Criar um fluxo para gerir aprovações de projetosCreate a flow to manage project approvals

Nota: este artigo faz parte de uma série de tutoriais sobre a utilização do PowerApps, do Microsoft Flow e do Power BI com o SharePoint Online.Note: This article is part of a tutorial series on using PowerApps, Microsoft Flow, and Power BI with SharePoint Online. Certifique-se de que lê a introdução da série para obter uma noção da visão geral, bem como as transferências relacionadas.Make sure you read the series introduction to get a sense of the big picture, as well as related downloads.

Nesta tarefa, vamos criar um fluxo que determina o processo de aprovação de projetos.In this task we'll create a flow that drives the process of approving projects. O Microsoft Flow está integrado no SharePoint, pelo que é fácil criar um fluxo diretamente a partir de uma lista.Microsoft Flow is integrated with SharePoint, so it's easy to create a flow directly from a list. O fluxo que vamos criar é acionado quando for adicionado um item à lista Pedidos de Projeto.The flow we'll create is triggered when an item is added to the Project Requests list. O fluxo envia um e-mail para o aprovador de projeto, que aprova ou rejeita o pedido diretamente no e-mail.The flow sends an email to the project approver, who approves or rejects the request directly in email. Em seguida, o fluxo envia um e-mail de aprovação ou rejeição para o requerente do projeto e atualiza as listas do SharePoint em conformidade.The flow then sends an approval or rejection email to the project requestor and updates our SharePoint lists appropriately.

Passo 1: configurar o modelo de fluxoStep 1: Configure the flow template

  1. Na lista Pedidos de Projeto, clique ou toque em Fluxo e, em seguida, em Criar um fluxo.In the Project Requests list, click or tap Flow, then Create a flow.

    Criar um fluxo

  2. No painel direito, clique ou toque em Iniciar aprovação quando for adicionado um novo item.In the right pane, click or tap Start approval when a new item is added.

    Criar um fluxo de aprovação

  3. Se ainda não tem sessão iniciada, inicie sessão no SharePoint e no Outlook e, em seguida, clique ou toque em Continuar.If you're not already signed in, sign into SharePoint and Outlook, then click or tap Continue.

    Iniciar sessão para utilizar o modelo

    Pode agora ver o modelo deste fluxo, pronto para ser concluído.You now see the template for this flow, ready for you to complete. As caixas no fluxo representam passos.The boxes in the flow represent steps. Utilizam os dados dos passos anteriores, bem como aqueles fornecidos por si.They take input from previous steps, as well as input that you provide. Cada passo pode então fornecer a saída para os passos subsequentes.Each step can then provide output to subsequent steps.

    Modelo de aprovação

  4. Na caixa Atribuído a, introduza um nome válido no seu inquilino.In the Assigned To box, enter a name that is valid in your tenant.

    Contacto do e-mail de aprovação

    A caixa seguinte no fluxo de responde à decisão do aprovador de projeto e encaminha o fluxo para uma de duas ramificações: Se sim ou Se não.The next box in the flow responds to the project approver's decision and routes the flow to one of two branches: If yes or If no.

    Condição de aprovação

Passo 2: criar ações para Aprovação = simStep 2: Create actions for Approve = yes

Por predefinição, esta ramificação envia um e-mail de aprovação para o requerente.By default, this branch sends an approval email to the requestor. Vamos também atualizar a lista Pedidos de Projeto e adicionar um item à lista Detalhes do Projeto devido ao projeto ter sido aprovado.We'll also update the Project Requests list, and add an item to the Project Details list because the project has been approved.

  1. Na ramificação Se sim, clique ou toque em Informar o criador do item da aprovação e, em seguida, em Editar para ver as opções predefinidas para o e-mail enviado para o requerente.In the If yes branch, click or tap Inform item creator of approval, then Edit to see the default options for the email sent to the requestor.

