Omówienie: Usuwanie byłego pracownika i zabezpieczanie danych

Zapoznaj się z pomocą dla małych firm platformy Microsoft 365 w serwisie YouTube.

Często pojawia się pytanie: "Co należy zrobić, aby zabezpieczyć dane i chronić dostęp, gdy pracownik opuści moją organizację?" W tej serii artykułów wyjaśniono, jak zablokować dostęp do platformy Microsoft 365, aby ci użytkownicy nie mogli zalogować się do platformy Microsoft 365, czynności, które należy wykonać w celu zabezpieczenia danych organizacji, oraz jak zezwolić innym pracownikom na dostęp do poczty e-mail i danych usługi OneDrive.

Porada

Jeśli potrzebujesz pomocy dotyczącej kroków opisanych w tym temacie, rozważ współpracę ze specjalistą firmy Microsoft ds. małych firm. Dzięki Pomocy biznesowej uzyskasz wraz ze swoimi pracownikami całodobowy dostęp do wsparcia ze strony specjalistów ds. małych firm potrzebnego w miarę rozwoju Twojej firmy — od dołączania po codzienne użytkowanie.

Przed rozpoczęciem

Aby wykonać kroki opisane w tym rozwiązaniu, musisz być administratorem globalnym.

Aby wykonać kroki opisane w tej serii, użyj tych funkcji i funkcji platformy Microsoft 365.

Produkt lub składnik Możliwość lub funkcja
Centrum administracyjne platformy Microsoft 365 Konwertowanie skrzynki pocztowej, przekazywanie wiadomości e-mail, odwoływanie dostępu, usuwanie użytkownika
Centrum administracyjne programu Exchange Blokowanie użytkownika, blokowanie dostępu do poczty e-mail, czyszczenie urządzenia
OneDrive i SharePoint Udzielanie dostępu innym użytkownikom
Outlook Importowanie plików pst, dodawanie skrzynki pocztowej
Active Directory Usuwanie użytkowników w środowiskach hybrydowych

Rozwiązanie: Usuwanie byłego pracownika

Ważne

Mimo że ponumerowaliśmy kroki w tym rozwiązaniu i nie musisz wykonywać rozwiązania przy użyciu dokładnej kolejności, zalecamy wykonanie kroków w ten sposób.

Zrzut ekranu: Kroki usuwania byłego pracownika z organizacji



Krok Uzasadnienie
Krok 1. Uniemożliwianie byłym pracownikom logowania się i blokowania dostępu do usług Platformy Microsoft 365 Uniemożliwia to byłym pracownikom logowanie się do platformy Microsoft 365 i uniemożliwia tej osobie dostęp do usług platformy Microsoft 365.
Krok 2. Zapisywanie zawartości skrzynki pocztowej byłego pracownika Jest to przydatne dla osoby, która zamierza przejąć pracę pracownika lub w przypadku sporu sądowego.
Krok 3. Czyszczenie i blokowanie urządzenia przenośnego byłego pracownika Spowoduje to usunięcie danych biznesowych z telefonu lub tabletu.
Krok 4. Przekazywanie wiadomości e-mail byłego pracownika do innego pracownika lub konwertowanie na udostępnioną skrzynkę pocztową W ten sposób adres e-mail byłego pracownika pozostanie aktywny. Dzięki temu klienci lub partnerzy, którzy nadal wysyłają wiadomości e-mail na adres byłego pracownika, będą mogli skontaktować się z osobą, która przejęła jego obowiązki.
Krok 5. Udzielanie innym pracownikom dostępu do danych usługi OneDrive i Programu Outlook Jeśli tylko usuniesz licencję użytkownika, ale nie usuniesz konta, zawartość w usłudze OneDrive użytkownika pozostanie dla Ciebie dostępna nawet po upływie 30 dni.

Przed usunięciem konta należy udzielić dostępu do usługi OneDrive i programu Outlook innemu użytkownikowi. Po usunięciu konta pracownika zawartość w usłudze OneDrive i programie Outlook jest przechowywana przez 30 dni. Jednak w ciągu tych 30 dni możesz przywrócić konto użytkownika i uzyskać dostęp do jego zawartości. Jeśli przywrócisz konto użytkownika, zawartość usługi OneDrive i programu Outlook pozostanie dostępna nawet po 30 dniach.

Krok 6. Usuwanie i usuwanie licencji platformy Microsoft 365 od byłego pracownika Po odebraniu licencji możesz ją przypisać innej osobie. Możesz też usunąć licencję, aby nie płacić za nią do czasu zatrudnienia nowej osoby.

Po odebraniu lub usunięciu licencji stare wiadomości e-mail, kontakty i kalendarz użytkownika będą przechowywane przez okres 30 dni, po czym zostaną trwale usunięte. Jeśli tylko usuniesz licencję, ale nie usuniesz konta, zawartość w usłudze OneDrive użytkownika pozostanie dla Ciebie dostępna nawet po upływie 30 dni.

Krok 7. Usuwanie konta użytkownika byłego pracownika Spowoduje to usunięcie konta z centrum administracyjnego. Dzięki temu zostanie zachowany porządek.

Obejrzyj: Usuwanie użytkownika

Zapoznaj się z tym filmem i innymi osobami na naszym kanale YouTube.

Gdy pracownik opuści firmę, musisz usunąć go z usługi Microsoft 365 dla firm. Przed wykonaniem tej czynności należy zablokować im dostęp do plików firmowych, zachować utworzone dokumenty i wykonać kilka innych zadań administracyjnych związanych z usuwaniem użytkownika.

  1. W centrum administracyjnym wybierz pozycję Użytkownicy, a następnie wybierz pozycję Aktywni użytkownicy.
  2. Wybierz użytkownika, który chcesz usunąć, a następnie wybierz pozycję Usuń użytkownika.
  3. Zaznacz pole wyboru, aby usunąć licencję, i zaznacz pole wyboru, aby usunąć aliasy poczty e-mail.
  4. Zaznacz pole wyboru, aby udzielić innemu użytkownikowi dostępu do poczty e-mail byłego pracownika, a następnie wybierz pozycję Wybierz użytkownika i ustaw opcje poczty e-mail.
  5. Aby usunąć skojarzone aliasy poczty e-mail, wybierz pozycję X obok ich aliasów.
  6. Przejrzyj informacje o udostępnionej skrzynce pocztowej i wybierz pozycję Zakończ.
  7. Upewnij się, że opcje są ustawione poprawnie, a następnie wybierz pozycję Przypisz i konwertuj.
  8. Przejrzyj wyniki i wybierz pozycję Zamknij.

Po usunięciu użytkownika masz do 30 dni na przywrócenie jego konta.

Przywracanie użytkownika (artykuł)
Dodawanie nowego pracownika do platformy Microsoft 365 (artykuł)
Przypisywanie licencji do użytkowników (artykuł)
Anulowanie przypisywania licencji od użytkowników (artykuł)