Jak określić miejsce publikowania niestandardowego formularza programu Outlook

Oryginalny numer KB:   290802

Podsumowanie

W tym artykule opisano niektóre zagadnienia, które należy uwzględnić, jeśli próbujesz zdecydować, gdzie opublikować niestandardowy formularz programu Outlook.

Więcej informacji

W programie Outlook formularze niestandardowe są zwykle publikowane w bibliotece formularzy, dzięki czemu na komputerze jest przechowywana tylko jedna kopia formularza. Poszczególne elementy zawierają pole Klasy wiadomości, które wskazuje, który formularz ma być wyświetlany w celu wyświetlenia danych zawartych w tym elementie. Podczas publikowania formularzy niestandardowych w bibliotece formularzy komputery z systemem Microsoft Exchange Server i program Outlook używają znacznie mniejszej przepustowości i zasobów, ponieważ sam formularz nie musi być przechowywany w ramach poszczególnych elementów.

Rozwiązania dotyczące formularzy programu Outlook mogą się znacznie różnić, szczególnie w przypadku, gdy program Outlook ma wiele różnych typów formularzy standardowych. Często trudno jest określić najlepsze miejsce do opublikowania formularza, a przy podejmowaniu decyzji trzeba wziąć pod uwagę wiele czynników.

Gdzie można publikować formularze

Formularze można publikować w trzech lokalizacjach. W poniższej tabeli przedstawiono te lokalizacje.

Lokalizacja Opis
Folder (lub biblioteka formularzy folderów) W przypadku większości rozwiązań formularzy opartych na folderach opublikuj go w folderze, aby był dostępny za każdym razem, gdy ktoś korzysta z tego folderu. W przypadku opublikowania formularza w folderze publicznym formularz jest dostępny dla wszystkich osób, które mogą uzyskać dostęp do tego folderu. Jeśli publikujesz formularz w jednym z folderów osobistych, jest on dostępny tylko dla Ciebie, gdy go używasz. Formularze kontaktu, wpisu, zadania i dziennika to przykłady typów formularzy, które są zwykle skojarzone z folderem. Jedną z zalet publikowania formularza w folderze jest to, że formularz jest dostępny w menu Akcje, gdy znajdujesz się w tym folderze.
Biblioteka formularzy organizacyjnych Opublikuj formularz w tej bibliotece, jeśli chcesz udostępnić ten formularz wszystkim użytkownikom w organizacji, na przykład formularz do zgłaszania czasu urlopu. Ta biblioteka jest często używana w formularzach wiadomości e-mail, ponieważ zwykle nie jest oparta na określonym folderze. Formularz można opublikować w bibliotece formularzy organizacyjnych, jeśli chcesz użyć tego samego formularza niestandardowego w więcej niż jednym folderze. W takim przypadku można zachować tylko jeden opublikowany formularz. Formularze opublikowane w tej bibliotece są dostępne dla wszystkich osób w organizacji, o ile administrator nadał im uprawnienia do tej biblioteki. Biblioteka jest przechowywana na Microsoft Exchange Server lokalnym. Administrator musi nadać Ci uprawnienia do publikowania w bibliotece formularzy organizacyjnych. To uprawnienie jest zwykle nadane tylko kilku osobom lub działowi, który zarządza Exchange Server komputerem opartym na komputerze.
Biblioteka formularzy osobistych Formularze zapisane w tej bibliotece są dostępne tylko dla Ciebie. Po opublikowaniu formularza w bibliotece formularzy osobistych formularz jest przechowywany jako ukryty element w folderze głównym skrzynki pocztowej lub w pliku Folderów osobistych (pst), w zależności od tego, która z tych lokalizacji jest domyślną lokalizacją dostarczania poczty. Podobnie jak formularze przechowywane w bibliotece formularzy organizacyjnych, można je otwierać przy użyciu polecenia Wybierz formularz. Zapisz formularz w tej bibliotece podczas tworzenia formularza do własnego użytku, takiego jak standardowy formularz wiadomości e-mail wstępnie zaadresowany do adresatów.

Formularz programu Outlook można również zapisać jako plik w systemie plików lub jako element w folderze programu Outlook. Firma Microsoft zaleca, aby uniknąć obu tych metod, ponieważ formularz będzie formularzem alternatywnym.

