Wprowadzenie do wdrażania Microsoft Syntex

Microsoft Syntex jest usługą opartą na chmurze, która stosuje sztuczną inteligencję do automatyzacji przetwarzania zawartości i wyodrębniania wiedzy. Pomaga to przekształcić zawartość w dane ustrukturyzowane, które można łatwo przeszukiwać, analizować i używać ponownie.

Microsoft Syntex oferuje szereg przypadków użycia w celu usprawnienia zarządzania zawartością w przedsiębiorstwie. Oto kilka przykładów sposobu jego stosowania:

• Automatyczne generowanie rutynowych dokumentów — stosuj zestaw zawartości do tworzenia nowoczesnych szablonów dla plików, które muszą być regularnie generowane, takich jak raporty rutynowej konserwacji.

• Zbiorcze generowanie dokumentów — użyj zestawu zawartości, aby wygenerować duże ilości podobnych dokumentów, na przykład odnowienia kontraktu.

• Obsługa dokumentów przychodzących — użyj Microsoft Syntex, aby zarządzać przychodzącymi dokumentami biznesowymi, takimi jak formularze ubezpieczeń, weryfikacje biznesowe i umowy najmu.

• Ułatwiaj znajdowanie informacji — użyj Microsoft Syntex, aby zwiększyć wykrywalność i użyteczność dokumentów biznesowych i informacji o pracownikach w bibliotekach dokumentów, takich jak zasady i procedury.

• Znajdowanie szczegółów zawartości — scentralizuj, organizuj i pobieraj zawartość przy użyciu Microsoft Syntex, aby ułatwić odnajdywanie określonych szczegółów, takich jak informacje patentowe.

• Zgodność dokumentów — użyj Microsoft Syntex, aby zapewnić zgodność z wymaganiami dotyczącymi przechowywania i poufności dokumentów biznesowych, w tym plików zdarzeń lub konferencji.

Identyfikowanie scenariuszy biznesowych

Aby przygotować się do korzystania z Microsoft Syntex w organizacji, musisz najpierw zrozumieć scenariusze, w których będą przydatne. "Dlaczego" pomaga określić, jakie funkcje będą najbardziej korzystne i czy wymagane jest przetwarzanie dokumentów, który typ modelu będzie potrzebny. Aby osiągnąć wynik biznesowy, warto połączyć wiele funkcji Microsoft Syntex. Skorzystaj z przykładowych scenariuszy i przypadków użycia, aby wyświetlić pomysły dotyczące sposobu korzystania z Microsoft Syntex w organizacji.

Zawartość jest elementem życia organizacji. Wiele jednostek biznesowych w organizacji jest odpowiedzialnych za przetwarzanie danych i może to robić dzisiaj, korzystając z kombinacji procesów ręcznych lub półautomatycznych, które obejmują wiele kroków. Korzystanie z funkcji Microsoft Syntex może pomóc w ulepszaniu praktyk organizacji w zakresie zarządzania zawartością, w tym:

• Zapewnia zaawansowane wyszukiwanie i filtrowanie w celu zwiększenia możliwości wyszukiwania i pobierania.

• Ustaw formatowanie warunkowe, aby łatwo wyświetlać i filtrować dokumenty.

• Wygeneruj raport usługi Power BI jednym kliknięciem przy użyciu wyodrębnionych metadanych.

• Tworzenie reguł w bibliotece dokumentów lub przepływach pracy biznesowych za pośrednictwem usługi Power Automate.

• Zapewnianie zgodności za pośrednictwem stosowania etykiet przechowywania i poufności.

Rozważ swoją żywotność zawartości

Myśląc o typowym cyklu życia zawartości, w którym zawartość jest tworzona i ponownie tworzona, poprzez zrozumienie zawartości, przetwarzanie i odnajdywanie i wyszukiwanie zawartości, istnieje wiele funkcji w Microsoft Syntex, które mogą pomóc Twojej firmie.

