Оценка готовности организации к изменениюAssess organizational change readiness

Обновление схемы поездки с акцентом на этапе готовности пользователяUpgrade journey diagram, emphasizing the User Readiness stage

Эта статья входит в стадию готовности пользователя к обновлению, действия, завершенные параллельно с этапом технического подготовки.This article is part of the User Readiness stage of your upgrade journey, an activity you complete in parallel with the Technical Readiness stage. Прежде чем продолжить, подтвердите, что вы выполнили следующие действия из предыдущих стадий.Before proceeding, confirm that you've completed these activities from previous stages:

После того как вы загрузили свою группу проекта и определили ее концепцию, область и цели, следующий шаг к обновлению — это обеспечение готовности Организации и пользователей для Teams — действия, которые вы выполнили параллельно, обеспечивая техническую готовность.After you've secured your project team and defined your vision, scope, and goals, the next step on your upgrade journey is to ensure that your organization and users are ready for Teams—an activity that you complete in parallel with ensuring your technical readiness. Чтобы реализовать значение из Teams, пользователи должны действительно ее использовать.To realize value from Teams, users must actually use it. Простое включение команды не гарантирует, что вы получите цель.Simply enabling Teams doesn't guarantee that you achieve your goal. У пользователей есть различные варианты использования и различные стили обучения, и они адаптируются к новым технологиям на разных скоростях.Users have different use cases and varying learning styles, and they adapt to new technology at different speeds. Хорошая новость заключается в том, что Управление изменениями — это не все, что сложно, но для этого требуется сфокусированные усилия.The good news is that managing change isn't all that complicated, but it does take a focused effort. Описанные ниже обсуждения предназначены для того, чтобы помочь вам понять свою основу пользователя, чтобы вы могли подготовиться к тому же уровню образования для упрощения и ускорения внедрения пользователей.The guided discussions below are designed to help you understand your user base so that you can prepare the right level of education to facilitate and accelerate user adoption. Существует два способа просмотра базы пользователей.There are two ways you should look at your user base:

  • Готовность организационных изменений: Общие сведения о том, как быстро (или нет) пользователи обычно реагируют на изменение.Organizational change readiness: Understanding how quickly (or not) users typically react to change. Эта информация поможет вам сообщать о том, как проинформировать, обучение и продавать стоимость, которые вам, возможно, потребуется сделать для пользователей.This information will help inform the amount of awareness, training, and value-selling you might need to do to drive user adoption.
  • Сценариисовместной работы: Общие сведения о том, как пользователи смогут сопоставлять команды с рабочими мероприятиями, ускорять внедрение и облегчая смену в Skype для бизнеса.Teamwork scenarios: Understanding how users work will enable you to map Teams to their work activities, accelerating adoption and facilitating the shift away from Skype for Business.

Примечание

Вы можете адаптировать действия оценки, приведенные ниже, к любой инициативе по изменению в вашей организации.You can adapt the assessment activities given below to any change initiative in your organization. Вы можете решить вопросы на основе области охвата вашего проекта.Simply address the questions based on the scope of your project. В приведенных ниже обсуждениях вы можете применить к голосовой и видеосвязи, а также о переходе на другую версию Skype для бизнеса в Teams.In the following discussions, "new solution" can apply to audio calling, audio conferencing, or your upgrade from Skype for Business to Teams.

Значок, изображающий точки принятия решений
Точки принятия решенийDecision points
  • Каковы параметры языка и региональных параметров вашей организации при изменении?What is the culture of your organization when it comes to change?
  • Как новая технология оптимизирует процесс работы пользователей?How can the new technology optimize the way users work?
  • Какие пользователи, вероятнее всего, потребуют особого внимания, чтобы изменить способ их работы?Which users are likely to require special attention to get them to change the way they work?
Значок, изображающий дальнейшие действия
Дальнейшие действияNext steps
  • С помощью указанных ниже руководств и связанных с ними действий вы можете захватить профиль готовности пользователей вашей организации.Use the following guidance and associated activities to capture your organization's user readiness profile.

