Criar e configurar políticas de retenção

Diretrizes de licenciamento do Microsoft 365 para segurança e conformidade.

Use uma política de retenção para gerenciar os dados de sua organização, decidindo de forma proativa se retém, exclui ou retém e exclui o conteúdo.

Uma política de retenção permite que você faça isso de forma muito eficiente, atribuindo as mesmas configurações de retenção no nível do contêiner para serem herdadas automaticamente pelo conteúdo desse contêiner. Por exemplo, todos os itens em sites do Windows SharePoint, todas as mensagens de email nas caixas de correio do Exchange dos usuários, todas as mensagens do canal para equipes usadas com o Microsoft Teams. Se você não tiver certeza se deve usar uma política de retenção no nível do contêiner ou um rótulo de retenção no nível do item, consulte Políticas de retenção e rótulos de retenção.

Para mais informações sobre políticas de retenção e como funciona a retenção no Microsoft 365, consulte Saiba mais sobre políticas de retenção e rótulos de retenção.

Observação

As informações nesta página são para administradores de conformidade. Se você não é um administrador e deseja entender como as políticas de retenção foram configuradas para os aplicativos que você usa, entre em contato com o suporte técnico, departamento de TI ou administrador. Se estiver vendo mensagens sobre políticas de retenção em chats do Teams e mensagens do canal, pode ser útil revisar Mensagens do Teams sobre políticas de retenção.

Dica

Se você não for um cliente E5, use a avaliação das soluções do Microsoft Purview por 90 dias para explorar como os recursos adicionais do Purview podem ajudar sua organização a gerenciar as necessidades de segurança e conformidade de dados. Comece agora no Hub de avaliações do portal de conformidade do Microsoft Purview. Saiba mais detalhes sobre assinatura e termos de avaliação.

Antes de começar

O administrador global da sua organização tem permissões completas para criar e editar as políticas de retenção. Se você não estiver entrando como administrador global, consulte as informações de permissões para gerenciamento do ciclo de vida dos dados.

Decida antes de criar sua política de retenção se ela será adaptável ou estática. Para obter mais informações, consulte Escopos de política adaptáveis ou estáticos para a retenção. Se você decidir usar uma política adaptável, deverá criar um ou mais escopos adaptáveis antes de criar sua política de retenção e selecioná-los durante o processo de política de retenção de criação. Para obter mais instruções, consulte Informações de configuração dos escopos adaptáveis.

Criar e configurar uma política de retenção

Embora uma política de retenção possa oferecer suporte a vários serviços identificados como "locais" na política de retenção, você não pode criar uma única política de retenção que inclua todos os locais com suporte:

• Caixas de correio do Exchange
• Sites do SharePoint ou Sites de comunicação e clássicos do SharePoint
• Contas OneDrive
• Caixas de correio e sites do Grupo do Microsoft 365
• Skype for Business
• Pastas públicas do Exchange
• Mensagens do canal do Teams
• Chats do Teams e interações do Copilot
• Mensagens do canal privado do Teams
• Mensagens da comunidade do Viva Engage
• Mensagens do usuário do Viva Engage

Se você selecionar os locais do Teams ou do Viva Engage ao criar uma política de retenção, os outros locais serão automaticamente excluídos. Isso significa que as instruções a seguir dependem da necessidade de incluir os locais do Teams ou do Viva Engage.

Observação

Ao usar políticas adaptáveis em vez de políticas estáticas, você pode configurar uma única política de retenção para incluir os locais do Teams e do Viva Engage. Esse não é o caso das políticas estáticas, em que os locais do Teams e do Viva Engage exigem sua própria política de retenção.

Quando você tiver mais de uma política de retenção e também usar rótulos de retenção, consulte Os princípios de retenção ou o que tem precedência? para entender o resultado quando várias configurações de retenção se aplicam ao mesmo conteúdo.

