Подсчет и корректировка запасов с использованием документов

Можно выполнять физическую инвентаризацию товаров с помощью документов заказа инвентаризации и записи инвентаризации. Страница Заказ инвентаризации используется для организации проекта полной инвентаризации, например по каждому складу. Страница Запись инвентаризации используется для фиксации и дальнейшей передачи фактических количеств товаров. Можно создать несколько записей для одного заказа, например чтобы распределить группы товаров по различным сотрудникам.

Из каждой записи можно распечатать отчет Запись инвентаризации, который содержит пустые поля количеств для ввода подсчитанных запасов. После того как вы завершили подсчет и ввели количества на странице Запись инвентаризации, выберите действие Готово. Это действие переносит количества в соответствующие строки на странице Заказ инвентаризации. Business Central обеспечивает, чтобы результаты подсчета товаров нельзя было записать дважды.

Примечание

Использование документов для выполнения инвентаризации обеспечивает дополнительный контроль и поддерживает распределение инвентаризации между несколькими сотрудниками. Для выполнения задачи также можно использовать журналы, например страницы Журналы инвентаризации и Журнал инвентаризации склада. Подробнее см. в статье Подсчет, корректировка и повторная классификация запасов с помощью журналов. В этой статье описывается, как выполнять инвентаризацию с использованием документов.

Если на вашем складе используется зоны, использовать заказы инвентаризации невозможно. Вместо этого используйте страницу Журнал инвентаризации склада для инвентаризации складских записей перед их синхронизацией с операциями книги товаров.

Инвентаризация с использованием документов состоит из следующих этапов:

1. Создайте заказ инвентаризации с уже заполненными ожидаемыми количествами товаров.
2. Создайте одну или несколько записей инвентаризации из заказа.
3. Введите подсчитанные значения количества товаров в записи, как указано, например, в распечатках, и задайте значение Завершен.
4. Завершите и выполните учет заказа инвентаризации.

Создание заказа инвентаризации

Заказ инвентаризации представляет собой готовый документ, который состоит из заголовка заказа инвентаризации и строк заказа. Информация в заголовке инвентаризации описывает, как выполнять инвентаризацию. Строки заказа содержат информацию о товарах и их местонахождении.

Для создания строк заказа инвентаризации обычно используется действие Рассчитать строки, которое добавляет текущие запасы в виде строк в заказ. Также можно использовать действие Копировать из документа, чтобы заполнить строки содержимым другого открытого или учтенного заказа инвентаризации. В следующей процедуре описывается только использование действия Рассчитать строки.

1. Выберите значок значок, введите Заказы инвентаризации, а затем выберите связанную ссылку.

2. Выберите действие Создать.

3. Заполните требуемые поля на экспресс-вкладке Общее. Наведите указатель на поле, чтобы увидеть короткое описание.

4. Выберите действие Рассчитать строки.

5. Выберите требуемые параметры.

6. Установите фильтры, например чтобы включить только подмножество товаров, подлежащих инвентаризации с первой записью.

   Совет

   Чтобы запланировать инвентаризацию запасов силами нескольких сотрудников, устанавливайте разные фильтры при каждом использовании действия Рассчитать строки, чтобы заполнять заказ только подмножеством товаров, который будет записывать данный пользователь. В этом случае при создании нескольких записей инвентаризации для нескольких сотрудников сводится к минимуму риск двойного учета товаров. Подробнее см. в разделе Создание записи инвентаризации.

7. Нажмите кнопку ОК.

Строка для каждого товара, который хранится на выбранном складе и соответствует заданным фильтрами и параметрам, добавляется в заказ. Для товаров, которые настроены для трассировки товаров, устанавливается флажок Использовать трассировку товара, и сведения об ожидаемом количестве по серийным номерам и номерам партий доступны при выборе действия Строки и затем Строки трассировки товаров. Подробнее см. в разделе Обработка трассировки товаров при инвентаризации запасов.

Теперь можно приступать к созданию одной или нескольких записей, которые являются инструкциям для сотрудников, который выполняют подсчет.

Примечание

Если вы используете трассировку конкретных пакетов, вы также можете использовать документы для подсчета и корректировки запасов с номерами пакетов. Чтобы начать использовать эту функцию, необходимо включить Обновление функции: включение использования трассировки пакетов в заказах инвентаризации на странице Управлении функциями. Существующие заказы инвентаризации будут обновлены, однако Business Central не может заполнять поле № пакета . Эти строки необходимо создать заново с помощью действия Рассчитать строки на странице Заказ инвентаризации.

