Gegevens invoeren

Er zijn allerlei algemene functies die u helpen gegevens sneller, gemakkelijker en accurater in te voeren. De basisprincipes en geavanceerde functies voor het invoeren van gegevens worden in dit artikel beschreven.

Tip

Gebruik gratis e-learning inhoud over de gebruikersinterface van Business Central in Microsoft-training.

In de voorbeelden in dit artikel worden de demonstratiegegevens gebruikt.

Werken met bewerkbare velden

Velden in Business Central kunnen verschillende bewerkbare gegevens bevatten, zoals tekst of valutabedragen. Bewerkbare velden geven doorgaans een invoervak weer waarin u kunt typen of een waarde kunt kiezen. Niet-bewerkbare velden worden doorgaans weergegeven met een grijze achtergrond.

Sommige bewerkbare velden bevatten een kiezer waarmee u een waarde kunt specificeren.

Picker	Hoe het u helpt een waarde op te geven
Datumkiezer	Deze kiezer geeft een kalender weer die is gebaseerd op uw huidige regionale instellingen. Het helpt u bij het kiezen van een enkele datum.
Vervolgkeuzelijst	Vervolgkeuzelijsten bieden een keuze uit vaste waarden of verwijzen naar records uit een andere tabel
Schakelaar of selectievakje	Sommige velden bieden een eenvoudige keuze uit Ja- of Nee-waarden. De schakelaar wordt gebruikt om deze waarde op te geven en wordt altijd weergegeven als een selectievakje in lijsten
AssistEdit	Sommige velden bieden aangepaste kiezers die geschikt zijn om de beste waarde op te zoeken en voor dat veld te kiezen, zoals een pop-upvenster

Een veldwaarde wijzigen

Om de waarde van een veld te wijzigen, moet u eerst de focus op dat veld instellen. U stelt de focus in door de volgende acties uit te voeren:

• Gebruik de Tab-toets. De actie selecteert de volledige waarde.
• Klik met de linkerknop van de muis of vergelijkbaar invoerapparaat. Deze actie selecteert alleen de volledige veldwaarde als het veld in een lijst staat.

Wanneer u interactie hebt met velden in de gebruikersinterface, selecteert Business Central meestal de volledige veldwaarde, zodat u die gemakkelijker kunt vervangen.

Wanneer de volledige veldwaarde is geselecteerd:

• Vervang de waarde door gewoon te typen om een nieuwe waarde op te geven. Als het veld een kiezer biedt, kunt u deze activeren met de sneltoets Alt+Pijl-omlaag.
• Gebruik de toets Delete of Backspace om de waarde te wissen.

selecteer de toets F2 om te wisselen tussen het selecteren van de volledige veldwaarde of het plaatsen van de cursor achter de veldwaarde. Door de cursor aan het einde van de waarde te plaatsen, kunt u gemakkelijker aan de bestaande waarde toevoegen.

Als de cursor wordt weergegeven aan het einde van de veldwaarde:

• Voeg toe aan de waarde door gewoon te typen.
• Gebruik de toetsen Home, End, Pijl-links en Pijl-rechts om de cursor binnen de waarde te verplaatsen. Als u een veld in een lijst bewerkt en u nogmaals u de toets Pijl-links selecteert wanneer de cursor aan het begin van de waarde staat, wordt de focus ingesteld op het vorige veld. Als u nogmaals de toets Pijl-rechts selecteert wanneer de cursor aan het einde van de waarde staat, wordt de focus op het volgende veld gezet.

Notitie

Nadat u een waarde hebt opgegeven, controleert Business Central pas of deze geldig is nadat u buiten het veld hebt geklikt of de focus hebt ingesteld op een ander element, zoals het volgende veld.

Gegevens in documenten en dagboeken controleren terwijl u werkt

In releasewave 1 van 2022 hebben we een functie geïntroduceerd die de gegevens valideert die u invoert in documenten en tijdschriften terwijl u deze invoert. Als u deze functie inschakelt, kunt u bijvoorbeeld fouten bij het invoeren van gegevens voorkomen of kunt u iets niet boeken vanwege een fout.

