Jak określić, gdzie opublikować niestandardowy formularz programu Outlook

• Dotyczy:

  Outlook 2013, Microsoft Outlook 2010, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003

Oryginalny numer KB: 290802

Podsumowanie

W tym artykule opisano niektóre zagadnienia, które należy wziąć pod uwagę, jeśli próbujesz zdecydować, gdzie opublikować niestandardowy formularz programu Outlook.

Więcej informacji

W programie Outlook formularze niestandardowe są zwykle publikowane w bibliotece formularzy, dzięki czemu na komputerze jest przechowywana tylko jedna kopia formularza. Poszczególne elementy zawierają pole Klasa komunikatów, które wskazuje, który formularz ma być używany do wyświetlania danych zawartych w elemencie. Podczas publikowania formularzy niestandardowych w bibliotece formularzy komputery oparte na Microsoft Exchange Server i program Outlook używają znacznie mniejszej ilości zasobów i przepustowości, ponieważ sam formularz nie musi być przechowywany w poszczególnych elementach.

Rozwiązania formularzy programu Outlook mogą się znacznie różnić, zwłaszcza, że program Outlook ma wiele różnych typów formularzy standardowych. Często trudno jest określić najlepsze miejsce do opublikowania formularza i istnieje wiele czynników, które należy wziąć pod uwagę podczas podejmowania decyzji.

Gdzie można publikować formularze

Formularze można publikować w trzech lokalizacjach. W poniższej tabeli przedstawiono te lokalizacje.

Lokalizacja	Opis
Folder (lub biblioteka formularzy folderów)	W przypadku większości rozwiązań formularzy opartych na folderach opublikuj formularz w folderze, aby był dostępny za każdym razem, gdy ktoś korzysta z folderu. Jeśli opublikujesz formularz w folderze publicznym, formularz będzie dostępny dla wszystkich osób, które mogą uzyskać dostęp do folderu. Jeśli opublikujesz formularz w jednym z folderów osobistych, będzie on dostępny tylko wtedy, gdy używasz tego folderu. Formularze Kontakt, Poczta, Zadanie i Dziennik to przykłady typów formularzy, które są zwykle skojarzone z folderem. Jedną z zalet publikowania formularza w folderze jest to, że formularz jest dostępny w menu Akcje, gdy jesteś w folderze.
Biblioteka formularzy organizacyjnych	Opublikuj formularz w tej bibliotece, jeśli chcesz udostępnić formularz wszystkim w organizacji, na przykład formularz do raportowania czasu urlopu. Ta biblioteka jest często używana w przypadku formularzy wiadomości e-mail, ponieważ zwykle nie są one oparte na określonym folderze. Formularz można opublikować w bibliotece formularzy organizacyjnych, jeśli chcesz użyć tego samego formularza niestandardowego w więcej niż jednym folderze. W takim przypadku można zachować tylko jeden opublikowany formularz. Formularze publikowane w tej bibliotece są dostępne dla wszystkich w organizacji, o ile administrator udzieli im uprawnień do biblioteki. Biblioteka jest przechowywana na komputerze opartym na Microsoft Exchange Server. Administrator musi przyznać Ci uprawnienia do publikowania w bibliotece formularzy organizacyjnych. To uprawnienie jest zwykle przyznawane tylko kilku osobom lub działowi, który zarządza komputerem opartym na Exchange Server.
Biblioteka formularzy osobistych	Formularze zapisane w tej bibliotece są dostępne tylko dla Ciebie. Po opublikowaniu formularza w bibliotece formularzy osobistych formularz jest przechowywany jako ukryty element w folderze głównym skrzynki pocztowej lub pliku folderów osobistych (pst), w zależności od tego, która z nich jest domyślną lokalizacją dostarczania poczty. Podobnie jak formularze przechowywane w bibliotece formularzy organizacyjnych, formularze te można otwierać za pomocą polecenia Wybierz formularz. Zapisz formularz w tej bibliotece podczas tworzenia formularza do użytku osobistego, takiego jak standardowy formularz wiadomości e-mail, który jest wstępnie adresowany do adresatów.

Istnieje również możliwość przechowywania formularza programu Outlook jako pliku w systemie plików lub jako element w folderze programu Outlook. Firma Microsoft zaleca jednak unikanie obu tych podejść, ponieważ formularz będzie formularzem jednorazowym.