Selecione a guia para obter instruções sobre como criar uma política de retenção para o Teams e o Copilot para Microsoft 365, Viva Engage ou outros serviços com suporte (Exchange, SharePoint, OneDrive, Grupos do Microsoft 365, Skype for Business):

Política de retenção para o Teams e o Copilot para Microsoft 365

Observação

Use o local para chats do Teams e interações do Copilot quando quiser reter ou excluir automaticamente os dados de chat com o Microsoft Copilot para Microsoft 365. Os usuários não precisam estar usando o Teams para reter e excluir esses dados. Para obter mais informações. consulte O Microsoft Purview dá suporte ao gerenciamento de conformidade para o Copilot e Saiba mais sobre a retenção do Copilot para Microsoft 365.

As políticas de retenção para o Teams dão suporte para canais compartilhados. Quando você define as configurações de retenção para o local da Mensagem de canal do Teams, se uma equipe tiver canais compartilhados, ela herda as configurações de retenção da sua equipe pai.

As políticas de retenção também dão suporte para registros de dados de chamadas recém-criados, que são mensagens geradas pelo sistema que contêm metadados de reuniões e chamadas. Todos os registros de dados de chamadas são sempre incluídos no local Chats do Teams e interações do Copilot, até mesmo os registros de dados de chamadas para mensagens de canais do Teams e mensagens de canais privados do Teams.

Para essa configuração, você pode usar o portal do Microsoft Purview ou o portal de conformidade do Microsoft Purview.

1. Dependendo do portal que estiver usando, navegue até um dos seguintes locais:

   • Entrar no portal do Microsoft Purview>cartão de Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Dados>Políticas>Políticas de Retenção.

     Se o cartão da solução Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Dados não for exibido, selecione Exibir todas as soluções e, em seguida, selecione Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Dados na seção Governança de Dados.

   • Entrar no portal de conformidade do Microsoft Purview>Soluções>Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Dados>Microsoft 365>Políticas de Retenção.

2. Selecione Nova política de retenção para iniciar a configuração Criar política de retenção e nomeie sua nova política de retenção.

3. Para a página Atribuir unidades de administração: se a sua organização estiver usando unidades administrativas no Microsoft Entra ID, a política de retenção poderá ser automaticamente restrita a usuários específicos, selecionando unidades administrativas. Se sua conta foi atribuída a unidades administrativas, você deve selecionar uma ou mais unidades administrativas.

   Se não quiser restringir a política usando unidades administrativas ou se a sua organização não tiver configurado unidades administrativas, mantenha o padrão de Diretório completo.

4. Quanto à página Escolher o tipo de política de retenção a ser criado, selecione Adaptável ou Estático, dependendo da escolha feita nas instruções Antes de você começar. Se você ainda não tiver criado os escopos adaptáveis, poderá selecionar Adaptável, mas como não haverá escopos adaptáveis para selecionar, não será possível concluir a configuração com essa opção.

5. Dependendo do seu escopo selecionado:

   • Se você escolheu Adaptável: Na página Escolher Escopos e locais de política adaptável, selecione Adicionar escopos e selecione um ou mais escopos adaptáveis que tenham sido criados. Em seguida, selecione um ou mais locais. Os locais que você pode selecionar dependem dos tipos de escopo adicionados. Por exemplo, se você tiver adicionado apenas um tipo de escopo do Usuário, poderá selecionar Chats do Teams, mas não Mensagens de canal do Teams.

   • Se você escolheu Estáticos: na página Escolher locais para aplicar a política, selecione um ou mais locais para o Teams:

     • Mensagem de canal do Teams: Mensagens de chats de canais padrão e compartilhados, e reuniões de canal padrão e compartilhados, mas não de canais privados que têm sua própria localização de política.
     • Chats do Teams e interações do Copilot: Para o Teams, mensagens de chats privados individuais, chats em grupo, chats de reuniões e chats consigo mesmo. Para o Copilot para Microsoft 365, todas as solicitações do usuário para o Copilot e todas as respostas do Copilot.
     • Mensagens de canal privado do Teams: mensagens de chats de canal privado e reuniões de canal privado. Se você selecionar essa opção, não poderá selecionar os outros locais do Teams na mesma política de retenção.

