Управляйте последовательными утверждениями с Power Automate

В некоторых рабочих процессах до окончательного утверждения ответственным лицом требуется предварительное утверждение. Например, в компании может применяться политика последовательного утверждения, которая требует предварительного утверждения счетов на сумму свыше 1000,00 долл. США перед их утверждением финансовым отделом.

В этом пошаговом руководстве создается поток утверждений, который управляет заявлениями сотрудников на отпуск.

Note

Здесь SharePoint используется только в качестве примера и не является обязательным компонентом для создания потоков утверждения. Для запуска потоков вы можете использовать любую из более 200 доступных служб, с которыми интегрируется Power Automate. Если вы используете SharePoint 2010, см. статью Вывод из обращения рабочего процесса SharePoint 2010

Tip

Подробные сведения об использовании SharePoint с Power Automate см. в разделе Документация по SharePoint.

Подробное описание шагов в потоке

Поток выполняет следующие действия:

  1. Запускается, когда сотрудник создает заявления на отпуск в списке SharePoint Online.
  2. Добавляет заявление на отпуск в центр утверждений, а затем отправляет по электронной почте запрос на предварительное утверждение.
  3. Отправляет сотруднику по электронной почте решение о предварительном утверждении.
  4. обновляет список SharePoint Online, указав в нем решение от лица, ответственного за предварительное утверждение, и комментарии. Примечание. Если запрос предварительно утвержден, то поток переходит к следующим действиям:
  5. Отправляет запрос на окончательное утверждение.
  6. Отправляет сотруднику по электронной почте окончательное решение.
  7. Обновляет список SharePoint, указав в нем окончательное решение.

На этом изображении представлены все описанные выше действия:

Схема последовательного процесса утверждения.

Предварительные условия

  • Power Automate.
  • Список SharePoint Online.
  • Учетная запись пользователя Office 365 Outlook и Office 365.

Note

В этом пошаговом руководстве используются SharePoint Online и Office 365 Outlook, однако вы можете выбрать другие службы, например Zendesk, Salesforce или Gmail. При использовании SharePoint 2010 см. раздел Вывод из обращения рабочего процесса SharePoint 2010

Прежде чем создавать поток, создайте список SharePoint Online. Позже мы будем использовать этот список, чтобы запрашивать утверждение отпуска.

В рамках этого пошагового руководства создаваемый список SharePoint Online должен включать следующие столбцы:

Создаваемый список SharePoint Online должен включать следующие столбцы:

Звание Однострочный текст
Дата начала отпуска Дата и время
Дата окончания отпуска Дата и время
Комментарии Одна строка текста
Утвержден Да/нет
Комментарии менеджера Несколько строк текста
Изменено Дата и время
Создано Дата и время
Предварительно утвержден Да/нет
Создано Пользователь или группа
Кто изменил Пользователь или группа

Запишите имя и URL-адрес списка SharePoint Online. Мы используем эти данные позже при настройке триггера SharePoint — при создании нового элемента.

Создание потока

  1. Войдите в Power Automate.
  2. Выберите Мои потоки на левой панели навигации.
  3. В левом верхнем меню выберите Создать поток > Автоматизированный облачный поток.

Добавление триггера

  1. Присвойте потоку имя.
  2. В разделе Выберите триггер потока выберите При создании элемента — SharePoint, затем выберите Создать.
  3. На карточке При создании элемента выберите Адрес сайта и Имя списка для списка SharePoint, созданного ранее.

данные о SharePoint.

Получение руководителя для пользователя, создавшего заявление на отпуск

  1. Щелкните +Создать шаг, затем введите получить руководителя в поле поиска Выберите действие.

  2. Найдите и выберите действие Получить руководителя (V2) — Office 365 Users.

    выбор пользователей Office.

  3. В карточке Получить руководителя в поле Пользователь (имя участника-пользователя) вставьте токен Созданные по адресу электронной почты.

    Это действие получает руководителя для пользователя, создавшего заявление на отпуск в SharePoint.

    настройка действия "Получить руководителя".

Note

Рекомендуется периодически сохранять изменения в вашем потоке по мере работы.

Добавление действия утверждения для предварительных утверждений

  1. Выберите Создать шаг.

  2. Введите утверждение в поле поиска Выберите действие.

  3. Выберите действие Начать и ожидать утверждения.

    выбор действия утверждения.

  4. Настройте карточку Начать и ожидать утверждения в соответствии с вашими требованиями.

    Note

    Поля Тип утверждения, Заголовок и Кому назначено обязательны для заполнения. Для форматирования данных в поле Сведения можно использовать разметку Markdown.

    настройка действия "Начать и ожидать утверждения".

Примечание. Это действие отправляет запрос на предварительное утверждение по адресу электронной почты, указанному в поле Кому назначено.

Добавить условие

  1. Выберите Создать шаг, затем выберите Условие в списке действий.

  2. На карточке Состояние выберите Выберите значение слева.

    Появится список динамических значений.

  3. Выберите Ответы Ответ утверждающего в списке динамических значений.

    выбор токена ответа.

  4. Выберите поле Выберите значение справа, а затем введите Утвердить в поле.

