Konfigurowanie procesów zatwierdzania w przepływie pracy

  • Artykuł

Ważne

Klienci używający Human Resources, funkcja opisana w tym artykule jest obecnie dostępna zarówno w autonomicznym rozwiązaniu Dynamics 365 Human Resources, jak i scalonej infrastrukturze rozwiązania Finance. Podczas aktualizacji nawigacja może wyglądać inaczej, niż to opisano. Jeśli chcesz znaleźć konkretną stronę, możesz użyć wyszukiwania.

Procedura zamieszczona poniżej umożliwia skonfigurowanie właściwości procesu zatwierdzania.

Aby skonfigurować proces zatwierdzania, w edytorze przepływu pracy kliknij element zatwierdzania prawym przyciskiem myszy i wybierz polecenie Właściwości, a zostanie otwarty formularz Właściwości.

Nadawanie nazwy procesowi zatwierdzania

Aby wprowadzić nazwę procesu zatwierdzania, należy wykonać poniższe kroki.

  1. W lewym okienku kliknij przycisk Ustawienia podstawowe.
  2. W polu Nazwa wprowadź unikatową nazwę procesu zatwierdzania.

Określanie, kiedy system automatycznie wykonuje operację na dokumencie

System można skonfigurować do automatycznego wykonywania operacji na dokumencie, gdy są spełnione określone warunki. Na przykład system może zatwierdzać raporty o wydatkach, których suma kwot jest mniejsza niż 100 USD. Wykonaj następujące kroki, aby określić, kiedy system podejmuje akcję wobec dokumentu.

  1. W lewym okienku kliknij opcję Akcje automatyczne.

  2. Zaznacz pole wyboru Włącz akcje automatyczne.

  3. Kliknij opcję Dodaj warunek.

  4. Służy do wprowadzania warunku.

  5. W razie potrzeby wprowadź dodatkowe warunki.

  6. Aby sprawdzić, czy wprowadzone warunki są poprawnie skonfigurowane, wykonaj następujące czynności:

    1. Kliknij opcję Testuj, a zostanie otwarty formularz Warunek testowy przepływu pracy.
    2. Wybierz rekord w obszarze Sprawdź poprawność warunku formularza.
    3. Kliknij przycisk Test. System oszacuje rekord i określi, czy rekord spełnia określone warunki.
    4. Kliknij przycisk OK lub Anuluj, aby powrócić do formularza Właściwości.

  7. Z listy Akcja automatycznego ukończenia wybierz akcję, jaką ma podjąć system wobec dokumentu.

Określanie, kiedy są wysyłane powiadomienia

Możliwe jest wysyłanie do odpowiednich osób powiadomień w przypadku zatwierdzenia, odrzucenia, delegowania lub eskalowania dokumentu albo żądania jego modyfikacji. Wykonaj następujące kroki, aby określić, kiedy i do kogo są wysyłane powiadomienia.

  1. W lewym okienku kliknij opcję Powiadomienia.

  2. Zaznacz pola wyboru obok zdarzeń, o których mają być wysyłane powiadomienia:

    • Delegowanie — gdy dokument został przypisany innemu użytkownikowi do zatwierdzenia.
    • Eskalowanie — kiedy przypisany użytkownik nie podjął działań wobec dokumentu w wyznaczonym czasie.
    • Zatwierdzanie — po zatwierdzeniu dokumentu.
    • Odrzucanie — po odrzuceniu dokumentu.
    • Żądanie zmiany — gdy przypisany użytkownik zażądał wprowadzenia zmiany w przesłanym mu dokumencie.

