Czym jest księgowość w chmurze?

Chmura zmienia sposób naliczania kosztów przez it zgodnie z opisem w temacie Tworzenie modelu finansowego na potrzeby transformacji w chmurze. Różne modele księgowości IT są znacznie łatwiejsze do obsługi ze względu na sposób przydzielania kosztów przez chmurę. Dlatego ważne jest, aby zrozumieć, jak uwzględnić koszty chmury przed rozpoczęciem transformacji chmury. W tym artykule opisano najbardziej typowe modele księgowości w chmurze dla it.

Tradycyjna księgowość IT (model centrum kosztów)

Często dokładne jest rozważenie centrum kosztów it. W tradycyjnym modelu księgowości IT dział IT konsoliduje siłę nabywczą dla wszystkich zasobów IT. Jak wskazano w artykule dotyczącym modeli finansowych, konsolidacja mocy nabywczej może obejmować licencje na oprogramowanie, cykliczne opłaty za licencjonowanie CRM, zakup komputerów stacjonarnych pracowników i inne duże koszty.

Gdy it służy jako centrum kosztów, postrzegana wartość IT jest w dużej mierze postrzegana za pośrednictwem obiektywu zarządzania zakupami. To postrzeganie utrudnia zarządowi lub innym kadrom kierowniczym zrozumienie prawdziwej wartości zapewnianych przez IT. Koszty zamówień mają tendencję do wypaczenia widoku działu IT przez przeważanie wszelkich innych wartości dodanych przez organizację. W tym widoku wyjaśniono, dlaczego it jest często częścią obowiązków dyrektora finansowego lub dyrektora operacyjnego. To postrzeganie it jest ograniczone i może być krótkowzroczne.

Centralna księgowość IT (model centrum zysków)

Aby przezwyciężyć widok centrum kosztów it, niektóre ciO zdecydowały się na scentralizowany model IT księgowości. W tym modelu dział IT jest traktowany jak konkurująca jednostka biznesowa i element równorzędny do jednostek biznesowych generujących przychód. W niektórych przypadkach ten model może być całkowicie logiczny. Na przykład niektóre organizacje mają profesjonalny dział usług IT, który generuje strumień przychodów. Często scentralizowane modele IT nie generują znaczących przychodów, co utrudnia uzasadnienie modelu.

Niezależnie od modelu przychodów scentralizowane modele księgowości IT są unikatowe ze względu na sposób, w jaki jednostka IT uwzględnia koszty. W tradycyjnym modelu IT zespół IT rejestruje koszty i płaci te koszty z funduszy udostępnionych, takich jak operacje i konserwacja (O&M) lub dedykowane konto zysków i strat (P&L).

W centralnym modelu księgowości IT zespół IT tworzy usługi świadczone w celu uwzględnienia kosztów, zarządzania i innych szacowanych wydatków. Następnie rozlicza konkurencyjne jednostki biznesowe dla oznaczonych usług. W tym modelu oczekuje się, że dyrektor ds. systemów informatycznych będzie zarządzać infrastrukturą P&L powiązaną ze sprzedażą tych usług. Może to spowodować zawyżone koszty IT i rywalizację między centralnymi jednostkami IT i jednostkami biznesowymi, zwłaszcza gdy it musi obniżyć koszty lub nie spełnia uzgodnionych umów SLA. W czasach zmian technologicznych lub rynkowych każda nowa technologia spowodowałaby zakłócenia w centralnych technologiach INFORMATYCZNYCH, co utrudnia transformację.

Obciążenie zwrotne

Jednym z pierwszych kroków zmiany reputacji IT jako centrum kosztów jest wdrożenie modelu obciążenia zwrotnego księgowości. Ten model jest szczególnie powszechny w mniejszych przedsiębiorstwach lub wysoce wydajnych organizacjach IT. W modelu obciążenia zwrotnego wszelkie koszty IT skojarzone z określoną jednostką biznesową są traktowane jak wydatki operacyjne w budżecie tej jednostki biznesowej. Ta praktyka zmniejsza skumulowany wpływ kosztów na dział IT, umożliwiając bardziej czytelne wyświetlanie wartości biznesowych.

