Análise de processos empresariais

Quando você e seus colegas de trabalho executam uma série organizada de etapas para atingir uma meta, você participa de um processo de negócios. Por exemplo, o processo de contratação da sua organização pode consistir em obter leads, triagem de candidatos, conduzir entrevistas, fazer uma oferta e enviar novos contratados para RH para integração. Processos comerciais posteriores podem ter metas de treinamento ou treinamento.

Você pode melhorar seus processos de negócios analisando-os, por exemplo, medindo seus custos em tempo e dinheiro. Por exemplo, sua empresa conduz rotineiramente uma auditoria de segurança de informações e seu CFO ou CIO pode querer saber se o tempo certo está sendo gasto nessas auditorias e se os funcionários corretos (funções) estão participando delas.

Para descobrir, você pode conduzir uma análise executando uma consulta de processo comercial (como para contratação ou auditoria) com um filtro de consulta ou um filtro métrico.

Para analisar um processo de negócios:

  1. Definir um conjuntos de dados – Certifique-se de que você esteja analisando apenas os dados relevantes em todos os aspectos, como organizacionais e geograficamente.
  2. Definir um processo de negócios – Defina o processo de negócios que você deseja analisar dentro do conjuntos de dados que você definiu na etapa anterior.
  3. Analisar um processo de negócios – Componha e execute uma consulta workplace Analytics na qual você seleciona o processo comercial como um parâmetro.

As seções a seguir descrevem essa análise.

Arte conceitual: três etapas.

Observação

Depois de definir um conjuntos de dados, todos os outros analistas com acesso a essa partição poderão usá-lo. Da mesma forma, depois de definir um processo de negócios, todos os outros analistas na partição também podem usá-lo.

Definir um conjuntos de dados

Antes de definir um processo de negócios, você precisa selecionar o conjuntos de dados aplicável a esse processo. Por exemplo, talvez você queira responder a essa pergunta: "Quanto tempo nossa equipe de vendas gasta em atividades de vendas?"

Você começa limitando o conjuntos de dados para sua consulta mantendo apenas os dados organizacionais que se aplica à análise nesse caso, reuniões que foram atendidas por pelo menos um representante – de vendas.

Para definir um conjuntos de dados, use o seguinte procedimento:

Etapas de conjuntos de dados

Função: Analista

Todos os processos de negócios que você criar devem se basear em um conjuntos de dados. Por esse motivo, a criação de pelo menos um conjuntos de dados é obrigatória antes de você poder prosseguir para Definir um processo de negócios.

Por exemplo, as etapas a seguir definem dados de análise para reuniões de um tamanho específico que foram atendidos por pelo menos um representante de vendas.

  1. Em Analisar, selecione Análise de processo de negócios.

  2. Selecione Conjuntos de dados e selecione Adicionar conjunto de dados.

    novo dataset.

  3. Na página Novo conjunto de dados, digite um nome e, opcionalmente, uma descrição para seu novo conjunto de dados. (Neste exemplo, nós demos SalesDataSet como o nome do conjuntos de dados.) Selecione Continuar.

    Nome do dataset dado.

  4. Para Período de tempo, selecione datas de início e término. Todas as reuniões que ocorreram fora desse período são excluídas do conjuntos de dados.

  5. Para exclusões de reunião, especifique uma regra de exclusão de reunião ou aceite o padrão, a regra de exclusão de reunião padrão do locatário.

  6. Para quais reuniões você deseja incluir nos resultados da consulta, defina filtros para escopo do conjuntos de dados da análise. Por exemplo, para filtrar reuniões específicas, selecione Adicionar filtro e selecione Reunião:

    Adicione um filtro meeting.

  7. Nas caixas à direita de Reuniões, selecione Duração (em horas), < (menor que) e 0,5 (horas).

  8. Na próxima linha, selecione Participante e selecione a função de trabalho (como Vendas) para os participantes da reunião.

    Adicione um filtro attendee.

  9. Para Organizador, selecione FunctionType, Equals e Sales. (As opções disponíveis são determinadas pelos dados organizacionais que o administrador do Viva Insights ou workplace Analytics carregou.)

    Vendas como tipo de função.

  10. Selecione Enviar para criar o conjuntos de dados que corresponde a esses critérios (e nenhum outro dado). O tempo de processo para o conjuntos de dados varia dependendo de seu tamanho.

