Управление записями сообщений

Примечание

Чтобы активно сохранять или удалять содержимое почтовых ящиков для управления информацией в Microsoft 365, рекомендуется использовать политики хранения и метки хранения из центра соответствия требованиям Microsoft 365, а не управление записями сообщений, описанное на этой странице. Однако для перемещения сообщений в почтовые ящики следует продолжать использовать управление записями сообщений.

Если в настоящее время используется управление записями сообщений, эта старая функция будет продолжать работать бок о бок с политиками хранения и метки хранения. Однако мы рекомендуем в дальнейшем использовать политики хранения и метки хранения. Они предоставляют вам единый механизм для централизованного управления хранением и удалением контента в Microsoft 365.

Пользователи каждый день отправляют и получают электронную почту. Если не обращать внимания на электронную почту, на пользователя может обрушиться целый поток создаваемых и принимаемых сообщений, что снижает производительность труда и подвергает организацию определенным рискам. Таким образом, управление жизненным циклом электронной почты имеет важнейшее значение для большинства организаций.

Управление записями сообщений (MRM) — это технология управления записями в Exchange Server и Exchange Online, которая помогает организациям управлять жизненным циклом электронной почты и снижать юридические риски, связанные с электронной почтой. Развертывание этой технологии может пригодиться вашей организации по нескольким причинам.

  • Отвечайте бизнес-требованиям. В зависимости от политик обмена сообщениями в организации может потребоваться сохранять важные сообщения электронной почты в течение определенного периода времени. Например, почтовый ящик пользователя может содержать критически важные сообщения, связанные с бизнес-стратегией, транзакциями, разработкой продуктов или взаимодействием с клиентами.

  • Отвечать требованиям законодательства и нормативных требований. Многие организации имеют юридические или нормативные требования для хранения сообщений в течение определенного периода и удаления сообщений старше этого периода. При хранении сообщений сверх этого срока могут возрасти правовые или финансовые риски организации.

  • Повышение производительности пользователей. Если их не улажить, то постоянно растущий объем электронной почты в почтовых ящиках пользователей также может повлиять на их производительность. Например, хотя подписки на бюллетени и автоматические уведомления могут иметь информационное значение при их получении, пользователи не могут удалять их после прочтения (часто они никогда не читают). Многие из этих типов сообщений не имеют значения хранения за несколько дней. Использование MRM для удаления таких сообщений может помочь уменьшить информационный беспорядок в почтовых ящиках пользователей, тем самым повышая производительность.

  • Улучшение управления хранилищем. В связи с ожиданиями, которые обусловлены бесплатными службами электронной почты потребителей, многие пользователи долго держат старые сообщения или никогда не удаляют их. Обслуживание больших почтовых ящиков становится все более стандартной практикой, и пользователям не следует менять свои привычки работы на основе ограничительных квот почтовых ящиков. Однако хранение сообщений за период, необходимый для бизнеса, юридических или нормативных соображений, также увеличивает затраты на хранение.

Управление записями сообщений позволяет с необходимой гибкостью реализовать политику управления записями, которая максимально соответствует потребностям организации. Хорошее представление об управлении записями сообщений, архивировании и хранении на месте позволяет достичь целей управления хранением в почтовых ящиках и обеспечить соответствие нормативным требованиям к хранению.

Поиск задач управления, связанных с MRM? См. процедуры управления записями сообщений.

MRM в Exchange Server и Exchange Online

В Exchange Server и Exchange Online, MRM выполняется с помощью тегов хранения и политик хранения. Теги хранения используются для применения параметров хранения ко всему почтовому ящику и его стандартным папкам, таким как "Входящие" и "Удаленные". Вы также можете создавать и развертывать теги хранения, которые Outlook 2010 и Outlook в Интернете (ранее известный как Outlook Web App) пользователи могут использовать для применения к папок или отдельных сообщений. После их создания в политику хранения добавляются теги хранения, а затем применяются к пользователям. Помощник по управляемой папке обрабатывает почтовые ящики и применяет параметры хранения в политике хранения пользователя. Дополнительные сведения о политиках хранения см. в статье Retention tags and retention policies.

По истечении срока хранения сообщения, который установлен в применимом теге хранения, помощник для управляемых папок выполняет действие по хранению, указанное в теге. Затем сообщения можно удалить окончательно или с возможностью восстановления. Если для пользователя подготовлен архив, с помощью тегов хранения также можно переместить элементы в локальный архив пользователя.

Стратегии управления записями сообщений

С помощью политик хранения можно применять основной срок хранения сообщений ко всему почтовому ящику или определенным папкам по умолчанию. Хотя существует несколько стратегий развертывания управления записями сообщений, ниже приведены самые распространенные из них.

Удаление всех сообщений после указанного периода. В этой стратегии реализуется единая политика MRM, которая удаляет все сообщения после определенного периода. В этой стратегии нет классификации сообщений. Политику эту можно реализовать, создав единственный тег политики по умолчанию (DPT) для почтового ящика. Однако это не гарантирует, что сообщения сохраняются в течение указанного периода. Пользователи все еще могут удалять сообщения, прежде чем завершится срок хранения.