Formularz programu Outlook można zapisać w systemie plików jako plik szablonu programu Outlook (oft). Dzięki temu można dołączyć formularz do wiadomości e-mail, a następnie wysłać formularz do innej osoby. Możesz również użyć pliku .oft jako kopii zapasowej formularza. Aby zapisać formularz jako plik .oft:

1. W menu Plik kliknij polecenie Zapisz jako.
2. W polu Nazwa pliku wpisz nazwę formularza.
3. W polu Zapisz jako typ wybierz pozycję Szablon programu Outlook, a następnie wybierz pozycję Zapisz.

Formularz można również zapisać jako element w bieżącym folderze. Firma Microsoft nie zaleca jednak wykonania tej czynności z następujących powodów:

• Łatwo jest przypadkowo usunąć formularz.
• Ma tendencję do rozmycia rozróżnienia między formularzami i elementami, a typowym wynikiem jest folder wypełniony różnymi elementami, które zawierają różne wersje tego samego formularza. Zazwyczaj nie jest to dobre rozwiązanie podczas projektowania formularzy programu Outlook.
• Elementy, które są przechowywane w folderze, zwykle mają skojarzone z nimi dane i zwykle nie chcesz, aby dane były skojarzone z formularzem. W związku z tym firma Microsoft zaleca, aby nie otwierać elementu w folderze, a następnie wprowadzić tryb projektowania; otwórz nowe wystąpienie formularza, a następnie wprowadź tryb projektowania.
• Formularze, które są przechowywane jako elementy, są jednorazowymi formularzami i mają niepożądane skutki uboczne.

Aby zapisać formularz w bieżącym folderze, wybierz pozycję Zapisz w menu Plik .

Zagadnienia podczas podejmowania decyzji o tym, gdzie opublikować formularz

Podczas podejmowania decyzji o tym, gdzie opublikować formularz, należy wziąć pod uwagę wiele pytań:

• Czy formularz jest oparty na rozwiązaniu folderu, czy jest to formularz wiadomości e-mail przeznaczony do wysyłania do adresatów?
• Czy używasz komputera opartego na Exchange Server? Jeśli używasz komputera opartego na Exchange Server, czy można opublikować formularz w bibliotece formularzy organizacyjnych, czy organizacja wprowadziła ograniczenia dotyczące tego, jakie typy formularzy mogą tam być przechowywane?
• Ile osób potrzebuje dostępu do formularza?
• Czy formularz będzie często aktualizowany, co sprawia, że ważne jest centralne wdrożenie tylko jednej kopii formularza?
• Czy formularz musi być dostępny w trybie offline?
• Jeśli jest to formularz wiadomości e-mail, czy będzie on używany tylko w organizacji, czy też zostanie wysłany do innych adresatów spoza organizacji?
• Jak zostanie otwarty nowy formularz?

Wybieranie miejsca publikowania formularzy opartych na folderach

Podczas tworzenia rozwiązania opartego na folderach, w którym głównym celem formularza jest wyświetlenie elementów w jednym folderze, zazwyczaj opublikuj formularz w samym folderze. Po opublikowaniu formularza w folderze folder jest samodzielną jednostką, a formularz jest dostępny w menu Akcje.

Istnieją jednak scenariusze, w których możesz nie chcieć publikować typowego formularza opartego na folderze w folderze. Jeśli używasz formularza w więcej niż jednym folderze, a każdy folder zawsze używa tej samej wersji formularza, rozważ opublikowanie formularza w bibliotece formularzy organizacyjnych lub bibliotece formularzy osobistych. Gdy to zrobisz, istnieje tylko jedna kopia opublikowanego formularza i łatwiej jest ją zaktualizować, jeśli trzeba wprowadzić zmiany. Jeśli jesteś jedyną osobą, która potrzebuje dostępu do tego formularza, opublikuj formularz w bibliotece formularzy osobistych. Jeśli inne osoby muszą uzyskać dostęp do formularza, a formularz jest typowy w folderze publicznym na komputerze opartym na Exchange Server, sprawdź, czy możesz opublikować formularz w bibliotece formularzy organizacyjnych. Jedną z potencjalnych wad tego podejścia jest to, że formularz nie będzie dostępny w menu Akcje, chyba że zostanie opublikowany w folderze. Jeśli jednak jest to formularz domyślny dla folderu, jak zwykle, nie będzie to miało zbyt dużej różnicy, ponieważ Ty lub użytkownicy mogą otwierać nowe elementy za pomocą przycisku paska narzędzi.