Готовность организационных измененийOrganizational change readiness

Оценивая готовность Организации к работе, вы можете определить, как восприниматься (или не) ваши пользователи, которые, вероятнее всего, будут менять способ работы и внедрять новую технологию.By assessing your organization's readiness, you can determine how receptive (or not) your users are likely to be to changing the way they work and adopting new technology. Общие сведения о том, как пользователи могут реагировать на изменения. обеспечивает заблаговременное устранение проблем в вашей организации, Настройка плана выпуска для обеспечения оптимального способа приобретения и определение пользователей, которые помогут вам упростить это изменение с их коллегами.Understanding how users react to change empowers your organization to proactively address concerns, adjust your rollout plan to get optimal buy-in, and identify users who can actually help you facilitate the change with their peers.

ДействиеActivity

Используйте следующие запускаемые собеседники, чтобы провести оценку готовности Организации и документировать региональные параметры вашей организации, когда дело доходит до изменения.Use the following conversation starters to conduct an organizational readiness assessment and document the culture of your organization when it comes to change. Эта информация поможет вам узнать, сколько информации и обучение Вам может потребоваться для вашего проекта.This information can help inform how much awareness and training you might need to implement for your project. Не беспокойтесь по точным номерам.Don't worry about exact numbers. В этом упражнении представлено общее представление о культуре вашего предприятия.This exercise represents a general understanding of your organizational culture. Если вам нужна помощь по началу работы, просто оцените предыдущую выпускную копию. Это поможет вам предвидеть, как пользователи могут реагировать на изменения, и помочь вам в активном состоянии решить ожидаемые реакции.If you need help getting started, simply evaluate a past rollout; this can help you anticipate how users might react to change and help you proactively address the reactions you expect.

Какой процент пользователей попадают в каждый сегмент?What percentage of users fall into each bucket?

Ранние последователиEarly adopters Информирование пользователейInformed users LaggardsLaggards
Эти пользователи запрашивают решение, прежде чем оно будет доступно.These users request the solution before it's available. Эти пользователи применяют решение, как только будет продемонстрировано его значение.These users accept the solution as soon as its value is demonstrated. Эти пользователи отклоняют решение, даже если они были отправлены в изменения.These users reject the solution, even when pushed into change.

Совет

Закрепите ранние отследователи для пилотного тестирования помимо одноранговых лидерами.Enlist your early adopters for your pilot testing in addition to serving as peer champions. Лидерами Помогите evangelize новую технологию и интерес, например, чтобы показать их коллегам, как понять стоимость.Champions help evangelize new technology and lead by example to show their peers how to realize value. Чтобы узнать больше о создании формальной программы лидерами, ознакомьтесь со статьей руководство по внедрению Office.To learn more about creating a formal champions program, see the Office adoption guide. Для того чтобы приступить к использованию новой технологии, вам может потребоваться более убедительный laggards.Your laggards might need more convincing before they adopt a new technology. Если в этот сегмент входит более 20 процентов Организации, потратьте больше времени на обмен сообщениями и подходящее обучение.If more than 20 percent of your organization falls into this bucket, spend more time communicating the value messaging and delivering tailored training. Кроме того, вы можете внести изменения, открыв цикл обратной связи для лучшего понимания и устранения их колебаний.In addition, support them through the change by opening a feedback loop to better understand and address their hesitations.

Какой процент пользователей попадают в каждый из этих компетенций?What percentage of users fall into each competency?

СамомотивацияSelf-motivated Игроки группыTeam players Ручные поискиHand-holding seekers
Эти знания ищут ресурсы, а также обучение.These learners seek out resources, learn by doing. Эти пользователи Наслаждайтесь групповой и интерактивным обучением; они будут идти вместе с коллегами.These users enjoy group and interactive training; they'll go along with coworkers. Для этих пользователей ожидается "белый Glove" или "односторонняя".These users expect "white glove" or one-on-one assistance.

Совет

Не все пользователи узнают так же.Not everyone learns the same way. Для тех, кто является самомотивацией, наведите указатель на онлайновые видео Майкрософт и обучающие статьи.For those who are self-motivated, point to Microsoft's online videos and training articles. Если вы являетесь абонентами группы, вы можете прикрепить учебную команду или партнера для проведения интерактивной обучающей обработки (в личном или сетевом).If 20 percent or more are team players, enlist your training team or a partner to deliver live, interactive training (in person or online). Как правило, вы найдете руководителей или целевые роли в категории "вручную".Typically, you'll find executives or targeted roles in the hand-holding category. Это важная группа, с помощью которой вы можете пользоваться персонализированными короткими сеансами обучения.This is a critical group who would benefit from personalized, short training sessions. Закрепите свой лидерами, чтобы помочь вам в обучении пользователей, чтобы обеспечить оптимальное взаимодействие.Enlist your champions to help deliver training to these users, for an optimal experience.

