Samarbeide med gjester på et dokument (IT-administratorer)

Hvis du trenger å samarbeide med personer utenfor organisasjonen på dokumenter i SharePoint eller OneDrive, kan du sende dem en delingskobling til dokumentet. I denne artikkelen skal vi gå gjennom konfigurasjonstrinnene for Microsoft 365 som er nødvendige for å konfigurere delingskoblinger for SharePoint og OneDrive for behovene til organisasjonen.

Videodemonstrasjon

Denne videoen viser konfigurasjonstrinnene som er beskrevet i dette dokumentet.

innstillinger for eksternt samarbeid i Microsoft Entra-ID

Deling i Microsoft 365 styres på sitt høyeste nivå av B2B eksterne samarbeidsinnstillinger i Microsoft Entra-ID. Hvis gjestedeling er deaktivert eller begrenset i Microsoft Entra-ID, overstyrer denne innstillingen alle delingsinnstillinger som du konfigurerer i Microsoft 365.

Kontroller innstillingene for eksternt samarbeid i B2B for å sikre at deling med gjester ikke blokkeres.

Slik angir du innstillinger for eksternt samarbeid

1. Logg på Microsoft Entra-ID på https://entra.microsoft.com/.
2. Utvid eksterne identiteter i venstre navigasjonsrute.
3. Velg innstillinger for eksternt samarbeid.
4. Sørg for at enten medlemsbrukere og brukere som er tilordnet til bestemte administratorroller, kan invitere gjestebrukere, inkludert gjester med medlemstillatelser , eller at alle i organisasjonen kan invitere gjestebrukere, inkludert gjester og ikke-administratorer , er valgt.
5. Hvis du har gjort endringer, velger du Lagre.

Legg merke til innstillingene i delen Om samarbeidsbegrensninger . Kontroller at domenene til gjestene du vil samarbeide med, ikke er blokkert.

Hvis du arbeider med gjester fra flere organisasjoner, vil du kanskje begrense muligheten til å få tilgang til katalogdata. Dette hindrer dem i å se hvem andre som er gjest i katalogen. Hvis du vil gjøre dette, velger du Gjestebrukere har begrenset tilgang til egenskaper og medlemskap i innstillinger for katalogobjekter under begrensninger for gjestebrukertilgang, eller gjestebrukertilgang er begrenset til egenskaper og medlemskap i sine egne katalogobjekter.

Delingsinnstillinger på SharePoint-organisasjonsnivå

For at personer utenfor organisasjonen skal ha tilgang til et dokument i SharePoint eller OneDrive, må delingsinnstillingene på SharePoint- og OneDrive-organisasjonsnivå tillate deling med personer utenfor organisasjonen.

Innstillingene på organisasjonsnivå for SharePoint bestemmer innstillingene som er tilgjengelige for individuelle SharePoint-områder. Områdeinnstillingene kan ikke være mer tillatte enn innstillingene på organisasjonsnivå. Innstillingen på organisasjonsnivå for OneDrive bestemmer delingsnivået som er tilgjengelig i brukernes OneDrive-biblioteker.

Hvis du vil tillate uautorisert fil- og mappedeling for SharePoint og OneDrive, velger du Hvem som helst. Hvis du vil forsikre deg om at personer utenfor organisasjonen må godkjenne, velger du Nye og eksisterende gjester. Alle koblinger er den enkleste måten å dele på: personer utenfor organisasjonen kan åpne koblingen uten godkjenning og kan gi den videre til andre.

For SharePoint velger du den mest tillatte innstillingen som kreves av et hvilket som helst nettsted i organisasjonen.

Slik angir du delingsinnstillinger på SharePoint-organisasjonsnivå

1. Velg Deling i venstre navigasjonsrute i administrasjonssenteret for SharePoint under Policyer.
2. Kontroller at ekstern deling for SharePoint eller OneDrive er satt til Alle eller Nye og eksisterende gjester. (Vær oppmerksom på at OneDrive-innstillingen ikke kan være mer tillatt enn SharePoint-innstillingen.)
3. Hvis du har gjort endringer, velger du Lagre.

