인트라넷 거버넌스 계획

새 인트라넷 프로젝트를 계획할 때 사이트 아키텍처 및 콘텐츠를 관리하는 방법을 생각해 보세요. 인트라넷 거버넌스 계획은 Microsoft 365에 대한 전체 거버넌스 계획의 컨텍스트에서 만들어야 합니다. 디지털 작업 공간의 핵심 비즈니스 솔루션인 인트라넷에는 고유한 거버넌스 요구 사항과 기대치가 있으며, 특히 organization 전체의 초점과 영향 때문에 그렇습니다.

모든 이해 관계자가 비전과 목표를 공유할 수 있도록 탐색 단계에서 인트라넷 거버넌스를 계획해야 합니다. 구상은 시작에 불과합니다. 인트라넷 거버넌스 계획은 organization 진화하고 SharePoint 및 Microsoft 365에 새로운 기능이 추가됨에 따라 발전합니다.

적절한 거버넌스 계획은 인트라넷의 우선 순위를 정의하는 데 도움이 되며 콘텐츠 확산을 방지하는 데 도움이 됩니다. 또한 역할과 책임이 명확하게 정의되고 전달되고 이상적으로는 작업 설명 또는 성과 목표에 통합되도록 합니다. 인트라넷을 다른 솔루션과 분리하는 한 가지 측면은 콘텐츠 만들기 및 유지 관리에 참여하는 사용자 수입니다. 지속적인 성공을 보장하려면 각 인트라넷 이해 관계자와 사용자가 자신의 역할과 책임을 이해하도록 하는 것이 중요합니다.

인트라넷 거버넌스에는 정책 및 절차도 포함되어 있지만 그 이상입니다. 인트라넷 거버넌스에는 사용자 교육, 사용 모니터링, 사용자 동작 및 관련된 모든 관련자에게 기대치 전달을 위한 계획이 포함되어야 합니다. 이것이 거버넌스 계획 문서를 만드는 것이 어려운 이유입니다. 이러한 여러 대상 그룹을 해결하고 준수 및 채택을 장려하는 방식으로 전달할 수 있는 단일 문서를 만드는 것은 어렵습니다.

문서 또는 일련의 문서를 만드는 대신 학습 및 거버넌스를 한 곳에 통합하는 리소스 사이트를 만드는 것이 좋습니다. 인트라넷 사용자가 사용자 리소스 대상을 방문할 때 인트라넷이 구현된 방식을 설계하고 제어하는 "이유"와 "방법"을 모두 이해할 수 있도록 "방법"(교육)을 "방법"(거버넌스)과 결합하는 방법을 생각해 보세요.

Microsoft 365 학습 경로 사이트를 가능한 시작점으로 사용하거나 학습 경로 콘텐츠와 통합하거나 보완하는 사용자 고유의 사용자 리소스 센터를 만들 수 있습니다.

효과적인 거버넌스 계획을 수립하면 인트라넷에 대한 의사 결정 프로세스를 수행할 수 있습니다. 거버넌스 계획을 정기적으로 검토하고 수정하면 인트라넷이 organization 중요한 자산으로 유지되도록 할 수 있습니다.

거버넌스 팀

주요 비즈니스 자산인 인트라넷 거버넌스는 IT 부서의 기대뿐만 아니라 비즈니스 이해 관계자의 목표와 organization 대한 법률 및 규제 환경을 반영해야 합니다. IT 외에도 organization 주요 비즈니스 관련자 그룹의 핵심 구성원을 포함하는 거버넌스 팀을 만듭니다.

거버넌스 팀에는 마법의 크기가 없지만 "비즈니스의 목소리"와 IT를 통합할 수 있을 만큼 쉽게 의사 결정을 내리고 대표할 수 있을 만큼 작아야 합니다. 팀의 전문 지식을 넘어 검토해야 하는 특정 topics 있는 경우 외부 구성원(예: 법률 또는 레코드 관리)을 가져와서 의사 결정이 조직의 제약 조건에 부합하는지 확인할 수 있습니다.

거버넌스 팀은 인트라넷 계획 중에 자주 만난 다음 시간이 지남에 따라 덜 자주 만날 수 있습니다. 목표는 인트라넷 및 팀 구성원에게 적합한 리듬을 설정하는 것입니다. 거버넌스는 인트라넷 성공에 지속적인 역할을 하므로 시작할 때 거버넌스 팀을 해체해서는 안 됩니다.