Status do conjuntos de dados

Ao selecionar Enviar, você verá os seguintes status possíveis em Analisar conjuntos de dados de análise de processo > > de negócios:

  • Em andamento - mostra que o sistema está processamento de um novo conjuntos de dados, que pode levar alguns minutos até algumas horas, dependendo de seu tamanho.
  • Pronto - Após o sistema criar com êxito o conjuntos de dados, ele estará pronto para ser usado por você e outros analistas em novas definições e análises de processo comercial.
  • Vazio - Significa que os filtros definidos causaram um conjuntos de dados vazio. Revise as opções de filtros e crie um novo conjuntos de dados com filtros que criarão um subconjunto significativo de seus dados.
  • Falha - Mostra quando o sistema falhou ao criar o novo conjuntos de dados. Se você vir esse status e sabe que o conjuntos de dados tem todas as seleções corretas e deve funcionar, dê ao sistema alguns dias para processar a falha. Porque quando a equipe da Microsoft vir uma falha no conjuntos de dados, eles investigarão e tentarão corrigir a falha para você. Para pedir ajuda com um conjuntos de dados com falha, consulte Suporte avançado de insights em Obter suporte.

Página Conjuntos de dados.

Ações de conjuntos de dados

Depois que um conjuntos de dados é processado, você pode exibi-lo, usá-lo ou excluí-lo, mas não pode editá-lo. Além disso, você só pode excluir um conjuntos de dados quando nenhum processo comercial o estiver usando. Depois de excluir um conjuntos de dados, ele não poderá ser recuperado.

Para exibir ou excluir um conjunto de dados, vá para Analisar conjuntos de dados de análise de processos de negócios e, em seguida, > > use as opções Exibir ou Excluir.

Definir um processo de negócios

Antes de analisar um processo de negócios em sua organização, você precisa defini-lo. Você define um processo de negócios montando uma lista de palavras-chave que normalmente são encontradas em linhas de assunto de reunião associadas a esse processo. Esta lista define o filtro de processo comercial. Você seleciona essas palavras-chave na página Novo processo comercial na área Análise do Workplace Analytics:

Página inicial do processo biz.

Observação

Atualmente, você só pode usar palavras-chave em inglês no processo de definição de um processo de negócios. Isso se mantém verdadeiro mesmo se sua instância do Workplace Analytics estiver em um idioma diferente do inglês.

Etapas do processo de negócios

O exemplo a seguir mostra como examinar um período específico de reuniões em que um dos mais representantes de vendas participou. Para garantir que os dados são restritos ao grupo Vendas, as etapas usam o "SalesDataSet" que foi definido nas etapas dataset.

Para criar um processo de negócios, você precisa fazer o seguinte:

  1. Criar um novo processo de negócios
  2. Definir uma lista de palavras-chave

Criar um novo processo de negócios

Função: Analista

Faça o seguinte para criar e nomear um novo processo de negócios.

  1. No Workplace Analytics, selecione Analisar > análise de processo de negócios.

    exibição de lista de processos de negócios.

  2. Selecione Adicionar processo de negócios.

    Adicione um processo de negócios.

  3. No processo Novo Negócio, insira um nome e uma descrição opcional para esse novo processo de negócios, como interações de vendas, e selecione Continuar.

  4. Para o conjuntos de dados, selecione qual conjuntos de dados usar para essa análise, como SalesDataSet.

  5. Para Tipo de conteúdo, mantenha reuniões selecionadas e selecione Continuar.

  6. Continue até a próxima seção para definir as palavras-chave.

Definir palavras-chave

Função: Analista

Faça o seguinte para definir o vocabulário do processo de negócios. Inicie na página Novo processo comercial:

Seleção de palavra-chave.

Como analista, você precisa encontrar as palavras-chave que mais efetivamente representam o processo de negócios. O sistema pode ajudá-lo a encontrar essas palavras-chave. Você começa inserindo palavras com base no que os usuários normalmente usam ao se referir ao processo. Em seguida, o sistema assume essas palavras como sugestões para descobrir conteúdo adicional que pode ser relevante. Por exemplo, o seguinte define palavras relacionadas a interações de vendas.

  1. No campo marcado Enter a search term, digite purchase e pressione Enter. O sistema procura conteúdo relacionado à "compra" e exibe os resultados em uma tabela.

    Tabela De resultados.

  2. Opcionalmente, você pode classificar os valores nas colunas da tabela selecionando um header na tabela, como Rank, Keyword, Attendee meeting hours ou Number of meetings.

