Vai ir vērts automatizēt šo procesu?

Tagad ir pienācis laiks apsvērt pūles, kas jāpielieto, lai izstrādātu risinājumu un izlemtu, vai tas ir atbilstošs. Tas ietver uzņēmuma vērtības salīdzināšanu ar procesa automatizācijas izmaksām. Biznesa vērtība ir ilgstoša priekšrocība, ko uzņēmums saņem no projekta.

Sekas, ja problēma netiek risināta

Lai noteiktu, vai procesu ir vērts automatizēt, vispirms ir jāizprot, cik izmaksās problēma, ja tā netiks atrisināta.

Lai noteiktu biznesa vērtību, ko sagaidāt sasniegt no Microsoft Power Platform risinājuma, jums jāizprot, kādas ir izmaksas jūsu organizācijai, lai pašreizējā veidā atrisinātu problēmu. Citiem vārdiem sakot, izrēķiniet, cik jums izmaksā nekā nedarīšana.

Lai aprēķinātu pašreizējās izmaksas, aprēķiniet laiku, kas pavadīts pašreizējā procesa veikšanai, un reiziniet ar to cilvēku izmaksām, kuri to veic. Varat izrēķināt gada izmaksas, nosakot izmaksas, kas rodas procesa beigās, un pēc tam reizināt ar reižu skaitu gadā. Pievienojiet jebkādas citas izmaksas, piemēram, programmatūras licences, papīru, pasta izdevumus un citus izdevumus.

Piemērs: pašreizējā procesa izmaksas

Pirmā lieta, kas mums ir jāsaprot, ir tas, ko tas izmaksā organizācijai, lai turpinātu veikt izmaksu atskaites procesu manuāli? Lūk, ko mēs atklājām, kad aprunājāmies ar kolēģiem:

• Mēs atklājām, ka viņiem katru nedēļu ir nepieciešama apmēram stunda, lai apkopotu visus ieņēmumus un aizpildītu manuālo izdevumu pārskatu. Ebijs norādīja, ka ir apmēram 140 izdevumu atskaites nedēļā. Mēs arī uzzinājām, ka katras komandas dalībnieka pilnās izmaksas ir aptuveni $90/st.

  (140 izdevumu atskaites × 1 stunda/nedēļā) × $90 = $12 600/nedēļā

  52 nedēļas × $12 600 = $655 200 gadā

• Niks nepārskata un neapstiprina izdevumu pārskatus; tas viss attiecas uz Abhaju un komandu, kas jāpabeidz. Tā kā Niks regulāri neuzrauga komandas izdevumus, tiek palaista garām svarīga iespēja pārbaudīt izdevumus, uzmanīties no krāpšanas un optimizēt komandas tērēšanas paradumus.

• Abhajs dalījās ar mums, ka komanda pavada aptuveni 15 minūtes uz vienu izdevumu pārskatu, saņem vidēji 140 ziņojumus nedēļā un nosūta atpakaļ 25  procentus no tiem, jo trūkst informācijas.

  Sākotnējā pārskatīšana: 140 izdevumu atskaites × 15 minūšu pārskats = 35 stundas

  Sākotnējā pārskatīšana: 35 stundas × $90 = $3150 nedēļā = $163 800/gadā

  Papildinājumu pārskatīšana: 35 izdevumu atskaites × 15 minūšu pārskats = 8,75 stundas

  Papildinājumu pārskats: 8,75 stundas × $90/st. = $787,50/nedēļā = $40 950/gadā

  Kopējās iknedēļas izmaksas: $3937,50

  Kopējās gada izmaksas: $204 750

• Pēc tam, kad izmaksu atskaite ir pārbaudīta, katrai izdevumu kategorijai ir nepieciešamas apmēram 7 minūtes, lai sameklētu Virsgrāmatas kodus katrai izdevumu kategorijai un ierakstītu tos katrā atskaites izdevumu rindā.

  140 izdevumu atskaites × 7 minūtes kodēšana = 16,5 stundas/nedēļā = $1485/nedēļā = $77 220/gadā

• Katrai izdevumu atskaitei ir nepieciešamas aptuveni 10 minūtes, lai finanšu sistēmā izveidotu maksājumu žurnālu un apmaksātu, kā arī uzrādītos Šarlotei finanšu atskaitē.

  140 izdevumu atskaites × 10 minūtes kodēšana = 23,8 stundas/nedēļā = $2142/nedēļā = $111 384/gadā

• Šarlote vēlētos pārskatīt budžetu katru nedēļu, bet nevar saņemt ziņojumu līdz ceturtdienai, kad Abhajs ir pabeidzis pārskatīšanu un saņēmis atpakaļ ziņojumus, kuros trūkst informācijas. (Lai gan šīs nav uzskatāmas par naudiskām izmaksām, tam ir ietekme uz uzņēmējdarbību.)

Viss process uzņēmumam izmaksā:

$655 200 + $204 750 + $77 220 + $111 384 = $1 048 554

Nākamā darbība: uzņēmuma vērtības definēšana

Piezīme

Kādas ir jūsu dokumentācijas valodas preferences? Aizpildiet īsu aptauju. (ņemiet vērā, ka aptauja ir angļu valodā)

Aptaujai būs nepieciešamas aptuveni septiņas minūtes. Nekādi personas dati netiks vākti (paziņojums par konfidencialitāti).