Utilizați șabloane Word pentru a crea documente standardizate

După ce creați și importați șabloane Office Word în aplicațiile customer engagement (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing și Dynamics 365 Project Service Automation), cu un singur clic, utilizatorii pot genera documente standardizate completate automat cu date. Această caracteristică are unele considerații speciale despre care ar trebui să știți pentru a crea cu succes șabloane Word.

Avertisment

Există o problemă cunoscută la crearea de șabloane în Word. Acest subiect conține informații despre prevenirea interacțiunilor care ar putea destabiliza Word. Vedeți: Important! O problemă cunoscută și evitarea ei

Acestea sunt versiunile acceptate de Word.

Suprafață	Versiune Word
Crearea unui șablon Word	2013, 2016
Folosind un document Word generat în aplicațiile customer engagement	2010, 2013, 2016

Notă

Documentele Word cu documente macro (.docm) nu sunt acceptate.

Urmați pașii din acest subiect pentru a crea și a folosi cu succes șabloane Word în aplicațiile de customer engagement.

Pasul 1: Creați un șablon Word

Locuri unde puteți crea un șablon

Există trei locuri în aplicațiile de customer engagement unde puteți crea un șablon Word:

• Din pagina Setări. Accesați Setări>Șabloane>Șabloane de document>Nou(). Veți avea nevoie de suficiente permisiuni pentru a accesa pagina de Setări, cum ar fi Administrator de sistem sau Persoană care particularizează sistemul.

• Dintr-o singură înregistrare. Deschideți o înregistrare, cum ar fi un cont din Vânzări. Mergeți la Vânzări>Conturi de client>Conturile mele active. Faceți clic pe un cont pentru a-l deschide, apoi faceți clic pe Mai multe (…) >Șabloane Word>Creați șabloane Word. Șabloanele create aici sunt personale și sunt disponibile numai pentru utilizatorul care creează șablonul.

• Dintr-o listă de înregistrări. De exemplu, mergeți la Vânzări>Conturi de client>Conturile mele active. Selectați un singur cont, apoi faceți clic pe Mai multe (...) >Șabloane Word>Creați șabloane Word.

  

Sfat

Pentru a șterge șabloane de document personal, procedați astfel:

1. Faceți clic pe Căutare avansată ().
2. Pentru Căutați, selectați Șabloane de document personal.
3. Faceți clic pe Rezultate (!).
4. Selectați șablonul de document personal de șters, apoi faceți clic pe Șterge ().

Pentru a actualiza șabloanele, ștergeți șablonul și apoi încărcați o versiune actualizată a șablonului respectiv.

După ce faceți clic pe Creare șablon Word, selectați o entitate cu care să filtrați, apoi faceți clic pe Șablon Word>Selectați entitatea.

Apare pagina de selectare a relației.

Ce sunt relațiile 1:N, N:1 și N:N?

Acest ecran necesită o înțelegere a structurii de date din aplicațiile customer engagement. Administratorul sau persoana care particularizează sistemul poate oferi informații despre relațiile dintre entități. Pentru conținut pentru administratori, consultați: Prezentare generală a relațiilor dintre entități.

Iată câteva exemple de relații pentru entitatea Cont.

Relație	Descriere
	Un cont poate avea mai multe persoane de contact.
	Un client potențial, un cont sau o persoană de contact pot avea mai multe conturi.
	Un cont poate avea mai multe liste de marketing. O listă de marketing poate avea mai multe conturi.

Relațiile selectate pe acest ecran determină ce entități și câmpuri sunt disponibile mai târziu când definiți șablonul Word. Selectați doar relațiile de care aveți nevoie pentru a adăuga date la șablonul Word.

Notă

Pentru a asigura că descărcarea documentelor se face în timp util, există o limită superioară de 100 pentru numărul de înregistrări înrudite returnate pentru fiecare relație. De exemplu, dacă exportați un șablon pentru un cont și doriți să includeți o listă cu persoanele de contact, documentul va returna cel mult 100 din persoanele de contact ale contului.

Descărcați șablonul

Faceți clic pe Descărcați șablon pe pagina Selectați entitatea pentru a crea un fișier Word pe computerul local cu entitatea exportată inclusă drept date XML.

Important

Șablonul de document descărcat dintr-un mediu poate fi utilizat numai în acel mediu. migrarea de la mediu la mediu pentru șabloanele Word sau Excel nu este acceptată în prezent.

Pasul 2: Activați fila Dezvoltator

Deschideți fișierul de șablon Word. În acest moment, documentul pare să fie gol.

Pentru a vedea și a adăuga date XML din aplicațiile customer engagement, este necesar să activați fila Dezvoltator Word.