Tworzenie i ponowne używanie zawartości

W ramach cyklu życia zawartości mogą istnieć przypadki użycia automatyzowania tworzenia zawartości, w szczególności zawartość, która jest transakcyjna lub standaryzowana, a zestaw zawartości może być w tym celu przydatny. Zestaw zawartości może automatycznie generować standardowe powtarzające się dokumenty biznesowe, takie jak umowy, oświadczenia o pracy, umowy serwisowe, listy zgody, stanowiska sprzedaży i korespondencja.

Po zidentyfikowaniu powtarzających się typów dokumentów należy zidentyfikować źródło danych, które może być używane jako źródło dokumentów. Posiadanie listy lub źródła danych w celu wypełnienia dokumentów pozwala to zrobić szybciej, bardziej spójnie i z mniejszą liczbą błędów, tworząc nowoczesne szablony i używając tych szablonów do generowania dokumentów. Aby można było korzystać z tej funkcji, należy skonfigurować subskrypcję platformy Azure w ramach Microsoft Syntex konfiguracji.

Współpraca nad zawartością

Funkcja adnotacji w Microsoft Syntex służy do dodawania notatek i komentarzy do zawartości w bibliotekach dokumentów — dla siebie lub do współpracy z innymi osobami. Funkcji adnotacji można używać bez modyfikowania oryginalnych plików, dzięki czemu oryginalne rekordy są zachowywane.

Narzędzia adnotacji zawierają obecnie pióro i wyróżnienie, w których można wybierać kolory wraz z gumką do usuwania pociągnięć odręcznych i poprzednich adnotacji. Po skonfigurowaniu subskrypcji platformy Azure w dzierżawie dla Microsoft Syntex ta funkcja zostanie włączona dla użytkowników. Warto rozważyć podanie użytkownikom końcowym szczegółów dotyczących tej funkcji, szczególnie grupom biznesowym, które mogą mocno oznaczać lub adnotować dokumenty.

Zrozumienie zawartości i przetwarzanie

Używanie Microsoft Syntex do automatyzacji klasyfikacji i wyodrębniania danych z zawartości przy użyciu przetwarzania dokumentów oraz funkcji tagowania taksonomii lub tagowania obrazów może zaoszczędzić czas i pieniądze przy jednoczesnym zminimalizowaniu ryzyka literówek lub pominiętych informacji.

Microsoft Syntex może wykonywać różne typy zadań w całej zawartości, w tym klasyfikację, wyodrębnianie i słowa kluczowe. W poniższej tabeli przedstawiono te zadania i powiązane funkcje.

Zadanie	Opis	funkcja Microsoft Syntex
Klasyfikacji	Identyfikuje typ zawartości reprezentowanej przez plik (na przykład raport, fakturę lub formularz)	Przetwarzanie dokumentów bez struktury
Ekstrakcji	Identyfikuje informacje na podstawie jednostki z dokumentu	Przetwarzanie dokumentów strukturalnych Dowolne przetwarzanie dokumentów Wstępnie utworzone przetwarzanie dokumentów Optyczne rozpoznawanie znaków
Tagowanie słów kluczowych	Sugeruje informacje na podstawie właściwości lub decyzji dotyczącej dokumentu przy użyciu słów kluczowych	Tagowanie taksonomii Tagowanie obrazów

Zgodność zawartości

Modele przetwarzania dokumentów mogą być również używane do dodawania zgodności przez zastosowanie etykiet poufności i etykiet przechowywania do zawartości dodawanej do bibliotek dokumentów przy użyciu skonfigurowanych z nimi modeli.

Gdy typ zawartości i metadane są dostępne w bibliotece dokumentów, użytkownicy biznesowi mogą wykonywać wiele akcji na danych, w tym tworzenie nowych widoków zawartości, tworzenie raportów, przenoszenie zawartości na podstawie określonych informacji obecnych przy użyciu reguł oraz tworzenie przepływów pracy procesów biznesowych na potrzeby zatwierdzeń, dodawanie danych do innych systemów, generowanie zamówień pracy i wiele innych zadań, które mogły zostać wykonane ręcznie.

