Gjennomgang: Konfigurer og fakturer salgsforskudd

Denne gjennomgangen tar deg gjennom prosessen med å definere og bruke forskuddsbetalinger i Business Central. Forskuddsbetalinger er betalinger som faktureres og bokføres i en ordre eller bestilling før du posterer den endelige fakturaen. Du må for eksempel kanskje ha et innskudd før du produserer varer etter ordre, eller du må ha betaling før du sender varer til en kunde. Du kan bruke forskuddsbetalingsegenskapene til å fakturere og kreve inn innskuddfra kunder, og remittere innskudd til leverandører. På denne måten bokføres alle aktuelle betalinger mot samme faktura.

For hver kunder eller leverandør kan du angi forskuddskravene for alle alle varer eller utvalgte varer. Når du har definert forskuddsbetalinger, kan du deretter generere forskuddsfakturaer fra ordrer og bestillinger med forskuddsbeløp som er basert på oppsettet. Du kan endre beløpene på fakturaen etter behov.

Du kan for eksempel sende flere forskuddsfakturaer hvis flere varer blir lagt til i ordren.

Om denne gjennomgangen

Denne gjennomgangen leder deg gjennom følgende scenarier:

• Konfigurere forskuddsbetalinger
• Opprette en ordre der det kreves et forskudd
• Opprette en forskuddsfaktura
• Korrigere forskuddskravene i en ordre
• Utligne forskuddsbetalinger mot en ordre
• Fakturere det endelige beløpet i en ordre med forskudd

Roller

Denne gjennomgangen omfatter oppgaver for følgende roller:

• Regnskapssjef (Jenny)
• Ordrebehandler (Heidi)
• Kundeansvarlig (Magnus)

Hovedscenario

Phyllis er en regnskapssjef og gjør beslutninger om hvilke kunder som må betale depositum før varer produseres eller leveres. Jenny konfigurerer Business Central til å beregne forskuddsbetalinger automatisk.

Heidi er en ordrebehandler. Når en kunde ringer for å bestille, registrerer Susan ordren i systemet mens er kunden på telefonen. På denne måten kan Susan kontrollere priser og betalingsbetingelser med kunden umiddelbart, og hun kan foreta endringer i ordren mens hun forhandler med kunden.

Arnie arbeider i regnskapsavdelingen og bokfører fakturaer og betalinger.

I dette scenariet definerer Jenny forskuddskrav for kunden Møbelhandleren A/S basert på kreditthistorikken deres. Jenny gir Heidi instruksjoner om hvordan hun kan håndtere ordrene.

Når kunden ringer, forhandler Susan med kunden til de kommer frem til en avtalek og velger å beregne forskuddet på flere ulike måter.

Etter at Heidi har sendt forskuddsfakturaen, bestiller kunden en ekstra vare. Heidi oppdaterer ordren og oppretter en ekstra forskuddsfaktura.

Magnus registrerer kundens betaling og utligner den mot fakturaene, og deretter sender han den endelige fakturaen.

Konfigurer forskudd

Jenny konfigurerer systemet slik at det kan håndtere forskuddsbetalinger for kunder.

• Jenny bestemmer seg for å bruke samme nummerserie for forskuddsbetalinger som den som brukes for salgsfakturering.
• Jenny angir at programmet skal kontrollere om forskuddsbetalinger kreves før endelig fakturering i en ordre.
• Jenny definerer standardverdier for en obligatorisk forskuddsprosent for bestemte varer og kunder.

Følgende fremgangsmåte beskriver hvordan du fullfører oppgavene til Jenny:

Slik definerer du en nummerserie for forskuddsbetalinger:

1. Velg ikonet og angi Salgsoppsett, og velg deretter den relaterte koblingen.
2. Vis hurtigfanen Nummerserier på Salgsoppsett-siden.
3. Kontroller at nummerserien for bokførte forskuddsfakturaer i feltet Bokførte fakturanumre for forskudd er den samme som for bokførte salgsfakturaer (Bokførte fakturanr.), og at nummerserien for bokførte kreditnotaer for forskudd (Bokførte kreditnotanumre for forskudd) er den samme som for bokførte kreditnotaer (Bokførte kreditnotanr.).

Slik sperrer du leveringer ved ubetalt forskudd

1. Merk av for Kontroller forskudd ved bokføring på hurtigfanen Generelt på siden Salgsoppsett.

Nå kan du ikke levere eller fakturere en ordre som har ubetalte forskuddsbeløp.

Jenny krever at kunde 20000 som standard faktureres for et avdrag på 30 % i alle ordrer. Derfor angir Phyllis en standard forskuddsprosent på kundekortet.

Jenny krever at alle kunder faktureres for et depositum på 20 % for vare 1896-S. Kunde 20000 har en dårlig betalingshistorikk, så Phyllis krever et forskudd på 40 % fra kunde 20000 for vare 1896-S. Fremgangsmåten nedenfor viser hvordan du konfigurerer standard forskuddsprosent.