    Observação

    A coluna Classificação indica a classificação de relevância. Na ilustração anterior, uma classificação de 1 indica que a palavra-chave "conta" é a mais relevante para o termo de pesquisa especificado "purchase". O conceito é semelhante à classificação nos resultados da pesquisa de página da Web.

  3. Scan the words in the Keyword column to find what relates most closely to the business process to be analyzed, such as "Sales activities".

    Para ter certeza de que você está olhando para conteúdo relevante, você pode examinar esses termos mais de perto, da seguinte maneira:

    • Encontre palavras-chave relacionadas - Expanda a palavra-chave selecionando o sinal ">" (maior do que) à esquerda. Isso mostra frases de várias palavras que incluem a palavra-chave. Por exemplo, se você expandir o líder da palavra-chave, poderá ver "líder qualificado" ou "geração de leads". Para cada palavra-chave, você pode ver o Número de reuniões que a contêm em sua linha de assunto e o tempo gasto nessas reuniões ( horário de reunião do participante).

    • Exibir os metadados de reuniões reais - Selecione uma palavra-chave para ver uma lista de reuniões cujas linhas de assunto continham essa frase exata, juntamente com informações adicionais, como o número de participantes e se a reunião é recorrente. Se essas reuniões são relevantes para o processo de negócios, considere selecionar essa palavra-chave para o processo de negócios.

  4. Depois de decidir que uma palavra-chave é relevante, você pode incluí-la pairando o mouse sobre a linha da palavra-chave para ver a caixa de seleção à esquerda dela e, em seguida, selecione a caixa de seleção para ela.

    Termo não selecionado.

  5. Depois que um ou mais termos forem selecionados, selecione Adicionar selecionado a e, em seguida, selecione Palavras-chave incluídas.

    Adicionar termos à lista.

    Depois de incluir um termo, você o verá na lista Palavras-chave incluídas à direita da tabela de resultados:

    Termo adicionado à lista.

  6. Opcionalmente, você pode excluir explicitamente os termos da lista de palavras-chave repetindo a etapa anterior e selecione Palavras-chave excluídas.

    Observação

    À medida que você adiciona palavras-chave, o sistema se torna mais ciente de contexto e começa automaticamente a descobrir mais conteúdo relevante para as palavras-chave que você adicionou e o mostrará na lista de resultados.

  7. Você pode já saber as palavras-chave que sua empresa usa para um processo de negócios. Para inserir manualmente, selecione Incluir palavras-chave Adicionar e insira a palavra-chave (ou várias palavras-chave separadas por ponto-e-vírgula) e pressione > Enter. Da mesma forma, para palavras-chave que você deseja excluir explicitamente, use a opção Palavras-chave Excluídas.

  8. Veja os números de horários de reunião e reuniões na parte superior da página:

    Horário de reunião.

    Os totais (229,5K e 409K) refletem as horas de reunião e reuniões em todo o conjuntos de dados. Os números menores refletem o número de horas de reunião (11.K) e reuniões (20K) nos dados associados às palavras-chave que você adicionou no momento ao processo de negócios. Esses números menores mudam conforme você adiciona ou exclui palavras-chave.

    Se você estiver familiarizado com o processo de contratação, esses números podem indicar que suas palavras-chave definidas são muito estreitas (poucas reuniões e horas) ou muito amplas (muitas), depois disso, você pode ajustar-se de acordo adicionando ou excluindo palavras-chave.

  9. Você pode ter adicionado algumas palavras-chave e sentir que não terminou, mas não tem mais tempo. Nesse caso, você pode selecionar Salvar rascunho, retornar mais tarde e retomar de onde você foi deixado.

    Opções de processo de negócios.

  10. Quando terminar de definir o processo de negócios, selecione Enviar, que só estará disponível quando pelo menos uma palavra-chave estiver presente na lista Palavras-chave Incluídas. O sistema inicia o processamento e mostra um status em andamento.

Status do processo de negócios

Os processos de negócios podem ter o seguinte status:

  • Rascunho - Para um processo de negócios de rascunho no que você está trabalhando, mas ainda não selecionou Enviar.

  • Em andamento - Depois de enviar e o sistema processá-lo, o que é feito durante o ciclo semanal Microsoft 365 de processamento de dados regularmente agendado.

  • Pronto - O processo de negócios foi processado com êxito e pode ser usado em consultas por um analista na mesma partição.

  • Falha - O processamento falhou. Se um processo de negócios falhar, você poderá pedir ajuda. Consulte Obter suporte para obter detalhes.