Formularz programu Outlook można zapisać w systemie plików jako plik szablonu programu Outlook (oft). Dzięki temu można dołączyć formularz do wiadomości e-mail, a następnie wysłać go innej osobie. Pliku oft można również użyć jako kopii zapasowej formularza. Aby zapisać formularz jako plik OFT:

  1. W menu Plik kliknij polecenie Zapisz jako.
  2. W polu Nazwa pliku wpisz nazwę formularza.
  3. W polu Zapisz jako typ wybierz pozycję Szablon programu Outlook, a następnie wybierz pozycję Zapisz.

Formularz można również zapisać jako element w bieżącym folderze. Firma Microsoft nie zaleca jednak takiego działania z następujących powodów:

  • Można łatwo przypadkowo usunąć formularz.
  • Zwykle jest ono rozmyte różnicą między formularzami i elementami, a typowym wynikiem jest folder wypełniony różnymi elementami, które zawierają różne wersje tego samego formularza. Zazwyczaj nie jest to dobre rozwiązanie podczas projektowania formularzy programu Outlook.
  • Elementy przechowywane w folderze zwykle mają skojarzone z nimi dane i zwykle nie mają być skojarzone z formularzem. Dlatego firma Microsoft zaleca, aby nie otwierać elementu w folderze, a następnie w tryb projektowania. otwórz nowe wystąpienie formularza, a następnie wprowadź tryb projektowania.
  • Formularze przechowywane jako elementy są formularzami jednostronnymi i mają niechciane efekty boczne.

Aby zapisać formularz w bieżącym folderze, wybierz pozycję Zapisz w menu Plik.

Zagadnienia związane z określaniem miejsca publikowania formularza

Przy określaniu miejsca publikowania formularza należy wziąć pod uwagę wiele pytań:

  • Czy formularz jest oparty na rozwiązaniu folderu, czy też jest to formularz wiadomości e-mail przeznaczony do wysłania do adresatów?
  • Czy korzystasz z Exchange Server? Jeśli korzystasz z komputera z systemem Exchange Server, czy możesz opublikować formularz w bibliotece formularzy organizacyjnych lub czy Twoja organizacja nakłada ograniczenia dotyczące tego, jakie typy formularzy mogą być tam przechowywane?
  • Ile osób potrzebuje dostępu do formularza?
  • Czy formularz będzie często aktualizowany, co ważne, aby w centrum było wdrożona tylko jedna kopia formularza?
  • Czy formularz musi być dostępny w trybie offline?
  • Czy w przypadku formularza wiadomości e-mail będzie on używany tylko w organizacji, czy do innych adresatów spoza organizacji?
  • Jak zostanie otwarty nowy formularz?

Wybór miejsca publikowania formularzy opartych na folderach

W przypadku tworzenia rozwiązania opartego na folderach, w którym fokusem podstawowym formularza jest wyświetlanie elementów w jednym folderze, zazwyczaj publikuje formularz w samym folderze. Po opublikowaniu formularza w folderze folder jest jednostką samodzielną, a formularz jest dostępny w menu Akcje.

Istnieją jednak sytuacje, w których nie chcesz publikować typowego formularza opartego na folderze w folderze. Jeśli używasz formularza w więcej niż jednym folderze i każdy folder zawsze używa tej samej wersji formularza, rozważ opublikowanie formularza w bibliotece formularzy organizacyjnych lub w bibliotece formularzy osobistych. W takim przypadku mamy tylko jedną kopię opublikowanego formularza i łatwiej jest ją zaktualizować, jeśli trzeba będzie wprowadzić zmiany. Jeśli jesteś jedyną osobą, która potrzebuje dostępu do tego formularza, opublikuj go w bibliotece formularzy osobistych. Jeśli inne osoby potrzebują dostępu do formularza, a formularz jest typowy w folderze publicznym na komputerze z systemem Exchange Server, należy sprawdzić, czy można opublikować formularz w bibliotece formularzy organizacyjnych. Jedną z potencjalnych wad tego podejścia jest to, że formularz nie będzie dostępny w menu Akcje, chyba że zostanie opublikowany w folderze. Jednak jeśli jest to domyślny formularz folderu, tak jak zazwyczaj, nie spowoduje to zbyt dużej różnicy, ponieważ ty lub użytkownicy możecie otwierać nowe elementy za pomocą przycisku paska narzędzi.

