Korzystanie z szablonów programu Word w Dynamics 365

 

Dotyczy: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM Online, Dynamics CRM 2016

Ta funkcja została wprowadzona w usłudze CRM Online 2016, aktualizacja i systemie CRM 2016 (wersja lokalna).

Interesuje Cię możliwość korzystania z tej funkcji? Znajdź administratora usługi Dynamics 365 lub przedstawiciela pomocy technicznej.

Po utworzeniu i zaimportowaniu szablonów Microsoft Office Word do Microsoft Dynamics 365, jednym kliknięciem użytkownicy mogą generować standardowe dokumenty automatycznie wypełniane danymi Dynamics 365. Ta funkcja ma pewne specjalne uwagi, o których należy wiedzieć, aby pomyślnie tworzyć szablony Word.

Porada

Sprawdź następujące wideo: Twórz dokumenty bezpośrednio z programu Dynamics CRM przy użyciu szablonów programu Word i Excel (2:38)

Ostrzeżenie

Istnieje pewien problem pojawiający się podczas tworzenia szablonów w Word. Ten temat zawiera informacje na temat zapobiegania interakcjom, które potencjalnie mogą zdestabilizować Word. Zobacz: Ważne! Znany problem i jak go unikać.

Oto obsługiwane wersje Word.

Obszar	Wersja Word.
Tworzenie szablonu Word	2013, 2016
Korzystanie z dokumentu Word wygenerowanego w Dynamics 365	2010, 2013, 2016

Wykonuj kroki opisane w tym temacie, aby pomyślnie tworzyć i używać szablonów Word w Dynamics 365.

Krok 1: Utwórz szablon Word

Gdzie możesz tworzyć szablon

Istnieją trzy miejsca w Dynamics 365 gdzie możesz tworzyć szablon Word:

• Strona Ustawienia. Przejdź do Ustawienia > Szablony > Szablony dokumentów > Nowy(). Konieczne będzie posiadanie wystarczających uprawnień niezbędnych do dostępu do strony Ustawienia, takich jak Administrator systemu lub konfigurator systemu.

• Rekord. Otwórz rekord, taki jak konto w Sprzedaż. Przejdź do Sprzedaż > Konta klientów > Moje aktywne konta. Kliknij konto, aby je otworzyć, a następnie kliknij Więcej (...) > Szablony programu Word > Utwórz szablon programu Word. Szablony utworzone w tym miejscu są osobiste i dostępne tylko dla użytkownika, który je utworzył.

• Lista rekordów. Na przykład przejdź do Sprzedaż > Konta klientów > Moje aktywne konta. Wybierz konto, a następnie kliknij Więcej (...) > Szablony programu Word > Utwórz szablon programu Word.

  

Porada

Aby usunąć szablony dokumentów osobistych, wykonaj następujące czynności:

1. Kliknij Wyszukiwanie zaawansowane ().

2. Dla Szukaj, wybierz opcję Szablony dokumentów osobistych.

3. Kliknij Wyniki (!).

4. Wybierz szablon dokument osobisty, aby go usunąć, a następnie kliknij Usuń ().

Po kliknięciu Utwórz szablon programu Word, zaznacz encję, aby przeprowadzić filtrowanie, a następnie kliknij Szablon programu Word > Wybierz encję.

Zostanie wyświetlona strona wyboru relacji.

Czym są relacje 1:N, N:1 i N:N?

Ten ekran wymaga zrozumienia struktury danych Dynamics 365. Twój administrator lub konfigurator Dynamics 365 może dostarczyć informacji na temat relacji między encjami. Aby uzyskać więcej informacji dla administratorów, zobacz TechNet: Tworzenie i edytowanie relacji encji

Poniżej przedstawiono niektóre przykładowe relacje dla encji Konto.

Relacja	Opis
	Konto może mieć wiele kontaktów.
	Potencjalny klient, konto lub kontakt mogą mieć wiele kont.
	Konto może mieć wiele list marketingowych. Lista marketingowa może mieć wiele kont.

Relacje, które wybierasz na tym ekranie, wyznaczają, jakie encje i pola będą dostępne później, podczas definiowania szablonu Word. Zaznacz tylko relacje, do których musisz dodać dane Dynamics 365 do szablonu Word.

Uwaga

W celu zapewnienia pobierania dokumentów w odpowiednim czasie, istnieje górny limit 100 dla liczby powiązanych rekordów zwracanych dla każdej relacji. Na przykład jeśli eksportujesz szablon dla konta, i chcesz uwzględnić listę kontaktów, dokument zwróci co najwyżej 100 kontaktów konta.

Pobierz szablon

Kliknij Pobierz szablon na stronie Wybierz encję, aby utworzyć plik Word na komputerze lokalnym z wyeksportowaną encją zawartą w formie danych XML.

Krok 2: Włącz kartę Deweloper

Otwórz plik szablonu Word. W tym momencie dokument wydaje się być pusty.

Aby wyświetlić i dodać dane XML Dynamics 365, musisz włączyć kartę Deweloper Word.