거버넌스 계획 요소

인트라넷 거버넌스와 관련하여 "모든 크기에 맞는 하나의 크기" 모델은 없습니다. 실제로 인트라넷 거버넌스 계획은 다양한 유형의 콘텐츠에 대해 다를 수 있습니다. 예를 들어 전체 organization 직면하고 개별 부서의 콘텐츠 또는 일회성 이벤트와 같이 더 많은 대상이 되는 콘텐츠에 대해 덜 엄격한 정책을 적용하는 사이트에 대해 보다 공식적인 정책과 엄격한 거버넌스 지침을 포함할 수 있습니다(그림 1 참조). 가장 좋은 방법은 다양한 요소를 살펴보고 organization 중요하거나 필요한 요소에 대해 생각하는 것입니다. 대상 그룹 및 organization 문화를 고려하여 의사 결정 및 접근 방식과 전반적인 Microsoft 365 거버넌스 기대치를 안내합니다.

그림 1. 거버넌스 결정은 콘텐츠의 "도달률"에 따라 다를 수 있으며 더 엄격할 수 있습니다.

최소한 이러한 각 요소를 인트라넷 거버넌스 계획 작업의 일부로 고려합니다.

• 시력
• 정책 및 지침
• 사이트 프로비저닝 및 서비스 해제
• 정보 아키텍처 및 검색
• 브랜딩
• 콘텐츠 관리
• 보안 및 정보 관리
• 역할 및 책임
• 사용자 의견
• 교육 및 지원
• 측정

시력

Vision 문은 인트라넷을 사용하여 달성하려는 사항을 개략적으로 설명합니다. 기본적으로 솔루션이 organization 각 개별 직원에게 가치를 제공하는 방법입니다. 인트라넷 비전 문을 사용하여 거버넌스 계획을 안내합니다. 거버넌스 계획을 문서화하는 데 필요한 형식의 정도와 깊이가 달성하려는 결과와 일치해야 하기 때문에 비전이 명확해야 합니다.

명확한 비전 설명은 거버넌스 계획을 위해 수행해야 하는 불가피한 의사 결정 장단점에 대한 중요한 지침을 제공합니다. 예를 들어 인트라넷 비전이 조직 지식 및 정보의 핵심 소스를 제공하는 경우 구조화되지 않고 "고정할 수 없는" 콘텐츠가 있는 완전히 제어되지 않은 환경을 원하지 않을 수 있습니다. 이 경우 컨트롤이 없는 비정형 환경은 예측할 수 없으며 원하는 비즈니스 결과와 잘못 정렬될 수 있습니다. 다른 시나리오에서 일부 사용자는 새 사이트 소유자가 새로운 기술을 사용해 보거나 특정 비즈니스 문제를 해결하기 위한 대체 방법을 테스트하기 위해 "연습" 사이트를 만들 수 있는 실험적 장소를 만드는 것을 목표로 할 수 있습니다. 이 사용 사례의 경우 지나치게 제한적인 거버넌스 계획이 별로 의미가 없을 수 있습니다. 무제한의 "연습" 사이트를 지원하지 않을 수 있으므로 특정 기간 후에 모든 "테스트" 사이트가 삭제된다는 거버넌스 정책을 원할 수 있습니다. 그러나 이러한 사례 또는 테스트 사이트의 경우 구조화되지 않은 환경은 괜찮습니다. 명확한 비전을 가지고 있기 때문에 거버넌스 수준이 무엇인지만 알 수 있습니다. 비전은 컨텍스트와 거버넌스에 대한 투자 모두에 대한 프레임워크를 제공합니다. 인트라넷 비전이 명확해지면 거버넌스 팀은 이 비전을 사용하여 거버넌스 결정을 안내할 수 있습니다.

인트라넷 비전에는 소유권 정의가 포함됩니다. 인트라넷을 "소유"해야 하는 조직 엔터티에 대한 정답은 없으며, 종종 둘 이상의 조직 구성 단위에서 인트라넷 소유권을 공유합니다. 그러나 대부분의 인트라넷 전문가는 독점 인트라넷 소유자인 IT가 되어서는 안 되는 하나의 organization 있다는 데 동의합니다. IT는 비즈니스용 인트라넷을 빌드할 수 없습니다. IT는 비즈니스와 비즈니스의 약정을 통해 인트라넷만 빌드할 수 있습니다. 성공적인 인트라넷에는 이상적으로 경영진 수준에서 비즈니스의 챔피언과 소유자가 있습니다.

