Zarządzanie etykietami poufności w aplikacja pakietu Office
Ponieważ nasza firma konsultingowa wdraża swoją nową usługę wykorzystującą sztuczną inteligencję, ważne jest, aby zapewnić bezpieczeństwo naszych poufnych danych, zwłaszcza gdy nasz zespół marketingowy ciężko pracuje nad uruchomieniem. Etykiety poufności to cenna funkcja zabezpieczeń, której możemy użyć po utworzeniu i opublikowaniu ich w portal zgodności Microsoft Purview.
W tej lekcji opisano, jak wykonać następujące działania:
- Używaj etykiet poufności w aplikacja pakietu Office: stosowanie etykiet poufności w aplikacja pakietu Office w celu ochrony dokumentów i wiadomości e-mail.
- Opis zgodności plików: określanie typów plików obsługujących etykiety poufności.
- Ochrona między organizacjami: używaj etykiet poufności do bezpiecznego udostępniania danych i zarządzania nimi w organizacjach.
- Działania dotyczące etykiet inspekcji: użyj usługi Microsoft Purview do inspekcji użycia etykiet poufności.
Przechodzenie do wbudowanego etykietowania w aplikacja pakietu Office
W przypadku dodatku ujednoliconego etykietowania klienta usługi Azure Information Protection (AIP) ustawionego na wycofanie w kwietniu 2024 r. kluczowe jest przejście do wbudowanych etykiet poufności pakietu Office. Zapewnia to aktualną ochronę danych, zapewniając dostęp do najnowszych funkcji zabezpieczeń, takich jak zaawansowane klasyfikatory. Te funkcje są dostępne w systemach Windows, macOS, iOS, Android i Office w sieci Web bez konieczności używania dodatków zewnętrznych. Aby bezproblemowo zintegrować te etykiety:
- Upewnij się, że subskrypcja pakietu Office obsługuje te funkcje.
- Konfigurowanie i publikowanie zasad etykiet za pomocą portal zgodności Microsoft Purview w celu zapewnienia spójności organizacyjnej.
- Zachowaj aktualność aplikacja pakietu Office licacji do najnowszych wersji, które obsługują te etykiety.
Korekty można zarządzać przy użyciu ustawień zasad pakietu Office. Użyj zasad grupy lub narzędzi opartych na chmurze, aby uzyskać szczegółową kontrolę nad sposobem stosowania etykiet.
Obsługa etykiet poufności i zgodność plików w aplikacja pakietu Office
Aby efektywnie zarządzać danymi organizacji i chronić je, musisz zrozumieć, jak działają etykiety poufności w różnych formatach aplikacja pakietu Office licacji i dokumentach. Etykiety poufności umożliwiają klasyfikowanie, etykietowanie i ochronę zawartości podczas jej tworzenia, edytowania lub udostępniania w biurze i poza nim. Ta funkcja sprawia, że są one przydatne w przypadku różnych rodzajów plików, w tym plików PDF.
Zgodność między formatami dokumentów
Zrozumienie zgodności między formatami dokumentów jest ważne, ponieważ etykiety poufności oferują różne poziomy obsługi w zależności od typu pliku używanego w aplikacja pakietu Office.
Formaty open XML: Etykiety poufności są w pełni zgodne z formatami Open XML (.docx, .xlsx, .pptx). Aby poznać minimalną wersję pakietu Office wymaganą do korzystania z niektórych funkcji etykiet poufności, takich jak klasyfikacja, szyfrowanie i automatyzacja etykietowania, zobacz Minimalne wersje etykiet poufności w aplikacja pakietu Office.
Starsze i niestandardowe formaty: istnieją ograniczenia zgodności dla starszych formatów plików, takich jak .doc, .xls i Open Document Formats (.odt, .ods), gdzie wbudowane etykietowanie może być niedostępne. Skonfigurowanie programów SharePoint i OneDrive jest również niezbędne do zachowania integralności dokumentów oznaczonych etykietami w ramach tych usług.
Obsługa plików PDF: aplikacja pakietu Office lications umożliwiają konwertowanie dokumentów na pliki PDF i przechowywanie etykiet poufności, oznaczeń zawartości i szyfrowania. Należy pamiętać:
- Załączniki PDF w programie Outlook nie dziedziczą szyfrowania opartego na etykietach.
- Potencjalny obejście etykiet podczas drukowania w formacie PDF.
- Administracja istratory mogą zarządzać aplikacją etykiet poufności do plików PDF za pomocą ustawień zasad grupy w celu dostosowania ich do zasad zabezpieczeń organizacji.
Etykieta aplikacji w pakiecie Office z paskiem poufności
Aby wyświetlić pasek poufności w aplikacja pakietu Office licacjach, takich jak Word, Excel i PowerPoint, twoja wersja pakietu Office musi spełniać określone wymagania dotyczące wersji. Ta funkcja, jeśli jest obsługiwana, wyświetla etykiety poufności na pasku obok nazwy pliku na górnym pasku okna.