Перемещение сообщений в архив почтовых ящиков. В этой стратегии реализуются политики MRM, которые перемещают элементы в архивный почтовый ящик пользователя. Архивный почтовый ящик представляет собой дополнительное место для хранения старого и редко используемого содержимого. Теги хранения, отвечающие за перемещение элементов, также известны как политики архивирования. В одной политике хранения можно сочетать тег политики по умолчанию (DPT) и личные теги для перемещения элементов, а также тег политики по умолчанию (DPT), теги политики хранения (RPT) и личные теги для удаления элементов. Дополнительные дополнительные информацию о политиках архива см. в рублях:

Примечание

В гибридной среде Exchange для основного почтового ящика, размещенного на локальном сервере, можно включить архивный почтовый ящик в облаке. Если назначить для основного почтового ящика, размещенного на локальном сервере, политику архивации, элементы будут перемещены в облачный архив. При перемещении элемента в архивный почтовый ящик его копия не сохраняется в локальном почтовом ящике. Если локальный почтовый ящик находится на хранении, политика архивации будет по-прежнему перемещать элементы в архивный почтовый ящик в облаке, где они будут удерживаться в течение заданного периода хранения.

Удаление сообщений в зависимости от расположения папки. В этой стратегии реализуются политики MRM на основе расположения электронной почты. Например, можно задать хранение сообщений в папке "Входящие" в течение одного года, а сообщений в папке "Нежелательная почта" — в течение 60-ти дней. Эту политику можно реализовать, используя сочетание тегов политики хранения (RPT) для каждой папки по умолчанию, которую требуется настроить, и тега политики по умолчанию (DPT) для всего почтового ящика. DPT применяется ко всем пользовательским папкам и всем папок по умолчанию, в которые не применяется RPT.

Примечание

В Exchange Server вы можете создать RPTs для папок Calendar и Tasks. Если вы не хотите, чтобы элементы в этих или других стандартных папках имели срок действия, можно создать для них отключенный тег хранения.

Разрешить пользователям классифицировать сообщения. В этой стратегии реализуются политики MRM, включающие базовый параметр хранения для всех сообщений, но позволяющие пользователям классифицировать сообщения на основе бизнес-или нормативных требований. В этом случае пользователи становятся важной частью стратегии управления записями , часто они имеют лучшее представление о значении хранения сообщения.

Пользователи могут применять различные параметры хранения к сообщениям, чтобы хранить их в течение различных периодов. Эту политику можно реализовать, используя сочетание следующих компонентов.

  • DPT для почтового ящика

  • Личные теги, которые пользователи могут применять к настраиваемым папкам или отдельным сообщениям

  • Дополнительные теги политики хранения, определяющие истечение срока действия элементов в папках по умолчанию (необязательно)

Например, можно использовать политику хранения с личными тегами, которые имеют более короткий срок хранения (например, два дня, одна неделя или один месяц), а также личными тегами с более длительным сроком хранения (например, один год, два года или пять лет). Пользователи могут применять личные теги с более короткими сроками хранения для таких элементов, как подписки на информационные бюллетени, которые могут оказаться неактуальными через несколько дней после получения, а также теги с более длительными сроками с целью хранения важных для бизнеса элементов. Этот процесс также можно автоматизировать с помощью правил папки "Входящие" в Outlook, чтобы применить личный тег к сообщениям, которые соответствуют условиям правила.

Сохранение сообщений для целей eDiscovery. В этой стратегии реализуются политики MRM, которые удаляют сообщения из почтовых ящиков после определенного периода, но также сохраняются в папке извлекаемые элементы для обнаружение электронных данных на месте целей, даже если сообщения были удалены пользователем или другим процессом.

Вы можете выполнить это требование, используя комбинацию политик хранения и удержания на месте и судебного удержания или судебного удержания. Политики хранения удаляют сообщения из почтового ящика после указанного периода. На основе времени In-Place удержание или судебное удержание сохраняет сообщения, удаленные или измененные до этого периода. Например, для хранения сообщений в течение семи лет можно создать политику хранения с помощью DPT, который удаляет сообщения в течение семи лет, а судебное удержание для хранения сообщений в течение семи лет. Сообщения, которые не удаляются пользователями, будут удалены через семь лет; сообщения, удаленные пользователями до семилетнего периода, будут храниться в папке "Извлекаемые элементы" в течение семи лет. Дополнительные материалы об этой папке см. в папке "Извлекаемые элементы" в Exchange Online.

Разрешить пользователям очищать свои почтовые ящики также можно с помощью тегов политики хранения (RPT) и личных тегов. Однако в этом случае хранение на месте и хранение для судебного разбирательства все еще будет действовать, поэтому удаленные сообщения будут храниться до завершения указанного срока.

Примечание

Удержание на месте с учетом времени (а также хранение для судебного разбирательства) похоже на процесс, который неформально назывался "мягким" удержанием по юридическим причинам в Exchange 2010. Такое удержание реализовывалось с помощью настройки периода хранения удаленных элементов в базе данных почтовых ящиков или отдельном почтовом ящике. При этом хранение удаленных элементов позволяло хранить удаленные и измененные элементы с учетом даты удаления. Удержание на месте и хранение для судебного разбирательства позволяют хранить элементы с учетом даты их получения или создания. Это гарантирует, что сообщения будут храниться по крайней мере в течение указанного периода.

Дополнительные сведения

Терминология управления записями сообщений в Exchange 2013 г.

Теги хранения и политики хранения