Możliwość odnajdywania zawartości

Korzystanie z funkcji przetwarzania dokumentów w Microsoft Syntex może poprawić środowisko wyszukiwania, ponieważ każdy element metadanych wyodrębniony z zawartości będzie teraz możliwy do przeszukiwania. Funkcja zapytania zawartości umożliwia wykonywanie określonych zapytań opartych na metadanych w bibliotekach dokumentów programu SharePoint. Możesz wykonywać szybsze i bardziej precyzyjne zapytania na podstawie określonych wartości kolumn metadanych, a nie tylko wyszukiwać słowa kluczowe.

Oprócz klasyfikowania i wyodrębniania danych z zawartości dodanej do biblioteki programu SharePoint organizacja może mieć zawartość obecnie zablokowaną na obrazach, które są trudne do zlokalizowania. Usługa optycznego rozpoznawania znaków (OCR) w Microsoft Syntex umożliwia wyodrębnianie tekstu drukowanego lub odręcznego z obrazów i dokumentów. Przykłady obrazów obejmują plakaty, rysunki i etykiety produktów. Przykłady dokumentów obejmują artykuły, raporty, formularze i faktury. Tekst jest zwykle wyodrębniany jako wyrazy, wiersze tekstowe, akapity lub bloki tekstowe, co umożliwia dostęp do cyfrowej wersji zeskanowanego tekstu. Wyodrębnione informacje są indeksowane w wyszukiwaniu i mogą być dostępne dla funkcji zgodności, takich jak ochrona przed utratą danych (DLP).

Planowanie rozpoczęcia pracy

Podczas rozpoczynania pracy z Microsoft Syntex należy ocenić bieżący stan i potrzeby organizacji dotyczące zarządzania zawartością, przetwarzania i analizy. Może to pomóc w zidentyfikowaniu określonych kluczowych repozytoriów zawartości używanych przez grupy w organizacji oraz omówieniu z tymi zespołami ich bieżących procesów biznesowych i scenariuszy. Czy istnieją przypadki, w których obecnie ręcznie zarządzają zawartością, którą można zautomatyzować? Mogą one obejmować przypadki, w których obsługują one przyjmowanie standardowych formularzy lub dokumentów, takich jak dokumenty HR lub zamówienia zakupu na potrzeby przetwarzania, lub jeśli generują powtarzające się treści na dużą skalę, takie jak listy ofertowe lub propozycje. Lub obszary, w których wykonują swoje adnotacje za pomocą pióra i papieru lub aplikacji innej firmy, w których można to zrobić w istniejącym środowisku programu SharePoint.

Podczas myślenia o tym, które scenariusze biznesowe należy wziąć pod uwagę, zadaj sobie następujące pytania:

• Czy rozwiązuje prawdziwy problem?
• Czy będzie szeroko stosowany lub będzie miał szeroki wpływ?
• Czy jest to możliwe do uzyskania?
• Czy można zmierzyć sukces?

Polecenia Microsoft Syntex w narzędziu do oceny platformy Microsoft 365 mogą również pomóc w zidentyfikowaniu potencjalnych obszarów środowiska programu SharePoint, które mogą korzystać z funkcji Microsoft Syntex.

Jeśli nie masz pewności, od czego zacząć, rozważ sprawdzenie szablonów witryny Microsoft Syntex dostępnych w dzierżawie po skonfigurowaniu Microsoft Syntex i skonfigurowaniu subskrypcji platformy Azure. Te szablony są dostępne we wszystkich witrynach zespołu i są wstępnie utworzone, gotowe do wdrożenia i dostosowywalne. Użyj tych szablonów, aby szybko rozpocząć tworzenie profesjonalnej witryny do zarządzania dokumentami biznesowymi w organizacji, przetwarzania i śledzenia ich oraz śledzenia ich przy użyciu wielu funkcji Microsoft Syntex. Te witryny mogą pomóc w pokazie funkcji dla zespołów biznesowych i szybkiego startu w przewidywaniu i opracowywaniu scenariuszy dla organizacji, ilustrując, w jaki sposób funkcje mogą zwiększyć wartość dla obszarów biznesowych, takich jak zarządzanie kontraktami i księgowość.

Identyfikowanie ról i obowiązków

Określenie, kto w organizacji będzie musiał być zaangażowany w projekty Microsoft Syntex, pomoże w mapowaniu wymaganych funkcji. Role w poniższej tabeli mogą być zaangażowane w zależności od funkcji wybranych do użycia.

