Tworzenie płatności dla dostawców za pomocą propozycji płatności

Ten artykuł zawiera omówienie opcji propozycji płatności wraz z przykładami pokazującymi działanie propozycji płatności. Propozycje płatności są często używane do tworzenia płatności dostawcy, ponieważ za pomocą zapytań można szybko wybrać faktury dostawcy do zapłaty na podstawie kryteriów takich jak termin i rabat gotówkowy.

Organizacje często używają propozycji płatności do tworzenia płatności dla dostawców, ponieważ przy użyciu propozycji płatności można szybko wybrać faktury od dostawcy do zapłacenia na podstawie terminu, rabatu gotówkowego i innych kryteriów.

Kwerenda propozycji płatności zawiera różne karty, z których każda ma różne opcje wyboru faktur do zapłaty. Karta Parametr zawiera opcje najczęściej wykorzystywane przez większość organizacji. Na skróconej karcie Rekordy do uwzględnienia można określić faktury lub dostawców do uwzględnienia w płatności poprzez zdefiniowanie zakresów dla różnych charakterystyk. Na przykład jeśli chcesz zapłacić tylko określonej grupie dostawców, możesz zdefiniować filtr zakresu dostawców. Tej funkcji często używa się do wybrania faktur do określonej formy płatności. Na przykład: jeśli ustawisz filtr, w którym Metoda płatności = Czek, do zapłaty zostaną zaznaczone tylko te faktury, które są płatne czekiem, chyba że spełniają także inne kryteria wyszczególnione w zapytaniu. Karta Parametry zaawansowane zawiera dodatkowe opcje. Niektóre z nich mogą nie być odpowiednie dla danej organizacji. Na przykład ta karta zawiera opcje płatności faktur w ramach płatności scentralizowanych.

Parametry

• Wybierz faktury według — Faktury w zakresie dat określonym przy użyciu pól Od dnia i Do dnia można wybrać według daty płatności, daty rabatu gotówkowego lub obu tych parametrów. W przypadku użycia daty rabatu gotówkowego system szuka najpierw faktur z datą rabatu gotówkowego między datami początkową i końcową. Następnie system za pomocą daty sesji określa, czy faktura kwalifikuje się do uzyskania rabatu gotówkowego, aby mieć pewność, że data rabatu nie upłynęła.
• Od dnia i Do dnia — faktury z datą płatności lub rabatu gotówkowego w tym zakresie dat zostaną zaznaczone do opłacenia.
• Minimalna data płatności — służy do wprowadzania daty minimalnej płatności. Na przykład pola Od dnia i Do dnia określają zakres od 1 września do 10 września, a minimalną datą płatności jest 5 września. W takim przypadku wszystkie faktury z datą płatności od 1 do 5 będą miały datę płatności 5 września, ale wszystkie faktury z datą płatności między 5 a 10 września będą miały daty płatności takie, jakie określono na poszczególnych fakturach.
• Limit kwoty — wprowadź maksymalną kwotę całkowitą dla wszystkich płatności.
• Utwórz płatności bez przeglądania faktury — Jeśli ustawisz tę opcję na Tak, płatności zostaną utworzone bezpośrednio na stronie Płatności dostawcy. Strona Propozycja płatności zostanie pominięta. Dzięki temu płatności zostaną utworzone szybciej. Płatności mogą być nadal modyfikowane na stronie Płatności dostawcy. Można też wrócić na stronę propozycji płatności, klikając przycisk Edytuj faktury dla wybranej płatności.

