Send dokumenter og e-poster

Du kan enkelt dele informasjon og dokumenter, for eksempel ordrer og bestillinger samt fakturaer, via e-post direkte fra Business Central, uten å måtte åpne en e-postapp.

Du kan sende nesten alle typer dokumenter som PDF-vedlegg. Du kan også definere et rapportoppsett som inneholder informasjon fra dokumentet i e-postteksten, sammen med tekst som gjør e-posten mer brukervennlig, for eksempel en standardhilsen. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Administrere rapport- og dokumentoppsett.

Når du sender fakturaer, kan du gjøre det enklere for kunder å betale med en betalingstjeneste, for eksempel PayPal, ved automatisk å legge til informasjon og en kobling til tjenesten i e-posten. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Aktivere kundebetalinger gjennom betalingstjenester.

Hvis du vil aktivere e-postmeldinger fra Business Central, starter du den assisterte oppsettveiledningen Konfigurer e-post. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Konfigurer e-post.

Obs!

Business Central støtter bare kommunikasjon med utgående e-post. Du kan ikke motta svar innenfra appen.

Sende dokumenter i e-post

Denne fremgangsmåten beskriver hvordan du knytter en bokført salgsfaktura til en e-postmelding som en PDF-fil, og med dokumentspesifikk e-posttekst. Trinnene er de samme for andre dokumenter.

1. Velg ikonet og angi Bokførte salgsfakturaer, og velg deretter den relaterte koblingen.

2. Velg fakturaen, og velg handlingen Skriv ut / send og deretter Send via e-post.

3. I feltet E-post velger du Ja (spør om innstillinger). Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Definere en profil for dokumentsending.

   Hvis E-post-feltet på siden Send dokument til er satt til Ja (spør om innstillinger), vil siden Send e-post åpnes forhåndsutfylte med kontaktpersonen i Til-feltet og dokumentet vedlagt som en PDF-fil. I Brødtekst-feltet kan du angi tekst manuelt eller du kan la feltet fylles ut med en dokumentspesifikk brødtekst for e-post, som du har definert.

4. Velg OK-knappen.

5. Angi en gyldig e-postadresse i Til-feltet. Standardverdien er kundens e-postadresse.

6. Angi en beskrivende emnetekst i Emne-feltet. Standardverdien er kundenavnet og fakturanummeret.

7. Den genererte fakturaen legges som standard ved som en PDF-fil i Vedlegg-feltet.

8. Skriv inn en kort melding til mottakeren i Tekst-feltet.

   Hvis en dokumentspesifikk tekst i en e-post er konfigurert på siden Rapportvalg – salg, fylles Brødtekst-feltet ut automatisk. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Definer gjenbrukbare e-tekster og oppsett.

9. Velg OK for å sende e-postmeldingen.

Obs!

Hvis du ikke vil angi e-postinnstillinger hver gang du sender et dokument via e-post, kan du velge alternativet Ja (bruk standardinnstillinger) i E-post-feltet på siden Send dokument til. I så fall åpnes ikke siden Send e-post. Se trinn 4. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Definere en profil for dokumentsending.

Slik skriver og sender du en e-post

Du kan raskt skrive e-postmeldinger for kontakter, kunder, leverandører, selgere/innkjøpere og bankkontoer direkte fra sidene for disse enhetene. Velg Behandle og Send e-post for å åpne redigeringsprogrammet for e-post. Når det gjelder bankkonti, er handlingen Send e-post under Handlinger.

Tips

Hvis du ofte sender e-postmeldinger som ligner, eller vil sende en massekommunikasjon, for eksempel for å annonsere en salgskampanje, kan du bruke Word-maler med e-post til å gjøre prosessen raskere. Du kan opprette en mal for en enhet, for eksempel kunder, leverandører og kontakter, som vil generere innholdet i en e-postmelding for deg og til og med tilpasse innholdet for mottakeren basert på data i Business Central. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Bruk Word-maler til massekommunikasjon.

Legg ved et dokument i en e-post

Det finnes flere måter å legge ved dokumenter i e-poster på.

Hvis du er tildelt et e-postscenario som gjelder enheten du sender e-postmeldingen til eller dokumentet du sender, kan et vedlegg automatisk legges til meldingen. Dette skyldes at et standardvedlegg er tildelt e-postscenarioet. Du kan slette vedlegget hvis du ikke vil sende det med meldingen. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Tilordne e-postscenarioer til e-postkontoer.

Bruk følgende handlinger for å legge ved en fil i redigeringsprogrammet for e-post:

• Velg Legg til fil for å velge en fil.
• Velg Legg til filer fra standardutvalg hvis du vil legge til en fil som er tilknyttet e-postscenarioet manuelt.
• Velg Legg til fil fra kildedokument for å velge en fil som er knyttet til dokumentet du arbeider med. Filene er enten knyttet til selve dokumentet eller en eller flere av linjene.

Dokumenter merket som skrevet ut når de sendes

Noen dokumenter i Business Central har et felt som angir hvor mange ganger dokumentet er skrevet ut. Nummeret i dette feltet oppdateres også hvis du sender dokumentet via e-post fordi det genereres en PDF-fil for det. Nummeret oppdateres selv om du ikke sender e-posten.

Sendte e-poster og e-postutboksen

Business Central lagrer e-postene du sender, på siden Sendte elementer. Det gjør at du kan sende e-poster på nytt eller videresende dem til andre. Hvis du ikke finner en e-post i de sendte elementene, ser du etter den på siden E-postutboks.

Obs!

Avhengig av utvidelsen som selskapet ditt for e-post, kan administratorer se en liste over meldinger som alle har sendt, men ikke innholdet i meldingene

E-postutboksen er stedet der du finner e-postene du har lagret som kladd, og e-postene som ikke kan sendes, for eksempel hvis e-postadressen er ugyldig. For meldinger som ikke er sendt, kan du velge Vis feil eller Undersøk feil for å feilsøke problemet.

Se også

Administrer rapport- og dokumentoppsett
Konfigurere e-post
Fakturer salg
Arbeid med Business Central

Finn nettlæringsmoduler for Business Central her