Arbeid med finanskladder

De fleste finanstransaksjoner bokføres i Finans via dokumenter, for eksempel kjøpsfakturaer eller ordrer. Du kan imidlertid også behandle forretningsaktiviteter som:

• Kjøp
• Betalinger
• Bruk av gjentakende kladder til å bokføre avsetninger
• Refundering av ansattutgifter ved å bokføre kladdelinjer i kladder

De fleste kladder er basert på finanskladden, og du kan behandle alle transaksjonene på siden Finanskladd. Finn ut mer på Bokfør transaksjoner direkte i Finans.

Du kan for eksempel bruke Bokfør ansattutgifter for refusjon. Finn ut mer på Registrere og refundere ansattes utgifter.

Business Central tilbyr også kladder som er tilpasset for bestemte typer transaksjoner, som Utbetalingskladd, til å registrere betalinger. Finn ut mer under Registrere betalinger og refusjoner i utbetalingskladden.

Du bruker finanskladder til å bokføre finanstransaksjoner til finanskontoer og ulike andre kontoer. De andre kontoene inkluderer bank-, kunde-, leverandør- og ansattkontoer. Bokføring med en finanskladd oppretter poster på finanskontoer selv om du for eksempel bokfører en kladdelinje for en kundekonto. Posten bokføres på en samle konto for finans via en bokføringsgruppe.

Opplysningene du angir i en kladd, er midlertidige og kan endres mens de fortsatt befinner seg i kladden. Når du bokfører kladden, overføres opplysningene til poster i individuelle konti, der de ikke kan endres. Du kan imidlertid oppheve utligningen av bokførte poster, og du kan bokføre tilbakeførings- eller korrigeringsposter. Finn ut mer under Tilbakefør kladdebokføringer og angre mottak/leveringer.

Obs!

I finanskladden vises bare et begrenset antall felt på kladdelinjen som standard. Hvis du vil vise flere felt, som Kontotype-feltet, velger du Vis flere kolonner-handlingen. Hvis du vil skjule de andre feltene igjen, velger Vis færre kolonner-handlingen. Når du ser færre kolonner, brukes samme bokføringsdato for alle linjer. Hvis du vil ha flere bokføringsdatoer for samme kladdepost, velger du Vis flere kolonner-handlingen.

Legg til kontekst i finanskladdetransaksjoner

Når du oppretter en kladd, kan du legge til koblinger som gir kontekst til transaksjonene. Når du bokfører kladden, kopierer Business Central koblingene til den bokførte kladden og postene som kladden oppretter. Hvis du for eksempel oppgir koblinger, kan det bli enklere for revisoren. Hvis du oppbevarer bilder av utgiftskvitteringene på selskapets Sharepoint-nettsted, kan du legge til koblinger til filene. Når du bokfører kladden for å sende inn utgiftene, kan revisoren raskt få tilgang til kvitteringsfilene.

Bruk kladder og kladdemaler

Det finnes flere finanskladdemaler. Hver kladdemal er representert på en egen side med bestemte funksjoner og feltene som er nødvendige for å støtte disse funksjonene, for eksempel siden Betalingsavstemmingskladd for å behandle betalinger og Betalingskladd for å betale leverandører eller gi ansatte refusjon. Finn ut mer under Foreta betalinger og Avstem kundebetalinger med innbetalingskladden eller fra kundeposter.

Du kan definere dine egne personlige kladder som en kladd for hver enkelt kladdemal. Du kan for eksempel definere din egen kladd for betalingskladden som har personlig oppsett og innstillinger. Tipset nedenfor er et eksempel på hvordan du kan tilpasse en kladd.

Tips

Hvis du merker av for Foreslå motkontobeløp på linjen for den kladden på siden Finanskladder, vil deretter for eksempel Beløp-feltet på finanskladdelinjer for samme dokumentnummer, automatisk forhåndsutfylles med verdien som kreves for å balansere dokumentet. Finn ut mer under La Business Central foreslå verdier.

Tips

Du kan legge til eller fjerne felter i kladder ved å tilpasse dem. Finn ut mer under Tilpass arbeidsområdet.