    Editar definições do e-mail

  2. Por predefinição, é enviado um e-mail para a pessoa que criou o item de lista, com a linha de assunto e o corpo da mensagem que pode ver.By default, an email is sent to the person who created the list item, with the subject line and message body that you see. Pode atualizar estes campos se assim o desejar.You can update these if you like.

    Predefinições do e-mail

  3. Clique ou toque em Adicionar uma Ação.Click or tap Add an Action.

    Adicionar uma ação

  4. Em Escolher uma ação, procure "SharePoint" e, em seguida, clique ou toque em SharePoint – Atualizar item.Under Choose an action, search for "SharePoint", then click or tap SharePoint – Update item.

    Ação de atualização do item

  5. Introduza o URL do site do SharePoint e o nome da lista.Enter the SharePoint site URL and list name.

    Parâmetros de atualização do item

  6. Selecione a caixa Id e, em seguida, clique ou toque em ID na caixa de diálogo Conteúdo dinâmico.Select the Id box, then click or tap ID in the dynamic content dialog box.

    Conteúdo dinâmico do ID da lista

    O conteúdo dinâmico está disponível em todo o fluxo, com base nos passos anteriores.Dynamic content is available throughout the flow, based on previous steps. Neste caso, as informações da lista do SharePoint estão disponíveis e podemos utilizá-las nas ações que criamos.In this case, the SharePoint list information is available, and we can use it in the actions that we create.

  7. Selecione a caixa Título, procure "Título" na caixa de diálogo do conteúdo dinâmico e, em seguida, clique ou toque em Título.Select the Title box, search for "Title" in the dynamic content dialog box, then click or tap Title.

    Conteúdo dinâmico do título da lista

  8. Na caixa Aprovado, introduza "Sim".In the Approved box, enter "Yes". Esta parte do fluxo deverá agora ser semelhante à imagem seguinte.This part of the flow should now look like the following image.

    Atualização da lista

  9. Clique ou toque novamente em Adicionar uma Ação.Click or tap Add an Action again. Desta vez, vamos adicionar um item à lista Detalhes do Projeto do projeto que foi aprovado.This time we'll add an item to the Project Details list for the project that was approved.

    Adicionar uma ação

  10. Em Escolher uma ação, procure "SharePoint" e, em seguida, selecione SharePoint – Criar item.Under Choose an action, search for "SharePoint", then select SharePoint – Create item.

    Ação de criação do item

  11. Introduza o URL do site do SharePoint e o nome da lista.Enter the SharePoint site URL and list name.

    Parâmetros de criação do item

  12. Selecione a caixa Título, procure "Título" na caixa de diálogo do conteúdo dinâmico e, em seguida, clique ou toque em Título.Select the Title box, search for "Title" in the dynamic content dialog box, then click or tap Title.

    Conteúdo dinâmico do título da lista

  13. Selecione a caixa RequestId e, em seguida, clique ou toque em ID na caixa de diálogo do conteúdo dinâmico.Select the RequestId box, then click or tap ID in the dynamic content dialog box.

    Conteúdo dinâmico do ID da lista

  14. Na caixa PMAssigned, introduza "Não atribuído".In the PMAssigned box, enter "Unassigned". Esta parte do fluxo deverá agora ser semelhante à imagem seguinte.This part of the flow should now look like the following image.

    Criação do item concluída

Passo 3: rever ação para Aprovação = nãoStep 3: Review action for Approve = no

Por predefinição, esta ramificação envia um e-mail de rejeição para o requerente.By default, this branch sends a rejection email to the requestor. Vamos também atualizar a lista Pedidos de Projeto.We'll also update the Project Requests list. O projeto não está a avançar, pelo que não adicionamos um item à lista Detalhes do Projeto.The project isn't moving forward, so we don't add an item to the Project Details list.

  1. Na ramificação Se não, clique ou toque em Informar o criador do item da rejeição e, em seguida, em Editar para ver as opções predefinidas para o e-mail enviado para o requerente.In the If no branch, click or tap Inform item creator of rejection, then Edit to see the default options for the email sent to the requestor.

