Начало внедрения Microsoft Syntex

Microsoft Syntex — это облачная служба, которая применяет искусственный интеллект (ИИ) для автоматизации обработки содержимого и извлечения знаний. Она помогает преобразовать содержимое в структурированные данные, которые можно легко искать, анализировать и повторно использовать.

Microsoft Syntex предлагает ряд вариантов использования для улучшения управления содержимым на предприятии. Ниже приведены некоторые примеры того, как его можно применить:

• Автоматическое создание стандартных документов . Используйте сборку содержимого для создания современных шаблонов для файлов, которые необходимо создавать на регулярной основе, например отчеты о регулярном обслуживании.

• Массовое создание документов . Используйте сборку содержимого для создания большого количества похожих документов, например для продления контрактов.

• Обработка входящих документов. Используйте Microsoft Syntex для управления и обработки входящих бизнес-документов, таких как страховые формы, бизнес-проверки и договоры аренды.

• Упрощение поиска сведений. Используйте Microsoft Syntex для повышения удобства обнаружения и удобства использования бизнес-документов и сведений о сотрудниках в библиотеках документов, таких как политики и процедуры.

• Поиск сведений о содержимом — централизация, упорядочение и извлечение содержимого с помощью Microsoft Syntex, чтобы упростить обнаружение конкретных сведений, таких как сведения о патентах.

• Соответствие документам— используйте Microsoft Syntex, чтобы обеспечить соблюдение требований к хранению и конфиденциальности для бизнес-документов, включая файлы событий или конференций.

Определение бизнес-сценариев

Чтобы подготовиться к использованию Microsoft Syntex в организации, сначала необходимо разобраться в сценариях, в которых это будет полезно. Значение "почему" помогает определить, какие функции будут наиболее полезными, и требуется ли обработка документов, какой тип модели потребуется. Чтобы достичь бизнес-результата, может быть полезно объединить несколько Microsoft Syntex функций. Используйте примеры сценариев и варианты использования, чтобы задуматься о том, как можно использовать Microsoft Syntex в организации.

Содержимое — это источник жизни организации. Многие бизнес-подразделения в вашей организации отвечают за обработку данных и, возможно, делают это сегодня с помощью сочетания ручных или полуавтоматных процессов, которые включают несколько шагов. Использование функций Microsoft Syntex поможет вам улучшить методы управления содержимым в организации, в том числе:

• Предоставьте расширенный поиск и фильтрацию, чтобы улучшить поиск и получение.

• Настройте условное форматирование, чтобы легко просматривать и фильтровать документы.

• Создайте отчет Power BI одним щелчком, используя извлеченные метаданные.

• Создание правил в библиотеке документов или бизнес-рабочих процессах с помощью Power Automate.

• Обеспечение соответствия требованиям с помощью применения меток хранения и конфиденциальности.

Рассмотрите жизненный цикл содержимого

Если думать о типичном жизненном цикле содержимого, в котором создается и создается содержимое, и его обработке, а также об обнаружении и поиске контента, в Microsoft Syntex есть много функций, которые могут помочь вашей компании.

Создание и повторное использование содержимого

В рамках жизненного цикла содержимого могут быть варианты использования для автоматизации создания контента, особенно содержимого, которое является транзакционной или стандартизированной, и сборка содержимого может быть полезна для этого. Сборка содержимого может автоматически создавать стандартные повторяющиеся бизнес-документы, такие как контракты, рабочие заявления, соглашения об обслуживании, письма о согласии, продажи и корреспонденция.

После определения повторяющихся типов документов необходимо определить источник данных, который можно использовать в качестве источника документов. Наличие списка или источника данных для заполнения документов позволяет сделать это быстрее, согласованно и с меньшим количеством ошибок, создавая современные шаблоны и используя эти шаблоны для создания документов. Чтобы использовать эту функцию, необходимо настроить подписку Azure в Microsoft Syntex настройки.

Совместная работа над контентом

Функция заметок в Microsoft Syntex используется для добавления заметок и комментариев к содержимому в библиотеках документов — для себя или для совместной работы с другими пользователями. Функцию заметок можно использовать без изменения исходных файлов, поэтому исходные записи сохраняются.