Opcje zaawansowane

• Sprawdź saldo dostawcy — jeśli ta opcja jest ustawiona jako Tak, system sprawdza przed opłaceniem faktur, czy dostawca nie ma salda debetowego. Jeśli dostawca ma saldo debetowe, płatność nie zostanie utworzona. Na przykład dostawca może mieć noty kredytowe lub zaksięgowane, ale jeszcze nierozliczone płatności. W takim przypadku nie należy płacić dostawcy. Zamiast tego noty kredytowe lub płatności powinny zostać rozliczone względem niezapłaconych faktur.
• Usuń ujemne płatności — opcja ta działa różnie, w zależności od tego, czy płatności dotyczą poszczególnych faktur czy sumy faktur spełniających kryteria płatności. Ta opcja jest określana w metodzie płatności.
• Płatność dla każdej faktury — jeśli opcja Usuń ujemne płatności jest ustawiona jako Tak, a istnieją nierozliczone faktury i płatności dla dostawcy, tylko faktura zostanie zaznaczona do płatności. Płatność jest rozliczana na podstawie faktury na kwotę. Jeśli opcja Usuń ujemne płatności jest ustawiona jako Nie i nie są rozliczane faktury i płatności, do zapłacenia zostaną wybrane i faktury i płatności. Dla płatności jest tworzona płatność i zwrot (płatność ujemna).
• Płatności dla sumy faktur — w przypadku ustawienia opcji Usuń ujemne płatności jako Tak, a istnieją nierozliczone faktury i płatności dla dostawcy, do płatności zostanie wybrana nierozliczona faktura i płatność, a kwoty te są sumowane w łączną kwotę płatności. Jedyny wyjątek występuje wtedy, jeśli suma skutkuje zwrotem. W takim przypadku faktury ani płatności nie są zaznaczane. Jeżeli opcja Usuń ujemne płatności — jest ustawiona jako Nie, faktura i płatność nie są rozliczone, zarówno faktura jak i płatność są wybrane do płatności, natomiast kwoty są sumowane w łączną kwotę płatności.
• Drukuj tylko raport — ustaw tę opcję jako Tak, aby zobaczyć wyniki propozycji płatności w raporcie, ale bez tworzenia płatności.
• Uwzględnij faktury od dostawców z innych firm — jeśli dana organizacja ma scentralizowany proces płatności i propozycji płatności, a propozycja płatności powinna uwzględniać faktury z innych firm zamieszczonych w kryteriach wyszukiwania, ustaw tę opcję na Tak.
• Proponuj osobną płatność dostawcy dla każdej firmy — jeśli ta opcja jest ustawiona jako Tak, dla każdej firmy zostanie utworzona osobna płatność na dostawcę. Dostawca w płatności jest taki sam jak na fakturze z każdej firmy. Jeśli ta opcja została ustawiona jako Nie, a ten sam dostawca ma faktury w wielu podmiotach prawnych, zostanie utworzona jedna płatność na łączną kwotę z wybranych faktur. Dostawca na płatności jest taki sam jak dostawca w bieżącej firmie. Jeśli nie istnieje konto dostawcy w bieżącej firmie, używane jest konto dostawcy dla pierwszej faktury do zapłaty.
• Waluta płatności — To pole określa walutę, w której są tworzone wszystkie płatności. Jeśli waluta nie jest zdefiniowana, każda faktura jest płacona w walucie faktury.
• Dzień tygodnia – wpisz dzień tygodnia, w którym ma być dokonana płatność; to pole jest używane tylko wtedy, gdy metoda płatności jest ustawiona na tydzień. Kwota faktur do zapłaty jest sumowana w określonym dniu tygodnia w celu dokonania płatności.
• Typ konta przeciwstawnego i Konto przeciwstawne — Te pola służą do definiowania określonego typu konta (takiego jak Księga lub Bank) i konta przeciwstawnego (na przykład określonego konta bankowego). Metoda płatności dla faktury określa domyślny typ konta przeciwstawnego i konto przeciwstawne, ale w tych polach można zmieniać wartości domyślne.
• Data sumarycznej płatności — Ta opcja jest używana tylko wtedy, gdy pole Okres w metodzie płatności zawiera wartość Suma. Jeśli data jest zdefiniowana, wszystkie płatności zostaną utworzone tego dnia. Pole Minimalna data płatności jest ignorowane.
• Dodatkowe filtry — Na skróconej karcie Rekordy do uwzględnienia można określić dodatkowe zakresy kryteriów. Na przykład jeśli chcesz zapłacić tylko grupie dostawców, możesz zdefiniować filtr zakresu dostawców. Tej funkcji często używa się do wybrania faktur do określonej formy płatności. Na przykład: jeśli ustawisz filtr, w którym Metoda płatności = Czek, do zapłaty zostaną zaznaczone tylko te faktury, które są płatne czekiem, chyba że spełniają także inne kryteria wyszczególnione w zapytaniu.

Scenariusze

Dostawca	Faktura	Data faktury	Kwota faktury	Data wymagalności	Data rabatu gotówkowego	Kwota rabatu gotówkowego
3050	1001	15 czerwca	500,00	15 lipca	29 czerwca	10,00
3050	1002	20 czerwca	600,00	20 lipca	4 lipca	12,00
3075	1003	15 czerwca	250,00	29 czerwca		0,00
3100	1004	17 czerwca	100.00	17 lipca	1 lipca	1,00

1 lipca April płaci sprzedawcom i korzysta z propozycji płatności, aby wykonać to zadanie sprawniej.