Ввести номера пакетов для товаров, которые требуют трассировки пакетов, можно на странице Строки записи инвентаризации. Выберите Готово, чтобы завершить запись.

После того, как вы выберете Готово на странице Заказ инвентаризации, Business Central вычислит разницы с учетом номеров пакетов и других данных для трассировки товаров, и внесет положительные или отрицательные корректировки.

Создание записи инвентаризации

Для каждого заказа инвентаризации можно создать один или несколько документов записи инвентаризации, в которые сотрудники вносят подсчитанные количества. Сотрудники могут вводить количества вручную или с помощью сканирующего устройства.

По умолчанию создается запись для всех строк соответствующего заказа инвентаризации. Во избежание подсчета двумя разными сотрудниками одних и тех товаров при распределении инвентаризации заполняйте заказ инвентаризации, устанавливая фильтры в пакетном задании Рассчитать строки. Затем создайте запись инвентаризации, установив флажок Только строки, отсутствующие в записи. Эти параметры обеспечивают, что каждая новая создаваемая запись будет содержать только товары, отличные от товаров в других записях.

В случае инвентаризации вручную можно напечатать отчет Запись инвентаризации, в котором имеется пустой столбец, куда сотрудники склада могут записывать подсчитанные количества. После завершения инвентаризации вы вводите записанные количества в связанные строки на странице Запись инвентаризации. Наконец, вы переносите зарегистрированные количества в соответствующих заказ инвентаризации, задав статус Завершен.

1. На странице Заказ инвентаризации, на которой содержатся строки для товаров, которые необходимо сосчитать в одной записи, выберите действие Создать новую запись.
2. Выберите требуемые параметры и задайте фильтры.
3. Нажмите кнопку ОК.
4. Для каждого набора товаров для подсчета загрузите их в соответствующий заказ инвентаризации и повторите шаги с 1 по 3 с установленным флажком Только строки, отсутствующие в записи.
5. Выберите действие Записи для открытия страницы Список записей инвентаризации.
6. Откройте соответствующую запись.
7. На экспресс-вкладке Общее заполните необходимые поля.
8. Для товаров, использующих трассировку товаров, создайте дополнительную строку для каждого номера партии или кода серийных номеров, выбрав действие Функции, затем действие Копировать строку. Подробнее см. в разделе Обработка трассировки товаров при инвентаризации запасов.
9. Выберите действие Печать, чтобы подготовить физический документ, который сотрудники будут использовать для записи подсчитанных количеств.

Завершение записи инвентаризации

После того как сотрудники подсчитают количества, запишите их в Business Central.

1. Со страницы Список записей инвентаризации выберите запись инвентаризации, которую требуется завершить, затем выберите действие Правка.

2. На экспресс-вкладке Строки заполните фактическое подсчитанное количество в поле Количество для каждой строки.

3. Для товаров с серийными номерам или номерами партий (установлен флажок Использовать трассировку товаров) введите подсчитанные количества в строках для серийных номеров и номеров партий соответственно. Подробнее см. в разделе Обработка трассировки товаров при инвентаризации запасов.

4. Установите флажок Записано в каждой строке.

5. После ввода всех данных для записи инвентаризации выберите действие Готово. Обратите внимание, что во всех строках должен быть установлен флажок Записано.

   Примечание

   После завершения записи инвентаризации каждая строка перемещается в строку соответствующего заказа инвентаризации, которая ей точно соответствует. Для соответствия значения в полях Код товара, Код варианта, Код склада и Код ячейки должны быть одинаковыми в строках записи и заказа.>

   Если соответствующая строка заказа инвентаризации не существует и если флажок Разрешить запись без заказа установлен, автоматически добавляется новая строка, а в соответствующей строке заказа инвентаризации устанавливается флажок Записано без заказа. В противном случае выводится сообщение об ошибке, и процесс отменяется.> Если несколько строк записи инвентаризации соответствуют строке заказа инвентаризации, отображается сообщение и процесс отменяется. Если по какой-либо причине две одинаковые строки инвентаризации попадают в заказ инвентаризации, существует действие, которое можно использовать для разрешения ситуации. Подробнее см. в разделе Поиск дублирующихся строк заказа инвентаризации.

