Utløpspolicy for Microsoft 365-gruppe

Med økningen i bruken av Microsoft 365-grupper og Microsoft Teams, trenger administratorer og brukere en måte å rydde opp i ubrukte grupper og team på. En utløpspolicy for Microsoft 365-grupper kan bidra til å fjerne inaktive grupper fra systemet og gjøre ting renere.

Når en gruppe utløper, slettes også nesten alle tilknyttede tjenester (postboksen, Planner, SharePoint-nettstedet, gruppen osv.).

Når en gruppe utløper, er den myk slettet, noe som betyr at den fremdeles kan gjenopprettes i opptil 30 dager.

Administratorer kan angi en utløpsperiode, og alle inaktive grupper som når slutten av denne perioden, og som ikke fornyes, slettes. (Dette inkluderer arkiverte team.) Utløpsperioden begynner når gruppen opprettes, eller på datoen den sist ble fornyet. Gruppeeiere vil automatisk bli sendt et varsel før utløpsdatoen som gjør at de kan fornye gruppen for et annet utløpsintervall. Utløpsvarsler for grupper som brukes i Teams, vises i Teams Owners-feeden.

Grupper som er aktivt i bruk, fornyes automatisk rundt 35 dager før gruppen utløper. I dette tilfellet får ikke eieren noen fornyelsesvarsler. Enhver av følgende handlinger fornyer automatisk en gruppe:

• SharePoint – Vise, redigere, laste ned, flytte, dele eller laste opp filer. (Visning av en SharePoint-side teller ikke som en handling for automatisk fornyelse.)
• Outlook – Bli med i eller rediger gruppe, lese eller skrive gruppemelding fra gruppen og like en melding (Outlook på nettet).
• Teams – Gå til en Teams-kanal.
• Viva Engage – Vis et innlegg i et Viva Engage fellesskap eller en interaktiv e-post i Outlook.
• Skjemaer – Vis, opprett eller rediger skjemaer, eller send inn et svar til et skjema.

Viktig

Når du endrer utløpspolicyen, beregner tjenesten utløpsdatoen for hver gruppe på nytt. Det begynner alltid å telle fra datoen da gruppen ble opprettet, og bruker deretter den nye utløpspolicyen.

Det er viktig å vite at utløp er deaktivert som standard. Administratorer må aktivere den for organisasjonen hvis de vil bruke den.

Obs!

Konfigurering og bruk av utløpspolicyen for Microsoft 365-grupper krever at du har, men ikke nødvendigvis tilordner Microsoft Entra ID P1- eller P2-lisenser for medlemmene av alle gruppene som utløpspolicyen brukes på. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Komme i gang med Microsoft Entra ID P1 eller P2.

Hvem kan konfigurere og bruke utløpspolicyen for Microsoft 365-grupper?

Rolle	Hva de kan gjøre
Office 365 global administrator (i Azure, firmaadministrator), brukeradministrator	Opprett, les, oppdater eller slett policyinnstillingene for Utløpspolicy for Microsoft 365-grupper.
Bruker	Fornye eller gjenopprette en Microsoft 365-gruppe som de eier

Slik angir du utløpspolicyen

Som nevnt ovenfor er utløpsdato deaktivert som standard. En administrator må aktivere utløpspolicyen og angi egenskapene for at den skal tre i kraft. Hvis du vil aktivere den, kan du gå til Microsoft Entra ID>Gruppeutløp>. Her kan du angi standard gruppelevetid.

Gruppelevetiden angis i dager og kan settes til 180, 365 eller til en egendefinert verdi du angir. Den egendefinerte verdien må være minst 30 dager.

Hvis gruppen ikke har en eier, går utløps-e-postmeldingene til den angitte e-postmeldingen.

Du kan angi policyen for alle gruppene dine, bare valgte grupper (opptil 500), eller deaktivere den fullstendig ved å velge Ingen. Når du velger Ingen av gruppene som er aktive og venter på bekreftelse, har du ingen utløpsdato. Gruppene som allerede er utløpt, påvirkes imidlertid ikke.

Vær oppmerksom på at du for øyeblikket ikke kan ha forskjellige policyer for ulike grupper.

Slik fungerer utløp med oppbevaringspolicyen

Hvis du har konfigurert en oppbevaringspolicy for grupper i Microsoft Purview-samsvarsportal, fungerer utløpspolicyen sømløst med oppbevaringspolicyen. Når en gruppe utløper, beholdes gruppens postbokssamtaler og filer på gruppeområdet i oppbevaringsbeholderen for det bestemte antallet dager som er definert i oppbevaringspolicyen. Brukere vil imidlertid ikke se gruppen eller innholdet etter utløpsdatoen.

Hvordan og når en gruppeeier får vite om gruppene kommer til å utløpe

Hvis gruppen ble opprettet via Planner, SharePoint eller en annen app, kommer utløpsvarslene alltid via e-post. Hvis gruppen ble opprettet via Teams, vil gruppeeieren motta en e-postmelding og et varsel om å fornye gjennom aktivitetsdelen. Det anbefales ikke at du aktiverer utløpsdato for en gruppe hvis gruppeeieren ikke har en gyldig e-postadresse.

30 dager før gruppen utløper, vil gruppeeierne (eller e-postadressene du har angitt for grupper som ikke har en eier) motta en e-postmelding som gjør at de enkelt kan fornye gruppen. Hvis de ikke fornyer den, mottar de en ny e-post om fornyelse 15 dager før utløpsdatoen. Hvis de fortsatt ikke har fornyet det, mottar de enda et e-postvarsel dagen før utløp.

Hvis ingen av eierne eller administratorene av en eller annen grunn fornyer gruppen før den utløper, kan administratoren fortsatt gjenopprette gruppen i opptil 30 dager etter utløp. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se: Gjenopprette en slettet Microsoft 365-gruppe.

Arkivering av gruppeinnhold

Hvis du har en gruppe som du ikke lenger har tenkt å bruke, men du vil beholde innholdet, kan du se Arkivgrupper, team og Viva Engage for informasjon om hvordan du eksporterer informasjon fra de ulike gruppetjenestene.

Beslektede emner

Anbefalinger for planlegging av samarbeidsstyring

Opprett samarbeidsstyringsplanen

Oversikt over oppbevaringspolicyer

Tilordne en ny eier til en frittstående gruppe

Konfigurer utløpsdato for Microsoft 365-grupper