Slik tilordner du standard forskuddsprosenter til kunder og varer:

1. Velg ikonet og angir Kunder og velger den relaterte koblingen.

2. Åpne kortet for kunde 20000 (Trey Research).

3. Angi 30 i Forskuddsprosent-feltet på hurtigfanen Betalinger.

4. Velg den Beslektet-handlingen, velg menyen Salg, og velg deretter menyelementet Forskuddsprosenter for salg.

5. Fyll ut to linjer på siden Forskuddsprosenter for salg på følgende måte:

   Salgstype	Salgskode	Varenr.	Forskuddsprosent
   Kunde	20000	1896-S	40
   Kunde	20000	1900-S	30

   Tips

   Alt etter land/område må du også angi en mva-gruppekode på hurtigfanen Kostnader og bokføring for vare 1896-S. Når du bruker demoselskapet, er dette feltet allerede angitt.

6. Lukk alle sider.

Slik angir du en konto for salgsforskudd i generelt bokføringsoppsett:

1. Velg ikonet og angi Generelt bokføringsoppsett, og velg deretter den relaterte koblingen.
2. Velg linjen hvor feltet Bokføringsgruppe – firma er satt til INNLAND, og feltet Bokføringsgruppe – vare er satt til DETALJ.
3. Angi den relevante kontoen i feltet Konto for salgsforskudd. Valget lagres automatisk.

Tips

Hvis du ikke kan se feltet på siden Generelt bokføringsoppsett, bruker du det vannrette rullefeltet nederst på siden til å bla til høyre.

Opprett en ordre der det kreves et forskudd

I det følgende scenariet oppretter ordrebehandleren Heidi en ordre mens hun snakker med en kunde. Varene som kunden bestiller, krever et forskudd. Dessuten har kunden hatt noen sene betalinger tidligere. Heidi har blitt bedt om å kreve et fast beløp på 800 som en forskuddsbetaling på ordren.

Kunden ber om å få betale 35 % noe som Susan godtar og endrer ordren.

Heidi oppretter forskuddsfakturaen og sender den til kunden.

Slik oppretter du en ordre med et forskudd:

1. Velg ikonet og skriv inn Ordrer, og velg deretter den relaterte koblingen.

2. Velg handlingen Ny.

3. Velg Trey Research i feltet Kundenavn.

4. Lukk advarselen om forfalt saldo som vises.

5. Fyll ut to salgslinjer med følgende informasjon.

   Type	Nr.	Antall
   Vare	1896-S	1
   Vare	1900-S	1

   Som standard er forskuddsfeltene på salgslinjen skjult. Hvis du vil vise feltene, må du tilpasse siden. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Slik tilpasser du en side med Tilpasse-banneret.

6. Kontroller at feltet Forskuddsprosent på linjen med vare 1900-S inneholder 30. Standardverdien ble tatt fra salgshodet, som ble fylt ut fra kundekortet.

   Feltet Forskuddsprosent på linjen med vare 1896-S inneholder 40. 40 er prosentsatsen du registrerte på siden Forskuddsprosenter for salg for vare 1896-S og kunde 20000.

   Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Definere forskudd.

7. Velg Statistikk i handlingen Rekkefølge.

8. På hurtigfanen Forskuddsbetaling inneholder feltet Forskuddsbeløp eksl. mva 458.16. Hvis du oppretter en forskuddsfaktura for ordren nå, er 458,16 beløpet på fakturaen.

   I dette scenariet har Heidi fått beskjed om å foreslå et totalt forskudd på 800 for ordren.

   Viktig

   Følgende trinn gjelder kanskje ikke avhengig av land/område.

9. Endre beløpet i feltet Forskuddsbeløp eks. mva. til 800, og lukk deretter siden.

10. Når du kontroller feltet Forskuddsprosent på salgslinjene, ser du at den har blitt beregnet på nytt til 67,02438 og 67,02282.

    Den nye beregningen tar med alle linjene med en forskuddsprosent som er større enn 0.

    Nå spør kunden om forskuddsprosenten kan settes til 35 %. Heidis arbeidsleder godkjenner endringen.

11. Angi 35 i Forskuddsprosent-feltet på siden Ordre på hurtigfanen Forskudd.

12. Klikk Ja i advarselen som vises. En sats på 35 % vil bli brukt som betalingsprosent for hele ordren.

13. Kontroller at linjene har blitt oppdatert på riktig måte.

Opprett en forskuddsfaktura

Etter at Heidi har registrert de riktige forskuddsverdiene i ordren, oppretter hun forskuddsfakturaen og sender den til kunden.