Оценка сценариев совместной работыAssessing teamwork scenarios

Microsoft Teams расширяет возможности Skype для бизнеса, предоставляя исчерпывающее решение для общения и совместной работы.Microsoft Teams expands the capabilities of Skype for Business, offering a comprehensive communication and collaboration solution. В соответствии с разработкой плана обновления пользователей Skype для бизнеса в Teams вы можете использовать возможности совместной работы в сотрудничестве для обоих пользователей привлечь и упростить переход с Skype для бизнеса на Teams.As you design your plan for upgrading users from Skype for Business to Teams, consider how you can use the power of teamwork collaboration to both excite users and facilitate their transition from Skype for Business to Teams.

В свою очередь, сотрудничество — это то, как люди работают вместе, чтобы сделать все.At its core, teamwork is how people work together to get things done. Это подходит для того, чтобы выровнять нужные люди по соответствующим инструментам, чтобы они могли использовать их.It's about aligning the right people with the relevant tools in a way that works for them. С помощью Teams можно в одной рабочей области объединяться люди, беседы, файлы и проекты, создавая в Организации истинный центр для совместной работы.Teams brings people, conversations, files, and projects together into one workspace, creating a true hub for teamwork in your organization.

Общие сведения о работе пользователей и о том, как они поступают вместе, чтобы помочь пользователям наглядно понять, как они могут пользоваться группами, что упрощает смену в Skype для бизнеса.Understanding how user work and how they come together can help users visualize how they can use Teams, facilitating the shift away from Skype for Business. Существуют два основных способа обдумать сценарии совместной работы: ориентированные на пользователей и ориентированные на проекты.There are two core ways to think about teamwork scenarios: people-centric and project-centric.

  • Ориентированные на проект центры обдела для определенного проекта или инициативы (например, планирование события запуска продукта).Project-centric teamwork centers on a specific project or initiative (for example, planning a product launch event). С помощью планирования области до управления бюджетом в маркетинговых целях, ориентированные на проекты, помогают выравнивать рабочие потоки проектов, сохраняя все уведомления.From scope planning to budget management to marketing efforts, project-centric teamwork helps align project workstreams, keeping everyone informed.
  • Коллективная работа, ориентированная на пользователей , связана с людьми, имеющими похожие обязанности или атрибуты, которые могут работать в одной группе (например, Группа продавцов, Road Тигры) или в рамках группы (например, Peer лидерами).People-centric teamwork revolves around people with similar responsibilities or attributes who might work on the same team (for example, the sales team, road warriors) or across teams (for example, peer champions). Из беседы с коллегами, чтобы получить ответ на вопрос для участия в собрании группы, действия, ориентированные на пользователей, включают в себя общий доступ к данным и Rapport здания.From chatting with a colleague to get an answer to a question to participating in a team meeting, people-centric activities include information sharing and rapport building.

Чтобы максимально эффективно использовать группы, создайте стратегию совместной работы, включающую оба сценария, помогая пользователям понять, как они могут работать для них.To get the most out of Teams, build a teamwork strategy that includes both scenarios, helping users understand how Teams can work for them.

Значок, изображающий точки принятия решений
Точка принятия решенийDecision point
  • Какие сценарии совместной работы Relatable вы будете использовать для ускорения адаптации пользователей к Teams и упрощения перехода с Skype для бизнеса?What relatable teamwork scenarios will you employ to help accelerate user adoption of Teams and facilitate your upgrade from Skype for Business?
Значок, изображающий дальнейшие действия
Дальнейшие действияNext steps
  • Воспользуйтесь приведенными ниже примерами, чтобы облегчить работу с собственными сценариями.Use the samples below to help craft your own teamwork scenarios. Задокументируйте их в книге обновления.Document them in the Upgrade Workbook.
  • Дополнительные сценарии и примеры можно найти в библиотеке " производительность "For additional scenarios and examples, go to the Productivity Library

ПримерыExamples

Командная работа по проектам: событие запуска продукта (например, ваша организация готова запускать новый продукт на рынке и планировать широкие мероприятия для рекламы, а также создавать идеи и способствовать эффективном продажам).Project-centric teamwork: Product launch event (for example: your organization is getting ready to launch a new product to the market and is planning a broad promotional event to drive awareness, generate leads, and encourage sales).