정책 및 지침

정책은 인트라넷에 대한 규칙 및 지침을 정의합니다. 거버넌스 관점에서 정책은 일반적으로 법정, 규정 또는 조직 요구 사항에 의해 구동됩니다. 사용자는 편차 없이 정책을 충족해야 합니다. organization 규제 감독을 받는 경우 정책을 적용하지 않으면 organization "비준수"로 대상으로 지정할 수 있으므로 정책을 적용할 수 있는지 확인합니다. 지침은 일반적으로 일관된 관행을 장려하기 위해 설정됩니다. 대부분의 경우 지침은 더 많은 권장 사항이지만 정책은 요구 사항입니다.

예를 들어 사이트 소유권을 고려합니다. 정책에 "모든 SharePoint 사이트에는 사이트 및 해당 콘텐츠를 담당하는 기본 및 보조 연락처가 있습니다." 관련 지침에 "사이트 연락처가 사이트 홈 페이지의 왼쪽 아래 모서리에 있는 웹 파트에 나열됩니다." 이 지침은 주요 기능 사이트에 대한 정책이 될 수 있지만 주제별 마이크로 사이트에 대한 지침 또는 권장 사항으로 남아 있습니다. 정책의 또 다른 예는 organization 외부 사용자가 전체적으로 또는 개별 사이트에만 인트라넷에 액세스할 수 있는지 여부입니다. 정책에는 외부 액세스 권한이 없는 기본값이 있을 수 있지만 특정 파트너 사용자가 일부 인트라넷 사이트에 액세스할 수 있도록 예외를 허용하는 프로세스가 있을 수 있습니다.

각 organization 고유한 정책 및 지침 집합이 있습니다. 일반적인 topics 콘텐츠 감독, 사이트 디자인, 브랜딩 및 사용자 환경, 사이트 관리 및 보안을 포함해야 합니다.

성공을 보장하는 단계:

• 인트라넷 정책 및 지침이 광범위한 조직 정책 및 Microsoft 365에 대한 전반적인 거버넌스 결정과 충돌하지 않는지 확인합니다.
• 사용자가 쉽게 찾아서 따를 수 있는 정책 및 지침을 게시합니다. 일부 정책은 "모든 사용자"에 대해 게시해야 하는 반면 다른 정책은 애플리케이션의 무결성을 보호하기 위해 보호해야 할 수 있습니다. 거버넌스 정책 및 지침을 쉽게 게시하고 "사용"하려면 문서 대신 거버넌스 사이트를 만드는 것이 좋습니다.
• 기능을 사용하여 가능한 모든 곳에서 정책 및 지침을 자동으로 적용합니다. 예를 들어 Microsoft 365에서 정보 보호 기능을 사용하여 콘텐츠 관리 및 보존 정책을 적용할 수 있습니다. 사이트 디자인을 사용하여 사이트를 만들 때 모범 사례를 포함함으로써 디자인 지침을 따르는 것이 좋습니다. 정책을 따르는 가장 좋은 방법은 사이트 소유자와 작성자가 정책을 생각할 필요가 없도록 하는 것입니다. 가능한 한 자동화하고 자동화할 수 없는 경우 사이트 소유자와 콘텐츠 작성자가 거버넌스 기대치를 명확하게 이해할 수 있도록 교육을 제공할 계획입니다.
• 정기적으로 정책 및 지침을 검토하고 수정하여 조직의 요구에 맞게 유지합니다.

인트라넷 정책 및 지침에 대해 다음 topics 고려합니다.