  3. Zaznacz wiersz zdarzenia wybranego w kroku 2.

  4. Kliknij kartę Tekst powiadomienia.

  5. W polu tekstowym wprowadź treść powiadomienia.

  6. Aby spersonalizować tekst, można wstawić symbole zastępcze, które będą zastępowane odpowiednimi danymi podczas wyświetlania użytkownikom. Aby wstawić symbol zastępczy, wykonaj następujące czynności:

    1. Kliknij pole tekstowe w miejscu, gdzie ma się pojawiać symbol zastępczy.
    2. Kliknij opcję Wstaw symbol zastępczy.
    3. Na wyświetlonej liście wybierz symbol zastępczy, który chcesz wstawić.
    4. Kliknij przycisk Wstaw.

  7. Aby dodać tłumaczenia powiadomienia, kliknij opcję Tłumaczenia. W wyświetlonym formularzu wykonaj następujące czynności:

    1. Kliknij przycisk Dodaj.
    2. Z wyświetlonej listy wybierz język, w którym będziesz wprowadzać tekst.
    3. W polu tekstowym Przetłumaczony tekst wprowadź tekst.
    4. Aby spersonalizować tekst, wstaw symbole zastępcze.
    5. Kliknij przycisk Zamknij.

  8. Kliknij kartę Adresat.

  9. Określ, komu zostaną wysłane powiadomienia. Wybierz jedną z opcji w tabeli poniżej, a następnie wykonaj dodatkowe kroki dla tej opcji, zanim przejdziesz do kroku 10.

    Opcja Adresaci powiadomień Dodatkowe kroki
    Uczestnik Użytkownicy, którzy są przypisani do określonej grupy lub roli
    1. Po wybraniu wartości w polu Uczestnik kliknij kartę Oparte na roli.
    2. Na liście Typ uczestnika wybierz typ grupy lub rolę, do której mają być wysyłane powiadomienia.
    3. Na liście Uczestnik wybierz grupę lub rolę, do której mają być wysyłane powiadomienia.
    Użytkownik przepływu pracy Użytkownicy uczestniczący w bieżącym przepływie pracy
    1. Po wybraniu opcji Użytkownik przepływu pracy kliknij kartę Użytkownik przepływu pracy.
    2. Na liście Użytkownik przepływu pracy zaznacz użytkownika, który uczestniczy w przepływie pracy.
    Użytkownik Określeni użytkownicy
    1. Po wybraniu wartości w polu Użytkownik kliknij kartę Użytkownik.
    2. Wybierz użytkowników, którym chcesz wysyłać powiadomienia, a następnie przenieś tych użytkowników do listy Wybrani użytkownicy.

  10. Powtórz kroki od 3 do 9 dla każdego zdarzenia wybranego w kroku 2.

Określanie ostatecznej osoby zatwierdzającej

Aby wymagać dodatkowego zatwierdzenia, jeśli zatwierdził go również użytkownik, który przesłał dokument, można określić ostatecznej osoby zatwierdzającej dla kroku zatwierdzania.

  1. W edytorze przepływu pracy kliknij element zatwierdzania prawym przyciskiem myszy i wybierz Właściwości, a zostanie otwarty formularz Właściwości.
  2. W lewym okienku kliknij przycisk Ustawienia zaawansowane.
  3. Zaznacz pole wyboru Użyj ostatecznej osoby zatwierdzającej.
  4. Wybierz z listy użytkownika, który ma być ostateczną osobą zatwierdzającą.

Zapobiegaj zatwierdzaniu kroków w przepływie pracy przez przepływ pracy

Aby uniemożliwić użytkownikom przesyłacym dokumenty do zatwierdzenia w celu ich zatwierdzania, należy wykonać następujące kroki:

  1. Przejdź do Administracja systemu > Przepływ pracy > Parametry przepływu pracy > Ogólne > Osoba zatwierdzająca.
  2. Zaktualizuj ustawienie Nie zezwalaj na zatwierdzanie przez przesyłanie w przepływie pracy na Tak.

Domyślnie jest ustawiona wartość Nie, a użytkownicy mogą zatwierdzić dokument, jeśli są uwzględnioni w ustawieniach przypisania na etapie zatwierdzania.