W starszym modelu lokalnym obciążenie zwrotne jest trudne do zrealizowania, ponieważ ktoś nadal musi ponosić duże wydatki kapitałowe i amortyzację. Ciągła konwersja wydatków kapitałowych na wydatki operacyjne związane z użyciem jest trudnym zadaniem księgowym. Ta trudność jest główną przyczyną tworzenia tradycyjnego modelu księgowości IT i centralnego modelu księgowości IT. Model wydatków operacyjnych księgowania kosztów w chmurze jest prawie wymagany, jeśli chcesz efektywnie dostarczać model obciążenia zwrotnego.

Nie należy jednak implementować tego modelu bez uwzględniania implikacji. Oto kilka konsekwencji, które są unikatowe dla modelu obciążenia zwrotnego:

• Obciążenie zwrotne skutkuje ogromnym zmniejszeniem ogólnego budżetu IT. W przypadku organizacji IT, które są nieefektywne lub wymagają rozległych złożonych umiejętności technicznych w operacjach lub konserwacji, ten model może uwidocznić te wydatki w złej kondycji.
• Utrata kontroli jest powszechną konsekwencją. W wysoce politycznych środowiskach obciążenie zwrotne może spowodować utratę kontroli i pracowników, które zostaną przeniesione do firmy. Może to spowodować znaczną nieefektywność i zmniejszyć zdolność IT do spójnego spełnienia umów SLA lub wymagań dotyczących projektów.
• Trudności związane z usługami udostępnionymi są kolejną częstą konsekwencją. Jeśli organizacja wzrosła poprzez przejęcie i w rezultacie prowadzi dług techniczny, prawdopodobnie wysoki odsetek usług udostępnionych musi być utrzymywany, aby wszystkie systemy działały razem skutecznie.

Przekształcenia w chmurze obejmują rozwiązania tych i inne konsekwencje związane z modelem obciążenia zwrotnego. Jednak każde z tych rozwiązań obejmuje wydatki na implementację i obsługę. Dyrektor ds. systemów informatycznych i dyrektorów finansowych powinien dokładnie rozważyć zalety i wady modelu obciążenia zwrotnego przed rozważeniem jednego.

Showback lub awareness-back

W przypadku większych przedsiębiorstw model wycofywania lub rozpoznawania świadomości jest bezpieczniejszym pierwszym krokiem przejścia z centrum kosztów do centrum wartości. Ten model nie ma wpływu na księgowość finansową. W rzeczywistości elementy P&L każdej organizacji nie zmieniają się. Największą zmianą jest nastawienie i świadomość. W modelu wycofywania lub zwiększania świadomości IT zarządza scentralizowaną, skonsolidowanej mocy nabywczej jako agentem dla firmy. W raportach z powrotem do firmy dział IT przypisuje wszelkie bezpośrednie koszty dla odpowiedniej jednostki biznesowej, co zmniejsza postrzegany budżet bezpośrednio zużywany przez dział IT. It planuje również budżety na podstawie potrzeb skojarzonych jednostek biznesowych, co pozwala IT dokładniej uwzględnić koszty związane wyłącznie z inicjatywami IT.

Ten model zapewnia równowagę między rzeczywistym modelem obciążenia zwrotnego a bardziej tradycyjnymi modelami księgowości IT.

Wpływ modeli księgowości w chmurze

Upewnij się, że wybrano odpowiedni model księgowości dla projektu systemu, ponieważ może on mieć wpływ na strategie subskrypcji, standardy nazewnictwa, standardy tagowania i projekty zasad.

Po współpracy z firmą w celu podejmowania decyzji dotyczących modelu księgowości w chmurze i rynków globalnych możesz dowiedzieć się więcej o tym, jak osiągnąć więcej dzięki inwestycjom w chmurę.

Następny krok

Osiąganie większej ilości dzięki inwestycjom w chmurę