• 외부 공유 – organization 외부 사용자가 인트라넷 사이트에 액세스할 수 있나요?
• 인트라넷 문서에 대한 기본 공유 링크 - 사이트 소유자가 실수로 방문자가 키 인트라넷 문서를 편집할 수 있는 링크를 만들지 않도록 모든 인트라넷 사이트의 기본값을 "기존 액세스 권한이 있는 사람"로 설정하는 것이 좋습니다.
• 사이트 탐색 – 개별 사이트 및 전체 인트라넷용입니다.
• 사이트 디자인 - 부서 홈페이지의 주요 웹 파트 위치와 같은 항목에 대한 지침을 포함합니다. 사용자가 사이트에서 사이트로 이동할 때 주요 콘텐츠를 쉽게 찾을 수 있도록 모든 사이트가 비슷한 패턴을 따르도록 하시겠습니까? 그렇다면 사이트 소유자가 디자인 패턴을 쉽게 따를 수 있도록 사이트 디자인을 적용할 수 있습니다.
• 메타데이터 아키텍처 및 콘텐츠 형식 - 예를 들어 엔터프라이즈 콘텐츠 형식 및 organization 전체 메타데이터)에 대한 정책입니다.
• Teams 채팅 및 Viva Engage 대화에 대한 지침 - Teams에 대한 메시징 정책 및 Viva Engage 대화에 참여하는 방법뿐만 아니라 대화 지침(예: 스파링 및 organization별 "do's and don'ts" 사용@mentions)을 포함합니다.
• 사용자 프로필 – 정보 설명에 대한 기대와 기술 및 전문 지식에 대한 기대치를 포함합니다(예: 프로필의 기술 및 전문 지식 영역에 나열하기 위해 주제를 얼마나 잘 알고 있어야 합니까?).
• 인트라넷 사이트 이름, 파일 이름, Microsoft 365 그룹 이름 등에 대한 조직 정책 및 지침

사이트 프로비저닝 및 서비스 해제

주요 인트라넷 거버넌스 결정에는 새 인트라넷 사이트를 만들 수 있는 사용자를 결정하는 것이 포함됩니다. 최신 인트라넷 아키텍처는 "평면"이므로 인트라넷에 많은 사이트가 포함되어 있습니다. 새 인트라넷 사이트에 셀프 서비스 모델을 제공하거나 양식 제출 및 워크플로를 통해 사이트 만들기를 관리하시겠습니까? 이 질문에 대한 정답은 없지만 어떤 방법을 선택하든 거버넌스에 대해 생각해야 합니다. 새 사이트 만들기를 관리하는 두 가지 인기 있는 솔루션이 있습니다.

인트라넷 사이트에 대한 사이트 요청 프로세스 구현

SharePoint 관리 센터에서새 사이트를 만드는 옵션을 쉽게 숨길 수 있습니다. 이렇게 하면 사용자가 새 인트라넷 사이트를 요청하는 프로세스를 만들려고 합니다. 요청 프로세스를 사용하면 사이트 요청을 쉽게 검토하고 추적할 수 있으며 환경이 "깔끔하게" 유지되도록 하지만 검토 및 승인 프로세스가 너무 오래 걸리는 경우 사용자에게 실망스러울 수 있습니다. 프로비저닝 프로세스는 사이트 디자인을 사용하여 일관성을 보장하거나 디자인 패턴을 따르도록 사이트를 수동으로 만들 수 있습니다. 프로비저닝 프로세스의 핵심 부분은 새 사이트 소유자가 사이트 요청을 이행할 때 성공해야 하는 적절한 지침과 교육을 갖도록 하는 것입니다.

셀프 서비스 사이트 만들기 허용

셀프 서비스 사이트 프로비저닝을 사용하도록 설정하는 경우 새 사이트 소유자가 거버넌스 지침에 맞는 "템플릿"으로 시작하도록 모범 사례를 포함하는 사이트 디자인을 제공하는 것이 좋습니다. 또한 관리 센터에서 새 사이트를 추적하여 새 사이트 소유자에게 사이트를 만든 후 성공해야 하는 정보를 제공할 수 있습니다.

새 사이트를 프로비전하는 프로세스를 제공하는 것 외에도 새 허브 및 관련 허브 를 프로비전하는 프로세스도 고려해야 합니다. 허브는 전역 관리자 또는 SharePoint 관리자가 프로비전해야 하므로 새 허브 만들기를 계획하고 관리하는 방법을 고려해야 합니다.

인트라넷 사이트가 더 이상 필요하지 않은 경우 레코드 관리 프로세스에서 사이트 및/또는 콘텐츠 삭제를 금지하는 경우가 있을 수 있습니다. 또 다른 주요 거버넌스 결정은 법적 보존 및 레코드 관리 요구 사항의 컨텍스트에서 인트라넷 사이트를 삭제하거나 해제하는 방법을 계획하는 것입니다. 레코드 관리 및 eDiscovery(프리미엄)를 비롯한 Microsoft Purview 규정 준수 설명서에 대해 자세히 알아봅니다.