    Status do processo de negócios.

Ações de processo de negócios

Depois que um processo de negócios estiver pronto, você poderá exibi-lo, usá-lo ou excluí-lo. No entanto, você não pode editá-lo, a menos que ele ainda esteja no estado Rascunho. Você só pode excluir um processo de negócios que não está sendo usado em uma ou mais consultas recorrentes. Depois de excluir um processo de negócios, ele não poderá ser recuperado.

Para exibir ou excluir um processo de negócios, vá para Análise de processos de negócios Processos de negócios e, em seguida, > > use as opções Exibir ou Excluir.

Analisar um processo de negócios

Você analisa os processos de negócios do mundo real executando consultas de pessoas ou reuniões do Workplace Analytics. Ao fazer isso, você usa um "processo comercial" digital do tipo que você definiu nas etapas de processo — de negócios como — um filtro.

Projete sua consulta e escolha suas métricas para que a filtragem por esse processo de negócios digitais concentre a consulta no conjunto de atividades de colaboração (o conjunto relevante de reuniões) que você deseja analisar.

Você pode filtrar por processos de negócios onde quer que a opção Reunião esteja disponível como um filtro ou uma personalização métrica. No primeiro dos exemplos a seguir (para uma consulta de reunião), a opção Reunião está disponível como um filtro; no segundo exemplo (para uma consulta de pessoa), a opção Reunião está disponível como uma personalização métrica.

Usar um processo de negócios em uma consulta de reunião

Nas consultas de reunião,os processos comerciais estão disponíveis apenas como filtros para reuniões, conforme descrito nas etapas a seguir.

  1. Em Analisar > Designer de Consulta, em Consulta, selecione Iniciar > Reunião > Próxima.

  2. Selecione Configurar consulta e insira informações iniciais sobre ela, como nome, período de tempo e exclusões.

  3. Em Selecionar filtros, selecione Reunião.

    Selecione filtros.

  4. Ao lado de Meeting's, selecione Processo de negócios.

    Selecione processo de negócios.

  5. No campo à direita, selecione um processo comercial disponível. Somente processos de negócios no estado "Pronto" estão disponíveis.

  6. Em Dados organizacionais, selecione BusinessProcesses como um atributo a ser incluído na consulta.

  7. Termine de definir sua consulta e selecione Executar.

Interpretar os resultados da consulta

Os resultados das consultas de reunião nas quais você especificou um filtro de processo comercial conterão uma coluna chamada BusinessProcesses. Esta coluna conterá o nome do processo comercial matched para cada linha de reunião nos resultados. Se vários processos de negócios corresponderem a uma única reunião, esta coluna conterá uma lista delimitada por vírgulas de nomes de processos comerciais matched para a reunião.

Para obter informações gerais sobre como examinar os resultados da consulta, consulte Exibir, baixar e exportar resultados de consulta.

Usar um processo de negócios em uma consulta de pessoa

Em consultas de pessoas,os processos de negócios estão disponíveis como filtros para reuniões usadas para personalizar métricas, conforme descrito nas etapas a seguir.

  1. Em Analisar > Designer de Consulta, em Consulta, selecione Iniciar Pessoa > > Próxima.

  2. Selecione Configurar consulta e insira as informações aplicáveis para a consulta, como nome, período de tempo e exclusões.

  3. Em Selecionar métricas, selecione uma métrica, como horas de colaboração.

  4. Para a métrica horas de colaboração, selecione Editar (o ícone do lápis) para personalizá-lo.

  5. Selecione Adicionar filtro.

    Adicione um filtro.

  6. Para horários de colaboração em que, edite o filtro e use um processo comercial aplicável. Somente processos de negócios no estado "Pronto" estão disponíveis para seleção.

  7. Termine de definir a consulta e selecione Executar.

Interpretar resultados da consulta

Os resultados da consulta nos quais você especificou um filtro de processo comercial incluirão uma coluna chamada BusinessProcesses. Esta coluna conterá o nome do processo comercial matched para cada linha de reunião nos resultados. Se vários processos de negócios corresponderem a uma única reunião, esta coluna conterá uma lista delimitada por vírgulas de nomes de processos comerciais matched para a reunião.

Depois que a consulta é executado, examine seus resultados conforme descrito em Compreender e interpretar a saída da consulta e Exibir, baixare exportar resultados da consulta .

Privacidade de dados

O recurso de análise de processo comercial segue os padrões de privacidade de dados do Workplace Analytics, descritos em Configurações de Privacidade.