Validere finanskladder

Du kan aktivere en bakgrunnskontroll som bidrar til å forhindre forsinkelser ved bokføring. Sjekken gir deg beskjed når en feil i finanskladden du arbeider på, hindrer deg i å bokføre kladden. På siden Finanskladd kan du velge Bakgrunnsfeilkontroll for at Business Central skal validere finanskladder, for eksempel finans- eller utbetalingskladder, mens du arbeider med dem.

Når du aktiverer valideringen, viser faktaboksen Kladdkontroll feil i nåværende linje og i hele kladden. Valideringen skjer når du laster inn en finanskladd, og når du velger en annen kladdelinje. Flisen Totalt antall problemer i faktaboksen viser totalt antall problemer som Business Central har funnet, og du kan velge den for å åpne en oversikt over problemene.

Du kan bruke handlingene Vis linjer med problemer og Vis alle linjer for å veksle mellom kladdelinjer som har eller ikke har problemer. Faktaboksen Kladdelinjedetaljer gir rask oversikt over og tilgang til data fra kladdelinjer, for eksempel finanskonto, kunde eller leverandør samt bokføringsoppsettet for bestemte kontoer.

Kontroller data i dokumenter og kladder mens du arbeider

I 2022 lanseringsbølge 1 vi innførte en funksjon som validerer dataene du angir i dokumenter og kladder, mens du angir dem. Hvis du for eksempel aktiverer denne funksjonen, unngår du at det oppstår feil i dataregistreringen eller når du ikke kan bokføre noe på grunn av en feil.

Administratoren kan aktivere funksjonen Funksjon: Kontroller dokumenter og kladder mens du arbeider på siden Funksjonsbehandling. Etterpå vil du motta en melding når du åpner en side for å begynne å arbeide med et dokument eller en kladd. Hvis du vil begynne å bruke funksjonen, velger du koblingen Aktiver denne for meg i varslingen.

Hvis du aktiverer funksjonen, viser faktaboksen enten en Kontroller dokument- eller Kontroller kladd-faktaboksen, avhengig av hvilken type dokument du arbeider med. Faktaboksen viser feilene på siden slik at du raskt kan løse dem.

Hvis du finner ut at du ikke trenger funksjonen, kan du deaktivere den på to måter:

• For kladder deaktiverer du Aktiver datakontroll på siden Finansoppsett.
• For dokumenter fjerner du merket for Vis faktaboksen Dokumentkontroll på siden Mine varslinger.

Forstå hovedkontoer og motkontoer

Hvis du definerte standard motkontoer for kladdene, blir motkontoen på siden Finanskladder fylt ut automatisk når du fyller ut Kontonr.-feltet. Hvis ikke fyller du ut feltene Kontonr. og Motkontonr. manuelt. Et positivt beløp i Beløp-feltet debiteres hovedkontoen og krediteres motkontoen. Et negativt beløp krediteres hovedkontoen og debiteres motkontoen.

Obs!

Mva beregnes separat for hovedkontoen og motkontoen, så de kan bruke ulike mva-prosentsatser.

Arbeid med gjentakelseskladder

En gjentakende kladd er en finanskladd med spesifikke felter for håndtering av transaksjoner du bokfører ofte, med få eller ingen endringer. Det kan for eksempel være transaksjoner for utgifter som leie, abonnementer, elektrisitet og varme. Ved hjelp av gjentakende kladder kan du bokføre faste og variable beløp og angi automatiske tilbakeføringsposter for dagen etter bokføringsdatoen. Med tildelingsnøkler kan du også dele gjentakende poster mellom flere kontoer. Finn ut mer under Fordele gjentakelseskladden til flere kontoer.

Når kladden er en gjentakende kladd, oppretter du postene som du bokfører jevnlig, én gang. Kontoer, dimensjoner og dimensjonsverdier og så videre blir for eksempel liggende i kladden etter bokføring. Hvis det trengs endringer, kan du gjøre det hver gang du bokfører.