Jeśli przepływ pracy ma ustawienie Nie zezwalaj na zatwierdzanie przez osoby przesyłające i zawiera kroki zatwierdzania dla ostatecznej osoby zatwierdzającej, upewnij się, że osoba zatwierdzająca końcowa nie jest użytkownikiem, który zazwyczaj przesyła dokumenty do przepływu pracy, ponieważ nie będzie mógł zakończyć zatwierdzania.

Ustawianie limitu czasu

Jeśli proces zatwierdzania musi zostać ukończony w określonym czasie, wykonaj następujące kroki.

Banknot

Opcje wybrane w tych krokach zastąpią opcje wybrane w obszarach Przypisanie i Eskalacja w poszczególnych krokach zatwierdzania.

  1. W lewym okienku kliknij przycisk Ustawienia zaawansowane.

  2. Zaznacz pole wyboru Ustaw limit czasu dlaelementu przepływu pracy.

  3. W polu Czas trwania określ, do kiedy proces zatwierdzania ma zostać ukończony. Umożliwia wybranie jednej z następujących opcji:

    • Godziny — Wprowadź liczbę godzin, w ciągu których należy ukończyć proces zatwierdzania. Następnie wybierz kalendarz używany przez organizację i wprowadź informacje o tygodniu roboczym obowiązującym w organizacji.
    • Dni — Wprowadź liczbę dni, w ciągu których należy ukończyć proces zatwierdzania. Następnie wybierz kalendarz używany przez organizację i wprowadź informacje o tygodniu roboczym obowiązującym w organizacji.
    • Tygodnie — Wprowadź liczbę tygodni, w ciągu których należy ukończyć proces zatwierdzania.
    • Miesiące — Wybierz dzień i tydzień, do kiedy należy ukończyć proces zatwierdzania. Może to być na przykład piątek trzeciego tygodnia w miesiącu.
    • Lata — Wybierz dzień, tydzień i miesiąc, do kiedy należy ukończyć proces zatwierdzania. Może to być na przykład piątek trzeciego tygodnia grudnia.

  4. W przypadku przekroczenia tego limitu czasu system wykona operację na dokumencie. Na liście Akcja zaznacz akcję, jaką ma podjąć system.

Określanie akcji dostępnych użytkownikowi

Gdy dokument zostanie przypisany do użytkownika, aby go zatwierdził, użytkownik musi zareagować na dokument. Wykonaj następujące kroki, aby określić, które akcje użytkownik może wykonywać na przesłanym dokumencie.

  1. W lewym okienku kliknij przycisk Ustawienia zaawansowane.
  2. Zaznacz pole wyboru Zatwierdzanie, jeśli użytkownik może zatwierdzić dokument.
  3. Zaznacz pole wyboru Odrzucanie, jeśli użytkownik może odrzucić dokument.
  4. Zaznacz pole wyboru Żądanie zmiany, jeśli użytkownik może wnioskować o zmiany w dokumencie.
  5. Zaznacz pole wyboru Delegowanie, jeśli użytkownik może przypisać dokument innemu użytkownikowi do zatwierdzenia.

Banknot

Pole wyboru Włącz wykonywanie akcji z listy zadań w module Enterprise Portal zostało wycofane.

Konfigurowanie kroków zatwierdzania

Proces zatwierdzania składa się z kroków zatwierdzania. Należy wykonać poniższą procedurę, aby dodać kroki procesu zatwierdzania i je skonfigurować.

  1. W edytorze przepływu pracy kliknij dwukrotnie procesu zatwierdzania. Edytor przepływu pracy wyświetli etapy procesu zatwierdzania.
  2. Aby dodać krok zatwierdzania, przeciągnij go z obszaru Elementy przepływu pracy na kanwę.
  3. Aby skonfigurować krok zatwierdzania, zobacz Konfigurowanie kroków zatwierdzania w przepływie pracy.