Gdy program Outlook obsługuje tę funkcję, pasek poufności jest wyświetlany w wierszu Temat wiadomości e-mail w klasycznym środowisku programu Outlook.
Zarządzanie etykietami poufności na potrzeby szyfrowania i współpracy w aplikacja pakietu Office
Etykiety poufności oferują nowoczesną alternatywę dla tradycyjnego zarządzania prawami do informacji (IRM). Ułatwiają one i efektywniejsze szyfrowanie, dzięki czemu ochrona informacji może być spójna i zarządzana w dokumentach i wiadomościach e-mail. Etykiety te zapewniają spójny sposób zabezpieczania danych, automatyzując szyfrowanie i podając jasne instrukcje dla użytkowników i administratorów.
Zarządzanie etykietami szyfrowania i poufności w aplikacja pakietu Office
aplikacja pakietu Office są przenoszone z usługi IRM do etykiet poufności na potrzeby szyfrowania, gdzie użytkownicy są monitowani o użycie etykiet na potrzeby ustawień ochrony. To przejście jest częścią bardziej przyjaznego dla użytkownika środowiska stosowania ochrony do dokumentów i wiadomości e-mail.
Dokumenty automatycznie dziedziczą szyfrowanie po skojarzonych wiadomościach e-mail lub poprzednich zasadach usługi IRM, co upraszcza przejście do ujednoliconego systemu etykietowania. Administracja istratory wymuszają zasady specyficzne dla dzierżawy, aby zapewnić spójną ochronę i zgodność w całej organizacji.
Współpraca z etykietami poufności w organizacjach
Etykiety poufności odgrywają również rolę w zabezpieczaniu wspólnych wysiłków w granicach organizacji:
- Udostępnianie dokumentów i metadane: Etykiety poufności dołączają metadane do dokumentów i wiadomości e-mail, w tym informacje o dzierżawie organizacji i unikatowy identyfikator etykiety (GUID). Te metadane utrzymują spójność widoczności etykiet w tej samej dzierżawie, podczas gdy użytkownicy zewnętrzni lub goście mogą nie widzieć tych etykiet.
- Zagadnienia dotyczące współużytkowania między organizacjami: Etykiety poufności zapewniają, że udostępnianie dokumentów zewnętrznych uwzględnia zasady ochrony danych zarówno w organizacjach wysyłających, jak i odbierających. Mimo że program Outlook zachowuje metadane etykiet, inni klienci poczty e-mail mogą nie mieć wpływu na widoczność etykiet. Jednak szyfrowanie oparte na etykietach zabezpiecza zawartość niezależnie od widoczności metadanych.
- Rozszerzone mechanizmy kontroli dostępu: użytkownicy zewnętrzni z identyfikatorem Entra firmy Microsoft lub za pośrednictwem kont gości mogą również uzyskiwać dostęp do dokumentów udostępnionych poza organizacją. Ten dostęp jest włączany przez dodatkowe konfiguracje dla ustawień dostępu między dzierżawami i dostępu warunkowego.
Inspekcja działań etykietowania
Usługa Microsoft Purview umożliwia organizacjom monitorowanie i zarządzanie ochroną danych i zgodnością w swoich zasobach cyfrowych przez inspekcję etykiet poufności. Ten proces obejmuje śledzenie i rejestrowanie zdarzeń związanych z użyciem etykiet poufności w różnych elementach, takich jak witryny programu SharePoint, witryny usługi Teams, dokumenty, wiadomości e-mail i zdarzenia kalendarza. Gdy te elementy są oznaczone lub nieoznaczone, określone zdarzenia są wyzwalane i rejestrowane. Obejmują one akcje, takie jak zastosowanie nowej etykiety poufności do witryny lub pliku, zmiana istniejącej etykiety lub całkowite usunięcie etykiety. Każde zdarzenie jest dokładnie rejestrowane, czy etykieta została zastosowana za pośrednictwem aplikacji platformy Microsoft 365, Office w sieci Web, zasad automatycznego etykietowania, a nawet za pomocą poleceń cmdlet programu PowerShell.
Aby uzyskać informacje o zdarzeniach inspekcji generowanych przez działania etykiet poufności, zobacz sekcję Działania etykiet poufności w sekcji Wyszukiwanie dziennika inspekcji w portal zgodności Microsoft Purview. Informacje dotyczące inspekcji są wizualnie reprezentowane w Eksploratorze zawartości i Eksploratorze działań na pulpicie nawigacyjnym klasyfikacji danych. Ta wizualizacja pomaga zrozumieć, jak są używane etykiety poufności i gdzie znajduje się ta etykieta zawartości.
Test wiedzy
Wybierz najlepszą odpowiedź na pytanie, a następnie wybierz pozycję Sprawdź odpowiedzi.