Feltet Gjentakelsesprinsipp

Feltet Gjentakelsesprinsipp er viktig. Det angir hvordan beløpet på kladdelinjen skal behandles etter bokføring. Du kan for eksempel velge å la beløpet stå hvis du skal bruke samme beløp hver gang du bokfører linjen. Hvis du vil bruke samme konto og tekst på linjen, men vil at beløpet varierer hver gang du bokfører, kan du slette beløpet etter bokføring.

Til	Se
F Fast	Beløpet på kladdelinjen blir stående etter bokføring. Linjer med beløp på null beholdes i kladden, men bokføres ikke. Du kan oppdatere beløpet i en senere kjøring.
V Variabel	Beløpet på kladdelinjen slettes etter bokføring.
S Saldo	Det bokførte beløpet i kontoen på linjen fordeles til kontoene som er angitt for linjen, i tabellen Fordeling. Saldoen på kontoen blir nullstilt. Husk å fylle ut feltet Andel i pst. på siden Fordelinger. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Fordeler gjentakelseskladden til flere konti.
FT Fast med tilbakeføring	Beløpet på kladdelinjen består etter bokføring og en motpost bokføres på den etterfølgende dato.
VT Variabel med tilbakeføring	Beløpet på kladdelinjen blir slettet etter bokføring og en motpost bokføres på den etterfølgende dato.
ST Saldo med tilbakeføring	Det bokførte beløpet i kontoen på linjen blir fordelt til kontoene som er angitt for linjen, på siden Fordelinger. Saldoen på kontoen blir satt til null, og en motpost bokførtes på den etterfølgende datoen.
BD-saldo etter dimensjon	Kladdelinjen fordeler kostnader på grunnlag av saldoen på en finanskonto per dimensjon. Du blir bedt om å angi at dimensjonsfiltrene skal brukes til å beregne saldoen på finanskontoen per dimensjon som du vil fordele kostnader fra. Du kan eventuelt velge handlingen Angi dimensjonsfiltre senere.
RBD Saldo med tilbakeføring etter dimensjon	Kladdelinjen fordeler kostnader på grunnlag av saldoen med tilbakeføring på en finanskonto per dimensjon. Du blir bedt om å angi at dimensjonsfiltrene skal brukes til å beregne saldoen på finanskontoen per dimensjon som du vil fordele kostnader fra. Du kan også velge handlingen Angi dimensjonsfiltre senere.

Obs!

Mva. feltene kan fylles ut på gjentakelseskladdelinjen eller på fordelingskladdelinjen, men aldri på begge. Det vil si at disse feltene bare kan fylles ut på siden Fordelinger hvis tilsvarende linjer i gjentakelseskladden ikke er fylt ut.

Feltet Gjentakelsesintervall

Dette datoformelfeltet angir hvor ofte posten på kladdelinjen skal bokføres, og det må fylles ut. Finn ut mer under Bruk datoformler.

Eksempler

Hvis kladdelinjen skal bokføres hver måned, setter du inn 1M. Etter hver bokføring vil datoen i feltet Bokføringsdato bli oppdatert til samme dato neste måned.

Hvis du vil bokføre en post på den siste dagen i hver måned, kan du gjøre en av følgende handlinger:

• Bokfør den første post siste dag i måneden ved å angi 1D+1M-1D (1 dag + 1 måned - 1 dag). Ved hjelp av denne formelen beregnes bokføringsdatoen riktig uansett hvor mange dager det er i måneden.

• Bokfør den første posten på hvilken som helst dag i måneden ved å angi 1M+NM. Ved hjelp av denne formelen vil bokføringsdatoen være etter én hel måned, pluss de resterende dagene av denne måneden.

Feltet Utløpsdato/-klokkeslett

Dette feltet angir når linjen skal bokføres for siste gang. Linjen tas ikke med i bokføringen etter denne datoen.

Fordelen med å bruke feltet Utløpsdato er at linjen ikke slettes fra kladden med en gang. Du kan angi en senere dato slik at du kan bruke linjen i fremtiden.

Hvis feltet er tomt, bokføres linjen hver gang du bokfører, helt til du sletter den fra kladden.

Fordele gjentakelseskladden til flere kontoer

På siden Gjentakende finanskladd kan du velge Fordelinger-handlingen for å angi hvordan beløp på gjentakelseskladdelinjen skal tildeles flere kontoer og dimensjoner. Tildeling fungerer som motkontolinje til gjentakende kladdelinje.