     Por padrão, todas as equipes e usuários são selecionados, mas você pode filtrar isso selecionando as opções de Escolha e Exclusão.

6. Para acessar a página Decidir se deseja reter o conteúdo, excluí-lo ou ambos, especifique as opções de configuração para reter e excluir conteúdo.

   Você pode criar uma política de retenção que apenas retenha o conteúdo sem excluir, retenha e exclua após um período especificado ou apenas exclua o conteúdo após um período especificado. Para obter mais informações, consulte Configurações de retenção e exclusão de conteúdo.

7. Conclua a definição para salvar suas configurações.

Para obter orientações sobre como usar políticas de retenção para o Teams e entender a experiência do usuário final, confira Gerenciar políticas de retenção para o Microsoft Teams na documentação do Teams.

Para obter detalhes técnicos sobre como a retenção funciona para dados do Teams e do Copilot, incluindo quais elementos das mensagens tem suporte para informações de tempo e retenção com exemplos passo a passo, consulte Saiba mais sobre a retenção para o Microsoft Teams e Saiba mais sobre a retenção para o Copilot para o Microsoft 365.

Problemas de configuração conhecidos para políticas de retenção do Teams

• Embora você possa selecionar a opção para iniciar o período de retenção quando os itens foram modificados pela última vez, o valor de Quando os itens foram criados é sempre usado. Para mensagens que são editadas, uma cópia da mensagem original é salva com seu carimbo de tempo original para identificar quando esta mensagem pré-editada foi criada, e a mensagem pós-editada tem um carimbo de tempo mais recente.

• Quando você selecionar Editar para o local das conversas do Teams, você poderá ver convidados e usuários que não sejam da caixa postal. As políticas de retenção não são projetadas para esses usuários, portanto, não os selecione.

• Para incluir registros de dados de chamadas recém-criados para mensagens de canal do Teams e mensagens de canal privado do Teams, é preciso selecionar o local Chats do Teams, em vez dos locais Mensagens de canal do Teams e Mensagens de canal privado do Teams.

Adicionais políticas de retenção necessárias para oferecer suporte ao Teams

O Teams é muito mais que apenas chats e mensagens de canal. Se você tiver equipes criadas a partir de um grupo do Microsoft 365 (antigo grupo do Office 365), deverá configurar adicionalmente uma política de retenção que inclua esse grupo do Microsoft 365 usando o local Caixas de correio e sites do Grupo Microsoft 365. Essa política de retenção se aplica ao conteúdo da caixa de correio do grupo, site e arquivos. Os arquivos incluem gravações de reuniões do Teams e transcrições de reuniões do canal.

Para reter ou excluir as gravações de reuniões do Teams com suas transcrições de chats de usuário, você precisará de uma política de retenção que inclua a conta do OneDrive do organizador como localização.

Se você tiver sites de equipe que não estejam conectados a um grupo do Microsoft 365, o que inclui sites para canais compartilhados do Teams e canais privados do Teams, você precisará de uma política de retenção que inclua as localizações Sites clássicos e de comunicação do SharePoint ou Contas do OneDrive para reter e excluir arquivos no Teams:

• Os arquivos compartilhados no chat são armazenados na conta do OneDrive do usuário que compartilhou o arquivo.

• Os arquivos carregados nos canais são armazenados no site do SharePoint usado pela equipe.

Dica

Você pode aplicar uma política de retenção aos arquivos apenas para uma equipe específica quando não estiver conectado a um grupo do Microsoft 365, selecionando o site do SharePoint para a equipe e as contas de usuários do OneDrive no Teams.

É possível que uma política de retenção aplicada aos grupos do Microsoft 365, sites do SharePoint ou contas do OneDrive, exclua um arquivo referenciado em uma mensagem de bate-papo ou de um canal do Teams para que as mensagens sejam excluídas. Neste cenário, o arquivo ainda é exibido na mensagem do Teams, mas quando os usuários selecionam o arquivo, eles recebem o erro "arquivo não encontrado". Esse comportamento não é específico das políticas de retenção e também pode acontecer se um usuário exclui manualmente um arquivo do SharePoint ou do OneDrive.