Uw beheerder kan de functie Documenten en dagboeken controleren terwijl u werkt op de pagina Functiebeheer inschakelen. Daarna ontvangt u een melding wanneer u een pagina opent om aan een document of dagboek te gaan werken. Als u wilt beginnen met het gebruiken van de functie, kiest u de koppeling Dit voor mij inschakelen in de melding.

Als u de functie inschakelt, wordt in het deelvenster Feitenblok een feitenblok Document controleren of Dagboek controleren weergegeven, afhankelijk van het type document waaraan u werkt. Het feitenblok somt de fouten op de pagina op, zodat u ze snel kunt oplossen.

Als u besluit dat u de functie niet nodig hebt, zijn er twee manieren om deze uit te schakelen:

• Zet voor dagboeken de schakelaar Gegevenscontrole inschakelen op de pagina Grootboekinstellingen uit.
• Schakel voor documenten het selectievakje Het feitenblok Documentcontrole weergeven op de pagina Mijn meldingen in.

Toetsenbordsneltoetsen

Er zijn verschillende sneltoetsen waarmee u "muisvrij" kunt werken en uw gegevensinvoer kunt versnellen. Deze sneltoetsen zijn vooral handig bij grootschalige invoer en herhaalde typetaken.

Zie voor meer informatie over sneltoetsen Toetsenbordsneltoetsen. Enkele sneltoetsen worden in dit artikel besproken.

Gegevensinvoer versnellen met snelinvoer

Snelinvoer is een functie die bedoeld is voor gegevensinvoer met het toetsenbord. Snelinvoer werkt met velden (bijvoorbeeld op kaartpagina's) en in lijsten (rijen en kolommen). Het is handig bij het uitvoeren van repetitieve typetaken waarbij meerdere opeenvolgende records achter elkaar moeten worden gemaakt. Voorbeelden zijn een batch verkooporders of het registreren van nieuwe artikelen.

U kunt de Tab-toets gebruiken om van het ene veld op een pagina naar het volgende bewerkbare veld te navigeren. Het nadeel van het gebruik van de Tab-toets is dat deze altijd naar het volgende veld gaat. Met snelinvoer kunt u dit pad wijzigen. Met snelinvoer kunt u Enter gebruiken om alleen door de velden te navigeren waarin u geïnteresseerd bent. Snelinvoer slaat niet-bewerkbare velden en velden die u normaal gesproken niet invult, over. U hebt dit gedrag mogelijk al op bepaalde pagina's opgemerkt. Dit komt omdat de velden die moeten worden opgenomen wanneer op Enter wordt gedrukt en die worden overgeslagen, vooraf is gedefinieerd. U kunt snelinvoer wijzigen door de werkruimte aan te passen en te optimaliseren hoe u gegevens op elke pagina invoert.

Hoe snelinvoer werkt

Elk veld kan worden gemarkeerd als zijnde opgenomen in snelinvoer of uitgesloten van snelinvoer. Velden die zijn opgenomen in snelinvoer, worden in het pad opgenomen wanneer u Enter selecteert. Velden die zijn uitgesloten van snelinvoer, worden dat niet.

Wanneer u klaar bent met het invoeren van gegevens in een veld, drukt u gewoon op Enter om de wijzigingen te bevestigen en naar het volgende veld te gaan. Als u de volgorde wilt omkeren en naar het vorige veld wilt gaan, selecteert u Shift+Enter. Zie voor meer informatie over sneltoetsen Sneltoetsen voor snelinvoer voor velden.

Tips en trucs

De volgende lijst bevat wat nuttige informatie over het gebruik van snelinvoer.