1. Przejdź do Plik > Opcje > Dostosowywanie wstążki, a następnie włącz Developer.

   

2. Kliknij przycisk OK.

Deweloper pojawi się na wstążce Word.

Ważne! Znany problem i jak go unikać

Jest to znany problem dotyczący szablonów generowanych w Dynamics 365Word i Microsoft Office Word. W następnej sekcji, będziesz dodawać pola kontrolne zawartości XML do szablonu Word.

Ostrzeżenie

Kilka rzeczy może powodować zawieszanie się Word, wymagając użycia Menedżer zadań do zatrzymania Word:

• Wstawiasz formant zawartości w formie innej niż Obraz lub Zwykły tekst.

• Wprowadzasz zmianę tekstową, taką jak zmiana wielkości liter lub dodawanie tekstu, do formantu zawartości. Te zmiany mogą wystąpić na skutek Autokorekty, jak również na skutek edycji przeprowadzanej przez użytkownika. Domyślnie Autokorekta Microsoft Word powoduje rozpoczynanie zdania wielka literą. Po dodaniu pola formant zawartości, Word będzie je postrzegał jako nowe zdanie, i nadawał mu wielką literę, po odwróceniu uwagi od pola.

Aby zapobiec występowaniu problemów z polami formantu, wykonaj następujące czynności:

Dodaj tylko pola jako zwykły tekst lub obraz

1. Korzystasz z okienka mapowania XML, aby dodawać pola encji Dynamics 365 do szablonu Word. Upewnij się, że dodajesz pola tylko jako Zwykły tekst lub Obraz.

   

Nie należy wprowadzać żadnych zmian tekstowych w dodanym formancie zawartości

1. Istnieje możliwość zmiany formatowania pól formantu zawartości, na przykład pogrubienie tekstu, ale nie ma możliwości wprowadzania zmian tekstowych, włącznie ze zmianami wielkości liter.

   

Jeśli wystąpi zablokowanie Word lub obniżenie wydajności, spróbuj wyłączyć Autokorektę.

Wyłącz Autokorektę

1. Przy użyciu pliku szablonu otwartego w Word, przejdź do Plik > Opcje > Sprawdzanie pisowni > Opcje Autokorekty.

   

2. Usuń zaznaczenie Początek zdania wielką literą i Automatycznie użyj sugestii z modułu sprawdzania pisowni.

   

3. Usuń zaznaczenia na kartach Łączniki (--) na myślniki (-) w Autoformatowanie i Autoformatowanie podczas pisania.

4. Kliknij przycisk OK.

Po wykonaniu powyższych zaleceń, można przystąpić do definiowania szablonu Word.

Krok 3: Zdefiniuj szablon Word

Skorzystaj z okienka mapowania XML, aby zdefiniować szablon Word z polami encji Dynamics 365.

1. W swoim szablonie Word kliknij Developer > Okienko mapowania XML.

   

   Wybrano domyślny schemat XML.

   

2. Wybierz schemat XML Dynamics 365. Rozpocznie się od “urn:microsoft-crm/document-template/”.

   

   Ważne

   Jeśli masz częste przypadkowe edycje, które powodują blokowanie programu Word lub obniżenie wydajności, wyłącz opcje Autokorekty, zgodnie z informacjami w sekcji: "Znany problem i jak go unikać".

3. Rozwiń encję Dynamics 365, kliknij prawym przyciskiem myszy pole encji, a następnie kliknij Wstaw formant zawartości > Zwykły tekst.

   

Pole encji Dynamics 365 jest dodawane do szablonu Word.

Dodaj dodatkowe pola encji, dodaj opisowe etykiety i tekst i sformatuj dokument.

Wypełniony szablon może wyglądać następująco:

Niektóre wprowadzone przez Ciebie pola formantu zawartości mogą zawierać wiele wierszy danych. Na przykład konta mają więcej niż jeden kontakt. Aby dołączyć wszystkie dane znajdujące się w szablonie Word, ustaw pole formantu zawartości na powtarzanie

Ustaw pola formant zawartości na powtarzanie

1. Umieść pola z powtarzającymi się danymi w wierszu tabeli.

2. Zaznacz cały wiersz tabeli w szablonie.

   

3. W okienku mapowania XML, kliknij prawym przyciskiem myszy relację zawierającą pola formantu zawartości, a następnie kliknij Powtarzanie.

   

Jeśli korzystasz z szablonu Word w Dynamics 365 podczas tworzenia dokumentu, tabela zostanie wypełniona wieloma wierszami danych.

Jeśli szablon zawiera już odpowiednie pola i formatowanie, zapisz go i prześlij do Dynamics 365.

Krok 4: Przekaż szablon programu Word z powrotem do Dynamics 365

"Jeśli Twój szablon Word jest już zbudowany tak, jak chcesz, zapisz go, aby móc go przesłać do Dynamics 365.

Dostęp do nowo utworzonego szablonu programu Word zależy od sposobu jego przekazania oraz dostępu przyznanego roli zabezpieczeń. Pamiętaj, aby sprawdzić Użyj Ról zabezpieczeń, aby kontrolować dostęp do szablonów.

