Śledź działania i zarządzaj nimi
W Dynamics 365 Sales korzystasz z działań, aby planować, śledzić i organizować komunikację z klientem. Możesz sporządzać notatki, wysyłać wiadomości e-mail, wykonywać połączenia telefoniczne, organizować spotkania i przydzielać sobie zadania podczas pracy nad sprzedażą lub rozwiązywania sprawy usługi. Akcje te są uważane za działania.
System automatycznie nadaje sygnatury czasowe każdemu działaniu i pokazuje, kto je utworzył. Ty oraz inne osoby należące do zespołu możecie przewijać działania, aby zobaczyć historię pracy z klientem.
Aby maksymalnie wykorzystać aplikację Dynamics 365 Sales, ważne jest, aby każdy użytkownik w organizacji śledził interakcje z klientami poprzez dodawanie działania dla każdej wiadomości e-mail, rozmowy telefonicznej, zadania czy spotkania. W ten sposób historia klienta będzie kompletna.
Wymagania dotyczące licencji i ról
| Typ wymagania | Musisz mieć |
|---|---|
| Licencja | Dynamics 365 Sales Premium, Dynamics 365 Sales Enterprise lub Dynamics 365 Sales Professional Więcej informacji: Ceny aplikacji Dynamics 365 Sales |
| Role zabezpieczeń | Dowolna podstawowa rola sprzedaży, taka jak sprzedawca lub menedżer sprzedaży Więcej informacji: Podstawowe role sprzedaży |
Znajdź swoje działania
Możesz znaleźć swoje działania w Moja praca na mapie witryny.
Wyświetlanie działania w widoku listy, kalendarza lub karty Kanban
Uwaga
- Opcja Zapisz jako jest dostępna tylko wtedy, administrator dodaje co najmniej jeden typ widoku do siatki Działanie za pomocą dostosowań systemowych.
- Aby dodać widok Kanban do siatki Działanie, zobacz Dodawanie formantu Kanban do encji Szansa sprzedaży lub Działanie. Zgodnie z krokami opisane w artykule można dodać inne widoki, takie jak Kalendarz i Widok potoku.
Na mapie witryny, wybierz Działania.
Na pasku poleceń wybierz opcję Pokaż jako, a następnie wybierz typ widoku, taki jak Kanban lub Kalendarz.
Siatka Działanie obsługuje następujące typy widoków:
- Siatka tylko do odczytu. Wyświetla listę działań.
- Kalendarz. Pokazuje kalendarz zawierający listę zaplanowanych działań danego dnia i skojarzonych z nią transakcji.
- Kanban. Pokazuje wizualną reprezentację działań sprzedaży w różnych stanach. Pozwala to na wyświetlenie stanu każdego działania w potoku i przeciągnięcie go w celu przeniesienia z jednego stanu do innego (np. Otwieranie, Ukończono, Anulowany, Zaplanowano). Więcej informacji: Praca z działaniami w widoku Kanban
Zmień widok działań
Aby sprawdzić, jakie działania są potrzebne, można użyć widoków. Możesz użyć widoku Moje działania, aby wyświetlić działania przypisane do Ciebie i widok Działania członków mojego zespołu w celu wyświetlenia działań zespołu.
Filtrowanie listy działań
Możesz filtrować listę rodzajów działań, aby wyświetlić tylko te, które Cię interesują. Możesz na przykład dodatkowo ograniczyć działania wyświetlane w widoku, używając filtru typu działania. Filtr typ działania zezwala na filtrowanie działań na podstawie typu, takiego jak wiadomość e-mail, zadanie, rozmowa telefoniczna itp.
Możesz również użyć filtra Termin wykonania, aby zobaczyć działania, które mają być wykonane w określonym czasie, takich jak działania które mają być wykonane dzisiaj lub wcześniej lub działań, które mają być wykonane w ciągu następnych siedmiu dni lub wcześniej.
Tworzenie i edytowanie nowego działania
Użytkownik może tworzyć niezależne działania, które nie są skojarzone z żadnym rekordem klienta lub sprzedaży. W tym celu na mapie witryny zaznacz pozycję Działania, a następnie na pasku poleceń wybierz pozycję **Poczta e-mail, Rozmowa telefoniczna lub Zadanie, w zależności od tego, które działanie chcesz utworzyć.
Lub, aby przeprowadzić edycję istniejącego rekordu działania, otwórz działanie, zaznaczając jego tytuł.
Uwaga
Od wydania Dynamics 365 Sales z kwietnia 2020, po utworzeniu lub edycji nowego działania rekord jest otwierany w głównym oknie dialogowym formularza. Okno dialogowe formularze głównego to formularz główny otwierający się w dialogu (okienko wyskakujące). Okna dialogowe formularza głównego umożliwiają zachowanie kontekstu podczas pracy nad jednym rekordem, co umożliwia otwieranie drugiego lub trzeciego rekordu w dialogu. Ułatwia to edycję rekordów.
Dodaj nowe działanie dla klienta
Najczęściej pojawia się dodanie działania skojarzonego z kontaktem, szansą sprzedaży, klientem lub innym typem rekordu w celu śledzenia całej historii komunikacji z klientem. (Można również dodać działanie dla siebie.)