Jeśli na przykład koncentrujesz się na przetwarzaniu dokumentów, rola administratora programu SharePoint będzie kluczowa w tworzeniu centrów zawartości potrzebnych do zarządzania modelami na dużą skalę i zarządzania nimi. Jeśli koncentrujesz się na funkcjach takich jak OCR i zgodność, będzie potrzebny administrator zgodności usługi Purview. Jeśli tagowanie taksonomii będzie realizowane, ważne jest, aby zrozumieć zarządzanie firmowym magazynem terminów lub określić, czy będziesz używać centrum zawartości.

Administratora	Wymóg	Obowiązki
Administrator subskrypcji platformy Azure	rola Microsoft Entra	Konfigurowanie ustawień subskrypcji platformy Azure— zapoznaj się z tematem Zarządzanie kosztami firmy Microsoft w danych platformy Azure
Administrator zgodności usługi Purview	rola Microsoft Entra	Planowanie ustawień zgodności, takich jak etykiety poufności i zasady przechowywania i ustawienia OCR
Administrator usługi SharePoint	rola Microsoft Entra	Zbieranie przypadków użycia biznesowego, określanie, czy funkcje będą włączone we wszystkich witrynach, czy w wybranych witrynach Zarządzanie centrami zawartości i uprawnieniami Ustanawianie najlepszych rozwiązań i przeglądanie analizy modelu
Administrator platformy Power Platform	rola Microsoft Entra	Konfigurowanie środowiska Dataverse (w razie potrzeby) dla modeli dowolnych i ustrukturyzowanych
Administrator magazynu terminów programu SharePoint	Skonfigurowane przez administratora programu SharePoint w centrum administracyjnym programu SharePoint	Zarządzanie zestawami terminów przedsiębiorstwa i określanie, czy użytkownicy końcowi mogą modyfikować określone zestawy terminów
Microsoft Syntex użytkownika biznesowego (zarządzanie modelami przy użyciu zestawu zawartości)	Uprawnienia zarządzane na poziomie witryny lub w centrach zawartości Zawartość wprowadza uprawnienia do edycji Uprawnienia do zarządzania listami programu SharePoint, w których chcesz publikować modele lub korzystać z funkcji zestawu zawartości	Zbieranie przypadków użycia biznesowego Tworzenie, trenowanie i stosowanie modeli

Zagadnienia dotyczące konfiguracji i konfiguracji

Planowanie wdrożenia Microsoft Syntex polega na określeniu, które funkcje będziesz włączać i planowaniu kosztów przy użyciu kalkulatora kosztów Microsoft Syntex, aby pomóc w przewidywaniu kosztów Microsoft Syntex, szczególnie w przypadku pojawienia się usług z płatnością zgodnie z rzeczywistym użyciem. To narzędzie zapewnia lepsze zrozumienie wzorców użycia i szacowanych kosztów organizacji, dzięki czemu można podejmować bardziej świadome decyzje. Jest to również przydatne w połączeniu z narzędziem do oceny platformy Microsoft 365, które analizuje architekturę informacji i wyróżnia biblioteki za pomocą typów zawartości klienta i kolumn rozszerzonych, które mogą korzystać z automatyzacji opartej na języku Syntex.

Lista kontrolna gotowości

Aby przygotować się do zaimplementowania Microsoft Syntex, należy wykonać następujące czynności:

1. Planowanie stanu końcowego

   • Zaplanuj wykorzystanie wartości funkcji Microsoft Syntex w obszarach takich jak:
     • Szukaj
     • Filtrowanie i formatowanie widoku
     • Zgodność
     • Automatyzacji

2. Identyfikacji

   • Omówienie istniejącej architektury informacji i użycia funkcji zarządzania zawartością.
   • Czy istniejące typy zawartości są dobrymi kandydatami do modeli?
   • Jakie istniejące procesy zostałyby ulepszone przez metadane?
   • Ile zawartości będziesz przetwarzać?

3. Design

   • Projektowanie podejścia do architektury informacji, zarządzanych metadanych i typów zawartości.
   • Projektowanie procesu definicji, tworzenia i zarządzania.