Завершение заказа инвентаризации

После завершения записи инвентаризации поле Записанное кол-во (баз.) в соответствующем заказе инвентаризации обновляется в соответствии с подсчитанными (записанными) значениями, и устанавливается флажок В записи. Если подсчитанное значение отличается от ожидаемого, разница отображается в полях Полож. кол-во (баз.) и Отриц. кол-во (баз.).

Для просмотра ожидаемых количеств и записанных разниц для товаров с трассировкой выберите действие Строки, а затем выберите действие Строки трассировки товаров для выбора различных представлений для серийных номеров и номеров партий в инвентаризации.

Также можно выбрать действие Разница заказов инвентаризации действие для просмотра возможных разниц между ожидаемым количеством и подсчитанным количеством.

Поиск дублирующихся строк заказа инвентаризации

1. Выберите значок, введите Заказы инвентаризации, а затем выберите связанную ссылку.
2. Откройте заказ инвентаризации, для которого вы хотите просмотреть дублирующиеся строки.
3. Выберите действие Показать повторяющиеся строки.

Отображаются повторяющиеся строки заказа инвентаризации, чтобы вы могли их удалить и оставить только одну строку с уникальным набором значений в полях Номенклатурный номер, Код варианта, Код склада и Код ячейки.

Учет заказа инвентаризации

После выполнения заказа инвентаризации и изменения его статуса на Завершено можно учесть его. Установить для заказа инвентаризации статус Завершено можно только при выполнении следующих условий:

• Все связанные записи инвентаризации имеют статус Завершен.
• Каждая строка заказа инвентаризации подсчитана по крайней мере в одной строке записи инвентаризации.
• Для всех строк заказа инвентаризации установлены флажки В строках записей и Расчетное ожидаемое кол-во.

1. Выберите значок значок, введите Заказы инвентаризации, а затем выберите связанную ссылку.

2. Выберите заказ инвентаризации, который требуется завершить, затем выберите действие Изменить.

   На странице Заказ инвентаризации записанное количество отображается в поле Записанное кол-во (баз.).

3. Выберите действие Готово.

   Значение в поле Статус меняется на Завершено. Теперь внести изменения в заказ можно, только выбрав действие Открыть повторно.

4. Для учета заказа выберите действие Учет, затем выберите кнопку ОК.

   Записи книги товаров будут обновлены вместе со всеми связанными записями трассировки товаров.

   Совет

   Чтобы избежать ошибок, используйте действие Предварительный просмотр для просмотра операций, которые будут созданы в результате учета.

Просмотр учтенных заказов инвентаризации

После учета заказ инвентаризации будет удален, и вы сможете просматривать и оценивать документ как учтенный заказ инвентаризации. Учтенный заказ включает в себя записи инвентаризации и комментарии, если они были добавлены.

1. Выберите значок , значок, введите Учтенные заказы инвентаризации, а затем выберите связанную ссылку.
2. На странице Учтенные заказы инвентаризации выберите учтенный заказ инвентаризации, который требуется просмотреть, затем выберите действие Просмотреть.
3. Для просмотра списка соответствующих записей инвентаризации выберите действие Записи.

Обработка трассировки товаров при инвентаризации запасов

Трассировка товаров относится к серийным номерам или номера партий, назначенным товарам. При инвентаризации товара, который хранится в запасах как, например, 10 различных номеров партий, сотрудник должен быть в состоянии записать, какие и сколько единиц каждого номера партии находятся на складе. Подробнее см. в разделе Работа с серийными номерами и номерами партий.

Флажок Использовать трассировку товаров в строках заказа инвентаризации устанавливается автоматически, если для товара настроен код трассировки. Вы можете установить или снять этот флажок вручную.

Пример. Подготовка записи инвентаризации для товара с трассировкой

Рассмотрим инвентаризацию для товара А, который хранится в запасах как десять различных серийных номеров.

1. В строке записи для товара установите флажок Использовать трассировку товаров.

2. Выберите поле Серийный номер, выберите первый серийный номер, который существует в запасах для товара, затем нажмите кнопку ОК.

   Скопируйте строку для первого товара с трассировкой, чтобы вставить дополнительные строки, соответствующие количеству серийных номеров, которые хранятся на складе.

3. Выберите действие Функции, затем действие Копировать строку.

