Analizați-vă și partajați-vă datele cu ajutorul șabloanelor Excel

Excel oferă moduri robuste de a analiza și prezenta datele. Cu șabloanele Excel, puteți să creați și să partajați cu ușurință analize particularizate cu alte persoane din organizație.

Utilizați șabloanele Excel pentru:

• Previziune de vânzări

• Gestionare canal

• Evaluare clienți potențiali

• Planificare teritoriu

• Și multe altele...

  Puteți încerca șabloanele Excel incluse cu aplicațiile pentru implicarea clienților (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing și Dynamics 365 Project Service Automation), pentru a obține o vedere de ansamblu rapidă privind analizele care sunt posibile.

  

Creați un șablon Excel nou

Mai jos sunt pașii pentru crearea unui șablon Excel.

Pasul 1: Creați un nou șablon din datele existente

Există două locuri unde puteți crea un șablon Excel:

• Din pagina Setări. Accesați Setări>Șabloane>Șabloane de document>Nou (). Trebuie să aveți suficiente permisiuni pentru a accesa pagina Setări, cum ar fi Administrator de sistem sau Persoană care particularizează sistemul.

• Dintr-o listă de înregistrări. De exemplu, mergeți la Vânzări>Oportunități>Oportunitățile mele deschise. Pe bara de meniu, faceți clic pe Șabloane Excel>Creare șablon Excel.

  

  Apare pagina Creați șablonul.

  

Selectați datele de inclus în șablon

1. Faceți clic pe Șablon Excel.

2. Selectați o entitate (tip înregistrare) care să includă datele acelei entități. Vizualizările pe care le puteți selecta în câmpul următor depind de entitatea selectată.

3. Selectați o vizualizare.

4. Faceți clic pe Editare coloane pentru a adăuga, a elimina și a ajusta proprietățile pentru coloanele de inclus în șablon.

5. Faceți clic pe Descărcați fișierul pentru a crea fișierul șablon.

Avertisment

De asemenea, puteți descărca un șablon care nu conține date, cu excepția coloanelor asociate cu tipul de înregistrare (entitate), folosind Setări>Gestionare date>Șabloane pentru importul de date. Pentru mai multe informații, consultați Descărcarea unui raport pentru importul de date.

Important

Șablonul de document descărcat dintr-un mediu poate fi utilizat numai în acel mediu. Migrarea de la mediu la mediu pentru șabloanele Word sau Excel nu este acceptată în prezent.

În timpul creării unui șablon Excel, sunt exportate maxim 50 de înregistrări în fișierul șablon.

Pasul 2: Particularizați datele în Excel

Deschideți șablonul nou-creat în instanța locală Excel, pentru a particulariza datele.

Important

Nu utilizați Excel online pentru a particulariza datele șablonului, deoarece modificările nu pot fi salvate. Orice actualizări ale datelor șablonului făcute în Excel online se vor pierde după ce închideți fila.

Să parcurgem un exemplu simplu de particularizare a unui șablon Excel utilizând date eșantion:

Exemplu de particularizare de datelor de oportunități

1. Faceți clic pe Permiteți editarea pentru a permite particularizarea foii de calcul Excel.

2. Adăugați o coloană nouă și denumiți-o „Venit preconizat”.

   

3. Creați o formulă pentru venitul preconizat. Nu faceți referire la celule utilizând adresele lor; definiți și utilizați nume.

   

4. Creați un tabel și o diagramă pivot. Aceștia și alți pași demonstrativi vor fi explicați într-o actualizare viitoare a acestui subiect.

   Plasați conținutul adăugat de utilizatori deasupra sau la dreapta tabelului de date existent. Acest lucru împiedică suprascrierea conținutului dacă adăugați ulterior date noi în și creați un nou șablon Excel. Pentru mai multe informații, consultați: Cele mai bune practici și considerații pentru utilizarea șabloanelor Excel.