Política de retenção do Viva Engage

Observação

As políticas de retenção do Viva Engage não informam aos usuários quando as mensagens são excluídas como resultado de uma política de retenção.

Para usar esse recurso, sua rede do Viva Engage deve estar no Modo nativo, e não no Modo Híbrido.

Para essa configuração, você pode usar o portal do Microsoft Purview ou o portal de conformidade do Microsoft Purview.

1. Dependendo do portal que estiver usando, navegue até um dos seguintes locais:

   • Entrar no portal do Microsoft Purview>cartão de Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Dados>Políticas>Políticas de Retenção.

     Se o cartão da solução Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Dados não for exibido, selecione Exibir todas as soluções e, em seguida, selecione Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Dados na seção Governança de Dados.

   • Entrar no portal de conformidade do Microsoft Purview>Soluções>Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Dados>Microsoft 365>Políticas de Retenção.

2. Selecione Nova política de retenção para criar uma nova política de retenção.

3. Para a página Atribuir unidades de administração: se a sua organização estiver usando unidades administrativas no Microsoft Entra ID, a política de retenção poderá ser automaticamente restrita a usuários específicos, selecionando unidades administrativas. Se sua conta foi atribuída a unidades administrativas, você deve selecionar uma ou mais unidades administrativas.

   Se não quiser restringir a política usando unidades administrativas ou se a sua organização não tiver configurado unidades administrativas, mantenha o padrão de Diretório completo.

4. Quanto à página Escolher o tipo de política de retenção a ser criado, selecione Adaptável ou Estático, dependendo da escolha feita nas instruções Antes de você começar. Se você ainda não tiver criado os escopos adaptáveis, poderá selecionar Adaptável, mas como não haverá escopos adaptáveis para selecionar, não será possível concluir a configuração com essa opção.

5. Dependendo do seu escopo selecionado:

   • Se você escolheu Adaptável: Na página Escolher Escopos e locais de política adaptável, selecione Adicionar escopos e selecione um ou mais escopos adaptáveis que tenham sido criados. Em seguida, selecione um ou mais locais. Os locais que você pode selecionar dependem dos tipos de escopo adicionados. Por exemplo, se você adicionou apenas um tipo de escopo de Usuário, você poderá selecionar mensagens de usuário do Viva Engage, mas não mensagens da comunidade do Viva Engage.

   • Se você escolheu Estático: Na página Escolher locais para aplicar a política, ative um ou ambos os locais para o Viva Engage: Mensagem da comunidade do Viva Engage e Mensagens de usuário do Viva Engage.

     Por padrão, todas as comunidades e todos os usuários são selecionados, mas você pode refinar isso especificando as comunidades e os usuários a serem incluídos ou excluídos.

     Para mensagens do usuário do Viva Engage:

     • Se você deixar o padrão em Todos os usuários, os usuários convidados do Azure B2B não serão incluídos.
     • Se você selecionar Editar para Todos os usuários, poderá aplicar uma política de retenção aos usuários externos se você souber sua conta.

6. Para acessar a página Decidir se deseja reter o conteúdo, excluí-lo ou ambos, especifique as opções de configuração para reter e excluir conteúdo.

   Você pode criar uma política de retenção que apenas retenha o conteúdo sem excluir, retenha e exclua após um período especificado ou apenas exclua o conteúdo após um período especificado. Para obter mais informações, consulte Configurações de retenção e exclusão de conteúdo.

7. Conclua a definição para salvar suas configurações.

Para obter detalhes técnicos sobre como a retenção funciona para o Viva Engage, incluindo quais elementos das mensagens têm suporte para informações sobre tempo e retenção com exemplos práticos, consulte Saiba mais sobre retenção para o Viva Engage.

Problemas conhecidos de configuração das políticas de retenção do Viva Engage

• Embora você possa selecionar a opção para iniciar o período de retenção quando os itens foram modificados pela última vez, o valor de Quando os itens foram criados é sempre usado. Para mensagens que são editadas, uma cópia da mensagem original é salva com seu carimbo de tempo original para identificar quando esta mensagem pré-editada foi criada, e a mensagem pós-editada tem um carimbo de tempo mais recente.

