Przegląd kontroli budżetu

Ważne

Niektóre lub wszystkie funkcje wymienione w tym artykule są dostępne w ramach wydania wersji zapoznawczej. Zawartość i funkcje mogą ulec zmianie. Aby uzyskać więcej informacji dotyczących wydań wersji zapoznawczych, zobacz Dostępność aktualizacji usługi.

W tym artykule przedstawiono funkcję kontroli budżetu i przedstawiono informacje ułatwiające konfigurowanie kontroli budżetu w celu optymalizacji zarządzania zasobami finansowymi organizacji.

Kontrola budżetu obsługuje zarządzanie środkami finansowymi organizacji za pomocą planów kont, przepływów pracy, grup użytkowników, dokumentów źródłowych i arkuszy, konfigurowalnego obliczania dostępnych środków, cykli budżetu i progów. Dzięki kontroli organizacja może planować, zmierzyć, zarządzać i prognozować swoje zasoby finansowe w całym roku obrachunkowym.

Po zatwierdzeniu budżetów w systemie można używać planów budżetów do generowania wpisów do rejestru budżetu w celu rejestrowania budżetu wydatków dla organizacji. Ewentualnie można utworzyć lub zaimportować wpisy do rejestru budżetu z poziomu zewnętrznego programu, zamiast korzystać z funkcji planowania budżetu.

Wydatki mogą być rejestrowane przy użyciu kont głównych i wymiarów finansowych. Można skonfigurować kontrolę nad całością wydatków, aby spełniać wymogi i zasady obowiązujące w organizacji, poprzez grupowanie kombinacji wymiarów finansowych i kont głównych.

Poniższy wykres przedstawia miejsce kontroli budżetu w etapach typowego cyklu budżetu.

Można skonfigurować kontrolę budżetu według kilku czynników:

• Wymiary finansowe — Które wymiary finansowe są potrzebne do raportowania budżetu i wartości rzeczywistych oraz które wymiary finansowe są niezbędne do kontroli budżetów? Czy istnieją określone kombinacje wymiarów lub konta główne wymagające szczególnej uwagi? Na przykład, czy trzeba śledzić budżet do wartości rzeczywistych przez program i Centrum kosztów? Czy wydatki na podróże wymagają szczególnej uwagi?
• Czas — Jaki przedział czasu (okres obrachunkowy, okres obrachunkowy od początku roku itd.) będzie używany do obliczania dostępnych środków budżetowych?
• Dokumenty źródłowe — Które dokumenty źródłowe muszą być uwzględniane w kontroli budżetu? Czy obliczenia dla dokumentów mają być dokonywane według wierszy czy według dokumentów?
• Obliczanie dostępnych środków — Czy przy obliczaniu dostępnych środków budżetowych mają zostać uwzględnione dokumenty takie jak zapotrzebowania na zakup (przyszłe zobowiązanie niewiążące) i zamówienia zakupu (przyszłe zobowiązania wiążące)? Czy w obliczaniu dostępnych środków mają być uwzględniane dokumenty będące wersjami roboczymi?
• Uprawnienia zastępowania — Kto ma uprawnienie do przekroczenia dostępnego budżetu?

Kontrola budżetu jest w pełni zintegrowana z aplikacją. Z tego względu można oceniać dostępny budżet zarówno dla zakupów planowanych, jak i rzeczywistych. Dostępne są zapytania dotyczące budżetu i raporty. Dzięki temu użytkownicy mogą dokonywać oceny budżetu w całym cyklu budżetu oraz wprowadzać niezbędne zmiany w formie korekt budżetu lub przeniesień. Menedżer budżetu może również w razie potrzeby wyeksportować budżet i wartości rzeczywiste do programu Microsoft Excel, aby lepiej analizować i prognozować.