I likhet med gjentakende kladder angir du en tildeling én gang, og den forblir i tildelingskladden etter bokføring. Du trenger ikke å angi beløp og tildelinger hver gang du bokfører gjentakende kladdelinje.

Hvis Saldo eller Saldo med tilbakeføring er angitt for det gjentakende prinsippet i den gjentakende kladden, tas det ikke hensyn til dimensjonsverdikoder i den gjentakende kladden når kontoen nullstilles. Hvis du i tildelingskladden fordeler en gjentakelseskladdelinje til dimensjonsverdier på siden Fordelinger, blir det bare opprettet én post i tilbakeføringen.

Obs!

Du må ikke angi samme kode på siden Tildelinger hvis du fordeler en gjentakende kladdelinje som inneholder en dimensjonsverdikode. Hvis du gjør det, vil dimensjonsverdiene bli feile.

Hvis du vil tildele gjentakende kladdebeløp basert på dimensjoner, setter du feltet Gjentakelsesprinsipp til Saldo etter dimensjon eller Saldo med tilbakeføring etter dimensjon. Hvis Saldo etter dimensjon eller Saldo med tilbakeføring etter dimensjon er angitt for det gjentakende prinsippet i den gjentakende kladden, tas det hensyn til dimensjonsverdikoder i den gjentakende kladden når kontoen nullstilles. Hvis du tildeler en gjentakende linje til dimensjonsverdier på Tildelinger-siden, opprettes det tilbakeførende poster som samsvarer med antall dimensjonsverdikombinasjoner som saldoen består av. Hvis du fordeler kontosaldoen gjennom en gjentakende kladd som inneholder en dimensjonsverdikode, må du huske å bruke Saldo etter dimensjon eller Saldo med tilbakeføring etter dimensjon for å sikre at dimensjonsverdiene balanseres eller tilbakeføres riktig fra kildekontoen.

Det kan for eksempel være at selskapet ditt har et par konsern og noen avdelinger som kontrollører definerte som dimensjoner. Når du skal registrere kjøpsfakturaen raskere, bestemmer du deg for å kreve at leverandørens assistenter bare skal fylle ut konserndimensjoner. Ettersom hver forretningsenhet har spesifikke fordelingsnøkler for avdelingsdimensjonen, for eksempel basert på antall ansatte, kan du bruke de gjentakende metodene BD Saldo etter dimensjon eller RBD Saldo med tilbakeføring etter dimensjon for å tildele utgifter på nytt for hvert konsern, til de riktige avdelingene basert på tildelingsnøklene.

Obs!

Dimensjoner du angir på tildelinglinjer, beregnes ikke automatisk, og du må angi hvilke dimensjonsverdier som skal angis på tildelingskontoene. Hvis du vil beholde koblingen mellom kildekontodimensjonen og fordelingskontodimensjonen, anbefaler vi at du bruker Kostregnskap-funksjonene i stedet.

Eksempel: Fordele leiebetalinger til ulike avdelinger

Husleie betales månedlig, så du angir beløpet i kassakontoen på en gjentakende kladdelinje. På siden Tildelinger kan du bruke dimensjonen Avdeling til å fordele utgiftene på flere avdelinger. I henhold til antall kvadratmeter som hver avdeling opptar, kan dette for eksempel være kvadratfot. Beregningen er basert på tildelingsprosenten på hver linje. Du kan tildele på ulike måter:

• Angi ulike kontoer på ulike tildelingslinjer for å dele leieutgift på flere kontoer.
• Angi samme konto, men bruk forskjellige dimensjonsverdikoder for Avdeling-dimensjonen på hver linje.

Tilbakeføre kladder for å korrigere feil

Når du arbeider med kladder som har mange linjer, og noe går galt, er det viktig å ha en enkel måte å rette opp feil på. Siden Bokført finanskladd inneholder et par handlinger som kan hjelpe.

• Kopier valgte linjer til kladd - Kopier bare de linjene du velger.
• Kopier finansjournal til kladd - Kopier alle linjer som tilhører samme finansjournal.