Para definir um processo de negócios, você deve usar linhas de assunto de reunião, mas o acesso às linhas de assunto da reunião é restrito por duas das configurações disponíveis de privacidade de dados: Hash subject lines e Excluirtermos de linhas de assunto . Essas configurações afetam sua capacidade de definir um processo de negócios conforme descrito aqui:

Linhas de assunto de hash

Você pode usar essa configuração para controlar se é possível mostrar linhas de assunto legíveis ou com hashed nos resultados da consulta de reunião.

Linhas de assunto de hash.

Se o administrador do Viva Insights ou do Workplace Analytics tiver optado por hash de linhas de assunto definindo a opção Hash subject lines como Sim, as linhas de assunto das reuniões mostradas nos resultados da consulta tornam-se ininteligíveis.

No entanto, essa opção também torna as linhas de assunto inutilizáveis para análise do processo comercial. Portanto, quando essa configuração estiver em vigor, se você selecionar Adicionar processo comercial no procedimento para Criar um novo processo de negócios, você verá um aviso informando que aanálise do processo comercial está indisponível. Para reabilitar, entre em contato com o administrador do Insights Viva e peça a eles para definir a opção Hash subject lines como Não.

Excluir termos das linhas de assunto

Por motivos de privacidade de dados, talvez você queira excluir reuniões específicas da análise. (Para obter mais informações, consulte Exclude content from subject lines.) Você faz isso adicionando palavras que ocorrem nas linhas de assunto dessas reuniões à lista Excluir termos de linhas de assunto na página Configurações de Privacidade do Workplace Analytics:

Excluir termos das linhas de assunto.

Como a exclusão de termos afeta sua análise de processos comerciais? Isso afeta sua capacidade de definir palavras-chave, que é a tarefa central na definição de um processo de negócios. Isso porque você define um processo de negócios no topo de um conjuntos de dados e, dentro desse conjuntos de dados, estão as palavras que você pode adicionar como palavras-chave. Se o administrador excluir uma palavra (como "fusão" ou "aquisição") da análise em geral, isso também a excluirá de conjuntos de dados e, consequentemente, da análise do processo comercial.

A exclusão de termos não funciona de forma retroativa; ou seja, as exclusões funcionam somente em novos dados. Uma exclusão entra em vigor se todas as seguintes ressarções são verdadeiras:

  • Você cria o conjuntos de dados depois que o administrador cria a exclusão.
  • Você cria o conjuntos de dados depois que a atualização de dados semanal é concluída. (Os dados de colaboração que o Workplace Analytics usa são atualizados uma vez por semana, no domingo. O Workplace Analytics processa os novos dados, que aparecem um dia depois, na segunda-feira.)
  • Você define o conjuntos de dados para usar novos dados. Ou seja, conforme você defineo conjuntos de dados , para período de tempo, seleciona as datas que ocorrem inteiramente após a exclusão ser definida e os dados foram atualizados.

O exemplo a seguir mostra como isso pode ser desdobre:

Data Evento
1/1/2020 Um cliente começa a usar o Workplace Analytics.
4/1/2020 Um administrador exclui o termo "fusão".
4/8/2020 A atualização de dados semanal ocorreu. Quaisquer novos dados que chegaram durante a atualização respeitarão a exclusão; Isso significa que quaisquer conjuntos de dados com base nos dados excluirão a palavra "fusão". (Além disso, todos os dados que chegarão no futuro respeitarão a exclusão.)
4/9/2020 Um analista define um conjuntos de dados, chamado "DS1", para o período de 1/1/2020 a 1/4/2020. Esse conjuntos de dados NÃO respeita a exclusão, o que significa que a palavra "fusão" não é excluída.
4/9/2020 Um analista cria um processo de negócios que usa o DS1 de conjuntos de dados e, posteriormente, o usa em uma consulta. Esse processo comercial não respeita a exclusão e, portanto, ainda contém a palavra "fusão".
8/1/2020 Um analista define um conjuntos de dados, chamado "DS2" para o período de 01/05/2020 – 01/08/2020. Esse conjuntos de dados respeita a exclusão e, portanto, não contém a palavra "fusão".
8/5/2020 Um analista define um processo de negócios que usa o DS2 do dataset e posteriormente o usa em uma consulta. Esse conjuntos de dados (e, portanto, o processo de negócios que o usa) respeita a exclusão e não contém a palavra "fusão".