Definere og vedlikeholde leverandørsamarbeid

Artikkel
05/02/2024

Obs!

Azure Active Directory er nå Microsoft Entra ID. Mer informasjon

Grensesnittet for leverandørsamarbeid viser begrenset informasjon om bestillinger, fakturaer og forsendelseslager til eksterne leverandørbrukere. Fra dette grensesnittet kan en leverandør også svare på forespørsler om tilbud, og vise og redigere grunnleggende firmainformasjon.

Denne artikkelen forklarer hvordan du konfigurerer leverandørsamarbeid i Dynamics 365 Supply Chain Management. Den beskriver også hvordan du setter opp en arbeidsflyt for å klargjøre nye brukere med leverandørsamarbeid og administrerer sikkerhetsrollene for disse brukerne.

Definere sikkerhetsroller for leverandørsamarbeid

En innkjøpsmedarbeider eller en leverandør som har tilstrekkelige tillatelser, kan be om at en kontaktperson blir klargjort som en bruker ved å aktivere Klargjør leverandørbruker i kontaktpersonposten. Under klargjøringsprosessen velges brukertillatelser for den nye eksterne brukeren, og den nye leverandørbrukerforespørselen sendes. Det er viktig at du konfigurerer brukertillatelsene som kan velges i leverandørbrukerforespørselen, riktig. Ellers kan leverandører få tilgang til informasjon som de ikke skal ha tilgang til i Supply Chain Management.

Definere sikkerhetsrollene som kan velges når en ny brukerforespørsel brukes for en kontaktperson

Velg Systemadministrasjon>Sikkerhet>Eksterne roller.
Velg Ny, og velg deretter en sikkerhetsrolle og Leverandør-partsrollen.

Det kan hende at du vil legge til rollene Leverandøradministrasjon (ekstern) og Leverandør (ekstern) som finnes i Supply Chain Management. Du kan også bruke sikkerhetsroller som firmaet har opprettet.

Du bør bare gjøre rollen Leverandøradministrasjon (ekstern) tilgjengelig hvis leverandørene skal kunne opprette nye kontakter, sende brukerforespørsler for leverandørsamsamarbeid for nye brukere og endringer i brukerinformasjon, og håndtere disse forespørslene via en arbeidsflyt.

Hvis du planlegger å definere leverandørkontakter og brukere manuelt, kan du gjøre bare leverandørrollen (ekstern) tilgjengelig. Denne rollen vil da være den eneste rollen som kan forespørres via en leverandørbrukerforespørsel.

Notat

Rollen SystemUser tildeles manuelt når du oppretter en ny brukerkonto. Derfor må du fjerne rollen og tilordne rollen SystemExternalUser. Hvis det opprettes nye brukerkontoer via arbeidsflyten som startes av en leverandørbrukerforespørsel om å klargjøre en ny bruker, tilordnes én eller flere av rollene du har definert for leverandørsamarbeid, og SystemExternalUser-rollen tilordnes.

Sikkerhetsrolle for leverandøradministrator (ekstern)

Rollen Leverandøradministrasjon (ekstern) kan brukes for eksterne leverandører som vedlikeholder kontaktinformasjon for leverandøren og kommer med forespørsler om å klargjøre nye samarbeidsbrukere for leverandører. Eksterne brukere som har denne sikkerhetsrollen, kan utføre følgende oppgaver:

Vise og endre kontaktinformasjon, for eksempel personens tittel, e-postadresse og telefonnummer.
Legge til en ny eller eksisterende kontakt i leverandørkontoene de er en kontakt for.
Slette eventuell kontaktperson de har opprettet.
Aktivere eller deaktivere tilknytningen mellom en kontaktperson og en leverandørkonto. Når tilknytningen mellom en kontaktperson og en leverandørkonto er deaktivert, kan ikke kontaktpersonen refereres til på nye bestillinger eller andre dokumenter.
Avslå eller tillat en kontaktpersons tilgang til dokumenter i leverandørsamarbeidsgrensesnittet som gjelder spesielt for leverandørkontoen. Når tilknytningen mellom en kontaktperson og en leverandørkonto er deaktivert, nektes alltid tilgang til dokumenter som er spesifikke for leverandørkontoen.
Be om en ny brukerkonto for en kontaktperson ved hjelp av Klargjør bruker-handlingen.
Be om at kontaktpersonens brukerkonto skal deaktiveres.
Be om at en kontaktpersons brukerkonto endres for å legge til eller fjerne sikkerhetsroller.
Vis tilbudsforespørsler.