정보 아키텍처 및 검색

잘 계획된 정보 아키텍처 는 성공적이고 성능이 뛰어난 인트라넷을 위한 필수 구성 요소입니다. 인트라넷 정보 아키텍처 계획을 인트라넷 거버넌스 계획과 분리하기는 어렵습니다. 이러한 두 가지 계획 작업은 함께 진행되며 인트라넷의 두 가지 측면을 반복적으로 동시에 생각하고 있는 것일 수 있습니다. 인트라넷 거버넌스는 정보 아키텍처의 몇 가지 주요 측면을 다루어야 합니다.

• 탐색 아키텍처 – 사이트 및 허브를 연결하여 콘텐츠를 탐색하거나 검색하는 사용자를 지원하는 방법입니다.

• 페이지 아키텍처 – 모든 인트라넷 사이트에서 일관된 환경을 만드는 데 도움이 되는 페이지, 특히 사이트 홈페이지에 대한 지침입니다.

• 메타데이터 아키텍처 – 콘텐츠 및 페이지를 구성하기 위한 일관된 접근 방식을 지원하기 위한 열 및 콘텐츠 형식 계획입니다.

• Search 환경 – 사용자가 아키텍처에서 콘텐츠를 찾을 수 있는 위치와 콘텐츠를 검색하는 방법을 모를 때 콘텐츠를 찾는 방법을 이해합니다. 사용자가 머리글자어, 책갈피, Q&A, 평면도 및 위치를 비롯한 검색의 여러 기능을 사용하여 콘텐츠를 검색하고 검색 결과를 개선할 수 있습니다. 자세한 내용은 콘텐츠를 쉽게 찾을 수 있도록 하는 방법과 SharePoint에서 검색 환경이 작동하는 방법을 알아봅니다. 거버넌스 계획에는 검색 검색 특성 만들기를 지원하고 관리하는 방법이 포함되어야 합니다.

브랜딩

브랜드 표준은 인트라넷의 모양과 느낌을 정의하는 데 도움이 됩니다. 이러한 표준은 사이트 및 페이지 디자인에 반영됩니다. 브랜드 표준에는 인트라넷 페이지의 organization 자산 라이브러리에서 브랜드 규격 이미지 또는 아이콘만 사용해야 하는 요구 사항 및 사이트에 브랜드 규격 사용자 지정 테마만 사용해야 하는 요구 사항을 포함하여 이미지 사용에 대한 표준이 포함될 수 있습니다. 표준은 액세스 수준이 다른 사이트 또는 사이트의 다양한 유형에 대한 특정 테마를 규정할 수 있습니다. 표준에는 음성 톤, 맞춤법 규칙, 접근성 표준 및 조직 브랜드를 지원하는 기타 지침과 같은 콘텐츠 제작 표준이 포함될 수도 있습니다. SharePoint의 브랜딩에 대해 자세히 알아보세요.

콘텐츠 관리

콘텐츠 관리는 인트라넷 거버넌스 계획의 가장 중요한 부분 중 하나입니다. 많은 인트라넷 사용자는 인트라넷 검색에 대해 불평하며, 원하는 항목을 찾을 수 없습니다. 대부분의 경우 문제는 검색과 관련이 없습니다. 문제는 거버넌스 계획에 콘텐츠 관리가 없다는 것입니다.

몇 가지 일반적인 콘텐츠 문제는 다음과 같습니다. 파일은 연결되지 않고 중복되는 경우가 많으므로 검색에서 동일한 문서의 여러 복사본을 찾고 검색자가 올바른 버전인지 알 수 없습니다. 파일 이름에는 SharePoint에서 버전을 관리할 수 있도록 허용하는 대신 버전 번호가 포함되는 경우가 많으므로 검색은 최신 버전뿐만 아니라 문서의 다양한 버전을 모두 찾으므로 검색자가 현재 버전의 파일을 찾기가 더 어려워집니다.

거버넌스 계획에는 다음과 같은 주요 콘텐츠 관리 개념이 포함되어야 합니다.
콘텐츠 만들기

• 콘텐츠는 어디에 게시해야 하나요? 예를 들어 문서의 "소유자"가 아닌 경우 인트라넷 사이트에 게시해야 하나요? 또는 대신 소유자를 찾아서 링크를 추가할 수 있도록 게시하도록 요청해야 하나요?
• 인트라넷 콘텐츠를 만들기 위한 지침이 있나요? 예를 들어 적절한 음성 톤은 무엇이며 페이지에 콘텐츠를 구성하는 특정 지침이 있나요? 콘텐츠 작성자는 인트라넷에 대한 문서를 언제 만들어야 하며 언제 페이지를 만들어야 하나요?
• 콘텐츠 작성자가 따라야 하는 접근성 표준이 있나요? 액세스 가능한 SharePoint 페이지를 만들려면 다음 8가지 팁을 고려하세요(Microsoft Tech Community IT 사용자 블로그).
• 파일 이름은 어떻게 지정해야 하나요? 거버넌스 콘텐츠에 파일 이름에 버전 번호를 포함하지 않는 것과 같은 파일 명명 권장 사항이 포함되어야 하나요?
  

