Dowiedz się więcej o zarządzaniu rekordami

Microsoft 365 wskazówki dotyczące licencjonowania dotyczące zgodności & zabezpieczeń.

Porada

Czy wiesz, że możesz bezpłatnie wypróbować wersje premium wszystkich dziewięciu rozwiązań Usługi Microsoft Purview? Skorzystaj z 90-dniowej wersji próbnej rozwiązań Purview, aby dowiedzieć się, jak niezawodne możliwości usługi Purview mogą pomóc organizacji spełnić jej potrzeby w zakresie zgodności. Microsoft 365 E3 i Office 365 E3 klienci mogą rozpocząć pracę w centrum wersji próbnych portalu zgodności usługi Microsoft Purview. Dowiedz się więcej o tym, kto może zarejestrować się i zapoznać się z postanowieniami dotyczącymi wersji próbnej.

Uwaga

Microsoft 365 zgodność jest teraz nazywana usługą Microsoft Purview, a rozwiązania w obszarze zgodności zostały przemianowane. Aby uzyskać więcej informacji na temat usługi Microsoft Purview, zobacz ogłoszenie w blogu.

Organizacje wszystkich typów wymagają rozwiązania do zarządzania rekordami w celu zarządzania rekordami regulacyjnymi, prawnymi i biznesowymi w danych firmowych. Zarządzanie rekordami w usłudze Microsoft Purview pomaga organizacji zarządzać swoimi zobowiązaniami prawnymi, umożliwia demonstrowanie zgodności z przepisami i zwiększa wydajność przy regularnym rozporządzaniu elementami, które nie są już wymagane do przechowywania, nie mają już wartości lub nie są już wymagane do celów biznesowych.

Skorzystaj z następujących możliwości, aby obsługiwać rozwiązanie do zarządzania rekordami dla usług i aplikacji Microsoft 365:

  • Etykieta zawartości jako rekordu. Utwórz i skonfiguruj etykiety przechowywania, aby oznaczyć zawartość jako rekord , który może być następnie stosowany przez użytkowników lub automatycznie stosowany przez identyfikowanie informacji poufnych, słów kluczowych lub typów zawartości.

  • Migrowanie wymagań dotyczących przechowywania i zarządzanie nimi za pomocą planu plików. Korzystając z planu plików, możesz wprowadzić istniejący plan przechowywania, aby Microsoft 365, lub utworzyć nowy, aby zwiększyć możliwości zarządzania.

  • Skonfiguruj ustawienia przechowywania i usuwania przy użyciu etykiet przechowywania. Skonfiguruj etykiety przechowywania z okresami przechowywania i akcjami na podstawie różnych czynników, które obejmują datę ostatniej modyfikacji lub utworzenia.

  • Rozpocznij różne okresy przechowywania, gdy wystąpi zdarzenie z przechowywaniem opartym na zdarzeniach.

  • Przejrzyj i zweryfikuj dyspozycję za pomocą przeglądów dyspozycji i weryfikacji usunięcia rekordów.

  • Wyeksportuj informacje o wszystkich usuniętych elementach z opcją eksportu.

  • Ustaw określone uprawnienia dla funkcji menedżera rekordów w organizacji, aby mieć odpowiedni dostęp.

Korzystając z tych możliwości, możesz włączyć harmonogramy przechowywania i wymagania organizacji do rozwiązania do zarządzania rekordami, które zarządza przechowywaniem, deklaracją rekordów i dyspozycją, aby obsługiwać pełny cykl życia zawartości.

Oprócz dokumentacji online przydatne może być pobranie talii z często zadawanymi pytaniami z seminarium internetowego zarządzania rekordami. Nagrywanie rzeczywistego seminarium internetowego nie jest już dostępne.

Rekordy

Gdy zawartość jest zadeklarowana jako rekord:

  • Ograniczenia są nakładane na elementy pod względem tego, jakie akcje są dozwolone lub blokowane.

  • Rejestrowane są dodatkowe działania dotyczące elementu.

  • Masz dowód dyspozycji, gdy elementy zostaną usunięte po zakończeniu okresu przechowywania.

Etykiety przechowywania są używane do oznaczania zawartości jako rekordu lub rekordu regulacyjnego. Różnica między tymi dwoma elementami została wyjaśniona w następnej sekcji. Możesz opublikować te etykiety, aby użytkownicy i administratorzy mogli ręcznie zastosować je do zawartości lub automatycznie zastosować te etykiety do zawartości, którą chcesz oznaczyć jako rekord lub rekord regulacyjny.

Za pomocą etykiet przechowywania do deklarowania rekordów można zaimplementować pojedynczą i spójną strategię zarządzania rekordami w środowisku Microsoft 365.