Sikkerhetsrolle for leverandør (ekstern)

Leverandørrollen (ekstern) kan brukes for eksterne leverandører som vil arbeide med bestillinger. Eksterne brukere som har denne sikkerhetsrollen, kan utføre følgende oppgaver:

Svare på og vise informasjon om bestillinger.
Vedlikeholde leverandørsamarbeidsfakturaer.
Vise forsendelseslager.
Vise og svare på tilbudsforespørsler.
Vise leverandøropplysninger.

Definere sikkerhetsroller som brukes når kundeemneleverandører er introdusert

Hvis du vil introdusere leverandører som startes via en registreringsforespørsel for en kundeemneleverandør, må du definere en ekstern sikkerhetsrolle. Denne rollen blir tilordnet nye brukere i løpet av klargjøringsprosessen som styres av arbeidsflyten for typen Arbeidsflyt for brukerforespørsel (plattform). Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se delen Konfigurere arbeidsflyter for å behandle brukerforespørsler for leverandørsamarbeid senere i denne artikkelen.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du introduserer potensielle leverandører, kan du Ønske leverandører velkommen.

Definer en sikkerhetsrolle som skal brukes når en ny forespørsel fra en kundeemneleverandørbruker blir sendt

Velg Systemadministrasjon>Sikkerhet>Eksterne roller.
Velg Ny, og velg deretter en sikkerhetsrolle og Potensiell leverandør-partsrollen.

Du bør legge til rollen Potensiell leverandør (ekstern) som finnes i Supply Chain Management.

Sikkerhetsrollen gir bare tilgang til den nye leverandørregistreringsveiviseren.

Konfigurere arbeidsflyter for å behandle brukerforespørsler for leverandørsamarbeid

Hvis du vil garantere at alle relevante oppgaver er fullført, og at de riktige godkjenningene er gitt, må du definere arbeidsflyter for å håndtere brukerforespørsler for leverandørsamarbeid.

Brukerforespørsler for leverandørsamsamsvar sendes enten av eksterne leverandører som har sikkerhetsrollen Leverandøradministrasjon (ekstern) eller lignende tillatelser, eller av innkjøpsmedarbeidere i firmaet. De kan også genereres fra forespørsler om leverandørregistrering under leverandørintroduksjonsprosessen.

Det finnes tre typer forespørsler:

Forespørsler om å klargjøre en ny bruker
Forespørsler om å deaktivere en eksisterende bruker
Forespørsler om å endre sikkerhetsrollene til en eksisterende bruker

Hvis du vil ha mer informasjon om brukerforespørsler om leverandørsamarbeid, kan du se Administrere brukere av leverandørsamarbeid.

Du må opprette to eller flere arbeidsflyter for å behandle alle tre typene brukerforespørsler for leverandørsamarbeid. Nye arbeidsflyter opprettes på Brukerarbeidsflyt-siden.

Eksempel på en arbeidsflyt for klargjøring av nye brukere og endring av sikkerhetsroller

Hvis du vil behandle leverandørbrukerforespørsler om å opprette nye brukere og endre sikkerhetsroller, kan du definere en betingelse for grener i begynnelsen av arbeidsflyten. På denne måten brukes det en annen gren i arbeidsflyten, avhengig av om forespørselen er å opprette en ny bruker eller endre en eksisterende bruker.

Hvis du vil definere denne grenen, oppretter du en ny arbeidsflyt av typen Brukerforespørselsarbeidsflyt (platform). Grenene i denne arbeidsflyten kan inneholde følgende elementer.