Konfigurowanie kontroli budżetu

Okres cyklu budżetu

Po skonfigurowaniu podstawowego budżetowania można zdefiniować czas lub okresy początkowy i końcowy dla budżetowania i kontroli budżetu na stronie Okres cyklu budżetu. Cykle budżetu często odpowiadają kalendarzom obrachunkowym, ale mogą obejmować lata obrachunkowe.

Następne kroki w konfiguracji są wykonywane na różnych kartach, które są otwierane ze strony Konfiguracja kontroli budżetu.

Definiuj parametry

Na podstawie wymiarów finansowych włączonych dla budżetu można do kontrolowania budżetu używać wszystkich lub części wymiarów finansowych.

Ponadto można określić domyślny przedział czasu (na przykład Rok obrachunkowy, Od początku roku obrachunkowego, Okres obrachunkowy lub Kwartalnie), który będzie objęty kontrolą budżetu. Można również określić domyślnego menedżera budżetu oraz próg, o którego osiągnięciu użytkownicy będą powiadamiani. Wartości w tych polach będą używane jako wartości domyślne w każdej nowej regule kontroli budżetu lub nowo tworzonej grupie budżetu. Wartości domyślne można jednak zmienić dla poszczególnych grup i reguł.

Sposoby tworzenia i rejestrowania budżetu w rejestrze budżetu pomagają określić okres wybierany podczas obliczania dostępnych środków budżetowych. Jeśli roczna kwota dla kombinacji wartości wymiarów jest obliczona i używana, lepszym rozwiązaniem może być podejście roku obrachunkowego lub okresu od początku roku obrachunkowego. Jednak jeśli organizacja, która tworzy budżety według okresu obrachunkowego lub alokuje do okresów obrachunkowych, chce mieć bardziej szczegółową kontrolę, warto rozważyć okresy roku obrachunkowego lub od początku roku obrachunkowego.

Ponadto kultura organizacji, ponieważ jest związana z budżetowaniem i kontrolą budżetu, pomaga zdefiniować konfigurację.

Uprawnienia ponadbudżetowe

Następnie na karcie Uprawnienia ponadbudżetowe można określić grupy użytkowników. Można również określić, czy użytkownicy, którzy są członkami grupy, mają możliwość przekraczania budżetu. Można uniemożliwić użytkownikom przekraczanie budżetu ponad próg budżetu, który został ustawiony na stronie Parametry budżetu, lub zablokować przekraczanie budżetu o jakąkolwiek kwotę, bez względu na próg. Zależnie od sposobu, w jaki organizacja aktywnie zarządza swoimi wydatkami, te uprawnienia ułatwiają zarządzanie zasobami finansowymi.

Dostępne środki budżetowe

Następnie na karcie Dostępne środki budżetowe można zdefiniować formułę, która będzie służyła do obliczania dostępnych środków budżetowych. Zależnie od tego, na ile konserwatywnie organizacja zarządza swoimi zasobami finansowymi albo jakie istnieją przepisy lub wymagania branży, w obliczeniach mogą być uwzględniane wersje robocze i niezaksięgowane dokumenty.

Banknot

Jeśli obliczenie zostanie zmodyfikowane podczas cyklu budżetu, zmiany nie wpłyną na dokumenty, które wcześniej pomyślne przeszły kontrolę budżetu i zostały zaksięgowane lub sfinalizowane. Funkcja o nazwie Śledź tylko kwoty w obliczeniach dostępnych środków budżetowych zmianę danych, które są śledzone w tabelach BudgetSourceTracking. Gdy ta funkcja jest włączona, kwoty są przechowywane tylko wtedy, gdy zostaną wybrane do użycia w obliczeniach dostępnych środków budżetowych. Więcej informacji można znaleźć w artykule Dostępne środki budżetowe.