    Editar definições do e-mail

  2. Por predefinição, é enviado um e-mail para a pessoa que criou o item de lista, com a linha de assunto e o corpo da mensagem que pode ver.By default, an email is sent to the person who created the list item, with the subject line and message body that you see. Pode atualizar estes campos se assim o desejar.You can update these if you like.

    Predefinições do e-mail

  3. Clique ou toque em Adicionar uma Ação.Click or tap Add an Action.

    Adicionar uma ação

  4. Em Escolher uma ação, procure "SharePoint" e, em seguida, clique ou toque em SharePoint – Atualizar item.Under Choose an action, search for "SharePoint", then click or tap SharePoint – Update item.

    Ação de atualização do item

  5. Introduza o URL do site do SharePoint e o nome da lista.Enter the SharePoint site URL and list name.

    Parâmetros de atualização do item

  6. Selecione a caixa Id e, em seguida, clique ou toque em ID na caixa de diálogo do conteúdo dinâmico.Select the Id box, then click or tap ID in the dynamic content dialog box.

    Conteúdo dinâmico do ID da lista

  7. Selecione a caixa Título, procure "Título" na caixa de diálogo do conteúdo dinâmico e, em seguida, clique ou toque em Título.Select the Title box, search for "Title" in the dynamic content dialog box, then click or tap Title.

    Conteúdo dinâmico do título da lista

  8. Na caixa Aprovado, introduza "Não".In the Approved box, enter "No". Esta parte do fluxo deverá agora ser semelhante à imagem seguinte.This part of the flow should now look like the following image.

    Atualização da lista

  9. Na parte superior direita do ecrã, clique ou toque em Criar fluxo e, em seguida, em Concluído.At the top right of the screen, click or tap Create flow, then Done.

    Botão Concluído

    O fluxo está agora concluído e deve ter o aspeto da imagem seguinte se fechar as caixas.The flow is now complete, and it should look like the following image if you collapse the boxes.

    Fluxo concluído

Passo 4: executar o fluxo de aprovaçãoStep 4: Run the approval flow

  1. Na lista Pedidos de Projeto, clique em Edição Rápida e adicione um item semelhante ao seguinte:In the Project Requests list, click Quick Edit and add an item like the following:

    • Título = "Novo monitor para a Megan"Title = "New monitor for Megan"
    • Aprovado = "Pendente"Approved = "Pending"
    • Descrição = "A Megan precisa de um monitor de 24""Description = "Megan needs a 24" monitor"
    • EstimatedDays = "1"EstimatedDays = "1"
    • ProjectType = "Novo hardware"ProjectType = "New hardware"
    • RequestDate = "02/03/2017"RequestDate = "02/03/2017"
    • Requerente = "Megan Bowen"Requestor = "Megan Bowen"

      Item adicionado à lista

  2. Clique em Concluído na parte superior da página quando tiver terminado.Click Done at the top of the page when you're finished.

    Marca de verificação de concluído

  3. Verifique a caixa de entrada da conta de e-mail do aprovador.Check the inbox of the approver's email account. Deve ter um e-mail semelhante ao seguinte.You should have an email like the following.

    E-mail para Allan Deyoung

  4. Depois de clicar em Aprovar ou Rejeitar, o fluxo executa outro processo e obtém comentários semelhantes ao seguinte diretamente no e-mail.After you click Approve or Reject, the flow runs another process, and you get feedback like the following, directly in the email.

    Ação de aprovação concluída

  5. O fluxo envia um e-mail para Megan com a resposta de Allan, como na imagem seguinte.The flow sends an email to Megan with Allan's response, as in the following image. Este e-mail vem da Megan porque ela detém o fluxo.This email comes from Megan because she owns the flow.

    E-mail para Megan Bowen

Passos seguintesNext steps

O passo seguinte nesta série de tutoriais consiste em criar uma aplicação para gerir projetos.The next step in this tutorial series is to create an app to manage projects.