスは、次の図のようになります。

次のステップ: このプロセスを自動化する価値はありますか?

注意

ドキュメントの言語設定についてお聞かせください。 簡単な調査を行います。 (この調査は英語です)

この調査には約 7 分かかります。 個人データは収集されません (プライバシー ステートメント)。