ЗренияConsideration NotesNotes
Основные атрибутыCore attributes
  • Коллективные заинтересованные лица с различными рабочими процессами проектаCross-team stakeholders with various project workstreams
  • Часто используемые целевые собранияFrequent targeted meetings
  • Множество изделий и людей вместе (бюджет, расписания, презентации, регистрация и т. д.)Lots of pieces/people coming together (budget, schedules, presentations, registration, and so on)
Проблемы с обсотрудничеством сегодняTeamwork challenges today
  • Рабочие потоки работают в приемниках с ограниченными возможностями наблюдения за общим состоянием проекта и обработкой по нескольким группам:Workstreams are working in silos with limited visibility into overall project status or cross-team efforts:
    • Отключенные беседы и отсутствие "кто делает"Disconnected conversations and lack of "who's doing what"
    • Информация, отслеживаемая в разных местах без возможности наблюдения за разными участниками группыInformation tracked in various places with no cross-team visibility
  • Снижение времени на повышение продуктивности при переводе нового участника на доску или прослеживании из-за отсутствия собранияLost productivity time when bringing a new member on board or catching up from missing a meeting
Требования к совместной работамTeamwork requirements
  • Быстрый доступ к календарному плану проекта и назначению задачQuick access to project schedule and task assignment
  • Открыть канал беседы, чтобы сохранить все в курсеOpen conversation channel to keep everyone in-the-know
  • Центральное расположение для текущих файлов презентации и других ресурсовCentral location for current presentation files and other resources
  • Возможность быстрого добавления новых участников группы проекта на скорой планAbility to bring new project team members up-to-speed quickly
  • Удобный способ для обеспечения и поддержки друг другаWay to encourage and support one another to keep momentum
Сотрудничество в TeamsTeamwork in Teams
  • Группы и каналы для упорядочения контента проекта и цепочек разговоровTeam/channels to organize project content and threaded conversations
  • SharePoint для размещения файлов PPT1SharePoint for hosting PPT files1
  • Planner/Trello для назначения отдельных задач проекта и сроков выполнения1Planner/Trello for assigning individual project tasks and due dates1
  • Команды для собраний по сетиTeams for online meetings
  • Мобильное приложение Teams для подключения в путиTeams mobile app for connecting on the go

1 поддержка интеграции или выравнивания приложения в Teams.1 Supporting app integration or alignment in Teams.

Совместная работа пользователей: Группа "продажи" (например, "Отдел продаж" — это возможность оставаться на связи в пути, поддерживаться по конвейеру и понимать основные возможности и инициативы, которые помогут вам присоединиться к показателям годовой квоты).People-centric teamwork: Sales team (for example: your regionally-dispersed sales team needs to stay connected from the road, remain aligned on the pipeline, and understand key offers and initiatives that can help drive toward annual quota targets)

ЗренияConsideration NotesNotes
Основные атрибутыCore attributes
  • Работать удаленно (в пути, гостиницах, на сайтах клиентов)Work remotely (on the road, hotels, customer sites)
  • Связь — ориентированный на базовые и внешниеRelationship-focused – core external
Проблемы с обсотрудничеством сегодняTeamwork challenges today
  • Повторяющиеся беседы с несколькими полями (чат, звонки, собрания и т. д.) – невозможно одновременное получение всех участниковRepeated conversations with multiple field reps (chat, calls, meetings, etc) – can't get everyone together at once
  • Пропущенные возможности для обучения по продажам "WINS" – слово рот только совместноMissed opportunities to learn from sales "wins" – word of mouth sharing only
  • Непрерывно shuffling между приложениями:Continually shuffling between applications:
    • Канал продаж в ExcelSales Pipeline in Excel
    • Тенденции в Power BITrending in Power BI
    • Рекламные материалы по продажамSales collateral in email
    • Демонстрационные ресурсы для пользователей в SharePointCustomer demo resources on SharePoint
    • 1:1 чата и собрания на момент времени1:1 chats and point-in-time meetings
    • Сообщество сбыта в YammerSales community outreach in Yammer
Требования к совместной работамTeamwork requirements
  • Быстрый доступ к материалам о продажахQuick access to sales collateral
  • Быстрый режим экспертаReach an expert quickly
  • Быстрая навигация по вопросам и утверждениямFast turn-around for questions and approvals
  • Собрания по продажам, обзоры конвейераSales meetings, pipeline reviews
  • Учебные материалы по продажамSales training resources
  • Управление базой данных клиентовCustomer database management
Сотрудничество в TeamsTeamwork in Teams
  • Группы и каналы по регионам или клиентам, предназначенным для привлечения внимания к содержимому и беседамTeams/channels by region or customer designed to focus content and conversations
  • SharePoint для сопутствующих и ресурсов1SharePoint for collateral/resources1
  • XLS/Power BI для конвейера и баз данных1XLS/Power BI for pipeline and databases1
  • Команды для собраний по сетиTeams for online meetings
  • Мобильное приложение Teams для подключения в путиTeams mobile app for connecting on the go
  • Интеграция приложений Teams с CRM System1Teams app integration with CRM system1
  • Yammer для широкого доступа к SME и информации о совместном использовании данных *1Yammer for broad-reach SME insights and information sharing*1