1. Mergeți la Fișier>Opțiuni>Particularizați panglica, apoi activați Dezvoltator.

   

2. Faceți clic pe OK.

   Dezvoltator apare acum în panglica Word.

   

Important! O problemă cunoscută și evitarea ei

Există o problemă cunoscută legat de șabloanele Word generate de aplicații pentru aplicații customer engagement și Office Word. În secțiunea următoare, veți adăuga câmpuri de control conținut XML la șablonul Word.

Avertisment

Câteva lucruri pot face ca Word să se blocheze, necesitând utilizarea Managerului deactivități pentru a opri Word:

• Inserați un control conținut diferit de Imagine sau Text simplu.
• Faceți o schimbare textuală, cum ar fi schimbarea scrierii cu majuscule sau adăugarea de text la un control de conținut. Aceste modificări pot apărea prin Corectare automată sau prin editările de utilizator. În mod implicit, Corectarea automată Microsoft Word utilizează majusculă la începutul propozițiilor. Atunci când adăugați un câmp de control conținut, Word îl vede ca pe un enunț nou și îl va scrie cu majusculă atunci când nu mai focalizați pe câmp.

Pentru a preveni problemele cu câmpurile de control, procedați astfel:

Adăugați câmpuri doar ca Text simplu sau Imagine

1. Utilizați panoul de mapare XML pentru a adăuga câmpuri de entitate la șablonul Word. Aveți grijă să adăugați doar câmpuri ca Text simplu sau Imagine.

   

Nu faceți modificări textuale la controlul de conținut adăugat

1. Puteți face modificări de formatare la câmpurile de control conținut, cum ar fi scrierea cu caractere aldine a textului, dar fără alte modificări textuale, inclusiv modificări ale literelor mici sau mari.

   

   Dacă vă confruntați cu blocarea sau deteriorarea performanței Word, încercați să dezactivați Corectarea automată.

Dezactivați Corectarea automată

1. Cu șablonul de fișier deschis în Word, mergeți la Fișier>Opțiuni>Verificare>Opțiuni Corectare automată.

   

2. Deselectați Propoziția începe cu majusculă și Utilizare automată a sugestiilor corectorului ortografic.

   

3. Deselectați Cratime (-) cu cratime (-) pe filele Formatare automată și AutoFormatare la tastare.

4. Faceți clic pe OK.

   Dacă ați urmat recomandările de mai sus, sunteți gata să definiți șablonul Word.

Pasul 3: Definiți șablonul Word

Utilizați Panoul de mapare XML pentru a defini șablonul Word cu câmpuri de entitate.

1. În șablonul Word, faceți clic pe Dezvoltator>Panou de mapare XML.

   

   Schema XML implicită este selectată.

   

2. Selectați schema XML. Aceasta începe cu „urn:microsoft-crm/document-template/”.

   

   Important

   Dacă aveți editări accidentale frecvente care fac ca Word să se blocheze sau să întâmpine deteriorări de performanță, aveți grijă să dezactivați opțiunile de Corectare automată în conformitate cu secțiunea: „O problemă cunoscută și evitarea ei”.

3. Extindeți entitatea, faceți clic dreapta pe câmpul de entitate, apoi faceți clic pe Inserare control conținut>Text simplu.

   

   Câmpul entitate este adăugat la șablonul Word.

   

   Adăugați câmpuri suplimentare de entitate, adăugați etichete și text descriptiv și formatați documentul.

   Un șablon completat poate arăta astfel:

   

   Unele câmpuri de control conținut introduse au probabil mai multe linii de date. De exemplu, conturile au mai multe persoane de contact. Pentru a include toate datele în șablonul Word, setați câmpul de control conținut să se repete.

Setați câmpurile de control conținut să se repete

1. Puneți câmpurile cu date care se repetă într-un rând de tabel.

2. Selectați întregul rând de tabel în șablon.

   

3. În panoul de mapare XML, faceți clic dreapta pe relația care conține câmpurile de control conținut, apoi faceți clic pe Repetabil.

   

   Atunci când utilizați șablonul Word în aplicațiile customer engagement pentru a crea un document, tabelul se va completa cu mai multe rânduri de date.

   Când șablonul are câmpurile și formatarea dorite, salvați-l și încărcați-l în aplicațiile customer engagement.

Pasul 4: Încărcați șablonul Word înapoi în aplicațiile de implicare a clienților

Atunci când șablonul Word este construit așa cum doriți, salvați-l, astfel încât să-l puteți încărca în aplicațiile customer engagement.

Accesul la șablonul Word nou creat depinde de modul în care l-ați încărcat și de accesul acordat rolului de securitate. Nu uitați să consultați Utilizați rolurile de securitate pentru a controla accesul la șabloane.

