Udostępnij przez

Omówienie zamówień zakupu

  • Artykuł

W tym artykule podano ogólne informacje dotyczące zamówień zakupu oraz łącza do dodatkowych artykułów, które odnoszą się do różnych etapów pokonywanych przez zamówienie zakupu.

Zamówienie zakupu jest dokumentem, który reprezentuje umowę z dostawcą na zakup towarów lub usług. Dokument ten pomaga również monitorować przyjęcia produktów dokonywane względem zamówienia, a później księgować faktury od dostawcy wystawiane przez niego za zamówienie.

Strona Zamówienia zakupu zawiera przegląd dostępnych zamówień i umożliwia ich modyfikowanie. Po otwarciu zamówienia zakupu można wybrać widok Nagłówek, który zawiera informacje określane tylko jeden raz dla każdego zamówienia, takie jak szczegóły dostawcy. Alternatywnie można wybrać widok Wiersze, w którym można modyfikować wiersze zamówienia. Zazwyczaj będziesz przełączać się między tymi dwoma widokami podczas modyfikowania zamówień zakupu. Opłaty nie są wyświetlane bezpośrednio na stronie Zamówienia zakupu, ale można do nich przejść za pośrednictwem menu w wierszach i nagłówku zamówienia.

Istnieje wiele raportów, gdzie można przeglądać informacje o zamówieniach zakupu, przyjęciach produktów i fakturach od dostawców. Raporty te znajdują się w modułach Zaopatrzenie i sourcing i Rozrachunki z dostawcami.

Obszary robocze Przygotowanie zamówienia zakupu i Przyjęcie i obsługa zamówienia zakupu umożliwiają wyświetlanie list zamówień zakupu w różnych stanach zaawansowania. Zawierają one również podsumowanie czynności, które należy podjąć. Obszar roboczy Przygotowanie zamówienia zakupu koncentruje się na tworzeniu i weryfikowaniu zamówienia zakupu, prowadzeniu zamówienia przez proces zatwierdzenia oraz potwierdzaniu z dostawcą. Obszar roboczy Przyjęcie i obsługa zamówienia zakupu koncentruje się na przetwarzaniu przyjęcia towarów lub usług względem zamówień zakupu. Zawiera listy dające wgląd w przyjęcia, które są zaległe lub wkrótce będą miały termin dostarczenia od dostawcy. Te obszary robocze nie są wykorzystywane do wykonywania pokrewnych operacji przyjęć do magazynu. Te czynności są wykonywane za pomocą stron w modułach Zarządzanie zapasami i Zarządzanie magazynem. Przetwarzanie faktur od dostawców powinno się odbywać za pomocą obszaru roboczego Wprowadzanie faktur od dostawcy, a płatności obsługiwać za pomocą obszaru roboczego Płatności dostawcy.

Poniższe artykuły zawierają omówienie różnych etapów, przez które przechodzi zamówienia zakupu:

Typy zamówień zakupu

Istnieją trzy typy zamówień zakupu. Podczas tworzenia zamówienia zakupu należy określić jego typ. Na stronie Parametry modułu Zaopatrzenie i sourcing można skonfigurować domyślny typ nowych zamówień.

Typ zamówienia zakupu Opis
W arkuszu Ten typ umożliwia tworzenie wersji roboczej zamówienia zakupu. Ten typ nie ma wpływu na ilości zapasów ani nie generuje transakcji magazynowych. Wiersze arkusza zamówienia zakupu nie są uwzględniane w planowaniu głównym.
Zamówienie zakupu Ten typ umożliwia tworzenie zamówień zakupu, gdy zamówienia mają być potwierdzane z dostawcą, ponieważ zamówienia są przetwarzane z użyciem przyjęcia i fakturowania, zanim dostawca otrzyma płatność. Tego rodzaju zamówienie zakupu jest najczęściej stosowane.
Zwrot towaru Tego typu należy używać przy zwracaniu towarów do dostawcy. Ten typ zamówienia wymaga podania numeru autoryzacji zwrotu materiałów (RMA) otrzymanego od dostawcy. Numer RMA podaje się na karcie Ogólne w ustawieniach zamówienia zakupu. Wiersze zamówienia muszą mieć ilości ujemne.

Stany zamówień zakupu

Zamówienia zakupu zawierają kilka pól stanu, które wskazują postęp realizacji zamówienia. Wszystkie te pola są widoczne w widoku zamówienia Nagłówek, a niektóre z nich są również widoczne w siatce przeglądu wszystkich zamówień. Pole Stan zamówienia zakupu pokazuje stan dotyczący ilości w zamówieniu. Dostępne są następujące wartości:

  • Otwarte zamówienie — Zamówienia zostały utworzone i podano ilości w zamówieniu.
  • Otrzymane — Otrzymano pełną ilość z zamówienia, ale nie wystawiono jeszcze faktury.
  • Zafakturowane — Cała ilość w zamówieniu została zafakturowana. Jeśli zamówienie zostało częściowo otrzymane lub zafakturowane, nie jest odpowiedni ani status — Otrzymane ani Zafakturowane — nie jest właściwy. W związku z tym zamówienie nadal będzie miało stan Otwarte zamówienie.
  • Anulowane — Zamówienie zostało potwierdzone, ale później anulowane. W związku z tym ten stan wskazuje, że nie ma już żadnych otwartych ilości w zamówieniu.

Pole Stan dokumentu ułatwia szybkie przeglądanie postępu realizacji zamówienia pod względem dokumentów, które zostały przetworzone. Pokazuje stan najnowszego dokumentu, który został sfinalizowany dla zamówienia. Dostępne są następujące wartości:

  • Brak — Dla zamówienia jeszcze przetworzono żadnego dokumentu.
  • Zapytanie dotyczące zakupu — Wygenerowano zapytanie dotyczące zakupu, a zamówienie oczekuje na informacje zwrotne od dostawcy.
  • Zamówienie zakupu — Przetworzono potwierdzenie zamówienia.
  • Dokument przyjęcia produktów — Dla zamówienia przetworzono przyjęcie produktów.
  • Faktura — Wystawiono fakturę do zamówienia.

Pole Stan zatwierdzenia jest używane, gdy zamówienie zakupu przechodzi przez proces lub przepływ pracy weryfikacji. Dostępne są następujące wartości:

  • Wersja robocza, W trakcie przeglądu i Odrzucone — Te stany są używane tylko w przypadku, gdy dla zamówienia zakupu jest stosowany przepływ pracy zatwierdzania.
  • Zatwierdzone — Ten stan jest przypisywany zamówieniom o ukończonym przepływie pracy zatwierdzania. Zamówienia tworzone bez używania przepływu pracy zatwierdzania otrzymują status Zatwierdzone natychmiast.
  • W trakcie analizy zewnętrznej — Ten stan jest używany w scenariuszach, gdy do dostawcy jest wysyłane zapytanie o zakup, tak aby dostawca mógł potwierdzić warunki zamówienia zakupu. Ten stan jest również używany w procesie inicjowanym przez akcję Żądanie potwierdzenia. W tym procesie dostawca jest proszony o potwierdzenie warunków zamówienia zakupu poprzez nawiązanie połączenia z systemem Twojej firmy i zarejestrowanie, czy potwierdza czy też odrzuca zamówienie.
  • Potwierdzone — To stan przypisywany po potwierdzeniu zamówienia. Zazwyczaj ten stan jest ostatnim stanem zatwierdzania przypisywanym do zamówienia.

Dodatkowe zasoby