Slik oppretter du en forskuddsfaktura:

1. På siden Ordre velger du Handlinger, Bokføring, Forskudd og velger deretter Bokfør og skriv ut forskuddsfaktura
2. Velg Ja-knappen for å bokføre fakturaen.

Obs!

Susan vil nå sende fakturaen til kunden.

Opprett en ekstra forskuddsfaktura

Neste dag ringer kunden Heidi og endrer ordren. Kunden vil ha to av vare 1896-S. Susan åpner ordren på nytt, oppdaterer den, og deretter oppretter hun en ekstra forskuddsfaktura i ordren og sender den til kunden.

Slik oppretter du en ekstra forskuddsfaktura:

1. På siden Ordre velger du handlingen Frigi og deretter Åpne på nytt.

2. Angi 2 i Antall-feltet på linjen for vare 1896-S.

   Velg Statistikk i handlingen Rekkefølge. Feltet Forskuddsbeløp eksl. mva inneholder nå 768,04, og feltet Fakturert forskuddsbeløp eks. mva. inneholder 417,76. Disse verdiene viser at det er et ekstra forskuddsbetalingsbeløp som ennå ikke er fakturert.

3. Hvis du vil bokføre en faktura for det ekstra forskuddsbetalingsbeløpet, velger du Handlinger, Bokføring, Forskudd og velger deretter Bokfør og skriv ut forskuddsfaktura

4. Velg Ja-knappen for å bokføre fakturaen.

Utlign forskuddsbetalingene

Kunden betaler forskuddsbeløpet. Magnus, fra regnskapsavdelingen, registrerer betalingen og utligner den mot forskuddsfakturaene.

Slik utligner du en betaling mot forskuddsfakturaene:

1. Velg ikonet og angi Innbetalingskladder og velg den relaterte koblingen.

2. Fyll ut en kladdelinje med følgende informasjon.

   Feltnavn	Angi
   Bilagstype	Betaling
   Kontotype	Kunde
   Kontonr.	20000

3. Velg handlingen Behandle og deretter Utlign poster.

4. Velg den første forskuddsfakturaen på siden Utlign kundeposter, og velg deretter handlingen Behandle og deretter Angi utlignings-ID.

5. Gjenta forrige trinn for den andre forskuddsbetalingen.

6. Velg OK-knappen.

   Beløp-feltet er nå fylt ut med summen av de to forskuddsfakturaene.

7. Hvis du vil bokføre kladden, velger du handlingen Bokfør / skriv ut og velger Bokfør.

8. Velg Ja-knappen.

Fakturer restbeløpet

Magnus har nå fått beskjed om at varene i ordren er levert, og at ordren er klar til fakturering. Magnus oppretter en faktura for ordren.

Slik fakturerer du restbeløpet:

1. Åpne ordren.

2. Velg handlingen Bokføring og Bokfør.

3. Velg Lever og fakturer og deretter OK-knappen.

4. Hvis du vil forhåndsvise fakturaen , velger du Ja-knappen.

   Obs!

   Vanligvis ville transportavdelingen allerede ha bokført leveringen.

   Arnie kan vise historikken for å bekrefte at salgsfakturaen ble opprettet som tiltenkt.

5. Velg ikonet og angi Bokførte salgsfakturaer, og velg deretter den relaterte koblingen.

Oppdater statusen for forhåndsbetalte bestillinger og fakturaer automatisk

Du kan øke bestillings- og fakturabehandlingen ved å definere jobbkøposter som automatisk oppdaterer statusen for disse dokumentene. Når en forskuddsfaktura betales, kan jobbkøposter automatisk endre dokumentstatusen fra Venter på forskudd til Frigitt. Når du definerer jobbkøpostene, er codeunits du trenger å bruke, 383 Oppdater ventende forskuddssalg og 383 Oppdater ventende forskuddskjøp. Vi anbefaler at du planlegger at postene skal kjøre ofte, for eksempel hvert minutt. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Bruk jobbkøer til å planlegge oppgaver.

Neste trinn

Denne gjennomgangen dekket gjennom trinnene for å konfigurere Business Central slik at du kan håndtere forskuddsbetalinger i det.

• Definer standard forskuddsprosenter på kunder og varer.
• Bruk forskjellige metoder til å beregne forskuddsbetalingene på en ordre.
• Beregn forskuddsbeløpet som en prosent av totalen i ordren.
• Tildel ett totalt forskuddsbeløp til ordren.

Du har også bokført en forskuddsfaktura, opprettet en ekstra forskuddsfaktura når ordren har blitt endret, og bokført den endelige fakturaen for restbeløpet.

Med forskuddsfunksjonene er det enkelt å definere og håndheve forskuddsregler for kunder og varer. Du kan også bokføre hver betaling mot en faktura.

Se også

Fakturer forskuddsbetalinger
Finans
Arbeid med Business Central
Gjennomgang av forretningsprosesser

Finn nettlæringsmoduler for Business Central her