Med disse handlingene kan du opprette en kopi av en finanskladdelinje eller en kladd, og deretter angi følgende:

• Kladden som linjene skal kopieres til
• Om med motsatte fortegn (en tilbakeføringskladd)
• En annen bokføringsdato eller et annet bilagsnummer

Hvis du vil tillate at kladder kopieres til bokførte finanskladder, merker du av for Kopier til bokførte kld.linj. på sidene Finanskladdemaler eller Finanskladd. Når du har tillatt å kopiere bokførte finanskladder, kan du om nødvendig deaktivere kopiering for bestemte kladder.

Beregn tilbakeføringsdatoen

Når du bruker gjentakende finanskladder til å bokføre justeringer på slutten av en periode, er det viktig å ha full kontroll over tilbakeføringsposter. På siden Gjentakende finanskladder gjør feltet Beregning av tilbakeføringsdato at du kan kontrollere datoen som tilbakeføringsposter bokføres på når omvendte gjentakelsesmetoder brukes.

Eksempel

Justeringer bokføres vanligvis med gjentakelsesprinsippene fast, variabel eller saldo på kladdelinjen. Bokføringsdatoen for det bokførte beløpet på kontoen på kladdelinjen beregnes ved hjelp av gjentakelsesintervallet. Bokføringsdatoen for motposten beregnes ved hjelp av feltet Beregning av tilbakeføringsdato, som følger:

• Hvis feltet er tomt, bokføres motposten neste dag.
• Hvis feltet inneholder en datoformel (f.eks. 5D for fem dager), bokføres motposten med en bokføringsdato som beregnes ved hjelp av beregningen av tilbakeføringsdato.

Obs!

Feltet Beregning av tilbakeføringsdato er ikke tilgjengelig på siden Gjentakende finanskladder som standard. Hvis du vil bruke feltet, må du legge det til ved å tilpasse siden. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Tilpasse arbeidsområdet.

Arbeid med standardkladder

Når du oppretter kladdelinjer som du vet at du sannsynligvis vil opprette igjen senere, kan du lagre dem som en standardkladd før du bokfører kladden. Det samme gjelder varekladder og finanskladder.

Obs!

Standardkladder kan ikke inneholde alle feltene du vil ta med i postene som opprettes. Hvis du for eksempel bruker en standard finanskladd til å registrere en betaling, inneholder ikke postene feltet Betalingsmåte – kode.

Obs!

Den følgende fremgangsmåten dreier seg om varekladden, men informasjonen gjelder også finanskladden.

Slik lagrer du som standardkladd

1. Velg ikonet og angi Varekladder og velg den relaterte koblingen.

2. Legg inn én eller flere kladdelinjer.

3. Velg kladdelinjene du vil bruke på nytt.

4. Velg handlingen Lagre som standardkladd.

5. På forespørselssiden Lagre som standard varekladd definerer du en ny eller eksisterende standard varekladd som linjene skal lagres i.

   Hvis du har en eller flere standard varekladder og vil erstatte en av dem med det nye settet med varekladdelinjer, velger du varekladden i feltet Kode.

6. Velg OK for å bekrefte at du vil erstatte innholdet i den eksisterende standardvarekladden.

7. Hvis du vil lagre verdiene i feltet Enhetsbeløp i standardvarekladden, velger du Lagre enhetsbeløp-felt.

8. Hvis du vil lagre verdiene i feltet Antall, velger du Lagre antall-feltet.

9. Velg OK for å lagre standardvarekladden.

Når du lagrer standardvarekladden, vises siden Varekladd slik at du kan bokføre den.

Bruke en standardkladd på nytt

Obs!

Standardkladder har ikke alltid de samme feltene som finanskladder. Når du bruker handlingen Hent standardkladd til å kopiere feltene til finanskladden, kan finanskladden ha mer informasjon enn hvis du opprettet den manuelt.