Opcja 1: Według rabatu gotówkowego

April wybiera rabat gotówkowy jako typ propozycji i wprowadza zakres dat od 26 czerwca do 10 lipca. W propozycji zostaną uwzględnione następujące faktury:

• 1002, ponieważ data rabatu 4 lipca mieści się w zakresie dat płatności.
• 1004, ponieważ data rabatu 1 lipca mieści się w zakresie dat płatności.

Następujące faktury nie są uwzględnione w propozycji:

• 1001, ponieważ data rabatu 29 czerwca już minęła, więc ta faktura nie spełnia kryteriów uzyskania rabatu gotówkowego.
• 1003, ponieważ ta faktura nie ma daty rabatu.

Opcja 2: według terminu płatności

April wybiera Według terminu płatności jako typ propozycji i wprowadza zakres dat od 26 czerwca do 10 lipca. W propozycji zostaną uwzględnione następujące faktury:

• 1003, ponieważ termin płatności 29 czerwca mieści się w zakresie dat płatności.

Następujące faktury nie są uwzględnione w propozycji:

• 1001, ponieważ termin płatności 15 lipca nie mieści się w zakresie dat płatności.
• 1002, ponieważ termin płatności 20 lipca nie mieści się w zakresie dat płatności.
• 1004, ponieważ termin płatności 17 lipca nie mieści się w zakresie dat płatności.

Opcja 3: Według daty i rabatu gotówkowego

April wybiera Termin i rabat gotówkowy jako typ propozycji i wprowadza zakres dat od 26 czerwca do 10 lipca. W propozycji zostaną uwzględnione następujące faktury:

• 1003, ponieważ termin płatności 29 czerwca mieści się w zakresie dat płatności.
• 1002, ponieważ data rabatu 4 lipca mieści się w zakresie dat płatności.
• 1004, ponieważ data rabatu 1 lipca mieści się w zakresie dat płatności.

Następujące faktury nie są uwzględnione w propozycji:

• 1001, ponieważ data rabatu 29 czerwca już minęła, więc ta faktura nie kwalifikuje się do uzyskania rabatu gotówkowego, a termin 15 lipca również jest poza zakresem dat.

Uwagi dotyczące niektórych krajów/regionów

Norwegia

Kontrola wymiarów

Funkcja kontroli wymiarów umożliwia kontrolowanie grupowania wierszy generowanych przez propozycję płatności oraz ustawianie domyślnych wymiarów na podstawie wymiarów finansowych używanych w stosowanych fakturach. W kontekście dla kraju/regionu w Norwegii dla każdej metody płatności istnieje karta wymiaru finansowego, gdzie można uaktywnić kontrolę wymiaru oraz włączyć grupowanie dla każdego wymiaru. Dostępne są następujące opcje:

• Pole Kontrola wymiarów jest nieaktywne. Propozycja płatności działa tak, jak w przypadku jakiegokolwiek innego kraju/regionu.
• Pole Kontrola wymiarów jest uaktywnione bez dalszego definiowania wymiarów. Propozycja płatności zostanie utworzona bez brania wymiarów pod uwagę. Utworzona transakcja nie dziedziczy żadnych wymiarów z zastosowanego zapisu.
• Pole Kontrola wymiarów jest uaktywnione i włączono dodatkowe wymiary. Teraz można zdefiniować sposób kopiowania wymiarów do arkusza. Na przykład: • Zaznacz pole wyboru BusinessUnit, aby utworzyć propozycję płatności według jednostki biznesowej dla metody płatności, • Zaznacz pole wyboru CostCenter, aby utworzyć propozycję płatności według centrum kosztu do metody płatności

Banknot

W przypadku wybrania kilku wymiarów w trzeciej opcji propozycja płatności zostanie utworzona z uwzględnieniem połączenia tych wymiarów.

Wybór konta bankowego

Dla każdej metody płatności można zdefiniować standardowe konto płatności obciążających niezależnie od kontekstu kraju/regionu. Konto jest ustawiane w wierszach płatności generowanych przez propozycję. Za pomocą funkcji konta bankowego można zdefiniować wiele kont bankowych obciążeń, które będą zarządzane według wymiaru i waluty lub ich dowolnej kombinacji, i używać różnych kont zależnie od potrzeb. Te kombinacje można skonfigurować na stronie Metody płatności, naciskając przycisk Konta bankowe dostępny dla każdej metody płatności i wybierając ustawienie Typ konta księgowania = Bank.