정보 보호

• organization 특정 유형의 중요한 정보를 보호해야 합니까? 그렇다면 거버넌스 계획(및 배포)이 민감도 레이블 및 보존 정책과 같은 Microsoft 365 정보 보호 기능을 사용할 수 있나요?
  

콘텐츠 검토

• Power Automate를 사용하여 특정 시간 간격으로 인트라넷 콘텐츠 검토를 트리거하는 흐름을 설정하시겠습니까?
• 콘텐츠 및 빈도를 검토할 책임이 있는 사람은 누구인가요? 사이트 소유자 또는 콘텐츠 작성자 또는 다른 역할인가요? 다양한 유형의 사이트 또는 다양한 유형의 콘텐츠에 대한 기대치가 다른가요?
  

콘텐츠 처리

• 실수로 삭제되는 것을 방지하기 위해 일부 또는 모든 콘텐츠에 대한 레코드 보존 정책을 구현해야 하는 요구 사항이 있나요?

보안 및 정보 관리

거버넌스 계획에는 인트라넷에 게시 해야 하는 내용만 포함할 뿐만 아니라 인트라넷에 게시해서는 안 되는 콘텐츠에 대한 지침도 포함되어야 합니다. 자동화된 정보 보호 기능을 사용하여 일부 정책을 적용할 수 있지만 사이트 소유자와 콘텐츠 작성자가 사이트와 콘텐츠 모두에 대한 보안 및 정보 관리와 관련하여 책임을 이해할 수 있도록 교육 및 지침을 제공하려고 합니다.

역할 및 책임

역할 및 책임은 각 직원이 개인 또는 역할(예: 사이트 소유자)이 인트라넷의 성공을 보장하는 방법을 설명합니다. 역할 및 책임을 문서화하는 것은 인트라넷 거버넌스 계획의 중요한 측면입니다. 인트라넷 책임이 심각하게 처리되도록 하려면 인트라넷 책임이 작업 설명 또는 성과 목표의 일부인지 확인하기 위해 organization 인사와 협력하는 것이 좋습니다.

모든 organization 인트라넷을 성공적으로 지원하기 위해 "마을이 필요"합니다. 팀이 필요하며, 팀에는 사용자 지정 웹 파트를 만드는 개발자, 인트라넷 사이트 관리가 작업의 작은 부분인 사이트 소유자와 같은 영구 역할 및 전체 업무 책임이 인트라넷 관리를 포함하는 사람들을 위한 기타 영구 역할과 같이 가끔 사용하는 특수 역할이 포함될 수 있습니다. 일부 조직에서는 인트라넷 리소스를 탁월한 중심으로 구성하는 것이 도움이 되며, 여기에는 it 직원의 전임 구성원이 organization 주변의 여러 비즈니스 그룹에서 일하는 가상 멤버로 보완될 수 있습니다. 다른 사람들은 인트라넷 성공을 보장하기 위해 자원 봉사를 통해 지원 팀을 다양한 부서 및 지리적 위치로 확장하는 "인트라넷 챔피언"을 포함하도록 중앙 집중식 직원을 확장합니다.

"마을"에 누가 있든 모든 사람이 자신의 역할과 책임이 있는 인트라넷의 측면을 이해하는 것이 매우 중요합니다. 그림 2는 인트라넷 사이트 소유자에 대한 역할 및 책임 설명의 예를 보여줍니다.

인트라넷 거버넌스 계획에 대해 고려해야 할 주요 역할 중 일부는 다음과 같습니다.

