Share via

Zarządzanie dokumentami z integracją Microsoft Teams

  • Artykuł

Zarządzanie dokumentami z SharePoint umożliwia zarządzanie takimi typami dokumentów, jak Word, Excel, PowerPoint i OneNote. Możesz również tworzyć foldery służące do zapisywania i zarządzania tymi dokumentami w aplikacjach obsługi klienta (takich jak Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing i Dynamics 365 Project Service Automation), które są przechowywane w SharePoint.

Dzięki integracji Microsoft Teams z Dynamics 365 można używać zarządzania dokumentami z Microsoft Teams. Umożliwia użytkownikowi współtworzenie dokumentów i automatyczne synchronizowanie ich z aplikacjami angażowania klientów za SharePoint. Dla każdego dzierżawcy istnieje jedno wystąpienie SharePoint. Dokumenty w Dynamics 365 i pliki w Microsoft Teams znajdują się w tej samej witrynie SharePoint. Podwitryny mogą być inne, ale witryna główna jest taka sama.

Nie istnieje automatyczna relacja między uprawnieniami SharePoint a uprawnieniami do aplikacji angażowania klientów. Aby uzyskać dostęp do dokumentów między Microsoft Teams a aplikacjami angażującymi klientów, musisz posiadać jawne uprawnienia do korzystania z zarządzania dokumentami dla aplikacji angażujących klientów i SharePoint. Informacje: Uprawnienia wymagane do wykonywania zadań zarządzania dokumentami

Użyj karty Pliki w Microsoft Teams lub karty Dokumenty w aplikacjach customer engagement, aby przechowywać dokumenty i zarządzać nimi w kontekście rekordu na serwerze SharePoint. Dokumenty są przechowywane na serwerze SharePoint Server, co umożliwia użytkownikowi w Microsoft Teams dostęp do dokumentów na serwerze SharePoint Server, o ile użytkownik ma odpowiednie uprawnienia.

Dostęp użytkownika do plików w Microsoft Teams lub aplikacji angażujących klientów zależy od dostępu do witryny SharePoint, gdzie przechowywany jest plik.

Uwaga

  • Użytkownik Gość w Microsoft Teams zobaczy komunikat o błędzie podczas próby uzyskania dostępu do przypiętego rekordu aplikacji angażującej klientów.
  • Użytkownik, który jest częścią kanału Microsoft Teams lub zespołu, który ma dostęp do aplikacji angażujących klientów nie będzie miał dostępu do rekordu w Microsoft Teams.

— często zadawane pytania

1. Czy goście w Microsoft Teams będą mieli dostęp do rekordów Dynamics 365?

Nie, podczas próby uzyskania dostępu do przypiętego rekordu, zobaczą oni komunikat o błędzie.

2. Czy uczestnicy rozmów i kanałów Microsoft Teams będą mogli zobaczyć przypięty rekord aplikacji Dynamics 365, jeśli nie mają licencji Dynamics 365?

Nie, podczas próby uzyskania dostępu do przypiętego rekordu, zobaczą oni komunikat o błędzie.

3. Czy można dodać dokument do rekordu, jeśli nie jest przypięty do kanału Microsoft Teams?

To zależy od tego, czy dzierżawca Dynamics 365 ma skonfigurowaną integrację SharePoint. Jeśli włączono integrację SharePoint, możesz dodać dokument.

Jeśli nie masz włączonej integracji SharePoint musisz przypiąć rekord do kanału Microsoft Teams, gdyż w przeciwnym razie nie będziesz w stanie dodać dokumentu do rekordu.

4. Co się stanie, gdy dodam dokumenty do kanału Microsoft Teams połączonego z rekordem aplikacji Dynamics 365, a następnie usunę członka z kanału?

Zależy to od tego, czy użytkownik ma uprawnienia do dostępu do rekordu aplikacji Dynamics 365.

Jeśli ma uprawnienia do dostępu do rekordu aplikacji, użytkownik może edytować rekord w Dynamics 365, ale nie może uzyskać dostępu do plików z Dynamics 365, SharePoint, lub Microsoft Teams.