• Het is beschikbaar voor bewerkbare velden.
• Het werkt ook over kolommen en rijen.
• Het voorkomt geen toegang tot andere elementen van een pagina, zoals acties. Deze elementen zijn nog toegankelijk met behulp van Tab en Shift+Tab.
• Het is niet vereist dat sneltabbladen worden uitgevouwen om snelle invoer te laten werken. Als het volgende snelinvoerveld zich in een samengevouwen sneltabblad bevindt, wordt dat sneltabblad automatisch uitgevouwen en gaat de focus naar het gekozen veld. Business Central onthoudt dat het sneltabblad de volgende keer dat u de pagina bezoekt, moet worden uitgevouwen.
• Snelinvoer werkt ongeacht of velden verplicht zijn. Het is dus een goed idee te zorgen dat verplichte velden zijn opgenomen in snelinvoer.
• Standaard worden de meeste velden automatisch opgenomen in snelinvoer. In eerste instantie moet u dus waarschijnlijk velden uitsluiten van snelinvoer.

Snelinvoervelden wijzigen

Om snelinvoer op velden in te stellen, gebruikt u personalisatie.

1. Start personalisatie door het pictogram te selecteren en vervolgens de actie Personaliseren.
2. Selecteer een veld dat u wilt wijzigen. Selecteer in lijsten de bijbehorende kolomkop. Kies dan Opnemen in snelinvoer of Uitsluiten van snelinvoer.

Zie voor meer informatie over personalisatie Uw werkruimte personaliseren.

Verplichte velden

Wanneer u gegevens invoert op pagina's, zijn bepaalde velden gemarkeerd met een rode asterisk. Het rode sterretje betekent dat het veld moet worden ingevuld om een bepaald proces te voltooien. Een voorbeeld is wanneer u een transactie boekt die de waarde in het veld gebruikt.

Hoewel een veld verplicht is, wordt u niet gedwongen het veld te vullen voordat u verdergaat naar andere velden of de pagina sluit. De rode asterisk dient alleen als een herinnering dat u wordt geblokkeerd van het voltooien van een bepaald proces.

Gegevens zoeken terwijl u typt

Als u begint met het typen van tekens in een veld, wordt een vervolgkeuzelijst weergeven met de mogelijke veldwaarden. De lijst verandert naarmate u meer tekens typt en u kunt de juiste waarde selecteren wanneer deze wordt weergegeven.

Veel velden hebben een knop met een pijl-omlaag die u kunt kiezen. U kunt op de pijl klikken om een lijst met gegevens te krijgen die u in het veld kunt instellen. De knop heeft twee functies, afhankelijk van het type veld:

• Opzoeken - Hiermee toont u gegevens uit een andere tabel die u in het veld kunt invoeren. U kunt slechts één gegevensitem tegelijk selecteren.

• Vervolgkeuze - Hiermee toont u de verzameling opties die beschikbaar zijn voor het veld. U kunt slechts één optie tegelijk selecteren.

Velden en regels kopiëren en plakken

U kunt een of meer rijen uit een lijst of een enkel veld op een pagina kopiëren. Plak vervolgens wat u hebt gekopieerd op dezelfde pagina, een andere pagina of een extern document. U zou bijvoorbeeld kunnen plakken in Microsoft Excel of Outlook e-mail. Als u wilt kopiëren, selecteert u Ctrl+C (cmd+C in macOS) op het toetsenbord. Als u wilt plakken, selecteert u Ctrl+V of cmd+V in macOS.

Als u in een lijst het veld in dezelfde kolom van de bovenliggende rij wilt selecteren en het in de huidige rij wilt plakken, selecteert u F8.

Zie voor meer informatie Veelgestelde vragen over kopiëren en plakken.

Regelitems filteren

Als u wilt beginnen met filteren, selecteert u het pictogram boven aan de lijst of selecteert u Shift+F3 om het filterdeelvenster te openen. U werkt met het filterdeelvenster zoals met elke andere lijst. Zie Filteren voor meer informatie.

Filteren is met name handig bij het weergeven en analyseren van langere documenten. Stel dat u een geboekte verkoopfactuur opent. Vervolgens filtert u de regelitems om alle regelitems weer te geven met een individuele korting van meer dan 5%. Of u filtert om alleen fietsaccessoires met 'pro' in de naam weer te geven.