Инструменты заметок в настоящее время включают перо и маркер, где цвета можно выбрать вместе с ластиком для удаления рукописных росчерков и предыдущих заметок. После настройки подписки Azure в клиенте для Microsoft Syntex эта функция будет включена для пользователей. Вы можете рассмотреть возможность предоставления пользователям сведений об этой функции, особенно для бизнес-групп, которые могут в значительной степени добавлять разметку или добавлять заметки к документам.

Понимание и обработка содержимого

Использование Microsoft Syntex для автоматизации классификации и извлечения данных из содержимого с помощью обработки документов и функций таксономии тегов или тегов изображений позволяет сэкономить время и деньги, минимизируя при этом риск опечаток или пропущенных сведений.

Microsoft Syntex могут выполнять различные типы задач в содержимом, включая классификацию, извлечение и ключевые слова. В следующей таблице показаны эти задачи и связанные с ними функции.

Задача	Описание	функция Microsoft Syntex
Классификация	Определяет тип содержимого, которое представляет файл (например, отчет, счет или форма).	Обработка неструктурированных документов
Извлечения	Идентифицирует информацию на основе сущности из документа	Структурированная обработка документов Обработка документов в свободной форме Предварительно созданная обработка документов Распознавание текста
Добавление тегов к ключевым словам	Предлагает сведения на основе свойства или решения о документе с помощью ключевых слов	Маркировка таксономии Добавление тегов изображений

Обеспечение соответствия содержимого требованиям

Модели обработки документов также можно использовать для обеспечения соответствия требованиям, за счет применения меток конфиденциальности и меток хранения к содержимому, добавляемого в библиотеки документов с настроенными с ними моделями.

После того как тип контента и метаданные становятся доступными в библиотеке документов, бизнес-пользователи могут выполнять множество действий с данными, включая создание новых представлений содержимого, создание отчетов, перемещение содержимого на основе определенных сведений с помощью правил и создание рабочих процессов бизнес-процессов для утверждений, добавление данных в другие системы, создание заказов на работу и многие другие задачи, которые могли выполняться вручную.

Возможность обнаружения содержимого

Использование функций обработки документов в Microsoft Syntex может улучшить процесс поиска, так как каждый фрагмент метаданных, извлеченных из содержимого, теперь будет доступен для поиска. Функция запросов к содержимому позволяет выполнять определенные запросы на основе метаданных в библиотеках документов SharePoint. Вы можете выполнять более быстрые и точные запросы на основе определенных значений столбцов метаданных, а не просто поиска по ключевым словам.

В дополнение к классификации и извлечению данных из содержимого, добавленного в библиотеку SharePoint, в вашей организации может быть содержимое, которое в настоящее время заблокировано в образах, и найти его трудно. Служба оптического распознавания символов (OCR) в Microsoft Syntex позволяет извлекать печатный или рукописный текст из изображений и документов. Примерами изображений являются плакаты, рисунки и наклейки продуктов. Примерами документов являются статьи, отчеты, формы и счета. Текст обычно извлекается в виде слов, текстовых строк и абзацев или текстовых блоков, что обеспечивает доступ к цифровой версии отсканированного текста. Извлеченные сведения индексируются в поиске и могут быть доступны для функций соответствия, таких как защита от потери данных (DLP).

Планирование начала работы

Приступая к работе с Microsoft Syntex, вы захотите оценить текущее состояние и потребности организации в отношении управления содержимым, обработки и анализа. Это может помочь определить конкретные ключевые репозитории содержимого, используемые группами в вашей организации, и обсудить с этими командами их текущие бизнес-процессы и сценарии. Существуют ли случаи, когда в настоящее время они управляют содержимым вручную, что можно автоматизировать? К ним могут относиться случаи, когда они обрабатывают прием стандартных форм или документов, таких как документы отдела кадров или заказы на покупку для обработки, или если они создают повторяющееся содержимое в большом масштабе, например письма или предложения. Или области, в которых они делают заметки с помощью пера и бумаги или стороннего приложения, где теперь можно сделать это в существующей среде SharePoint.

Думая о том, какие бизнес-сценарии следует учитывать, задайте себе следующие вопросы:

• Решает ли она реальную проблему?
• Будет ли она широко использоваться или иметь широкое влияние?
• Можно ли получить его?
• Можете ли вы измерить успех?

