Zamknięcie zapasów

W ramach procesu rozliczania transakcji rozchodu z transakcjami przychodu można również wybrać aktualizowanie księgi głównej, tak aby uwzględniała ona wprowadzone korekty.

Proces zamknięcia magazynu w systemie umożliwia rozliczenie transakcji rozchodu jako transakcji przychodu metodą wyceny zapasów wybranej w grupie modeli pozycji towaru. W ramach procesu rozliczania można wskazać, że księga główna ma zostać zaktualizowana, tak aby odzwierciedlała ona wprowadzone korekty. Jednakże dopóki jednak nie zostanie uruchomione zamknięcie magazynu lub ponowne obliczenie zapasów, system księguje transakcje wydania przy użyciu obliczanej średniej kroczącej kosztu własnego.

Po zamknięciu zapasów nie można już księgować w okresach przypadających przed ustawioną datą zamknięcia zapasów, chyba że zakończony proces zamknięcia zapasów zostanie wycofany. Na przykład jeśli zamknięcie zapasów zostanie wykonane dla okresu, który kończy się 31 stycznia, nie można księgować transakcji z datą wcześniejszą niż 31 stycznia.

Towary w zapasach są przypisywane do jednego z dwóch typów zapasów: pozycja lub usługa. Zamknięcie zapasów działa tak samo dla obu typów. Jednak w przypadku pozycji usługowych zamknięcie zapasów nadal rozlicza wydania względem przyjęć.

Częstotliwość wykonywania procesu zamknięcia zapasów różni się zależnie od firmy. Liczba transakcji powinna pomóc zadecydować, jak często należy to robić. Na ogół większość firm uruchamia zamknięcie magazynu w ramach procedur zamykania i uzgadniania na zakończenie miesiąca.

Ponowne obliczanie zapasów i księga główna

Jeśli w trakcie miesiąca lub w innym okresie magazynowym zajdzie konieczność wprowadzenia korekt w zapasach lub w księdze głównej, zamiast zamknięcia magazynu można uruchomić ponowne obliczenie zapasów. Ponowne obliczenie zapasów powoduje wprowadzenie korekt w transakcjach magazynowych, ale nie ich rozliczenie.

Podczas ponownego obliczania zapasów następuje korekta dostępnych zapasów i transakcji magazynowych, ponowne obliczenie zapasów oraz zamknięcie zapasów. Te zadania mają wpływ na wszystkie konta księgowe powiązane z pierwotną transakcją magazynową.

Przykład

Podczas tworzenia zamówienia zakupu na podstawie zamówienia sprzedaży następuje aktualizacja kont księgi głównej użytych w oryginalnym zamówieniu sprzedaży. Nawet jeśli konta księgowe grupy pozycji przypisanej do pozycji zostały zmienione po zaksięgowaniu zamówienia sprzedaży, a ponowne obliczanie zapasów spowodowało wygenerowanie kwoty korekty, kwota korekty zostanie zaksięgowana na pierwotnych kontach księgowych. Skorygowana kwota nie jest księgowana na nowych kontach księgowych przypisanych do pozycji.

Po ukończeniu aktualizacji można sprawdzić załącznik księgi, który został zaksięgowany w wyniku wykonania jednego z tych zadań.

1. Na stronie Zamknięcie i korekta na karcie Omówienie wybierz aktualizację, którą chcesz sprawdzić.
2. Kliknij kolejno opcje Szczegóły i Załącznik.

Wpływ procesu zamknięcia zapasów na księgę główną

Niektóre zadania, które można wykonać na stronie Zamknięcie i korekta, powodują aktualizację księgi głównej. Na przykład księga główna jest aktualizowana po skorygowaniu dostępnych zapasów, skorygowaniu transakcji magazynowych, wykonaniu ponownego obliczania zapasów oraz wykonaniu zamknięcia zapasów.