Focussen op regelartikelen

Wanneer u werkt met documenten die een onderdeel met regelitems bevatten, kunt u de weergave overschakelen om alleen de regelitems weer te geven. Voorbeelddocumenten zijn verkooporder of factuurpagina. Het gedeelte met regelitems breidt zich uit zodat het bijna de hele werkruimte in beslag neemt. Het verbergt andere delen van de pagina behalve het actiegebied bovenaan. Deze lay-out geeft u een beter overzicht van de regelartikelen en biedt meer ruimte om ermee te werken.

U profiteert er vooral van wanneer u met grote lijsten met regelitems werkt en u snel gegevens wilt invoeren. Deze functie biedt ook geavanceerde filtermogelijkheden. Net als in andere lijsten wordt bladeren en zoeken door regelitems nog eenvoudiger.

De focus aan- en uitzetten

Als u zich wilt concentreren op regelartikelen, selecteert u ergens in het regelartikelgedeelte en kiest u vervolgens het In de rechterbovenhoek of selecteert u Ctrl+Shift+F12.

Om terug te gaan naar de normale weergave, kiest u het of selecteer Ctrl+Shift+F12 opnieuw.

Multitasking over meerdere pagina's

U kunt een kaart- of documentpagina openen in een nieuw venster. Door een nieuw venster te openen, kunt u:

• Aan meerdere taken tegelijk werken
• Onderbrekingen van de huidige taak beheren, zoals het aannemen van een inkomend gesprek.
• Een venster open houden voor een lopende taak terwijl u een andere taak in Windows start of voltooit.

Om de huidige kaart of het huidige document in een nieuw venster te openen, kiest u In de rechterbovenhoek of selecteert u Alt+Shift+W.

Notitie

Wanneer u andere pagina's opent vanaf een kaart of document dat in een nieuw venster is geopend, worden die pagina's in een nieuw venster geopend, ook al kiest u niet .

Notitie

Als u in de Safari-browser werkt, kan een pop-upblokkering ervoor zorgen dat het nieuwe venster niet wordt geopend. Als dit het geval is, geeft u de product-URL op als een toegestane website. Zie voor informatie Voorkeuren wijzigen in Safari.

Hetzelfde kan gebeuren in andere browsers, zoals Firefox. Zie Instellingen voor pop-upblokkering in Firefox voor meer informatie.

Een andere manier om te multitasken is om Business Central te openen op twee of meer browsertabbladen. Wanneer u dit zo doet, moet u een nieuw tabblad maken en vervolgens de URL van het oorspronkelijke tabblad kopiëren en in het nieuwe tabblad plakken. Dit creëert een nieuwe sessie.

Notitie

Gebruik niet de functie Dupliceren van de browser om het nieuwe tabblad te maken, omdat hierdoor acties op één tabblad acties op andere tabbladen kunnen blokkeren omdat ze deel uitmaken van dezelfde sessie.

Hoeveelheden invoeren door berekening

Als u getallen in velden voor hoeveelheden invoert, zoals het veld Hoeveelheid op een artikeldagboekregel, kunt u de formule invoeren in plaats van de totale hoeveelheid.

Voorbeelden

• Als u 19+19 invoert, wordt het veld berekend als 38.

• Als u 41-9, wordt het veld berekend als 32.

• Als u 12*4 invoert, wordt het veld berekend als 48.

• Als u 12/4 invoert, wordt het veld berekend als 3.

Negatieve getallen invoeren

U kunt negatieve getallen op twee manieren invoeren. Nummer -20.5 kan worden ingevoerd als:

• -20,5

  of

• 20,5-

In beide gevallen wordt het bedrag als -20,5 geregistreerd.

Als het laatste teken van de expressie een + of een - is, wordt de volledige expressie vastgelegd met dat teken. Een voorbeeld: 10-20+ resulteert in 10 en niet -10.

