Оценка готовности организации к изменению

Схема пути обновления, подчеркивая этап готовности пользователей.

Эта статья является частью этапа подготовки пользователей к обновлению— действия, которые вы выполняете параллельно с этапом технической подготовки. Прежде чем продолжить, убедитесь, что вы выполнили следующие действия на предыдущих этапах:

После защиты команды проекта и определения концепции, области и целей следующим шагом на пути обновления является подготовка вашей организации и пользователей к Teams — действию, которое вы выполняете параллельно с обеспечением технической готовности. Чтобы реализовать ценность из Teams, пользователи должны использовать его. Простое включение Teams не гарантирует, что вы достигаете своей цели. У пользователей разные варианты использования и разные стили обучения, и они адаптируются к новым технологиям с разной скоростью. Хорошая новость заключается в том, что управление изменениями не так сложно, но требует много усилий. Приведенные ниже интерактивные обсуждения помогут вам понять базу пользователей, чтобы подготовить правильный уровень образования для упрощения и ускорения внедрения пользователей. Существует два способа просмотра пользовательской базы:

  • Готовность к изменениям в организации: понимание того, как быстро (или нет) пользователи обычно реагируют на изменения. Эти сведения помогут вам узнать об осведомленности, обучении и продажах, которые могут потребоваться для внедрения пользователей.
  • Сценарии командной работы. Понимание принципов работы пользователей позволит вам сопоставить Teams с их рабочими действиями, ускорив внедрение и ускорив переход от Skype для бизнеса.

Примечание

Вы можете адаптировать действия оценки, приведенные ниже, к любой инициативе по изменению в вашей организации. Просто укажите вопросы в зависимости от области проекта. В следующих обсуждениях "новое решение" может применяться к аудиозвукам, аудиоконференции или обновлению с Skype для бизнеса до Teams.

   
Значок, изображающий точки принятия решений.
Точки принятия решений
  • Каков язык и региональные параметры вашей организации, когда речь идет об изменениях?
  • Как новая технология может оптимизировать работу пользователей?
  • Какие пользователи, скорее всего, будут требовать особого внимания, чтобы они могли изменить способ работы?
Значок, изображающий дальнейшие действия.
Дальнейшие действия
  • Используйте следующие рекомендации и связанные с ними действия для записи профиля готовности пользователей вашей организации.

Готовность к изменениям в организации

Оценив готовность вашей организации, вы можете определить, насколько вероятно, что ваши пользователи будут подвержены изменениям в работе и внедрению новых технологий. Понимание того, как пользователи реагируют на изменения, позволяет вашей организации заблаговременно решать проблемы, корректировать план развертывания, чтобы обеспечить оптимальную покупку, и определять пользователей, которые могут помочь вам в изменении с коллегами.

Действие

Используйте следующие начальные диалоги, чтобы провести оценку готовности организации и документировать язык и региональные параметры вашей организации, когда речь идет об изменениях. Эти сведения помогут вам узнать, какой объем информации и обучения может потребоваться реализовать для проекта. Не беспокойтесь о точных числах. Это упражнение представляет общее представление о вашей организационной культуре. Если вам нужна помощь по началу работы, просто оцените прошлые выпуски. Это поможет вам предугадать, как пользователи могут реагировать на изменения, и упреждающее реагирование на ожидаемые реакции.

Какой процент пользователей входит в каждый контейнер?

Ранние последователей Информирование пользователей Отстающих
Эти пользователи запрашивают решение, прежде чем оно будет доступно. Эти пользователи принимают решение сразу после демонстрации его значения. Эти пользователи отклоняют решение, даже если его отправляют в изменение.

Совет

Прикрепите ранних последователей к пилотному тестированию, а не только к одноранговым лидерам. Лидеры помогают продемонстрировать новую технологию и привести к примеру, чтобы показать своим коллегам, как реализовать ценность. Дополнительные сведения о создании официальной программы лидеров см. в Office по внедрению. Прежде чем внедрять новую технологию, вашим задержкам может потребоваться большее значение. Если в этот контейнер попадает более 20 процентов вашей организации, потрачивайте больше времени на обмен сообщениями о значении и обучение. Кроме того, вы можете поддерживать их в рамках изменений, открыв цикл обратной связи, чтобы лучше понять и устранить их проблемы.