Dokumenty i arkusze

Na karcie Dokumenty i arkusze można wybrać, które dokumenty źródłowe i arkusze będą podlegać kontroli budżetu, i określić, czy kontrola nastąpi na poziomie wprowadzania wierszy czy całego dokumentu. Ponadto nowa funkcja Ulepszenie filtrowania dokumentów kontroli budżetowej, która jest dostępna od wersji 10.0.27 Microsoft Dynamics 365 Finance, zapewnia opcję filtrowania na podstawie zapytań dla każdego dokumentu, który jest uwzględniony w kontroli budżetowej. Dlatego możesz określić, które dokumenty kontroli budżetowej są sprawdzane pod względem budżetowym. W ten sposób funkcja umożliwia sprawdzanie budżetowe tylko podzbioru dokumentów danego typu. Na przykład możesz sprawdzić tylko te zlecenia zakupu, w których pole Pula jest ustawione na 01. Nowa kolumna, która została dodana do zakładki Dokumenty i czasopisma, wskazuje, czy dla wybranego typu dokumentu jest zdefiniowana kwerenda. Ponadto dwa nowe przyciski dodane do paska narzędzi nad siatką dokumentów pozwalają dodawać, edytować i usuwać filtrowanie.

Należy dopasować dokumenty źródłowe wybrane za pomocą pól wyboru dla sald uwzględnionych na potrzeby obliczania dostępnych środków budżetowych. Na przykład, jeśli wybrano opcję rezerwy w budżecie dla przyszłych zobowiązań wiążących, należy zaznaczyć opcję zamówienia zakupu. Podczas kontroli budżetu dla kwot i kont w wierszu zakupu, kategoria kontroli budżetu przypisana do rezerwacji ma wartość przyszłe zobowiązanie wiążące. Podczas kontroli budżetu dla kwot i kont w zapotrzebowaniu na zakup kategoria kontroli budżetu przypisana do rezerwacji ma wartość Przyszłe zobowiązanie niewiążące.

Jeśli pozycje Rezerwy w budżecie dla przyszłych zobowiązań wiążących i/lub Rezerwy w budżecie na przyszłe zobowiązania niewiążące są uwzględniane w obliczaniu dostępnych środków budżetowych i muszą być odzwierciedlone w księgowaniach w księdze głównej, należy zaznaczyć te wybory w grupę Rachunkowość zobowiązań na stronie Parametry księgi głównej.

Przypisz modele budżetu

Następnie na karcie Przypisz modele budżetu można przypisać modele budżetu do okresów cykli budżetu, które mają być uwzględniane w kontroli budżetu.

Definiowanie reguł kontroli budżetu

Następnie na karcie Definiowanie reguł kontroli budżetu należy utworzyć konkretne reguły na podstawie wymiarów finansowych włączonych do kontroli budżetu. Na przykład aby skoncentrować się na wydatku lub zakresie wydatków działu, można za pomocą ustawień na tej karcie zdefiniować i obliczyć te wydatki. Dla każdej reguły kontroli budżetu można zdefiniować różne progi.

Ważne

Kontrola budżetu będzie włączona dla wszelkich kont głównych typu Wynikowe, Wydatek, Przychód, Bilans, Pasywa, Kapitał własny lub Składnik aktywów. Jeśli karta Definiuj reguły kontroli budżetu zawiera regułę z pustymi kryteriami, kontrola budżetu zostanie włączona dla wszystkich kombinacji wymiarów finansowych, które obejmują konta główne tego typu. Dlatego należy się upewnić, że tworzone reguły kontroli budżetu określają tylko zakresy kombinacji wymiarów finansowych, w których ważne jest włączenie kontroli budżetu.

Wybór konta głównego

Jeśli na stronie Definiuj parametry nie zaznaczono opcji Konto główne jako wymiaru kontroli budżetu, ale określone wydatki podlegają zarządzaniu, można zaznaczyć te wydatki na karcie Wybór konta głównego. Jeśli opcja Konto główne jest zaznaczona jako wymiar kontroli budżetu, nie trzeba dodawać żadnych wpisów.