Wraz z upływem czasu rozwija się relacja pomiędzy Twoją organizacją a klientem, a Ty oraz inne osoby należące do Twojego zespołu możecie przeglądać źródło działania podczas współpracy z klientem i widzieć historię interakcji. Działania mogą być również uwzględniane w raportach, co umożliwi śledzenie postępów.
Aby dodać działanie dla klienta:
- Otwórz rekord. Użycie Szybkiego wyszukiwania na pasku nawigacyjnym umożliwia szybkie znajdowanie rekordu.
- Wybierz pozycję Powiązane>Działania.
- Na stronie Działania wybierz typ Nowe działanie>Typ działania.
- W okienku Szybkie tworzenie wprowadź niezbędne informacje, a następnie wybierz opcję Zapisz i zamknij.
Dodaj działanie dla siebie
Dodaj zadanie lub notatkę, jeśli potrzebujesz sam sobie przypomnieć o konieczności wykonania jakiejś czynności, jak zaplanowanie wizyty u lekarza czy udział w imprezie sportowej.
W przeciwnym razie, aby zachować historię kontaktów z klientem, powinieneś dodawać nowe działania skojarzone z rekordem klienta, tak aby działania te stały się częścią historii, którą będą mogły przeglądać inne osoby należące do Twojego zespołu.
Aby dodać działanie dla siebie:
- Na pasku nawigacyjnym wybierz opcję Utwórz, a następnie wybierz Działania>Typ działań.
- Wypełnij pola, a następnie wybierz przycisk Zapisz i zamknij.
Dołącz dokument
Dokumenty, arkusze kalkulacyjne, zdjęcia i praktycznie dowolny typ pliku można dołączyć do wiadomości e-mail i notatek.
Aby dołączyć dokument do wiadomości e-mail:
- Otwórz formularz wiadomości e-mail.
- Na pasku poleceń wybierz Dołącz plik.
- Wyszukaj i wybierz plik, który chcesz dołączyć.
Wybrany plik zostanie wyświetlony w okienku Załącznik.
Aby dołączyć dokument do notatki:
- W okienku Oś czasu wybierz + a następnie wybierz Notatka.
- Dodaj notatkę i wybierz ikonę załącznika przed przyciskiem Dodaj notatkę.
- Wyszukaj i wybierz plik, który chcesz dołączyć.
Wybrany plik zostanie wyświetlony nad przyciskiem Dodaj notatkę.
Oznaczanie działania jako ukończonego
Po rozmowie z kimś, wykonaniu zadania, wysłaniu wiadomości e-mail lub udaniu się na spotkanie, możesz oznaczyć działanie dla tej akcji jako ukończone.
Otwórz działanie.
Na pasku poleceń wybierz Oznacz jako zakończone.
Oznacz kilka działań jako wykonane w tym samym czasie
- Na liście działań zaznacz wszystkie działania, które chcesz oznaczyć jako ukończone.
- Na pasku poleceń wybierz Oznacz jako zakończone.
Najważniejsze wskazówki dotyczące działań
Poniżej zamieszczamy pewne wskazówki dotyczące używania działań w sposób najkorzystniejszy dla organizacji:
Dodaj działanie dla każdej interakcji z klientem. Upewnij się, że historia klienta zawiera rekord każdego procesu komunikacji z nim.
Użyj właściwego typu działania dla akcji. Może się wydawać, że warto wprowadzić nową notatkę: "Wysłano wiadomość e-mail z potwierdzeniem kalkulacji cen" lub "Zadzwonił do klienta w celu omówienia sprawy dotyczącej usług". Aby śledzić te typy akcji, należy dodać wiadomość e-mail lub działanie Rozmowa telefoniczna, a następnie użyć notatek w celu bardziej ogólnego tekstu.
Dodaj również działania dla siebie. Możesz śledzić własne przypisania, zdarzenia i notatki bez kojarzenia tych działań z klientem.
Użyj polecenia Utwórz na pasku nawigacyjnym. Znajdź te działania na liście sortując w kolumnie Dotyczy, która jest pusta, aby poinformować, że działanie nie jest skojarzone z rekordem klienta.
Pamiętaj, że działania są "zestawione" pod związanymi z nimi rekordami. Załóżmy, że chcesz otrzymać przypomnienie o konieczności przeprowadzenia kolejnych czynności z Cecil Langer, czyli kontaktem skojarzonym z kontem, Wingtip Toys. Należy dodać działanie zadania do rekordu kontaktu dla Cecila (nie dla klienta, Wingtip Toys).
W ten sposób zadanie będzie automatycznie „zebrane” do konta, a zadaniem będzie on automatycznie wyświetlony i innym osobom z zespołu, gdy patrzysz na kontakt i patrzysz na konto konta użytkownika Wingtip Toys. (Wiedzą, że wszystko jest obsługiwane).
Nie możesz znaleźć opcji w swojej aplikacji?
Istnieją trzy możliwości:
- Nie masz wymaganej licencji lub roli.
- Administrator nie włączył tej funkcji.
- Organizacja używa niestandardowej aplikacji. Skontaktuj się z administratorem, aby poznać dokładne kroki. Kroki opisane w tym artykule są specyficzne dla gotowej aplikacjach Centrum sprzedaży lub Sales Professional.