Какой процент пользователей входит в каждую компетенцию?

Самонастройка Игроки команды Совмещаяся с рукой
Эти пользователи ищут ресурсы, изучить их. Эти пользователи могут пользоваться групповым и интерактивным обучением; они будут работать вместе с коллегами. Эти пользователи ожидают "белых перьев" или помощи "один к одному".

Совет

Не все учиться одинаково. Для тех, кто самостоятельно настроен, наведите указатель на видео и учебные статьи Корпорации Майкрософт в Интернете. Если 20 процентов или более являются участниками команды, прикрепите свою обучающую команду или партнера, чтобы выполнить интерактивное интерактивное обучение (лично или через Интернет). Как правило, в категории "Удержание рук" находятся руководители или целевые роли. Это критическая группа, которая будет пользоваться преимуществами персонализированных коротких учебных сеансов. Прикрепите своих лидеров, чтобы обеспечить обучение этих пользователей, чтобы обеспечить оптимальное взаимодействие.

Оценка сценариев командной работы

Microsoft Teams расширяет возможности Skype для бизнеса, предлагая комплексное решение для взаимодействия и совместной работы. При разработке плана по обновлению пользователей с Skype для бизнеса до Teams подумайте, как можно использовать возможности совместной работы как для пользователей, так и для упрощения перехода с Skype для бизнеса на Teams.

По сути, командная работа — это совместная работа людей для выполнения задач. Это нужно для того, чтобы выровнять нужных людей с соответствующими инструментами так, как это работает. Teams объединяет людей, беседы, файлы и проекты в одну рабочую область, создавая истинный центр для командной работы в организации.

Понимание принципов работы пользователей и их совместной работы может помочь пользователям визуализировать, как они могут использовать Teams, облегчая переход от Skype для бизнеса. Существует два основных способа продумать сценарии командной работы: ориентированные на людей и ориентированные на проект.

  • Project, ориентированные на групповую работу, ориентированы на конкретный проект или инициативу (например, планирование события запуска продукта). От планирования области до управления бюджетом до маркетинговых усилий — командная работа, ориентированная на проекты, помогает согласовать рабочие потоки проекта, информируя всех.
  • Командная работа, ориентированная на людей, связана с людьми с аналогичными обязанностями или атрибутами, которые могут работать в одной команде (например, в отделе продаж, дорожных секциях) или в командах (например, в одноранговых лидеров). От общения с коллегой до получения ответа на вопрос до участия в собрании группы— это могут быть действия, ориентированные на людей, — обмен информацией и создание реплицируемых презентаций.

Чтобы максимально эффективно использовать Teams, создайте стратегию командной работы, которая включает оба сценария, помогая пользователям понять, Teams могут работать для них.

   
Значок, изображающий точки принятия решений.
Точка принятия решений
  • Какие связанные сценарии командной работы вы будете использовать для ускорения внедрения пользователями Teams и упрощения обновления с Skype для бизнеса?
Значок, изображающий дальнейшие действия.
Дальнейшие действия

Примеры

Project, ориентированная на групповую работу: событие запуска продукта (например, ваша организация готова к выпуску нового продукта на рынок и планирует широкое рекламное событие для повышения осведомленности, создания потенциальных клиентов и активации продаж).

Рассмотрения Notes
Основные атрибуты
  • Заинтересованные лица разных команд с различными рабочими потоками проектов
  • Частые целевые собрания
  • Множество элементов и людей, которые вместе (бюджет, расписания, презентации, регистрация и т. д.)
Задачи командной работы на сегодняшний день
  • Рабочие потоки работают в разрозненных папках с ограниченными сведениями об общем состоянии проекта или усилиях между командами:
    • Отключенные беседы и отсутствие "кто что делает"
    • Сведения, отслеживаемые в различных местах без видимости между командами
  • Потеряно время продуктивной работы при подключении нового участника или отсутствии собрания
Требования к командной работы
  • Быстрый доступ к расписанию проекта и назначению задач
  • Откройте канал беседы, чтобы все были в знать
  • Центральное расположение для текущих файлов презентации и других ресурсов
  • Возможность быстрой передачи новых участников команды проекта
  • Способ поорекомендовать и поддерживать друг друга для поддержания динамики
Командная работа в Teams
  • Команды и каналы для упорядочения содержимого проекта и цепочки бесед
  • SharePoint размещения PPT-файлов1
  • Планировщик/Trello для назначения отдельных задач проекта и дат выполнения1
  • Teams собраний по сети
  • Teams мобильного приложения для подключения в пути

1 Поддержка интеграции или выравнивания приложений в Teams.