Administratorii pot utiliza pagina Setări pentru a încărca șablonul Word în aplicațiile customer engagement. Un șablon încărcat în Setări este disponibil pentru toți utilizatorii din organizația dvs.

Pentru administratori: Încărcați șablonul Word în aplicațiile de implicare a clienților

1. Accesați Setări>Șabloane>Șabloane de document.

2. Faceți clic pe Încărcare șablon.

3. Glisați fișierul Word în caseta de dialog sau navigați la fișier.

   

4. Faceți clic pe Încărcare.

   Utilizatorii care nu sunt administratori pot încărca un șablon pentru uz propriu dintr-o listă de înregistrări.

Pentru non-administratorii sau administratorii care doresc să creeze un șablon personal: Încărcați șablonul Word în aplicații customer engagement

1. Deschideți o pagină cu o listă de înregistrări, de exemplu, lista de conturi de client din Vânzări.

2. Selectați un element unic, precum un cont, apoi faceți clic pe Mai multe (...) >Șabloane Word>Creați șabloane Word.

3. Faceți clic pe Șablon Word>Încărcare.

   

4. Glisați fișierul Word în caseta de dialog sau navigați la fișier.

5. Faceți clic pe Încărcare.

Pasul 5: Generați un document din șablonul Word

Pentru a utiliza șablonul Word pe care l-ați creat, faceți următoarele acțiuni:

1. Deschideți o înregistrare cu informațiile dorite pentru a crea un document. De exemplu, deschideți o înregistrare de cont client din Vânzări.

2. Faceți clic pe Mai multe (...) > Șabloane Word, apoi, sub Șabloane Word, selectați șablonul creat.

   Dacă șablonul creat nu este vizibil, există două posibilități:

   1. Numai șabloanele construite pentru tipul de înregistrare selectat (entitate) vor fi afișate. De exemplu, dacă deschideți o înregistrare oportunitate, nu veți vedea un șablon creat cu entitatea Cont.

   2. Trebuie să reîmprospătați aplicațiile de customer engagement pentru a vedea șablonul. Reîmprospătați browserul sau închideți și redeschideți aplicațiile de customer engagement.

   După ce selectați șablonul Word, aplicațiile de customer engagement creează un document Word din istoricul selectat.

Încercați eșantioanele de șabloane Word

În aplicațiile customer engagement sunt incluse cinci șabloane Word.

Eșantioanele de șabloane Word au fost create cu un anumit tip de înregistrare (entitate). Veți putea aplica șablonul doar la înregistrările de același tip de înregistrare.

Nume	Entitate
Rezumat oportunitate	Oportunitate (Zonă de vânzări)
Rezumat campanie	Campanie (Zonă de marketing)
Rezumat caz	Caz (Zonă Serviciu)
Factură	Factură (Zonă de vânzări)
Rezumat cont	Cont_client (zonele Vânzări, Serviciu și Marketing)

Pentru a aplica un eșantion de șablon Word

1. Deschideți o înregistrare cu informații cu tipul de entitate care se potrivește eșantionului de șablon. De exemplu, deschideți o înregistrare cont de client în Vânzări pentru a aplica șablonul Rezumat cont.

2. Faceți clic pe Mai multe (...) > Șabloane Word, apoi, sub Șabloane Word, selectați eșantionul de șablon.

   Deschideți șablonul Word nou creat și priviți-l.

Notă

Puteți revizui, însă nu puteți edita șabloanele incluse în aplicațiile de customer engagement.

Considerații suplimentare

Utilizați roluri de securitate pentru a controla accesul la șabloane

Administratorii pot controla accesul la șabloanele Word cu o anumită granularitate. De exemplu, le puteți oferi agenților de vânzări acces de citire, dar nu și de scriere la un șablon Word.

1. Faceți clic pe Setări>Securitate>Roluri de securitate.

2. Selectați un rol de securitate, apoi faceți clic pe fila Gestionare firmă.

3. Selectați Șablon de document pentru a seta accesul la șabloanele disponibile pentru întreaga organizație. Selectați Șablon de document personal pentru șabloanele partajate cu utilizatorii individuali.

4. Faceți clic pe cercuri pentru a ajusta nivelul de acces.

   

Listele din documentele create nu sunt în aceeași ordine ca înregistrările

Listele de înregistrări create dintr-un șablon particularizat este posibil să nu apară în aceeași ordine în documentele Word ca în aplicațiile customer engagement. Înregistrările sunt enumerate în funcție de ora și data la care au fost create.

Problemă cu limbile de la dreapta la stânga

Conținutul în limbile de la dreapta la stânga (RTL) poate avea unele probleme de formatare în fișierul Word după crearea documentului.

Consultați și

Analiza datelor cu ajutorul șabloanelor Excel

Depanarea șabloanelor Word