Jeśli nie ma uprawnienia do dostępu do rekordu aplikacji Dynamics 365, użytkownik zobaczy błąd i nie będzie mógł uzyskać dostępu do pliku z Dynamics 365, SharePoint, lub Microsoft Teams

5. Jakie uprawnienia daje użytkownikowi dodanie go do kanału Microsoft Teams, który przypiął rekordy i dokumenty dodane do karty plików?

Zależy to od tego, czy użytkownik ma uprawnienia do dostępu do rekordu aplikacji Dynamics 365.

Jeśli ma uprawnienia dostępu do rekordu aplikacji Dynamics 365, użytkownik będzie mógł edytować rekord w Dynamics 365 i Microsoft Teams. Będzie również mieć odczyt, zapis. usuwanie plików z Dynamics 365, SharePoint i Microsoft Teams.

Jeśli nie ma uprawnienia do dostępu do Twojego rekordu aplikacji Dynamics 365, użytkownik zobaczy błąd, ale będzie mieć uprawnienie do odczytu, zapisu i usuwania podczas uzyskiwania dostępu do pliku z Dynamics 365, SharePoint, i Microsoft Teams.

6. Jaka jest lokalizacja SharePoint karty plików Microsoft Teams w stosunku do skojarzonej karty dokumentów rekordów Dynamics 365?

Poniższe informacje dotyczą sytuacji, gdy integracja SharePoint nie została włączona dla encji w Dynamics 365.

Podczas dodawania pliku z rekordu aplikacji Dynamics 365 połączonego z kanałem Microsoft Teams dokument jest przechowywany w folderze SharePoint ze ścieżką [Nazwa zespołu] > Dokumenty > [Nazwa kanału] > [Nazwa pliku]. Plik jest widoczny na karcie plików kanału Microsoft Teams i siatce skojarzonej dokumentu rekordu aplikacji Dynamics 365.

Dodawanie pliku z rekordu aplikacji Dynamics 365, który nie jest połączony z kanałem Teams nie jest możliwe, ponieważ integracja SharePoint nie została włączona.

Podczas dodawania pliku z kanału Microsoft Teams połączonego z rekordem aplikacji Dynamics 365 dokument jest przechowywany w folderze SharePoint ze ścieżką [Nazwa zespołu] > Dokumenty > [Nazwa kanału] > [Nazwa pliku]. Plik jest widoczny na karcie plików kanału Microsoft Teams i siatce skojarzonej dokumentu rekordu aplikacji Dynamics.

Podczas dodawania pliku z kanału Teams, który nie jest połączony z rekordem aplikacji Dynamics 365 dokument jest przechowywany w folderze SharePoint ze ścieżką [Nazwa zespołu] > Dokumenty > [Nazwa kanału] > [Nazwa pliku]. Plik jest widoczny na karcie Pliki kanału Microsoft Teams.

Gdy kanał Microsoft Teams ma skojarzonych wiele rekordów aplikacji Dynamics 365 dokument jest przechowywany w folderze SharePoint ze ścieżką [Nazwa zespołu] > Dokumenty > [Nazwa kanału] > [Nazwa pliku]. Plik będzie widoczny w kanale Microsoft Teams z karty plików i siatce skojarzonej z dokumentem dla wszystkich rekordów Dynamics 365 skojarzonych z kanałem.

Gdy rekord aplikacji Dynamics 365 jest połączony z kanałem Microsoft Teams, pliki dodane do tego kanału Microsoft Teams ukażą się w siatce skojarzonej z dokumentem dla tego rekordu aplikacji Dynamics 365.

Jeśli rekord aplikacji Dynamics 365 był wcześniej skojarzony z kanałem Microsoft Teams, i użytkownik skojarzył go z nowym kanałem Microsoft Teams, kolejna lokalizacja dokumentu zostanie dodana w Dynamics 365 dla nowego kanału Microsoft Teams skojarzonego z rekordem. Użytkownicy mogą przełączać się między lokalizacjami dokumentów.

7. Jaka jest lokalizacja SharePoint karty plików Microsoft Teams w stosunku do skojarzonej karty dokumentów rekordów aplikacji Dynamics 365?

Poniższe informacje dotyczą sytuacji, gdy integracja SharePoint została włączona dla encji Dynamics 365.