Командная работа, ориентированная на людей: отдел продаж (например, отдел продаж, распределенный по регионам, должен оставаться на связи с дорогой, оставаться согласованным по конвейеру и понимать ключевые предложения и инициативы, которые могут помочь в достижении целевых годовой квоты)

Рассмотрения Notes
Основные атрибуты
  • Удаленная работа (на дороге, в отелях, на сайтах клиентов)
  • Связь, ориентированная на основные внешние
Задачи командной работы на сегодняшний день
  • Повторяющиеся беседы с несколькими участниками поля (чат, звонки, собрания и т. д.) не могут одновременно объединить всех
  • Пропущенные возможности для обучения на основе продаж "wins" — только слово с совместным доступом
  • Постоянное переключение между приложениями:
    • Конвейер продаж в Excel
    • Тенденции в Power BI
    • Сопутствующая информация о продажах по электронной почте
    • Демонстрационные ресурсы клиентов на SharePoint
    • 1:1 чатов и собраний на определенный момент времени
    • Поддержка сообщества по продажам в Yammer
Требования к командной работы
  • Быстрый доступ к сопутствующая информация о продажах
  • Быстрое достижение эксперта
  • Быстрое развертывание вопросов и утверждений
  • Собрания по продажам, проверки конвейера
  • Учебные материалы по продажам
  • Управление базами данных клиентов
Командная работа в Teams
  • Teams/channels by region or customer designed to focus content and conversations
  • SharePoint для вспомогательных ресурсов и ресурсов1
  • XLS/Power BI для конвейера и баз данных1
  • Teams собраний по сети
  • Teams мобильного приложения для подключения в пути
  • Teams интеграции приложений с системой CRM1
  • Yammer для широкого доступа к аналитике SME и обмену информацией*1

1 Поддержка интеграции или выравнивания приложений в Teams.

Советы для определения "хорошего соответствия" стратегии командной работы

Может быть легко захастить формирование стратегии командной работы для каждого пользователя, каждой команды и каждого проекта. Не для каждого проекта или команды требуется полностью определенная стратегия командной работы. Ниже приведены некоторые рекомендации по началу работы.

  • Рассмотрите возможность проектов между командами, которые только начинаются или начинаются.

    • Планирование событий — координация нескольких команд (бюджет, логистика, презентации и т. д.)
    • Пилотное развертывание нового продукта— предоставление общего ресурса и сбор отзывов в управляемой среде
  • Определите пользователей и основные рабочие группы, подключив различные способы взаимодействия друг с другом в Teams

    • Отделы продаж и регионы — дороги, ресурсы с простым доступом, быстрые ответы на запросы
    • Отдел кадров — стандартизированные процессы во всех подразделениях, согласованный подход к найму
    • Frontline workers — connection to their peers/management, access to procedures, NEO
  • Учитывайте следующие аспекты:

    • Начните с малого. Сохраните более сложные проекты после проверки модели командной работы.
    • Сосредоточьте внимание на новых проектах. Не изменяйте существующий проект, который хорошо работает, так как это может нарушить рабочий процесс.
    • Подумайте о времени. Развертывание новой стратегии командной работы для продаж в конце финансового года может оказаться не идеальной.
    • Итерации. Нет необходимости повторного создания колесика. Когда вы найдете структуру командной работы, которая работает, повторите ее с другими рабочими группами и проектами. Определите группу шаблонов и задайте рекомендации, которые помогут пользователям быстро приступить к Teams и обеспечить согласованность.

Используйте собранные выше сведения для информирования о плане готовности пользователей.