Standard koblingsinnstillinger på SharePoint-organisasjonsnivå

Standardinnstillingene for fil- og mappekoblingen bestemmer koblingsalternativet som vises for brukere som standard når de deler en fil eller mappe. Brukere kan endre koblingstypen til ett av de andre alternativene før de deler, hvis ønskelig.

Husk at denne innstillingen påvirker SharePoint-områder i organisasjonen og OneDrive.

Velg en kobling fra en av følgende typer som deretter velges som standard når brukere deler filer og mapper:

• Alle med koblingen – Velg dette alternativet hvis du forventer å gjøre mye uautorisert fil- og mappedeling. Hvis du vil tillate alle koblinger, men er bekymret for utilsiktet uautorisert deling, bør du vurdere ett av de andre alternativene som standard. Denne koblingstypen er bare tilgjengelig hvis du har aktivert Alle som deler.
• Bare personer i organisasjonen – Velg dette alternativet hvis du forventer at de fleste fil- og mappedelinger skal være med personer i organisasjonen.
• Bestemte personer – Vurder dette alternativet hvis du forventer mye fil- og mappedeling med gjester. Denne typen kobling fungerer med gjester og krever at de godkjenner.

Slik angir du standard koblingsinnstillinger for SharePoint og OneDrive

1. Gå til Deling i administrasjonssenteret for SharePoint.
2. Velg standard delingskobling du vil bruke, under Fil- og mappekoblinger.
3. Hvis du har gjort endringer, klikker du Lagre.

Hvis du vil angi tillatelsen for delingskoblingen, kan du velge tillatelsen som er valgt som standard for deling av koblinger, under Velg tillatelsen som er valgt som standard.

1. Velg Vis hvis du ikke vil at brukerne skal gjøre endringer i filer og mapper.
2. Velg Rediger hvis du vil tillate brukere å gjøre endringer i filer og mapper.

Du kan også velge et utløpstidspunkt for Alle-koblinger.

Slik angir du tillatelser for koblinger som tillater deling med hvem som helst

1. Under disse koblingene kan du gi disse tillatelsene: underrute,
   1. Fra rullegardinlisten Filer ,
      • Velg Vis og rediger hvis du vil tillate uautoriserte brukere å gjøre endringer i filene.
      • Velg Vis hvis du ikke vil at uautoriserte brukere skal gjøre endringer i filene.
   2. Fra rullegardinlisten Mapper ,
      • Velg Vis, rediger og last opp hvis du vil tillate uautoriserte brukere å gjøre endringer i mappene.
      • Velg Vis hvis du ikke vil at brukere som ikke er godkjente, skal gjøre endringer i mappene.

Delingsinnstillinger for SharePoint-områdenivå

Hvis du deler filer og mapper som er på et SharePoint-nettsted, må du også kontrollere innstillingene for deling på nettstedsnivå for dette nettstedet.

Slik angir du innstillinger for deling på områdenivå

1. Utvid Områder i den venstre navigasjonsruten i administrasjonssenteret for SharePoint, og velg Aktive områder.
2. Velg området for gruppen du nettopp opprettet.
3. Velg Flere delingsinnstillinger på Innstillinger-fanen.
4. Sørg for at deling er satt til Alle eller Nye og eksisterende gjester.
5. Hvis du har gjort endringer, velger du Lagre.

Inviter brukere

Innstillinger for gjestedeling er nå konfigurert. slik at brukere nå kan dele filer og mapper med personer utenfor organisasjonen. Se Dele OneDrive-filer og -mapper og Dele SharePoint-filer eller -mapper for mer informasjon.

Se også

Anbefalte fremgangsmåter for deling av filer og mapper med uautoriserte brukere

Begrens utilsiktet eksponering for filer når du deler med gjester

SharePoint- og OneDrive-integrering med Microsoft Entra B2B