• Quando você seleciona Editar para o local das mensagens de usuário do Viva Engage, você pode ver convidados e usuários que não são da caixa de correio. As políticas de retenção não são projetadas para esses usuários, portanto, não os selecione.

Políticas de retenção adicionais necessárias para dar suporte ao Viva Engage

O Viva Engage é mais do que apenas mensagens da comunidade e mensagens privadas. Para reter e excluir as mensagens de email da sua rede Viva Engage, configure uma política de retenção adicional que inclua quaisquer grupos do Microsoft 365 que sejam usados para o Viva Engage, utilizando a localização Caixas de correio e sites de Grupos do Microsoft 365.

Esse local também incluirá os arquivos que são carregados nas comunidades do Viva Engage. Esses arquivos são armazenados no site do SharePoint conectado ao grupo para a comunidade do Viva Engage.

É possível que uma política de retenção aplicada aos sites do SharePoint possa excluir um arquivo referenciado em uma mensagem do Viva Engage antes que essas mensagens sejam excluídas. Nesse cenário, o arquivo ainda é exibido na mensagem do Viva Engage, mas quando os usuários selecionam o arquivo, eles recebem um erro "Arquivo não encontrado". Esse comportamento não é específico das políticas de retenção e também pode acontecer se um usuário excluir manualmente um arquivo do SharePoint.

Política de retenção para todos os outros serviços

Use as instruções a seguir para políticas de retenção que se aplicam a qualquer um desses serviços:

• Exchange: E-mails e pastas públicas
• SharePoint: Sites
• OneDrive: Contas
• Grupos do Microsoft 365
• Skype for Business

Observação

Se a sua organização estiver usando unidades administrativas e você for um administrador restrito atribuído a uma ou mais unidades administrativas, não será possível configurar uma política de retenção que inclua sites do SharePoint ou pastas públicas do Exchange. Para esses locais, você deve ser um administrador irrestrito.

Para essa configuração, você pode usar o portal do Microsoft Purview ou o portal de conformidade do Microsoft Purview.

1. Dependendo do portal que estiver usando, navegue até um dos seguintes locais:

   • Entrar no portal do Microsoft Purview>cartão de Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Dados>Políticas>Políticas de Retenção.

     Se o cartão da solução Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Dados não for exibido, selecione Exibir todas as soluções e, em seguida, selecione Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Dados na seção Governança de Dados.

   • Entrar no portal de conformidade do Microsoft Purview>Soluções>Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Dados>Microsoft 365>Políticas de Retenção.

2. Selecione Nova política de retenção para iniciar a configuração Criar política de retenção e nomeie sua nova política de retenção.

3. Para a página Atribuir unidades administrativas: Se sua organização estiver usando unidades administrativas no Microsoft Entra ID, uma política de retenção que não inclua sites do SharePoint ou pastas públicas do Exchange pode ser automaticamente restrita a usuários específicos selecionando unidades administrativas. Se sua conta foi atribuída a unidades administrativas, você deve selecionar uma ou mais unidades administrativas.

   Se não quiser restringir a política usando unidades administrativas ou se a sua organização não tiver configurado unidades administrativas, mantenha o padrão de Diretório completo. Você deve selecionar Diretório completo para que a política inclua as localizações dos sites do SharePoint e pastas públicas do Exchange.

4. Quanto à página Escolher o tipo de política de retenção a ser criado, selecione Adaptável ou Estático, dependendo da escolha feita nas instruções Antes de você começar. Se você ainda não tiver criado os escopos adaptáveis, poderá selecionar Adaptável, mas como não haverá escopos adaptáveis para selecionar, não será possível concluir a configuração com essa opção. As políticas adaptáveis não oferecem suporte aos locais das pastas públicas do Exchange ou do Skype for Business.