Datums en tijden invoeren

U kunt datums en tijden invoeren in alle velden die speciaal zijn toegewezen aan datums (datumvelden). U kunt datums met of zonder scheidingstekens invoeren.

Notitie

Hoe u datums en tijden invoert, hangt af van uw instellingen onder Regio. Zie voor meer informatie Basisinstellingen wijzigen.

Datums invoeren

U kunt de datumkiezer gebruiken om een datum te selecteren in een kalender of u voert handmatig datums in. Deze sectie geeft een kort overzicht van hoe u datums invoert. Zie voor meer informatie Werken met kalenderdatums en tijden.

Voor handmatige datuminvoer kunt u twee, vier, zes of acht cijfers invoeren:

• Twee cijfers worden geïnterpreteerd als de dag. Het voegt de maand en het jaar van de werkdatum toe.

• Vier cijfers worden geïnterpreteerd als de dag en de maand. Het voegt het jaar van de werkdatum toe.

• Als de gewenste datum tussen 01/01/1950 en 31/12/2049 ligt, voer dan het jaar in met twee cijfers. Voer anders het jaar in met vier cijfers.

  Notitie

  Als u Business Central on-premises gebruikt, kan het tweecijferige jaarbereik verschillen. Beheerders kunnen het bereik wijzigen met de instelling CalendarTwoDigitYearMax van de Business Central-server. Zie Business Central Server configureren voor meer informatie.

U kunt ook een datum als dag van de week invoeren, gevolgd door een weeknummer. Of u kunt een jaar invoeren. Bijvoorbeeld Maa25 of maa25 betekent maandag in week 25.

U kunt in plaats van een specifieke datum ook een van deze codes invoeren.

Code	Resultaat
h	Hiermee wordt de datum van vandaag opgegeven (de systeemdatum voor de computer).
p	Hiermee wordt een boekhoudperiode opgegeven, waarbij p de eerste boekhoudperiode is, p2 de tweede boekhoudperiode is, enzovoort.
w	Hiermee wordt de werkdatum opgegeven die is ingesteld in de toepassing. Zie Basisinstellingen wijzigen als u de werkdatum wilt wijzigen. Het gebruik van een werkdatum is handig als u veel transacties hebt met een andere datum dan de huidige.
u	Hiermee wordt opgegeven dat de datum na u een ultimodatum is, bijvoorbeeld U311201.

Tijden invoeren

Hoewel het niet vereist is, kunt u bij de invoer van tijden elk willekeurig scheidingsteken tussen de eenheden plaatsen. U hoeft geen minuten, seconden of AM/PM-aanduiding in te voeren.

In de volgende tabel wordt aangegeven op welke manieren u tijden kunt invoeren en hoe de invoer wordt geïnterpreteerd.

Post	Interpretatie
5	05:00:00
5:30	05:30:00
0530	05:30:00
5:30:5	05:30:05
053005	05:30:05
5:30:5.50	05:30:05,5
053005050	05:30:05.05

Als u geen scheidingsteken invoert, voert u twee cijfers in voor elke tijdseenheid.

Gecombineerde datums en tijden invoeren

Wanneer u een datumtijd invoert (een datum en een tijd gecombineerd tot één veld), moet u een spatie invoeren tussen de datum en de tijd. Het datumdeel kan alleen spaties in de vorm van het officiële datumscheidingsteken van uw regio-instellingen bevatten. De tijd kan spaties bevatten rond de AM/PM-indicator in relevante regionale instellingen.

In de volgende tabel wordt aangegeven op welke manier u de datum/tijd kunt invoeren en hoe de verschillende manieren worden geïnterpreteerd.