Wybór miejsca publikowania formularzy opartych na wiadomościach

Jeśli formularz jest oparty na wiadomości e-mail i jest używany przez Ciebie i tylko kilku innych użytkowników, opublikuj go w bibliotece formularzy osobistych dla wszystkich użytkowników. Jeśli jednak zamierzasz utworzyć nowe elementy na podstawie tego formularza, możesz opublikować go w Skrzynce odbiorczej, aby można było uzyskać do niego dostęp w menu Akcje. Jeśli formularz ma być używany przez wiele osób w organizacji, należy opublikować go w bibliotece formularzy organizacyjnych, aby zachować tylko jedną kopię formularza i aby wszyscy użytkownicy mieli do niego dostęp. Jednak ta metoda może utrudnić otwarcie formularza.

Zagadnienia i opcje otwierania formularzy

W poniższej tabeli opisano sposób, w jaki użytkownicy zwykle otwierają formularze programu Outlook w zależności od miejsca przechowywania formularzy:

Typ formularza Gdzie można otworzyć
Formularze folderów Po otwarciu folderu zawierającego formularze formularze są dostępne w menu Akcje.
Biblioteka formularzy organizacyjnych

— i —

Biblioteka formularzy osobistych
Do formularzy przechowywanych w bibliotece formularzy organizacyjnych i bibliotece formularzy osobistych można uzyskiwać dostęp przy użyciu okna dialogowego Wybieranie formularza. Aby uzyskać dostęp do tych formularzy, wskaż polecenie Nowy w menu Plik, a następnie wybierz pozycję Wybierz formularz.

Aby ułatwić użytkownikom dostęp do formularzy, możesz użyć następujących metod.

Dodawanie polecenia Wybierz formularz do paska narzędzi

Outlook 2007 i Outlook 2003

Aby skrócić liczbę kroków potrzebnych do uzyskania dostępu do polecenia Wybierz formularz, dodaj to polecenie do paska narzędzi, aby można było wyświetlić okno dialogowe jednym kliknięciem:

  1. W menu Widok wskaż polecenie Paski narzędzi, a następnie wybierz pozycję Dostosuj.
  2. Wybierz kartę Polecenia w oknie dialogowym Dostosowywanie.
  3. Upewnij się, że w polu Kategorie jest wybrana opcja Plik.
  4. W oknie Dialogowym Polecenia znajdź polecenie Wybierz formularz, a następnie przeciągnij je w górę do lokalizacji paska narzędzi, którą chcesz umieścić.
  5. Wybierz pozycję Zamknij.

Outlook 2013 i Outlook 2010

Aby skrócić liczbę kroków wymaganych do uzyskania dostępu do polecenia Wybierz formularz, dodaj kartę Deweloper do wstążki w celu wyświetlenia okna dialogowego Wybieranie formularza z kilku opcji:

  1. Kliknij prawym przyciskiem myszy wstążkę programu Outlook, a następnie wybierz pozycję Dostosuj Wstążkę.
  2. Na liście kart głównych wybierz pozycję Deweloper , a następnie wybierz przycisk OK.

Na karcie Deweloper na wstążce programu Outlook powinien zostać wyświetlony komunikat Wybierz formularz.

Otwieranie formularza przy użyciu języka Visual Basic for Applications lub dodatku COM

Publikowanie formularza w folderze

Jeśli formularz został opublikowany w bibliotece formularzy osobistych lub w bibliotece formularzy organizacyjnych, warto rozważyć opublikowanie formularza w folderze w celu jego opublikowania w menu Akcje. Jednak w przypadku zaktualizowania formularza należy się upewnić, że został on ponownie zaktualizowany, tak aby nie tworzył problemów z pamięcią podręczną formularzy programu Outlook.

Zapisywanie pliku oft w menu Pulpit lub Start

Mimo że firma Microsoft zwykle nie zaleca zapisywania pliku oft na komputerze stacjonarnym ani w menu Start, plik szablonu programu Outlook (oft) można zapisać w jednej z tych lokalizacji. Elementy utworzone w ten sposób zawierają formularze jednostronne, które zwykle powodują niechciane efekty boczne w zależności od projektu formularza i sposobu jego działania.