• 인트라넷 운영 위원회
• 인트라넷 비즈니스 소유자
• 인트라넷 기술 소유자
• 회사 커뮤니케이션
• 교육
• 인트라넷 거버넌스 팀
• 사이트 소유자
• 허브 소유자
• 사이트 구성원/편집기
• 사이트 방문자
• Viva Engage 커뮤니티 소유자
• Viva Engage 커뮤니티 구성원
• 팀 소유자
• 팀 구성원
• 인트라넷/SharePoint/Microsoft 365 챔피언

피드백 채널

인트라넷 거버넌스 계획은 인트라넷 사용자로부터 피드백을 수집하는 메커니즘을 통합해야 합니다. 여기에는 피드백을 수집하는 차량(예: 홈 사이트의 바닥글에서 연결된 Microsoft Form)뿐만 아니라 피드백을 수집하고 처리하고 피드백에 따라 조치를 취하는 메커니즘도 포함됩니다. 즉각적인 조치를 취할 계획이 없더라도 모든 피드백을 인정하는 것이 좋습니다.

교육 및 지원

모든 사용자, 특히 사이트 소유자에 대한 교육 및 지원을 제공하는 방법을 통합하지 않으면 인트라넷이 성공하지 못합니다. 거버넌스 정책 및 지침을 강화하는 가장 좋은 방법은 이를 학습에 빌드하는 것입니다. 즉, "방법"만 보여 주는 교육을 제공하지 마세요. 학습에 거버넌스 계획의 "방법" 측면인 정책 및 지침도 포함되어 있는지 확인합니다.

사이트 소유자 및 기타 인트라넷 사용자가 교육 및 거버넌스 정보를 찾을 수 있는 전용 사이트를 제공하는 것이 좋습니다. 앞에서 설명한 대로 고유한 "사용자 리소스 센터"를 만들거나 타사 또는 Microsoft에서 제공하는 교육 환경을 사용할 수 있습니다. 교육 콘텐츠가 항상 최신인지 확인하기 위해 Microsoft Office 도움말 및 교육 및 Microsoft Learn과 같은 Microsoft 의 교육 플랫폼에서 콘텐츠에 연결할 수 있습니다. 테넌트에서 Microsoft 365 학습 경로를 배포하고 거버넌스 정책 및 지침을 포함하도록 콘텐츠를 조정하여 support.office.com 학습을 사용자 환경에 포함할 수도 있습니다.

조직 프로필에 사용자 지정 타일을 추가 하거나 Microsoft 365에서 직접 사용자 지정 도움말 링크를 추가하여 인트라넷 사용자가 학습 콘텐츠를 찾을 수 있도록 도울 수 있습니다.

측정

인트라넷 측정 계획은 인 트라넷 비전에 대해 정의된 성공 기준에 맞춰야 합니다. 성공을 추적하는 데 사용되는 메트릭 및 분석, 관련 KPI 및 메트릭을 평가하고 개선을 위한 조치를 취하기 위한 프로세스를 정의해야 합니다.

페이지 보기 이상의 메트릭을 찾습니다. 페이지가 표시되었다고 해서 사용자에게 가치를 더하는 것은 아닙니다. 대신 비즈니스 가치를 측정하는 메트릭을 살펴봅니다. 예를 들어 비용 보고서에 대한 더 나은 최신 콘텐츠를 포함하도록 인트라넷이 업데이트되었기 때문에 비용 처리와 관련된 지원 티켓이 더 적어지나요? 교육 콘텐츠를 업데이트하고 더 쉽게 액세스할 수 있도록 했기 때문에 문서를 업로드하는 방법에 대한 지원 센터 통화 수가 적나요? HR 담당자는 HR 콘텐츠가 보다 효과적으로 구성되기 때문에 고유한 문제에 더 많은 시간을 할애하고 있나요?

초기 디자인 계획에서 주요 비즈니스 결과를 확인하거나 사용자가 작업에 필요한 정보에 쉽게 액세스할 수 있도록 설문 조사한 경우 인트라넷을 배포하거나 업데이트한 후 프로세스를 반복하여 인트라넷 업데이트 또는 투자의 비즈니스 영향을 식별합니다. 이 데이터를 사이트 소유자 및 사용자의 질적 피드백으로 보완하여 인트라넷 및 거버넌스 계획의 효과에 대한 포괄적인 평가를 만듭니다. 더 이상 관련이 없는 콘텐츠 또는 사이트를 서비스 해제하는 것을 두려워하지 마세요. 메트릭을 사용하여 중복되고 오래되었으며 관련이 없는 콘텐츠 및 사이트를 식별하여 인트라넷 값을 최적화할 수 있습니다.

더 많은 인트라넷 거버넌스 리소스:

SharePoint 거버넌스 개요

최신 인트라넷에 대해 생각하는 방법