   

5. Salvaţi foaia de calcul.

   Acum sunteți gata să încărcați șablonul Excel.

Pasul 3: Încărcați șablonul și partajați-l cu alte persoane

Atunci când șablonul Excel este particularizat așa cum doriți, îl puteți încărca. Locul unde încărcați șablonul îi determină disponibilitatea.

Administratorii pot utiliza pagina Setări pentru a încărca șablonul Excel. Un șablon încărcat în Setări este disponibil pentru toți utilizatorii.

Pentru administratori: Încărcați șablonul Excel

1. Accesați Setări>Șabloane>Șabloane de document.

2. Faceți clic pe Încărcare șablon.

3. Glisați fișierul Excel în caseta de dialog sau navigați pentru a găsi și a încărca fișierul.

   

4. Faceți clic pe Încărcare.

   Utilizatorii care nu sunt administratori pot încărca un șablon pentru uz propriu dintr-o listă de înregistrări.

Pentru non-administratorii sau administratorii care doresc să creeze un șablon personal: Încărcarea șablonului Excel

1. Deschideți o pagină cu o listă de înregistrări, de exemplu, lista de Oportunități de vânzări. Mergeți la Vânzări>Oportunități>Oportunitățile mele deschise.

2. Pe bara de meniu, faceți clic pe Șabloane Excel>Creare șablon Excel.

3. Faceți clic pe Șablon Excel>Încărcare.

   

4. Glisați fișierul în caseta de dialog sau navigați pentru a găsi și a actualiza fișierul.

5. Faceți clic pe Încărcare.

Pasul 4: Alegeți cine poate folosi noul șablon

Accesul la șablonul Excel nou creat depinde de modul în care l-ați încărcat și de accesul acordat rolului de securitate. Aveți grijă să consultați Utilizați rolurile de securitate pentru a controla accesul la șabloane.

Dacă ați încărcat șablonul din pagina Setări

Pagina Informații pentru șablonul Excel încărcat va arăta astfel.

Șabloanele încărcate din pagina Setări sunt disponibile pentru toți utilizatorii. Nu este necesară nicio altă acțiune din partea dvs.

Dacă ați încărcat șablonul dintr-o listă de înregistrări

Pagina Informații pentru șablonul Excel încărcat va arăta astfel.

Șabloanele încărcate dintr-o listă de înregistrări sunt disponibile pentru utilizatorul care a încărcat șablonul. Pentru a partaja șablonul cu alte persoane, urmați acești pași:

1. Pe pagina Informații despre șablon, faceți clic pe Partajare.

2. Utilizați pagina Partajați un șablon de document personal pentru a partaja șablonul Excel cu alte persoane și a seta permisiuni.

   

Exportarea și analizarea datelor folosind noul șablon

Procesul pentru a utiliza un șablon Excel arată astfel.

Pasul 1: Selectați o entitate pentru a analiza

Selectați o entitate (tip înregistrare), pentru a analiza cu șablonul Excel creat. De exemplu, mergeți la Vânzări>Oportunități>Oportunitățile mele deschise. Două noi oportunități au fost adăugate de la crearea șablonului.

Pasul 2: Exportați datele utilizând noul șablon Excel

Alegeți șablonul Excel pe care l-ați creat.

Acest șablon a fost creat din pagina Setări, astfel că va apărea în meniul de sub Șabloane Excel. Dacă ar fi fost creat dintr-o listă de înregistrări, ar fi apărut sub Șabloane Excel personale.

Dacă aveți Microsoft Excel Online, puteți vedea datele în loc într-o fereastră Excel în aplicațiile Customer Engagement (cum ar fi Dynamics 365 Sales și Customer Service). Dacă nu, sau dacă preferați să creați fișierul Excel, Descărcați <numele șablonului>.