5. Dependendo do seu escopo selecionado:

   • Se você escolheu Adaptável: Na página Escolher Escopos e locais de política adaptável, selecione Adicionar escopos e selecione um ou mais escopos adaptáveis que tenham sido criados. Em seguida, selecione um ou mais locais. Os locais que você pode selecionar dependem dos tipos de escopo adicionados. Por exemplo, se você tiver adicionado apenas um tipo de escopo Usuário, poderá selecionar Caixas de correio do Exchange, mas não Sites do SharePoint.

   • Se você escolheu Estático: Na página Escolher localizações, ative ou desative qualquer uma das localizações, exceto as localizações do Teams e Viva Engage. Para cada local, você pode deixá-lo no padrão para Aplicar a política em todo local ou Especificar inclusões e exclusões.

   Informações específicas para locais:

   • Caixas de correio e pastas públicas do Exchange
   • Sites do SharePoint e contas do OneDrive
   • Caixas de correio e sites do Grupo do Microsoft 365
   • Skype for Business

6. Para acessar a página Decidir se deseja reter o conteúdo, excluí-lo ou ambos, especifique as opções de configuração para reter e excluir conteúdo.

   Você pode criar uma política de retenção que apenas retenha o conteúdo sem excluir, retenha e exclua após um período especificado ou apenas exclua o conteúdo após um período especificado. Para saber mais, confira Configurações de retenção e exclusão de conteúdo nesta página.

7. Conclua a definição para salvar suas configurações.

Quanto tempo leva para que as políticas de retenção entrem em vigor?

Quando você cria e envia uma política de retenção, pode levar até sete dias para que a política de retenção seja aplicada:

Primeiro, a política de retenção precisa ser distribuída para os locais que você selecionou e, a seguir, aplicada ao conteúdo. Você sempre pode verificar o status de distribuição da política de retenção selecionando-a na página Políticas de retenção no portal de conformidade do Microsoft Purview. No painel do submenu, se você vir (Erro) incluído no status e nos detalhes dos locais vir uma mensagem informando que está demorando mais do que o esperado para implantar a política ou para tentar reimplantar a política, tente executar o comando do PowerShell Set-AppRetentionCompliancePolicy ou Set-RetentionCompliancePolicy para tentar a distribuição de política novamente:

1. Conectar-se a Segurança e Conformidade do PowerShell.

2. Execute um dos seguintes comandos:

   • Para as localizações de política Mensagens de canal privado do Teams, Mensagens de usuário do Viva Engage e Mensagens da comunidade do Viva Engage:

     Set-AppRetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution
     

   • Para todas as outras localizações de política, como caixas de correio do Exchange, sites clássicos e de comunicação do SharePoint e mensagens de canal do Teams:

     Set-RetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution
     

Atualizar políticas de retenção

Quando as configurações da política de retenção já tiverem sido aplicadas ao conteúdo, uma alteração na configuração da política será aplicada automaticamente a esse conteúdo, além do conteúdo recém-identificado.

Algumas configurações não podem ser alteradas após a política ter sido criada e salva, entre elas o nome da política de retenção, o tipo de escopo (adaptável ou estático) e as configurações de retenção, com exceção do período de retenção.

Se você não precisar mais das configurações de retenção que configurou, consulte Liberação de uma política para retenção.

Solução de problemas de políticas de retenção

Se suas políticas de retenção não estiverem funcionando conforme o esperado ou se você visualizar erros relacionados às suas políticas de retenção, utilize os seguintes recursos de solução de problemas:

• Identificar erros em políticas de retenção e rótulos de retenção do Microsoft 365
• Resolver erros em políticas de retenção e rótulos de retenção do Microsoft 365

Próximas etapas

Se alguns itens para Exchange, Microsoft Office SharePoint Online, OneDrive ou Microsoft 365 Grupos precisarem de configurações de retenção diferentes das configurações de política de retenção que você configurou, crie rótulos de retenção para essas exceções.

No entanto, se você deseja gerenciar itens de alto valor para requisitos de manutenção de registros comerciais, legais ou regulamentares, use o plano de arquivos para criar e gerenciar rótulos de retenção.