Finne og trekke tilbake ubrukte RDL-rapporter

  • Artikkel

GJELDER FOR: Power BI Report Builder Power BI Desktop Power BI 2022 Report Server SQL Server 2022 Reporting Services

Firmaet kan håndtere hundrevis av paginerte rapporter (RDL-filer) i rapportserver for Power BI og SQL Server Reporting Services (SSRS). Noen av disse rapportene kan bli foreldet og må avsluttes. Som rapportforfatter eller administrator vil du ikke overføre ubrukte rapporter til Power Bi-tjeneste. Når du planlegger en overføring til skyen, foreslår vi at du gjør noe rengjøring for å bli kvitt ubrukte RDL-rapporter. Denne anbefalte fremgangsmåten støtter oppbevaringsstyring og gjør det mulig for organisasjonen å benytte seg av en tidsplan for oppbevaring og datapolicy.

Det finnes to prosesser for å kontrollere ubrukte rapporter. Vi utvider oppryddingen til ubrukte objekter, samt fjerner ubrukte databasetabeller som kan ha potensielt foreldede data.

Kjør en revisjon (valgfritt)

Først foreslår vi at du oppretter en overvåkings- og databaseovervåkingsspesifikasjon for serveren. Overvåking av en forekomst av SQL Server Database Engine eller en individuell database innebærer sporing og logging av hendelser som forekommer på databasemotoren. Med SQL Server-overvåking kan du opprette serverrevisjoner, som kan inneholde serverrevisjonsspesifikasjoner for hendelser på servernivå og databaserevisjonsspesifikasjoner for hendelser på databasenivå. Overvåkede hendelser kan skrives til hendelsesloggene eller til overvåkingsfiler.

Når du har fylt overvåkingsloggen med tabeller og lagrede prosedyrer som brukes for rapporter, kan du eksportere disse objektene til en Excel-fil og dele dem med interessenter. La dem få vite at du forbereder deg på å avskrive ubrukte objekter.

Merk

Noen viktige rapporter kjører kanskje bare sjeldent, så pass på at du ber om tilbakemelding på databaseobjekter som er sjeldent brukt. Ved å avskrive et objekt kan du endre objektnavnet ved å plassere en zdel foran det, slik at objektet faller til bunnen av Objektutforsker. Hvis du senere bestemmer deg for at du trenger zdel-objektet , kan du endre navnet tilbake til originalen. Når du vet at du er klar til å fjerne dem fra databasen, kan du opprette en cadence for å slette ubrukte objekter.

Opprette en liste over måledata for rapportbruk

For det andre vil du opprette en .rdl-rapportbruksdataliste ved å spørre rapportserver-DB. Bruk T-SQL nedenfor til å utlede bruksantallet. Hvis rapportserveren er konfigurert til å lagre ett års rapportkjøringslogg, kan du bruke en bestemt dato til å filtrere bruksmetrikken.


; with UnusedReportsCte 
AS 
( 
SELECT 
Cat.Name,Path,COUNT(ExeLog.TimeStart) AS Cnt 

FROM (SELECT * FROM Catalog 
WHERE type=2 and Hidden=0) AS Cat 
LEFT JOIN 
ExecutionLog AS ExeLog 
ON ExeLog.ReportID = Cat.ItemID 
AND ExeLog.TimeStart>'01/01/2021' 
GROUP BY Cat.Name,Path) 
SELECT * FROM UnusedReportsCte 
ORDER BY Cnt ASC,path

Merk

Delrapporter og koblede rapporter vises ikke i kjøringsloggen hvis den overordnede rapporten kjøres.

Herfra kan du bestemme om du vil slette ubrukte rapporter umiddelbart eller erstatte rapporten med en melding. Du kan la brukerne få vite at rapporten ikke lenger brukes, slik at de kan kontakte en administrator for å få støtte. Deretter kan du utvikle en cadence for å slette dem over tid.

Relatert innhold