1 поддержка интеграции или выравнивания приложения в Teams.1 Supporting app integration or alignment in Teams.

Советы по определению стратегии для работы в совместной работеTips for identifying a "good fit" for your teamwork strategy

Вы можете легко обойтись за тем, чтобы создать стратегию коллективной работы для каждого пользователя, каждой команды и каждого проекта.It could be easy to get carried away forming a teamwork strategy for every user, every team, and every project. Не каждый проект или команда требует полностью определенную стратегию совместной работы.Not every project or team requires a fully defined teamwork strategy. Ниже приведены некоторые рекомендации по началу работы.Here are some best practices for getting started:

  • Рассматривайте проекты с несколькими командными проектами, которые только что запущены или предстоящие.Consider cross-team projects that are just starting out or are upcoming.

    • Планирование событий — координация между несколькими группами (бюджет, логистика, презентации и т. д.)Event planning – coordination from multiple teams (budget, logistics, presentations, and so on)
    • Пилотное развертывание нового продукта — предоставление доступа к информации, сбор отзывов в управляемой средеPilot new product - share information, gather feedback in a controlled environment
  • Определение пользователей и рабочих групп, подключение разных способов взаимодействия друг с другом в TeamsIdentify user personas and core work groups, connecting the various ways they interact with one another into Teams

    • Группы и регионы продаж: дорожные тигры, ресурсы для быстрого доступа, быстрая навигация по ответамSales teams/regions – road warriors, easy access resources, quick turn-around responses
    • "Кадры" – стандартизированные процессы по всем подразделениям, согласованный подход для наймаHR – standardized processes across all divisions, consistent approach for hiring
    • Firstline сотрудники — подключение к своим одноранговым ресурсам и управлению, доступ к процедурам, NEOFirstline workers – connection to their peers/management, access to procedures, NEO
  • Имейте в виду следующие моменты.Keep these considerations in mind:

    • Пуск "Малый".Start small. Вы можете сэкономить больше, чем сложнее, чем vetted модель.Save bigger, more complex projects for after you've vetted the teamwork model.
    • Сосредоточьтесь на новых проектах.Focus on new projects. Не изменяйте уже существующий проект, так как это может привести к нарушению рабочего процесса.Avoid changing an existing project that's well underway as this may disrupt workflow.
    • Рассматривайте временные показатели.Consider timing. Развертывание новой стратегии совместной работы с продажами в конце финансового года может быть не идеальным.Rolling out a new teamwork strategy to sales at the end of your fiscal year may not be ideal.
    • Выполните.Iterate. Не нужно изобретать колесико.No need to reinvent the wheel. После того как вы найдете структуру совместной работы, повторите ее с другими рабочими группами и проектами.When you find a teamwork structure that works, repeat it with other workgroups and projects. Определите группу шаблонов и настройте рекомендации, которые помогут пользователям быстро assimilate в Teams и обеспечить согласованность.Define a template team and set guidelines to help users quickly assimilate into Teams and provide consistency.

Используйте собранные выше данные, чтобы сообщить о плане готовности пользователя.Use the information you've gathered above to inform your user readiness plan.