Del via

Oversikt over utligning

  • Artikkel

Viktig

Deler av eller all funksjonalitet som er nevnt i denne artikkelen, er tilgjengelig som en del av en forhåndsversjon. Innholdet og funksjonaliteten kan bli endret. Hvis du vil ha mer informasjon om forhåndsversjoner, kan du se Tilgjengelighet av serviceoppdatering.

Denne artikkelen inneholder generell informasjon om utligningsprosessen. Den beskriver hvilke transaksjonstyper som kan utlignes, og tidsberegningen og prosessen for å utligne dem. Den beskriver også resultatene av utligningsprosessen.

Under utligning brukes transaksjonene fra ett dokument på transaksjonene på et annet dokument for å øke eller redusere saldoen for hvert dokument. En betaling kan for eksempel brukes på en faktura. Ulike transaksjonstyper kan utlignes, til forskjellige tider og via forskjellige metoder. Utligningsprosessen kan også generere nye transaksjoner.

Hvilke transaksjoner som kan utlignes

I Leverandører og Kunder kan utligninger forekomme mellom alle transaksjonstyper som påvirker leverandørsaldoen eller kundesaldoen. Disse transaksjonstypene kan omfatte fakturaer, betalinger, kreditnotaer og gebyrer. Alle transaksjonstyper kan utlignes mot alle andre transaksjonstyper. Du kan for eksempel utligne en betaling mot en faktura, en kreditnota mot en faktura, en faktura mot en annen faktura, og en betaling mot en betaling.

Du kan utligne betalinger mot en transaksjon i den samme juridiske enheten eller i en annen juridisk enhet. I organisasjoner som bruker en modell for sentraliserts betaling, kan sentraliserte betalinger bidra til å strømlinjeforme betalingsprosessen.

Når transaksjoner skal utlignes

Transaksjoner kan utlignes når betalinger registreres. Når du for eksempel foretar en betaling til en leverandør, velger du vanligvis hvilke fakturaer som skal betales. Når du velger fakturaer, markerer du dem for utligning mot betalingen. Når betalingsmedarbeidere for Kunder registrerer kundebetalinger, kan de merke de aktuelle fakturaene for utligning basert på informasjonen som følger med hver kundens betaling. Du bruker siden Utlign transaksjoner til å merke transaksjonene for utligning. Du kan åpne denne siden fra alle ikke-posterte fakturaer eller betalinger. Når transaksjonen posteres, posteres også utligningen.

Transaksjoner kan også utlignes etter at de er bokført. Du kan angi og postere en kundebetaling uten at den utlignes mot fakturaer. Du må kanskje sørge for at betalingen utlignes mot den riktige fakturaen før du posterer utligningen. Siden Utlign transaksjoner kan åpnes fra siden Alle kunder eller Alle leverandører, eller fra Transaksjoner-siden for en kunde eller leverandør.

Du kan også reservere posterte forskudd for en faktura ved å merke betalingen for utligning mot en bestilling eller salgsordre. I så fall vil betalingen fortsatt være en åpen saldo, men den kan ikke utlignes mot en annen faktura. Betalingen utlignes automatisk mot fakturaen som opprettes fra bestillingen eller salgsordren.

Utligne transaksjoner

Transaksjoner kan utlignes manuelt, automatisk eller ved å bruke en kombinasjon av de to metodene. Valget av en utligningsmetode er avhengig av forretningsprosessene. På sidene Leverandørparametere og Kundeparametere kan du konfigurere utligningsprosessen slik at den er justert med de forretningsprosessene.

Du kan opprette leverandørbetalinger og avtalegirobetalinger for kunde ved hjelp av et betalingsforslag. Et betalingsforslag brukes til å velge fakturaer som skal betales. Betalingsforslaget startes manuelt, og så merker systemet automatisk de valgte fakturaene for utligning ved opprettelse av betalingene.

Hvis betalingene opprettes manuelt, kan du bruke siden Utlign transaksjoner til å velge fakturaer for utligning. Du kan velge fakturaene manuelt, eller du kan bruke alternativet Merk etter prioritet for å merke fakturaer automatisk for utligning. Alternativet Merk etter prioritet er bare tilgjengelig for kunder. Du kan aktivere dette alternativet i kategorien Utligningsprioritet på siden Kundeparametere.

Hvis en betalingsassistent angir en betaling, men ikke utligner denne betalingen før den posteres, kan betalingen utlignes automatisk. Du kan aktivere automatisk utligning på sidene Kundeparametere og Leverandørparametere. Automatisk utligning utligner transaksjoner bare i samme juridiske enhet. Den utligner ikke transaksjoner på tvers av flere juridiske enheter.

Når du bruker automatisk utligning, kan du bruke den forhåndsdefinerte utligningsprioriteten, eller du kan definere en egen prioritetsrekkefølge på siden Kundeparametere. Denne funksjonen er bare tilgjengelig for kunder.

Resultat av utligning

Når transaksjonene er utlignet, økes eller reduseres den utestående saldoen for hver transaksjon etter behov. Vanligvis når en faktura og en betaling utlignes, oppdateres statusen og saldoen for hver transaksjon i henhold til følgende regler:

  • Hvis betalingsbeløpet er større enn fakturabeløpet, reduseres fakturasaldoen til 0,00 og fakturaen lukkes. Betalingen beholdes åpen, og saldoen er differansen mellom betalingsbeløpet og det fakturerte beløpet.
  • Hvis betalingsbeløpet er mindre enn fakturabeløpet, reduseres betalingssaldoen til 0,00 og betalingen lukkes. Fakturaen beholdes åpen, og saldoen er differansen mellom fakturabeløpet og betalingsbeløpet.
  • Hvis betalingsbeløpet er lik fakturabeløpet, lukkes både betalingen og fakturaen, og saldoen for begge reduseres til 0,00.

Hvis betalingsbeløpet er mindre enn fakturabeløpet på grunn av en kontantrabatt, avskrivning eller underbetaling, kan fakturaen og betalingen fortsatt lukkes, avhengig av hvordan utligningene er konfigurert på sidene Leverandørparametere og Kundeparametere.

Utligninger kan også generere transaksjoner. Utligningen av en faktura og en betaling kan for eksempel gi en kontantrabatt, realisert fortjeneste eller tap, mva-justeringer, avskrivninger eller øredifferanser.

Identifisere merkede transaksjoner under utligning

Når du prøver å utligne en transaksjon, kan det hende at du legger merke til et symbol som angir at transaksjonen er merket et annet sted. I dette tilfellet kan du velge transaksjonen på siden Utligne transaksjoner og deretter velge Forespørsel > Utligning fra utligningsvinduet. Visningen for denne forespørselen viser journaler, salgsordrer, fakturaer, betalingsforslag og kundelokasjoner som kanskje blokkerer transaksjonen fra utligning. Hvis du vil løse problemet, kan du velge koblingen for å gå direkte fra forespørselen til den blokkerte plasseringen. Du kan deretter oppdatere dokumentet med justeringene som kreves for å utligne det. Du kan også bruke Merket-indikatoren til å identifisere andre dokumenter som er inkludert i samme blokkeringslokasjon.

Tilleggsressurser