1. Velg ikonet og angi Varekladder og velg den relaterte koblingen.

2. Velg handlingen Hent standardkladder.

3. Hvis du vil se nærmere på en standard varekladd før du velger å bruke den på nytt, velger du handlingen Vis kladd.

   Endringer som gjøres i en standard varekladd, implementeres umiddelbart, og det tas vare på endringene til neste gang du åpner standardvarekladden eller bruker den på nytt. Vær sikker på at endringen er viktig nok til å gjelde generelt. I motsatt fall gjør du den ønskede endringen i varekladden etter at linjene fra standardvarekladden er lagt til. Se trinn 4.

4. På siden Standard varekladder velger du den standard varekladden du vil bruke på nytt, og deretter velger du OK.

   Varekladden inneholder linjene du lagret. Hvis det allerede finnes linjer i varekladden, vises de nye linjene etter dem.

   Hvis du ikke slo på vekslebryteren Lagre enhetsbeløp da du lagret kladden, inneholder feltet Enhetsbeløp på linjer som er lagt til fra standard kladden, verdien fra feltet Enhetskost på varekortet.

   Obs!

   Hvis du har slo på vekslebryterne Lagre enhetsbeløp eller Lagre antall da du lagret kladden, må du kontrollere at de nye verdiene er riktige før du bokfører varekladden.

   Hvis de innsatte varekladdelinjene inneholder lagrede enhetsbeløp du ikke vil bokføre, kan du justere verdien til gjeldende verdi for varen.

5. Velg varekladdelinjene du vil justere, og velg deretter handlingen Beregn enhetsbeløp på nytt. Denne handlingen oppdaterer Enhetsbeløp-feltet med gjeldende enhetskost for varen.

6. Velg handlingen Bokfør.

Nummerere bilagsnumre i kladder på nytt

Hvis du vil unngå bokføringsfeil på grunn av rekkefølgen på bilagsnumrene, kan du bruke handlingen Nummerer bilagsnumre på nytt før du bokfører en kladd.

I alle kladdene som er basert på finanskladden, kan feltet Bilagsnr. redigeres, slik at du kan angi forskjellige bilagsnumre for ulike kladdelinjer eller det samme bilagsnummeret for relaterte kladdelinjer.

Hvis feltet Nummerserie i den satsvise jobben for kladden er fylt ut, vil deretter posteringsfunksjonen i finanskladder kreve at bilagsnummeret på individuelle eller grupperte kladdelinjene er i sekvensiell rekkefølge. Bare velg handlingen Nummerer dokumentnumre på nytt så oppdateres de relevante Dokumentnr.-feltene. Hvis relaterte linjer grupperes etter bilagsnummer før du brukte funksjonen, forblir de gruppert, men kan tildeles til et annet bilagsnummer.

Denne funksjonen fungerer også for filtrerte visninger.

Ny nummerering av dokumenter respekterer relaterte programmer, for eksempel en betalingsutligning som er utført fra dokumentet på kladdelinjen til en leverandørkonto. Dette betyr at feltet Utlignings-ID og Utligningsbilagsnr. oppdateres på finanspostene.

Slik nummererer du dokumentnumre i kladder på nytt

Følgende fremgangsmåte er basert på siden Finanskladd, men gjelder for alle andre kladder som er basert på finanskladden, for eksempel siden Utbetalingskladd.

1. Velg ikonet og angi Finanskladder, og velg deretter den relaterte koblingen.
2. Når du er klar til å bokføre kladden, velger du handlingen Nummerer dokumentnumre på nytt.

Verdier i feltet Bilagsnr. endres der det er nødvendig, slik at bilagsnummeret på individuelle eller grupperte kladdelinjer er i sekvensiell rekkefølge. Når dokumenter er nummerert på nytt, kan du bokføre kladden.

Se også

Bokfør transaksjoner direkte i finans
Tilbakefør kladdebokføringer og angre mottak/leveringer
Fordele kostnader og inntekter
Finans
Arbeid med Business Central
Lukke åpne vareposter som er resultat av fast utligning i varekladden
Revaluere beholdning i revalueringskladden
Telle, justere og reklassifisere lagerbeholdning ved hjelp av kladder
Avstem kundebetalinger med innbetalingskladden eller fra kundeposter
Avstemme leverandørbetalinger med utbetalingskladd eller fra leverandørposter
Arbeide med konserninterne dokumenter og kladder

Finn nettlæringsmoduler for Business Central her