Grener for å klargjøre nye brukere

Tilordne en godkjenningsoppgave til personen som er ansvarlig for å godkjenne at nye brukere skal få tilgang til informasjon om leverandørsamarbeid.
Tilordne en oppgave til personen som er ansvarlig for å be om nye Microsoft Microsoft Entra-brukerkontoer i Azure Portal. Bruk den forhåndsdefinerte oppgaven Send Azure B2B-brukerinvitasjon for dette trinnet. B2B-brukere kan automatisk eksporteres til Microsoft Entra ID. Bruk den forhåndsdefinerte Klargjøring Microsoft Entra B2B-bruker. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Eksporter B2B-brukere til Microsoft Entra ID.
Tilordne en godkjenningsoppgave til personen som laster opp til Azure. Hvis en kontooppretting ikke har blitt opprettet, avviser denne personen oppgaven og avslutter arbeidsflyten. Denne godkjenningsoppgaven kan hoppes over hvis du har tatt med trinnet som automatisk eksporterer nye brukerkontoer til Azure via B2B-programmeringsgrensesnittet (API).
Legg til en automatisert oppgave som klargjør en ny bruker. Bruk den forhåndsdefinerte oppgaven Automatisk klargjøring av bruker for dette trinnet.
Legg til en oppgave som varsler den nye brukeren. Det kan hende at du vil sende en velkomst-e-post til den nye brukeren som inneholder en URL-adresse for Supply Chain Management. Denne e-posten kan bruke en mal du oppretter på E-postmeldinger-siden velger deretter på siden Parametere for brukerarbeidsflyt. Malen kan inneholde %portalURL%-taggen. Når velkomst-e-posten genereres, erstattes denne taggen av URL-adressen til leietakeren for Supply Chain Management.

Notat

Denne arbeidsflyten kan brukes i flere scenarier som omfatter brukerintroduksjon. Den kan for eksempel brukes når mulige leverandører eller kontaktpersoner krever en samarbeidskonto for leverandører. Derfor bør du uttrykke e-posten som en generell erklæring som kan brukes til flere formål.

Gren for å endre sikkerhetsroller

Tilordne en godkjenningsoppgave til personen som er ansvarlig for å godkjenne endringer i sikkerhetsroller.
Legg til en automatisert oppgave som legger til eller fjerner de relevante sikkerhetsrollene. Bruk oppgaven Automatisk klargjøring av bruker for dette trinnet.

Eksempel på en arbeidsflyt for deaktivering av en bruker

Opprett en arbeidsflyt av typen Deaktiver arbeidsflyt for brukerforespørsel, og legg deretter til følgende oppgaver.

Tilordne en godkjenningsoppgave til personen som er ansvarlig for å godkjenne forespørsler om å deaktivere brukere. Du kan legge til betingelser for å automatisere dette godkjenningstrinnet.
Legg til en automatisert oppgave som deaktiverer brukeren. Bruk oppgaven Automatisk deaktivering av bruker for dette trinnet.
Legg til eventuelle oppryddingsoppgaver som er nødvendige. Du kan for eksempel legge til en oppgave som fjerner kontoen fra katalogen i Azure Portal.

Aktiver leverandørsamarbeid for en bestemt leverandør

Før du oppretter en brukerkonto for en person som skal bruke leverandørsamarbeid, må du definere leverandøren for å tillate leverandørsamarbeid. Hvis du vil vite mer om hvordan du gjør dette, kan du se Leverandørsamarbeid med eksterne leverandører.

Feilsøke klargjøring av nye leverandørsamarbeidsbrukere

Nye brukere i leverandørsamarbeid klargjøres via arbeidsflyten du angir for å behandle brukerforespørsler for leverandørsamarbeid av typen Klargjør leverandørbruker.

Hvis e-postadressen til en ny leverandørsamarbeidsbruker tilhører et domene som er registrert med Azure som en leietaker (det vil si en administrert domenekonto), må e-postadressen være en eksisterende Microsoft Entra-konto. Hvis ikke kan ikke klargjøringsprosessen fullføres.

Hvis du vil ha mer informasjon om prosessen som brukes i oppgaven Send Azure B2B-brukerinvitasjon i arbeidsflyten for Microsoft Entra-kontoadministrasjon, kan du se Microsoft Entra B2B-samarbeid.

Tilleggsressurser

Leverandørsamarbeid med eksterne leverandører

Se en kort video om leverandørintroduksjonsprosessen: Introdusere en ny leverandør

Del via