Konta księgowe, które są aktualizowane wskutek tych zadań, są powiązane z pierwotną transakcja magazynową. Na przykład, jeśli zamówienie sprzedaży jest rozliczane względem zamówienia zakupu, konta księgi głównej użyte do pierwotnego zamówienia sprzedaży zostaną skorygowane. Takie działanie występuje nawet wtedy, gdy konta księgowe grupy pozycji przypisanej do pozycji zostały zmienione po zaksięgowania zamówienia sprzedaży. Gdy zamknięcie zapasów utworzy kwotę rozliczenia, kwota ta nadal jest księgowana na pierwotnych kontach księgowych, a nie na nowych kontach księgowych przypisanych do pozycji. Księga główna może także zostać zaktualizowana po wycofaniu zamknięcia zapasów.

Uwaga

• Zamknięcie zapasów jest wymaganym krokiem w procedurze zamykania miesiąca dla wszystkich modeli magazynu, poza średnią ruchomą. W przypadku próby zamknięcia okresu finansowego bez wcześniejszego zamknięcia zapasów w dniu zakończenia okresu pojawi się ostrzeżenie.
• Przed uruchomieniem procedury zamknięcia można wyświetlić listę towarów, które nie mogą zostać rozliczone podczas aktualizacji.
• Zalecamy uruchamianie zamknięcia zapasów poza godzinami szczytu, kiedy zasoby obliczeniowe mogą być bardziej równomiernie rozdzielone.

Dziennik zamykania zapasów

Po zamknięciu zapasów w centrum komunikatów może się pojawić komunikat, że jednostkowe koszty własne mogą być błędne ze względu na niemożność kompletnego rozliczenia transakcji.

Zanim pojawi się ten komunikat, w systemie zostanie wyświetlony numer towaru i odnośna transakcja. Komunikat informuje, że kwota kosztu użyta w tej transakcji nie została zaktualizowana w związku z zamknięciem zapasów. Komunikat pojawia się, gdy nie można rozliczyć transakcji wydania.

Podczas procesu zamknięcia zapasów system sprawdza każdy wymiar finansowy w celu ustalenia, czy do określonej daty zamknięcia nastąpiło więcej wydań niż przyjęć. Taki rodzaj niezbilansowania może mieć miejsce, gdy transakcja magazynowa z zamówienia zakupu nie została w pełni zaksięgowana finansowo, bo nie otrzymano faktury dostawcy lub składniki BOM w produkcji na wyższym poziomie nie zostały finansowo zaksięgowane. (Dla produkcji podrzędnej koszty nie są obliczane). W takim przypadku następne zamknięcie nie spowoduje korekty wszystkich wydań o poprawny koszt własny, ponieważ informacje o przyjęciach są niekompletne.

Dla każdej sesji procedury zamknięcia system wskazuje, czy dziennik z ostrzeżeniami jest zapisywany i można go wyświetlić.

Jeśli komunikat będzie zawierał wiele ostrzeżeń, zalecamy wykonanie następujących czynności:

• Finansowa aktualizacja przychodów.
• Przełożenie daty zamknięcia na późniejszy termin.
• Ponowna ocena procedur biznesowych.

W pewnych sytuacjach nie można nic zrobić w związku z ostrzeżeniami. Na przykład, gdy oznaczenie dotyczy zamówienia zakupu, którego data finansowa przypada po dacie zamknięcia, data zamknięcia nie może zostać zmieniona.

Wycofywanie ukończonego zamknięcia zapasów

Czasami może być konieczne wycofanie ukończonego zamknięcia zapasów w celu przywrócenie rozliczeń do stanu sprzed wprowadzenia korekt. Wycofywanie ukończonego zamknięcia zapasów powoduje ponowne otwarcie magazynu w celu umożliwienia księgowania we właściwym okresie, który obejmuje to zamknięcie zapasów. Pokrewne zmiany mogą być również dokonane w księdze głównej. Po dokonaniu wszystkich korekt można ponownie wykonać zamknięcie zapasów dla okresu, nad którym pracujesz.

Uwaga

Można ponownie otworzyć tylko ostatni okres zapasów, który został zamknięty. Aby wycofać wcześniejsze zamknięcie zapasów, należy wycofać jedno po drugim wszystkie kolejne zamknięcia, począwszy od najnowszego.