Oversikt over å løse avvik under kontroll for fakturatotaler

Én type fakturakontrollvalidering er kontroll av fakturatotaler. For å angi at systemet skal utføre kontroll av fakturatotaler går du til siden Leverandørparametere, kategorien Fakturavalidering og setter alternativet Samsvar fakturatotaler til Ja.

Du kan bruke kontroll av fakturatotaler som hjelp for å garantere at totale fakturabeløp ikke avviker fra forventede beløp med mer enn et godkjent avvik. Seks totaler sammenlignes på siden Samsvarende detaljer for fakturatotaler. Hvis noen av totalene avviker fra den forventede tilsvarende bestillingstotalen, flagges et samsvarsavvik.

For å se gjennom fakturaen med totalsamsvarsavvik går du til arbeidsområdet Leverandørfakturaregistrering og klikker flisen Ventende fakturaer. Gå deretter til handlingsruten, velg kategorien Gjennomgang, og klikk Samsvarende detaljer. Hvis samsvarsavvik er oppdaget, vises advarselsikoner ved siden av fakturabeløpet. Du kan vise mer detaljert informasjon om totalene ved å vise samsvarende detaljer for fakturatotaler.

Når du identifiserer et avvik, kan du det hende du må kontakte leverandøren hvis mener at informasjon i fakturaen er feil. Avhengig av den resulterende avtalen med leverandøren kan du deretter gjøre ett av følgende:

• Godta prisavviket og postere fakturaen som har samsvarende avvik. Systemet kan være konfigurert til å kreve godkjenning før det kan postere hvis det finnes samsvarende avvik. I så fall må du godkjenne det samsvarende avviket og du kan eventuelt skrive inn en merknad om godkjenning. Du kan deretter velge å postere fakturaen.
• Korriger fakturabeløpet til det forventede beløpet og poster fakturaen.
• Be om at leverandøren krediterer hele beløpet og gir deg en ny, korrigert faktura.

Hvis du vil ha mer informasjon, se Undersøke/løse unntak.