Administratorzy Dynamics 365 mogą używać strony Ustawienia do przekazywania szablonu Word do Dynamics 365. Szablon przekazany dzięki Ustawienia jest dostępny dla wszystkich użytkowników w organizacji Dynamics 365.

Dla administratorów: Przekaż szablon programu Word do Dynamics 365

1. W Dynamics 365, przejdź do Ustawienia > Szablony > Szablony dokumentów.

2. Kliknij Przekaż szablon.

3. Przeciągnij plik Word w oknie dialogowym lub przejdź do pliku.

   

4. Kliknij polecenie Przekaż.

Użytkownicy niebędący administratorami mogą przekazać szablon do ich własnego użytku z listy rekordów.

Dla użytkowników innych niż administratorzy lub administratorów, którzy chcą utworzyć szablon osobisty: Przekaż szablon programu Word do Dynamics 365

1. W Dynamics 365, otwórz stronę z listą rekordów, na przykład lista kont klientów w Sprzedaż.

2. Wybierz jeden element, taki jak konto, a następnie kliknij Więcej (...) > Szablony programu Word > Utwórz szablon programu Word.

3. Kliknij Szablon programu Word > Przekaż.

   

4. Przeciągnij plik Word w oknie dialogowym lub przejdź do pliku.

5. Kliknij polecenie Przekaż.

Krok 5: Generuj dokument z szablonu Word

Aby użyć szablonu Word, który utworzyłeś, wykonaj następujące czynności:

1. Otwórz rekord z informacjami, których potrzebujesz do utworzenia dokumentu. Na przykład otwórz rekord konto klienta w Sprzedaż.

2. Kliknij Więcej (...) > Szablony programu Word, a następnie w Szablony programu Word wybierz szablon, który utworzyłeś.

   Jeśli utworzony przez Ciebie szablon nie jest widoczny, istnieją dwie możliwości:

   1. Wyświetlane są tylko szablony zbudowane dla wybranego typu rekordu (encji). Na przykład jeżeli otwierasz rekord szansy sprzedaży, nie zobaczysz szablonu utworzonego za pomocą encji Konto.

   2. Należy odświeżyć Dynamics 365, aby wyświetlić szablon. Odśwież przeglądarkę lub zamknij i ponownie otwórz Dynamics 365.

Po wybraniu szablonu Word, Dynamics 365 tworzy dokument Word na podstawie wybranego rekordu.

Wypróbuj przykładowe szablony Word

Istnieje pięć szablonów Word dołączonych do Microsoft Dynamics 365.

Przykładowe szablony Word zostały utworzone za pomocą określonego typu rekordu (encja). Będziesz mógł zastosować szablon tylko do rekordów tego samego typu.

Imię i nazwisko	Encja
Podsumowanie szansy sprzedaży	Szansa sprzedaży (obszar Sprzedaż)
Podsumowanie kampanii	Kampania (obszar Marketing)
Podsumowanie sprawy	Sprawa (obszar Usługa)
Faktura	Faktura (obszar Sprzedaż)
Podsumowanie klientów	Client_Account (Sprzedaż, Usługa, Marketing)

Aby zastosować przykładowy szablon Word

1. Otwórz rekord z informacjami o typie encji, który pasuje do przykładowego szablonu. Na przykład otwórz rekord konta klienta w Sprzedaż, aby zastosować szablon Podsumowanie konta.

2. Kliknij Więcej (...) > Szablony programu Word, a następnie w Szablony programu Word wybierz przykładowy szablon.

Otwórz nowo utworzony szablon Word i przyjrzyj się mu.

Uwaga

Możesz przeglądać, ale nie możesz edytować szablonów, które są zawarte w Microsoft Dynamics 365.

Uwagi dodatkowe

Użyj Ról zabezpieczeń, aby kontrolować dostęp do szablonów

Administratorzy programu Dynamics 365 mogą dość szczegółowo kontrolować dostęp do szablonów w programie Word. Na przykład możesz nadać sprzedawcom prawa do odczytu, ale nie do zapisu szablonu programu Word.

1. W Dynamics 365 kliknij Ustawienia > Zabezpieczenia > Role zabezpieczeń.

2. Wybierz rolę, a następnie kliknij kartę Zarządzanie podmiotem gospodarczym.

3. Wybierz Szablon dokumentu, aby ustawić dostęp dla szablonów dostępnych dla całej organizacji. Wybierz Szablon dokumentu osobistego dla szablonów udostępnionych poszczególnym użytkownikom.

4. Kliknij kółka, aby ustawić żądany poziom dostępu.

Listy w dokumentach utworzonych nie są w tej samej kolejności, co rekordy

Lista rekordów utworzonych na podstawie szablonu niestandardowego może nie być wyświetlana w takiej samej kolejności w dokumentach Word, co w Dynamics 365. Rekordy są wyświetlane w kolejności na podstawie godziny i daty, kiedy zostały utworzone.

Zobacz też

Analizuj dane przy użyciu szablonów programu Excel