Команды Microsoft Syntex в средстве оценки Microsoft 365 также помогут определить потенциальные области среды SharePoint, которые могут воспользоваться преимуществами Microsoft Syntex функций.

Если вы не знаете, с чего начать, ознакомьтесь с шаблонами сайтов Microsoft Syntex, доступными в клиенте после настройки Microsoft Syntex и настройки подписки Azure. Эти шаблоны доступны на всех сайтах групп и являются предварительно созданными, готовыми к развертыванию и настраиваемыми. Используйте эти шаблоны для запуска профессионального сайта для управления, обработки и отслеживания состояния бизнес-документов в организации с помощью нескольких функций Microsoft Syntex. Эти сайты помогут вам продемонстрировать функции для бизнес-команд и начать подготовку и разработку сценариев для вашей организации, проиллюстрируя, как эти функции могут повысить ценность для бизнес-областей, таких как управление контрактами и бухгалтерский учет.

Определение ролей и обязанностей

При определении того, кто в вашей организации должен участвовать в проектах Microsoft Syntex, это поможет сопоставить необходимые функции. В зависимости от выбранной функции могут быть задействованы роли, приведенные в следующей таблице.

Например, если вы сосредоточены на обработке документов, роль администратора SharePoint будет ключевой при создании центров содержимого и управлении ими, необходимых для управления моделями в большом масштабе. Если вы сосредоточены на таких функциях, как OCR и соответствие требованиям, потребуется администратор соответствия требованиям Purview. Если будет применяться маркировка таксономии, важно понимать управление корпоративным хранилищем терминов или определить, будете ли вы использовать центр содержимого.

Администратор	Требование	Обязанности
Администратор подписок Azure	роль Microsoft Entra	Настройка параметров подписки Azure см. в статье Управление затратами Майкрософт в данных Azure.
Администратор соответствия требованиям Purview	роль Microsoft Entra	Планирование параметров соответствия, таких как метки конфиденциальности и политики хранения, а также параметры OCR
Администратор SharePoint	роль Microsoft Entra	Сбор вариантов использования в бизнесе, определение того, будут ли включены функции на всех сайтах или для выбранных сайтов Управление центрами содержимого и разрешениями Создание рекомендаций и анализ моделей
Администратор Power Platform	роль Microsoft Entra	Настройка среды Dataverse (при необходимости) для моделей свободной формы и структурированных моделей
Администратор хранилища терминов SharePoint	Настройка администратором SharePoint в Центре администрирования SharePoint	Управление корпоративными наборами терминов, определение того, могут ли конечные пользователи изменять определенные наборы терминов
Microsoft Syntex бизнес-пользователя (управление моделями, использование сборки содержимого)	Разрешения, управляемые на уровне сайта или в центрах содержимого Ввод разрешений на изменение содержимого Управление списками SharePoint для публикации моделей или использования функций сборки содержимого	Сбор вариантов использования для бизнеса Создание, обучение и применение моделей

Рекомендации по настройке и настройке

Планирование развертывания Microsoft Syntex включает определение функций, которые вы будете включать, и планирование затрат с помощью калькулятора затрат Microsoft Syntex для прогнозирования затрат для Microsoft Syntex, особенно с появлением служб с оплатой по мере использования. Это средство позволяет лучше понять закономерности использования организации и предполагаемые затраты, чтобы вы могли принимать более обоснованные решения. Это также полезно в сочетании со средством оценки Microsoft 365, которое анализирует архитектуру информации и выделяет библиотеки с типами контента клиентов и расширенными столбцами, которые могут воспользоваться преимуществами автоматизации syntex.

Контрольный список готовности

Чтобы подготовиться к реализации Microsoft Syntex, необходимо:

1. Планирование конечного состояния

   • Планируйте использование ценности Microsoft Syntex функций в таких областях, как:
     • Поиск
     • Фильтрация и форматирование представлений
     • Соответствие требованиям
     • Автоматизация

2. Выявление

   • Общие сведения о существующей информационной архитектуре и использовании функций управления содержимым.
   • Являются ли существующие типы контента хорошими кандидатами для моделей?
   • Какие существующие процессы будут улучшены с помощью метаданных?
   • Сколько содержимого вы обработаете?

3. Проектирование

   • Разработайте подход к информационной архитектуре, управляемым метаданным и типам контента.
   • Проектирование процесса определения, создания и управления.