Problēmas atrisināšanas biznesa vērtības noteikšana

Biznesa vērtība ietilpst vienā no četrām kategorijām, ko viegli atcerētie kā REVO:

• Ieņēmumi: šis risinājums nodrošina ieņēmumus, kas citādi nebūtu realizēti, izmantojot jaunu biznesa rindu vai pakalpojumu, kas nav piedāvāts iepriekš.

• Efektivitāte: efektivitāte ir rentabls izmaksu ietaupījums. Šis risinājums ļauj dalībniekiem, kas izpilda procesu, to paveikt ātrāk.

• Apjoms: izmaksu novēršana tiek panākta, ļaujot pašreizējiem lietotājiem apstrādāt vairāk darījumu, vienlaikus izvairoties no papildu resursu izmaksām.

• Cits: šis risinājums palīdz organizācijai nodrošināt atbilstību savām "jābūt izdarītam" prasībām, kas var novest pie finansiālu sankciju piemērošanas.

Kad ir definēta kategorija, ir jādefinē vērtība, ko mēs sasniegsim.

• Ieņēmumi

  • Noteikt, kas būs jāmaksā par pakalpojumu

  • Noteikt, cik daudz klientu iegādāsies pakalpojumu vai produktu

  • Noteikt mērāmo laika perspektīvu (reizi mēnesī, ceturksnī, gadā)

  • Ieņēmumi = (cena × klienti) laika perspektīvā

• Efektivitāte

  • Noteikt to cilvēku skaitu, kas šodien dara darbu

  • Noteikt tiešo laiku, kas nepieciešams, lai veiktu darbu šodien ("vecais laiks")

  • Noteikt to personu skaitu, kas veiks darbu pēc tam, kad ir izveidots Microsoft Power Platform risinājums

  • Noteikt tiešo laiku, kas nepieciešams jaunā risinājuma lietošanai ("jaunais laiks")

  • Laika ietaupījums = vecais laiks – jaunais laiks (Lai pārvērstu to dolāros, laika ietaupījumu reiziniet ar pilnībā noslogoto cilvēka izmaksu mērītajai laika vienībai (piemēram, stundas).)

• Apjoms

  • Noteikt transakciju apjomu, ko viena persona var apstrādāt noteiktā laika vienībā ("transakcijas vienai personai")

  • Noteikt to transakciju apjomu, kuras jaunais risinājums šajā laikā varēs apstrādāt ("jaunas transakcijas personai")

  • Noteikt transakciju apjomu, kas šajā laikā ir jāapstrādā ("apjoms")

  • Izmaksu novēršana = (apjoms ÷ transakcijas vienai personai) – (apjoms ÷ jaunas transakcijas vienai personai)
    Šādi tiek aprēķināts to personu skaits, kurām nav jāapstrādā transakcijas, lai panāktu risinājuma apstrādāto apjomu.

• Cita

  • Noteikt soda naudu, ko var novērst, izmantojot informāciju, kas tiek tverta un ir pieejama risinājumā

Ja biznesa vērtība, ko iegūsit, automatizējot procesu, nav izdevīgi salīdzināma ar izmaksām, nedarot neko, jums ir jāuzdod sev jautājums, vai šī ir pareizā biznesa problēma, uz kuru koncentrēties.

Taču, ja biznesa vērtība, ko iegūsit, risinot biznesa problēmu, pārsniedz izmaksas, nedarot neko—plus izstrādes laiku un mēneša izmaksas jebkurai programmatūras licencei—, ir lietderīgi procesu automatizēt.

Piemērs: izdevumu procesa automatizācijas biznesa vērtība

Šajā programmas piemērā galvenā biznesa vērtības kategorija ir efektivitāte. Jaunā programma samazina laiku, kas nepieciešams, lai apstrādātu tādu pašu izdevumu atskaišu skaitu katru nedēļu, mēnesi un gadu. Mēs pārskatījām jauno procesu un to, ko mēs gribētu, lai programma paveic ar mūsu turpmākajiem lietotājiem. Mēs jautājām, cik daudz laika viņi vēlas ietaupīt ar jauno procesu un spēt izmantot dažas no kārtulām izdevumu atskaišu programmā

• Mums joprojām būs 140 izdevumu atskaites, kas tiek iesniegtas katru nedēļu — tas nav mainījies. Tomēr, kad mēs runājām ar cilvēkiem, kas iesniedz atskaites, mēs noskaidrojām, ka mēs varētu samazināt patērēto laiku līdz 20 minūtēm—, ja viņi varēs ievadīt informāciju nekavējoties un uzņemt kvīšu fotoattēlus, kad ir nepieciešama kvīts. Arī pilnībā noslogotās izmaksas paliek tādas pašas.

  (140 izdevumu atskaites nedēļā × 20 minūtes) × $90/HR = $4158 nedēļā = $216 216 gadā

• Niks pārskatīs komandas (aptuveni 100 pārdevēju) izdevumu pārskatus un lēš, ka katra izdevumu pārskata pārskatīšana prasīs aptuveni 5 minūtes. Nika atsauksme aprobežojas ar iesniedzamo izdevumu veidu, atzīstot, ka nepieciešamību pēc kvītīm— un nepieciešamību iekļaut viesu vārdus ēdienreizēs un sadalīt viesnīcas izdevumus atbilstošajās kategorijās— kontrolēs lietotne.

  (100 izdevumu atskaites nedēļā × 5 minūtes) × $90/st = $750 nedēļā = $39 000 gadā

• Citi vadītāji pārskatīs un apstiprinās to struktūrvienību izdevumu atskaites, kas tiks sūtītas uz priekšu, tāpēc atlikušās 40 izdevumu atskaites izmaksās $15 600 gadā.

• Abhay un viņu komandas darbs tagad ir pārgājis uz ziņojumu pārbaudi uz vietas. Viņiem nekas nav jāpārstrādā, īstenībā Ebija darba grupa, iespējams, varētu būt atbildīga par citām darbībām, jo izdevumu atskaišu pārskatīšanai nepieciešamais darba apjoma ir samazinājies.

• Mēs optimizējām procesu, lai saistītu katru izdevumu kategorijas kodu ar pareizo Virsgrāmatas uzskaites kodu. Tagad Abhay un viņu komanda var iegūt datus, lai izveidotu maksājumu žurnālu, samazinot 40,3 (16,5 par kodēšanu + 23,8 par norīkošanu) stundas nedēļā līdz dažām minūtēm, ietaupot $ 188 604 ($ 77 220 kodēšanai un $ 111 384 norīkošanai) gadā. Abhajs, iespējams, varēs uzdot dažiem no savas komandas citus, svarīgākus, strādāt savā nodaļā.

• Izmantojot jauno procesu, Abhay un viņu komanda var apsvērt iespēju katru dienu publicēt izdevumu pārskatus, kas Šarlotei katru dienu sniegs atjauninātu pārskatu par budžetu. Tas arī ļaus Šarlotei reaģēt ātrāk, tuvojoties budžeta ierobežojumiem.

• Jaunās izmaksas uzņēmumam, izmantojot automatizēto programmu, ir apmēram šādas:

  $216 216 + $39 000 + $15 600 = $270 816 gadā

  Uzņēmums ietaupa apmēram $777 738 gadā

Nākamā darbība — panākumu novērtēšana

Piezīme

Kādas ir jūsu dokumentācijas valodas preferences? Aizpildiet īsu aptauju. (ņemiet vērā, ka aptauja ir angļu valodā)

Aptaujai būs nepieciešamas aptuveni septiņas minūtes. Nekādi personas dati netiks vākti (paziņojums par konfidencialitāti).