Podczas dodawania pliku z rekordu aplikacji Dynamics 365 połączonego z kanałem Microsoft Teams z lokalizacji dokumentu dla kanału Microsoft Teams dokument jest przechowywane w folderze SharePoint ze ścieżką [Nazwa zespołu] > Dokumenty > [Nazwa kanału] > [Nazwa pliku]. Plik jest widoczny na karcie plików kanału Microsoft Teams i w siatce skojarzonej z dokumentem dla wszystkich rekordów Dynamics 365 w lokalizacji dokumentu dla kanału Microsoft Teams.

Podczas dodawania pliku do rekordu aplikacji Dynamics 365 połączonego z kanałem Microsoft Teams za pośrednictwem lokalizacji dla witryny domyślnej, dokument jest przechowywany w domyślnej witrynie SharePoint skonfigurowanej dla środowiska Dynamics 365. Dokument nie jest widoczny na karcie plików Microsoft Teams dla kanału skojarzonego z rekordem.

Podczas dodawania pliku z rekordu aplikacji Dynamics 365, który nie jest połączony z kanałem Microsoft Teams, dokument jest przechowywany w domyślnej witrynie SharePoint skonfigurowanej dla środowiska Dynamics 365.

Podczas dodawania pliku z kanału Microsoft Teams połączonego z rekordem aplikacji Dynamics 365 dokument jest przechowywany w folderze SharePoint ze ścieżką [Nazwa zespołu] > Dokumenty > [Nazwa kanału] > [Nazwa pliku]. Plik jest widoczny na karcie plików kanału Microsoft Teams i w siatce skojarzonej z dokumentem dla wszystkich rekordów Dynamics 365 w lokalizacji dokumentu dla kanału Microsoft Teams.

Gdy kanał Microsoft Teams ma skojarzonych wiele rekordów aplikacji Dynamics dokument jest przechowywany w folderze SharePoint ze ścieżką [Nazwa zespołu] > Dokumenty > [Nazwa kanału] > [Nazwa pliku]. Plik jest widoczny na karcie plików kanału Microsoft Teams i siatce skojarzonej z dokumentem w lokalizacji dokumentu dla kanału Microsoft Teams dla wszystkich rekordów aplikacji Dynamics 365 skojarzonych z kanałem.

Gdy rekord aplikacji Dynamics jest połączony z kanałem Microsoft Teams, pliki już dodane do tego kanału Microsoft Teams są widoczne w siatce skojarzonej z dokumentem dla tego rekordu aplikacji Dynamics 365 w lokalizacji dokumentu dla kanału Microsoft Teams.

Gdy rekord Dynamics zostanie połączony z kanałem Microsoft Teams pliki dodane już do tego rekordu aplikacji Dynamics 365 (w domyślnej witrynie SharePoint skonfigurowanej ze środowiskiem Dynamics 365), pliki nie są widoczne na karcie plików kanału Microsoft Teams i pozostają w domyślnej witrynie SharePoint, która została skonfigurowana ze środowiskiem Dynamics 365.

Jeśli rekord aplikacji Dynamics 365 był wcześniej skojarzony z kanałem Microsoft Teams, i użytkownik kojarzy go z nowym kanałem Microsoft Teams, kolejna lokalizacja dokumentu jest dodawana w aplikacji Dynamics 365 dla nowego kanału Microsoft Teams skojarzonego z rekordem. Użytkownicy mogą przełączać się między lokalizacjami dokumentów.

8. Kto może zobaczyć w której lokalizacji?

Uprawnienia do dostępu do lokalizacji zależą od uprawnienia użytkownika do folderu w SharePoint. Jeśli folder SharePoint został utworzony w kanale Microsoft Teams, użytkownik będzie miał uprawnienia do odczytu i zapisu.

9. Usunąłem użytkownika z kanału Microsoft Teams, ale nadal ma dostęp do skojarzonego rekordu z Dynamics 365. Jak ograniczyć możliwość otwierania, edytowania i usuwania dokumentu z Dynamics 365?

Dostęp do plików zależy od uprawnień użytkownika w SharePoint. Aby ograniczyć użytkownikowi dostęp do tych plików, należy usunąć użytkownika z witryny SharePoint.

10. Co się dzieje po usunięciu konta Microsoft Teams?

Pliki są usuwane z Dynamics 365 i SharePoint.