Pasul 3: Analizați datele în Excel

Ceea ce vedeți în foaia de calcul Excel se bazează pe două lucruri:

• Înregistrări. Vizualizarea din care alegeți să exportați determină înregistrările pe care le vedeți în fișierul Excel exportat. De exemplu, dacă ați selectat Oportunități închise, veți vedea acele înregistrări chiar dacă ați utilizat șablonul creat cu Oportunitățile mele deschise.

• Coloane. Șablonul utilizat determină ce coloane apar în tabelul din fișierul Excel exportat. De exemplu, vizualizarea Oportunități închise are aceste coloane: Client potențial, Stare, Venit efectiv și Data reală a închiderii. Dar dacă șablonul utilizat se baza pe Oportunitățile mele deschise, ați vedea coloane asociate cu acea vizualizare și cu orice filtrare de coloane efectuată la crearea șablonului.

Pasul 4: Partajați rezultatele cu alte persoane

Dacă utilizați Excel, salvați o copie online sau pe computer. Trimiteți fișierul altor persoane pentru revizuire și feedback.

Încercați eșantioanele de șabloane Excel

În aplicațiile Customer Engagement sunt incluse patru șabloane Excel.

Eșantioanele de șabloane Excel au fost create cu un anumit tip de înregistrare (entitate). Veți putea aplica șablonul doar la înregistrările de același tip de înregistrare.

Nume	Entitate
Gestionare canal	Oportunitate (Zonă de vânzări)
Prezentare generală campanie	Campanie (Zonă de marketing)
Cazuri după starea SLA	Caz (Zonă Serviciu)
Rezumat caz	Caz (Zonă Serviciu)

Pentru a aplica un eșantion de șablon Excel

1. Deschideți o listă de înregistrări cu informații cu tipul de entitate care se potrivește eșantionului de șablon. De exemplu, deschideți o listă a oportunităților de vânzări pentru a aplica șablonul Gestionare canale.

2. Faceți clic pe > Șabloane Excel, apoi sub Șabloane Excel, selectați șablonul eșantion.

3. Descărcați șablonul sau deschideți-l local în Excel.

Bacșiș

Puteți să exportați șabloanele incluse în aplicațiile Customer Engagement, să le modificați, apoi să le reimportați ca șabloane noi. Acest lucru vă poate oferi un avans în crearea propriilor șabloane Excel.

Bune practici și considerații pentru utilizarea șabloanelor Excel

Iată câteva lucruri de care trebuie să fie conștienți pentru a crea și a folosi cât mai bine șabloanele Excel.

Testați-vă șabloanele Excel

Excel are o mulțime de caracteristici. Este o idee bună să vă testați particularizările pentru a vedea dacă toate caracteristicile Excel funcționează conform așteptărilor în șabloane.

Confidențialitatea și diagramele pivot

În mod implicit, datele diagramelor pivot nu se actualizează atunci când se deschide o foaie de calcul. Acest lucru poate crea o problemă de securitate dacă anumite date din diagramele pivot nu trebuie văzute de către utilizatorii cu permisiuni insuficiente.

Luați în considerare următorul scenariu:

• Un administrator creează un șablon cu date sensibile în diagramele pivot și încarcă șablonul.

• Un agent de vânzări care nu ar trebui să aibă acces la datele confidențiale din diagramele pivot utilizează șablonul pentru a crea un fișier Excel pentru a face analize de date.

  Rezultatul. Agentul de vânzări poate fi capabil să vadă datele din diagramele pivot, așa cum au fost ele încărcate de administrator, având inclusiv acces la vizualizări pentru care nu are permisiunea.

  În plus. iOS nu acceptă actualizarea datelor pivot și diagramelor pivot atunci când utilizați aplicația Excel pe iOS dispozitive.

  Recomandare. Datele sensibile nu trebuie incluse în tabelele pivot și în diagramele pivot.

Setați reîmprospătarea automată a datelor din diagramele pivot

În mod implicit, datele din diagramele pivot nu se reîmprospătează automat atunci când deschideți foaia de calcul. Diagramele obișnuite se actualizează automat.