Wybieranie miejsca publikowania formularzy opartych na komunikatach

Jeśli formularz jest oparty na wiadomości e-mail i jest używany przez Ciebie i tylko kilku innych użytkowników, opublikuj formularz w bibliotece formularzy osobistych dla wszystkich użytkowników. Jeśli jednak zamierzasz tworzyć nowe elementy na podstawie tego formularza, możesz opublikować je w skrzynce odbiorczej, aby można było uzyskać do nich dostęp w menu Akcje. Jeśli formularz będzie używany przez wiele osób w organizacji, opublikuj go w bibliotece formularzy organizacyjnych, aby można było zachować tylko jedną kopię formularza, a wszyscy użytkownicy mają do niego dostęp. Takie podejście może jednak utrudnić otwarcie formularza.

Zagadnienia i opcje otwierania formularzy

W poniższej tabeli opisano sposób, w jaki użytkownicy zazwyczaj otwierają formularze programu Outlook w zależności od tego, gdzie są przechowywane formularze:

Typ formularza	Gdzie otworzyć
Formularze folderów	Po otwarciu folderu zawierającego formularze formularze są dostępne w menu Akcje .
Biblioteka formularzy organizacyjnych -I- Biblioteka formularzy osobistych	Formularze przechowywane w bibliotece formularzy organizacyjnych i bibliotece formularzy osobistych są przeznaczone do uzyskiwania dostępu przy użyciu okna dialogowego Wybieranie formularza . Aby uzyskać dostęp do tych formularzy, wskaż pozycję Nowy w menu Plik , a następnie wybierz pozycję Wybierz formularz.

Poniższe metody umożliwiają zwiększenie dostępności formularzy dla użytkowników.

Dodaj polecenie Wybierz formularz do paska narzędzi

Outlook 2003 i Outlook 2007

Aby skrócić liczbę kroków potrzebnych do uzyskania dostępu do polecenia Wybierz formularz, dodaj polecenie do paska narzędzi, aby można było wyświetlić okno dialogowe z jednym wyborem:

1. W menu Widok wskaż pozycję Paski narzędzi, a następnie wybierz pozycję Dostosuj.
2. Wybierz kartę Polecenia w oknie dialogowym Dostosowywanie .
3. W polu Kategorie upewnij się, że wybrano pozycję Plik .
4. W polu Polecenia znajdź polecenie Wybierz formularz, a następnie przeciągnij je do żądanej lokalizacji paska narzędzi.
5. Wybierz pozycję Zamknij.

Outlook 2013 i Outlook 2010

Aby skrócić liczbę kroków potrzebnych do uzyskania dostępu do polecenia Wybierz formularz, dodaj kartę Deweloper na wstążce, aby wyświetlić okno dialogowe Wybieranie formularza z kilkoma wybranymi opcjami:

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy wstążkę programu Outlook, a następnie wybierz pozycję Dostosuj wstążkę.
2. Na liście Karty główne wybierz pozycję Deweloper, a następnie wybierz przycisk OK.

Na karcie Deweloper na wstążce Programu Outlook powinna zostać wyświetlona pozycja Wybierz formularz .

Otwieranie formularza przy użyciu Visual Basic for Applications lub dodatku COM

Publikowanie formularza w folderze

Jeśli formularz zostanie opublikowany w bibliotece formularzy osobistych lub bibliotece formularzy organizacyjnych, warto rozważyć opublikowanie formularza w folderze, tak aby był wyświetlany w menu Akcje. Jeśli jednak formularz zostanie zaktualizowany, upewnij się, że formularz został ponownie wdrożony, aby nie tworzyć problemów z pamięcią podręczną formularzy programu Outlook.

Zapisz plik .oft w menu Pulpit lub Start

Chociaż firma Microsoft zwykle nie zaleca zapisywania pliku .oft na pulpicie lub w menu Start , możesz zapisać plik szablonu programu Outlook (oft) w dowolnej lokalizacji. Elementy utworzone w ten sposób zawierają jednorazowe formularze, które zazwyczaj powodują niepożądane skutki uboczne w zależności od projektu formularza i sposobu jego użycia.