Zdefiniuj grupy budżetu

Na karcie Zdefiniuj grupy budżetu opcjonalnie można zdefiniować unikatowe kombinacje wymiarów finansowych, gdzie zasoby budżetowe są grupowane na potrzeby pomocniczej kontroli budżetu. Można utworzyć jeden rekord zawierający całą organizację lub zdefiniować wiele grup dla poszczególnych działów lub centrów kosztów.

Definiowanie poziomów wiadomości

Jeśli komunikaty ostrzegawcze kontroli budżetu mają być pomijane dla dowolnej grupy użytkowników, można określić te grupy na stronie Definiowanie poziomów wiadomości. Członkowie grup użytkowników będą nadal otrzymywali komunikaty o błędach, gdy przekroczą dostępne środki budżetowe, na podstawie ich indywidualnych uprawnień przekraczania budżetu.

Uruchamianie kontroli budżetu

Po skonfigurowaniu kontroli budżetu można włączyć tę funkcję i ją uaktywnić na karcie Uruchamianie kontroli budżetu. Zacznie wtedy obowiązywać wersja robocza.

Ważne

Kiedy kontrola budżetu jest włączona i aktywna, a zaksięgowano transakcje, nie należy wyłączać funkcji w trakcie roku. Jeśli kontrola budżetu jest wyłączona, działania nie są rejestrowane na potrzeby kontroli budżetu i operacje sprawdzania budżetu nie są już wykonywane. W związku z tym dokumenty, które już zostały zaksięgowane, mogą błędnie odzwierciedlać wszelkie zwalniające kwoty lub salda w zapytaniach i raportach powiązanych z kontrolą budżetu. Dotyczy to m.in. statystyk kontroli budżetu dla wszelkich dokumentów i arkuszy transakcji z jednostkami podrzędnymi i korygujących.

Ponadto transakcje, w tym wpisy do rejestru budżetu, które zaksięgowano przed włączeniem kontroli budżetu, nie są uwzględniane w kontroli budżetu. Dlatego warto włączyć kontrolę budżetu tylko na początku nowego cyklu budżetu. Upewnij się, że wpisy do rejestru budżetu zawierające początkowe salda budżetu dla kontroli budżetu mają aktualizowane salda budżetu dopiero po włączeniu kontroli budżetu. Każdy otwarty dokument (np. zamówienie zakupu) będzie sprawdzany pod kątem dostępnych środków budżetowych i uzyska rezerwację budżetu dla kontroli budżetu, gdy użytkownik ręcznie uruchomi kontrolę budżetu w dokumencie.

Korzystanie z kontroli budżetu

Po włączeniu kontroli budżetu użytkownicy otrzymają komunikaty ostrzeżeń i błędów kontroli budżetu w dokumentach i dziennikach skonfigurowanych dla kontroli budżetu. Należy pamiętać, że kontrolę budżetu można skonfigurować tak, aby użytkownicy byli ostrzegani, gdy przekroczą środki budżetowe, ale nadal mogli potwierdzić lub zaksięgować transakcje. Użytkownicy mogą wyświetlać szczegóły nieudanych operacji kontroli budżetu na stronie Błędy i ostrzeżenia kontroli budżetu.

Z tej strony użytkownicy mogą przechodzić do strony Statystyk kontroli budżetu według okresu, aby obejrzeć szczegóły dotyczące dostępności i rezerwacji budżetu dla wybranej kombinacji wymiarów kontroli budżetu. Użytkownicy mogą również przejść do strony Statystyka kontroli budżetu w celu wyświetlenia dostępności budżetu dla wszystkich kombinacji wymiarów finansowych, które są używane w kontroli budżetu.

Po włączeniu kontroli budżetu dla zamówień zakupu menedżer budżetu może w obszarze roboczym Budżety i prognozy księgi sprawdzić kolejkę wszystkich niepotwierdzonych zamówień zakupu, które mają ostrzeżenia i błędy kontroli budżetu. Jeśli menedżer budżetu ma skonfigurowane uprawnienia ponadbudżetowe, może potwierdzać zamówienia zakupu bezpośrednio w obszarze roboczym.