În Excel, faceți clic dreapta pe diagrama pivot, apoi clic pe Opțiuni PivotChart>Reîmprospătați datele la deschiderea fișierului.

Plasarea datelor noi

Dacă doriți să adăugați conținut la șablonul Excxel, plasați-vă datele deasupra sau în partea dreaptă a datelor existente. O a doua opțiune este să vă plasați noul conținut pe o a doua foaie.

Șabloanele Excel cu imagini pot provoca o eroare

Dacă încercați să analizați date de aplicații cu un șablon Excel cu o imagine salvată, puteți vedea următoarea eroare: „A intervenit o eroare la încercarea de a salva registrul de lucru. Ca rezultat, registrul de lucru nu a fost salvat.” Încercați să eliminați imaginea din șablon și să o reîncărcați.

Șabloanele Excel și aplicația Office Mobile în Windows 8.1

Șabloanele Excel nu se vor deschide pe dispozitivele Windows 8.1 cu aplicația Office Mobile. Veți primi următorul mesaj de eroare: „Am recuperat maximul posibil din document, dar nu-l puteți edita. Încercați să deschideți și să reparați documentul pe PC pentru a rezolva problema.”

Aceasta este o problemă cunoscută.

Utilizați nume de coloane din tabel și nume de intervale în formule

Atunci când creați formule Excel, nu utilizați titluri de coloană sau numere de celule. În schimb, utilizați numele de coloane din tabel și definiți nume pentru celule sau zonele de celule.

Utilizați rolurile de securitate pentru a controla accesul la șabloane

Administratorii pot controla accesul la șabloanele Excel cu o anumită granularitate. De exemplu, le puteți oferi agenților de vânzări acces de citire, dar nu și de scriere la un șablon Excel.

1. Faceți clic pe Setări>Securitate>Roluri de securitate.

2. Selectați un rol de securitate, apoi faceți clic pe fila Gestionare firmă.

3. Selectați Șablon de document pentru a seta accesul la șabloanele disponibile pentru întreaga organizație. Selectați Șablon de document personal pentru șabloanele partajate cu utilizatorii individuali.

4. Faceți clic pe cercuri pentru a ajusta nivelul de acces.

   

Pentru a vizualiza și a șterge șabloanele de documente personale

Urmați acești pași pentru a șterge șabloanele de documente personale:

1. Faceți clic pe Căutare avansată ().

2. Pentru Căutați, selectați Șabloane de document personal.

3. Faceți clic pe Rezultate(!).

4. Selectați șablonul de document personal de șters, apoi faceți clic pe Ștergere ().

Șablonul Excel nu se încarcă în Microsoft Edge

Dacă șablonul dvs. Excel nu se încarcă atunci când utilizați Microsoft Edge ca browser, actualizați Microsoft Edge și încercați din nou.

Notificare privind confidențialitatea

Dacă utilizați Microsoft Dynamics 365 (online), exportul datelor către o foaie de lucru statică creează o copie locală a datelor exportate și o stochează pe computerul dvs. Datele sunt transferate de la Dynamics 365 (online) la computer utilizând o conexiune securizată și nu este menținută nicio legătură între această copie locală și Dynamics 365 (online).

Când exportați către o foaie de lucru dinamică sau un raport PivotTable, se menține o legătură între foaia de lucru Excel și Dynamics 365 (online). De fiecare dată când o foaie de lucru dinamică sau un raport PivotTable este reîmprospătat, veți fi autentificat cu Dynamics 365 (online), utilizând acreditările dvs. Veți putea vedea datele pe care aveți permisiunea să le vizualizați.

Un administrator stabilește dacă utilizatorii unei organizații au permisiunea de a exporta datele în Excel utilizând rolurile de securitate.

Consultați și

Descărcarea unui șablon pentru import de date
Folosirea șabloanelor Word