Planlegg organisasjons- og livssyklusstyring for Microsoft 365-grupper og Microsoft Teams

Microsoft 365 Groups har et omfattende sett med verktøy for å implementere styringsfunksjonene organisasjonen krever.

Den følgende delen beskriver funksjonene, anbefaler anbefalte fremgangsmåter og gir veiledning for å stille de riktige spørsmålene for å bestemme kravene for styring, og hvordan du oppfyller dem.

Kontrollere hvem som kan opprette Microsoft 365-grupper

Microsoft 365-grupper kan opprettes av sluttbrukere fra flere endepunkter, inkludert Outlook, SharePoint, Teams og andre miljøer. Oppretting av et team oppretter alltid en Microsoft 365-gruppe, så å styre Microsoft 365 Groups livssyklus styrer også livssyklusen til teamene i Microsoft Teams.

Vi anbefaler på det sterkeste selvbetjening for å styrke gruppeeiere og hjelpe brukere med å få arbeidet gjort enklere. Begrensning av oppretting av grupper og team kan redusere produktiviteten til brukerne fordi mange Microsoft 365-tjenester krever at grupper opprettes for at tjenesten skal fungere.

Vurder følgende styringsalternativer for oppretting av grupper:

• Hvis du vil begrense gruppespredning, kan du bruke utløpspolicyer for grupper til automatisk å slette grupper som ikke brukes.
• Begrens oppretting av grupper til medlemmer av en sikkerhetsgruppe med dynamisk medlemskap som for eksempel inneholder alle heltidsansatte.
• Begrens oppretting av grupper til en sikkerhetsgruppe, og krev at brukerne fullfører opplæringen i organisasjonens policyer for gruppebruk for å bli medlemmer av sikkerhetsgruppen.

Hvis du vil begrense hvem som kan opprette grupper, kan du se Administrere hvem som kan opprette Microsoft 365-grupper for informasjon om hvordan du konfigurerer dette.

Grupper sletting, gjenoppretting og arkivering

Når en Microsoft 365-gruppe slettes, beholdes den som standard i 30 dager. Denne 30-dagers perioden kalles «myk sletting» fordi du fortsatt kan gjenopprette gruppen. Etter 30 dager slettes gruppen og det tilknyttede innholdet permanent og kan ikke gjenopprettes.

Hvis du har oppbevaringspolicyer på plass for å beholde chat, filer eller e-post, beholdes disse elementene etter at gruppen er slettet. Se Finn ut mer om oppbevaringspolicyer for mer informasjon.

Hvis du vil slette en gruppe, men beholde innholdet fra én eller flere av de gruppetilkoblede tjenestene, kan du se Arkivgrupper, team og Viva Engage for informasjon.

Policy for navngivning av grupper

En policy for navngivning av grupper kan hjelpe deg med å styre grupper på to måter:

• En prefiks-/suffiksnavnepolicy kan brukes til å fremtvinge faste strenger eller Microsoft Entra attributter i begynnelsen eller slutten av et gruppenavn og den tilknyttede e-postadressen. Ved å gjøre dette kan du sikre inkludering av for eksempel avdelingsnavn eller områder i gruppenavn.
• En policy for blokkerte ord kan sikre at bestemte ord, for eksempel navnene på ledere, ikke brukes i gruppenavn.

Navngivningspolicyer brukes når grupper opprettes fra en av de gruppetilkoblede tjenestene.

Hvis du vil bruke navngivningspolicyer for grupper, kan du se Microsoft 365 Groups policy for navngivning.

Policy for gruppeutløp

Du kan angi en utløpsperiode, og alle grupper som når slutten av denne perioden, og som ikke fornyes, slettes. Utløpsperioden begynner når gruppen opprettes, eller på datoen den sist ble fornyet.

Når du har angitt at grupper skal utløpe:

• Eiere av gruppen blir varslet om å fornye gruppen etter hvert som utløpsdatoen nærmer seg.
• Aktive grupper fornyes automatisk.
• Alle grupper som ikke fornyes, slettes.
• Alle grupper som slettes, kan gjenopprettes innen 30 dager av gruppeeierne eller en global administrator.

Utløpspolicyer er en god måte å begrense gruppespredning på ved å sikre at grupper som ikke lenger er i bruk, slettes. Hvis du vil opprette en utløpspolicy for gruppe, kan du se Microsoft 365 Groups utløpspolicy.

Beslektede emner

Anbefalinger for planlegging av samarbeidsstyring

Opprett samarbeidsstyringsplanen

Fjerne en tidligere ansatt og sikre data