Porównanie ograniczeń dotyczących dozwolonych lub zablokowanych akcji

Poniższa tabela służy do identyfikowania ograniczeń dotyczących zawartości w wyniku zastosowania standardowej etykiety przechowywania i etykiet przechowywania, które oznaczają zawartość jako rekord lub rekord regulacyjny.

Standardowa etykieta przechowywania ma ustawienia przechowywania i akcje, ale nie oznacza zawartości jako rekordu ani rekordu regulacyjnego.

Uwaga

Aby uzyskać kompletność, tabela zawiera kolumny dla zablokowanego i odblokowanego rekordu, który ma zastosowanie do SharePoint i OneDrive, ale nie Exchange. Możliwość blokowania i odblokowywania rekordu używa przechowywania wersji rekordów, które nie są obsługiwane w przypadku elementów Exchange. Dlatego w przypadku wszystkich Exchange elementów oznaczonych jako rekord zachowanie jest mapowane na kolumnę Rekord — zablokowany, a kolumna Rekord — odblokowana nie ma znaczenia.

Akcja Etykieta przechowywania Rekord — zablokowany Rekord — odblokowany Dokumentacja regulacyjna
Edytowanie zawartości Dozwolone Zablokowany Dozwolone Zablokowany
Edytowanie właściwości, w tym zmienianie nazwy Dozwolone Dozwolone 1 Dozwolone Zablokowany
Usuń Dozwolone 2 Zablokowany Zablokowany Zablokowany
Kopii Dozwolone Dozwolone Dozwolone Dozwolone
Przenoszenie w kontenerze 3 Dozwolone Dozwolone Dozwolone Dozwolone
Przenoszenie kontenerów 3 Dozwolone Dozwolone, jeśli nigdy nie odblokowano Zablokowany Zablokowany
Otwieranie/odczytywanie Dozwolone Dozwolone Dozwolone Dozwolone
Zmienianie etykiety Dozwolone Dozwolone — tylko administrator kontenera Zablokowany Zablokowany
Usuń etykietę Dozwolone Dozwolone — tylko administrator kontenera Zablokowany Zablokowany

Przypisy dolne:

1 Edytowanie właściwości zablokowanego rekordu jest domyślnie dozwolone, ale może zostać zablokowane przez ustawienie dzierżawy w portalu > zgodności usługi Microsoft PurviewZarządzanie rekordami Ustawienia > zarządzaniaRekordy > Etykiety > ponownego rejestrowaniaUzwalaj na edytowanie właściwości rekordu.

2 Usuwanie elementów oznaczonych etykietami w SharePoint i OneDrive można zablokować jako ustawienie dzierżawy w portalu > zgodności usługi Microsoft PurviewZarządzanie > rekordamiUstawienia > zarządzaniarekordami Etykiety > ponownego wdrażaniaUsuń elementów.

Po zastosowaniu etykiety przechowywania do elementu listy zawierającego załącznik dokumentu ten dokument nie dziedziczy ustawień przechowywania i można go usunąć z elementu listy. Dla porównania, jeśli ten element listy został zadeklarowany jako rekord z etykietą przechowywania, załącznik dokumentu dziedziczy ustawienia przechowywania i nie można go usunąć.

3 Kontenery obejmują biblioteki dokumentów SharePoint, konta OneDrive i skrzynki pocztowe Exchange.

Ważne

Najważniejszą różnicą dla rekordu regulacyjnego jest to, że po zastosowaniu go do zawartości nikt, nawet administrator globalny, nie może usunąć etykiety.

Etykiety przechowywania skonfigurowane dla rekordów regulacyjnych mają również następujące ograniczenia administratora:

  • Okres przechowywania nie może być krótszy po zapisaniu etykiety, tylko przedłużony.
  • Etykiety te nie są obsługiwane przez zasady automatycznego etykietowania i muszą być stosowane przy użyciu zasad etykiet przechowywania.

Ponadto nie można zastosować etykiety regulacyjnej do dokumentu wyewidencjonowanego w SharePoint.

Ze względu na ograniczenia i nieodwracalne akcje przed wybraniem tej opcji dla etykiet przechowywania upewnij się, że naprawdę musisz używać rekordów regulacyjnych. Aby zapobiec przypadkowej konfiguracji, ta opcja nie jest domyślnie dostępna, ale najpierw musi być włączona przy użyciu programu PowerShell. Instrukcje są zawarte w temacie Deklarowanie rekordów przy użyciu etykiet przechowywania.

Wskazówki dotyczące konfiguracji

Zobacz Wprowadzenie z zarządzaniem rekordami. Ten artykuł zawiera informacje o subskrypcjach, uprawnieniach i łączach do kompleksowych wskazówek dotyczących konfiguracji scenariuszy zarządzania rekordami.