Post	Interpretatie
08-01-2022 05:48:12 PM	08-01-2022 05:48:12 PM
131222 132455	13-12-22 13:24:55
1-12-22 10	01-12-22 10:00:00
1.12.22 5	01-12-22 05:00:00
1.12.22	01-12-22 00:00:00
11 12	11.huidige maand.huidig jaar 12:00:00
1112 12	11.12.huidig jaar 12:00:00
h of huidige datum	huidige datum 00:00:00
h tijd	huidige datum werkelijke tijd
h 10:30	huidige datum 10:30:00
h 3:3:3	huidige datum 03:03:03
w of werkdatum	de werkdatum 00:00:00
ma of maandag	Maandag van de huidige week 00:00:00
di of dinsdag	Dinsdag van de huidige week 00:00:00
wo of woensdag	Woensdag van de huidige week 00:00:00
do of donderdag	Donderdag van de huidige week 00:00:00
vr of vrijdag	Vrijdag van de huidige week 00:00:00
za of zaterdag	Zaterdag van de huidige week 00:00:00
zo of zondag	Zondag van de huidige week 00:00:00
di 10:30	Dinsdag van de huidige week 10:30:00
di 3:3:3	Dinsdag van de huidige week 03:03:03
d23 t	Dinsdag van week 23 van het werkdatumjaar huidige tijd van dag
d23	Dinsdag van week 23 van het werkdatumjaar
d 23	Vandaag 23:00:00
d-1	Dinsdag van week 1 van het werkdatumjaar

Duur invoeren

De duur moet worden ingevoerd als een getal gevolgd door de eenheid.

Hier volgen enkele voorbeelden.

Duur	Maateenheid**
2u	2 uur
6u 30 m	6 uur en 30 minuten
6,5u	6 uur en 30 minuten
90m	1 uur en 30 minuten
2d 6u 30m	2 dagen, 6 uur en 30 minuten
2d 6u 30m 56s 600ms	2 dagen, 6 uur, 30 minuten, 56 seconden en 600 milliseconden

Als u een getal invoert, wordt het getal automatisch omgezet naar een duur. Dit gebeurt op basis van de standaardeenheid die in het veld Duur is ingevoerd.

Als u wilt nagaan welke maateenheid wordt gebruikt in het veld Duur, voert u een getal in en bekijkt u in welke eenheid het getal wordt omgezet.

Het getal 5 wordt omgezet in 5 uur, als de eenheid uit uren bestaat.

Het decimale scheidingsteken instellen dat wordt gebruikt door numerieke toetsenborden

Wanneer u de decimaaltekentoets op een numeriek toetsenbord gebruikt om gegevens in te voeren, wordt het daadwerkelijke decimaalteken dat in het veld wordt ingevoerd, bepaald door uw regio-instelling in Business Central. De meeste regio's gebruiken de punt (.) of komma (,) als scheidingsteken voor decimale waarden, zoals normaal gesproken wordt gebruikt in valutabedragen. De decimale toets op uw toetsenbord past zich aan uw regio aan. Dit wijkt vaak af van de punt- of kommatoetsen op de rest van het toetsenbord. U stelt de regio in Business Central in op de pagina Mijn instellingen.

Stel dat u een numeriek toetsenbord gebruikt dat een punt (.) als decimaalteken gebruikt. Maar u voert gegevens in voor een regionale taal die een komma gebruikt (,) voor het decimaalteken, zoals Frans (Frankrijk). U wilt dus dat decimalen zoals "1.23" worden ingevoerd als "1,23". In dit geval kunt u naar de pagina Mijn instellingen gaan en de Regio instellen op de regionale doeltaal, zoals Frans (Frankrijk). Zie voor meer informatie Basisinstellingen wijzigen.

Tip

Het kan voorkomen dat u het decimaalteken wilt gebruiken om een punt (.) in te voeren. Stel dat u bijvoorbeeld een datumbereik invoert in een filter, zoals 01/01/2022..04/01/2022, of iets dat een punt vereist. Selecteer in dit geval de toetsen Alt+Decimaalteken op het numerieke toetsenbord. Deze toetsencombinatie wisselt voor het decimaalteken tussen een punt en het decimaalteken zoals bepaald door de instelling Regio.

Zie ook

Lijsten sorteren, doorzoeken en filteren
Werken met Business Central

U vindt hier gratis e-learningmodules voor Business Central