4. На странице Копировать строку записи инвентаризации введите 9 в поле Количество копий, затем нажмите кнопку ОК.

5. В первой строке выберите поле Серийный № и выберите следующий серийный номер для товара.

6. Повторите шаг 5 для остальных восьми серийных номеров. Следите за тем, чтобы не выбрать один и тот же номер дважды.

7. Выберите действие Печать, чтобы подготовить распечатку, которую сотрудники будут использовать для записи подсчитанных товаров и серийных номеров или номеров партий.

Обратите внимание, что отчет Запись инвентаризации содержит десять строк для товара А, по одной для каждого серийного номера.

Пример. Запись и учет разницы инвентаризированных номеров партий

Товар с отслеживанием партии-хранится на складе с серией номеров "LOT".

Ожидаемые запасы:

Номер партии	количество;
LOT1001	80
LOT1003	30
LOT1006	10
Итого	120

Зарегистрированные количества:

Номер партии	количество;
LOT1001	80
LOT0002	12
LOT1003	20
LOT1006	10
Итого	112

Количества к учету:

Номер партии	Ожидаемое количество	Зарегистрированное количество	Количество к учету
LOT1001	80	80	0
LOT1002	0	12	+12
LOT1003	30	20	-10
LOT1006	10	0	-10
Итого	120	112	–8

На странице Заказ инвентаризации поле Отриц. кол-во (баз.) содержит 8. Для данной строки заказа на странице Список трассировки товара для инвентаризации отображаются положительные или отрицательные количества для каждого номера партии.

Товарные документы

Следующие типы документов полезны при управлении складом:

• Используйте Приходные накладные для регистрации положительных корректировок товаров в зависимости от качества, количества и стоимости.
• Используйте Расходные накладные для списания недостающих или поврежденных товаров.

Вы можете печатать эти документы на любом этапе, выпускать и снова открывать их, а также назначать общие значения (такие как измерения) в заголовке. Чтобы перепечатать документы после их учета, используйте страницы Учтенная приходная накладная и Учтенная расходная накладная.

Примечание

Прежде чем вы сможете использовать эти документы, вы должны указать номерную серию для создания их идентификаторов. Подробнее см. в разделе Настройка нумерации товарных документов.

Настройка нумерации товарных документов

Ниже приводится процедура настройки нумерации для товарных документов.

1. Выберите значок, введите Настройка запасов, а затем выберите связанную ссылку.

2. На экспресс-вкладке Нумерация укажите в следующих полях серии номеров документов.

   • Номера приходных накладных
   • Номера учтенных приходных накладных
   • Номера расходных накладных
   • Номера учтенных расходных накладных

Чтобы создать и учесть инвентарный документ

В следующей процедуре показан порядок создания, печати и учета приходной накладной. Действия для расходных накладных аналогичны.

1. Выберите значок введите Приходные накладные, а затем выберите связанную ссылку.
2. В заголовке страницы Приходная накладная выберите расположение в поле Код местонахождения, затем заполните оставшиеся поля по мере необходимости.
3. На экспресс-вкладке Строки в поле Товар выберите товар в запасах. В поле Кол-во укажите количество товаров для добавления.
4. Для печати отчета Приходная накладная со страницы Приходная накладная выберите действие Печать.

Следующие функции доступны на странице Приходная накладная:

• Выберите действие Выпустить или Открыть повторно для задания статуса для следующего этапа обработки.

• Выберите действие Учесть, чтобы учесть приходную накладную, или выберите Учесть и распечатать, чтобы учесть приход и распечатать тестовый отчет.

  Совет

  Чтобы избежать ошибок, используйте действие Предварительный просмотр для просмотра операций, которые будут созданы в результате учета.

Печать товарных документов

Вы можете указать отчеты, которые необходимо печатать на разных этапах, выбрав один из следующих вариантов в поле Использование страницы Выбор отчета — запасы:

• Приходная накладная
• Расходная накладная
• Учтенная приходная накладная
• Учтенная расходная накладная

Примечание

Набор доступных отчетов может быть разным в зависимости от локализации для вашей страны/региона. Базовое приложение не содержит никаких макетов.

См. также

Подсчет, корректировка и повторная классификация запасов с помощью журналов
Работа с серийными номерами и номерами партий
Запасы
Обзор управления складом
Продажи
Покупки
Работа с Business Central

Бесплатные модули электронного обучения для Business Central можно найти здесь