    Note

    Допустимые ответы на действие Утверждения — Начать утверждение: "Утвердить" и "Отклонить". В ответах учитывается регистр.

  5. На вашей карточке Условие должны теперь отображаться:

    Представление карточки условия.

Note

Это условие проверяет ответ, полученный от действия Запустить и ожидать утверждения.

Добавление действия отправки электронного письма для предварительных утверждений

  1. В карточке условия в ветви Если "Да" выберите Добавить действие.

    добавить новый шаг.

  2. Введите отправить сообщение электронной почты в поле поиска на карточке Выберите действие.

  3. Выберите действие Отправить сообщение электронной почты (V2).

    выбор действия по отправке сообщений электронной почты.

  4. При необходимости настройте карточку электронной почты.

    Note

    Поля Кому, Тема и Текст обязательны для заполнения.

    Эта карточка является шаблоном сообщения электронной почты, которое отправляется при изменении состояния заявления на отпуск.

    В поле Текст на карточке Отправить сообщение электронной почты (V2) используйте токен Комментарии для действия Утверждения — Начать утверждение.

настройка шаблона электронного письма с предварительным утверждением.

Добавление действия обновления для предварительно утвержденных запросов

  1. В ветви Если "да" выберите Добавить действие.

  2. Введите SharePoint в поле поиска на карточке Выберите действие, выберите фильтр SharePoint, а затем выберите действие Обновить элемент.

    выбор действия по обновлению элемента.

  3. Настройте карточку Обновить элемент в соответствии с вашими требованиями.

настройка действия по изменению элемента.

Получение руководителя для лица, ответственного за предварительное утверждение

  1. Используйте действия по получению руководителя для пользователя, создавшего заявление на отпуск, которые описаны выше, чтобы добавить и настроить другое действие Получить руководителя. В этот раз нам необходимо получить руководителя для лица, ответственного за предварительное утверждение.

  2. Карточка Получить руководителя 2 в конечном итоге должна выглядеть, как показано на этом изображении. Обязательно используйте маркер Почтовый адрес из категории Получить руководителя в карте Добавление динамического содержимого из приложений и служб, используемых в этом потоке.

    получение руководителя для лица, ответственного за предварительное утверждение.

Добавление действия окончательного утверждения

  1. Используйте действия по добавлению действия утверждения для предварительных утверждений, которые описаны выше, чтобы добавить и настроить другое действие Запустить и ожидать утверждения. Это действие отправляет по электронной почте запрос на окончательное утверждение.

  2. В конечном итоге карточка должна выглядеть, как показано на этом изображении:

    настройка действия утверждения.

Добавление условия окончательного утверждения

  1. Повторите действия по добавлению условия, чтобы добавить и настроить Условие, которое проверяет решение лица, ответственного за окончательное утверждение.

Отправка электронного письма с окончательным утверждением

  1. Используйте действия по добавлению действия отправки электронного письма для предварительных утверждений, чтобы добавить и настроить действие, которое отправляет электронное письмо в случае утверждения заявления на отпуск.

  2. В конечном итоге карточка должна выглядеть, как показано на этом изображении:

    шаблон электронного письма в случае окончательного утверждения.

Обновление SharePoint с одобрением

  1. Используйте действия по добавлению действия обновления для предварительно утвержденных запросов, чтобы добавить и настроить действие, которое обновляет SharePoint в случае утверждения заявления на отпуск.

  2. В конечном итоге карточка должна выглядеть, как показано на этом изображении:

    настройка действия по изменению элемента.

Отправка электронного письма об отклонении предварительного утверждения

  1. В ветви Если "Нет" выберите Добавить действие.

  2. Введите Отправить в поле поиска карточки Выберите действие, выберите Office 365 Outlook, чтобы отфильтровать действия, а затем выберите действие Отправить сообщение электронной почты (V2) — Office 365 Outlook.

    выбор действия "Отправить сообщение электронной почты".

  3. При необходимости настройте карточку электронной почты.

    Эта карточка представляет шаблон сообщения электронной почты, которое отправляется при изменении состояния запроса на отпуск.

настройка для отклонения запросов.

Примечание. Это действие необходимо добавить в ветвь ЕСЛИ НЕТ, НИЧЕГО НЕ ДЕЛАТЬ ниже карточки Условие.

Обновление SharePoint после отклонения предварительного утверждения

  1. Выберите Добавить действие.

  2. Введите обновить в поле поиска на карточке Выберите действие, затем выберите действие Обновить элемент — SharePoint.

    выбор действия по обновлению элемента.

  3. При необходимости настройте карточку.

обновление SharePoint в случае отклонения запросов.

Отправка электронного письма с окончательным отклонением

  1. Используйте действия по отправке электронного письма об отклонении предварительного утверждения, чтобы добавить и настроить действие, которое отправляет электронное письмо в случае отклонения заявления на отпуск лицом, ответственным за окончательное утверждение.

    Примечание. Это действие необходимо добавить в ветвь ЕСЛИ НЕТ, НИЧЕГО НЕ ДЕЛАТЬ ниже карточки Условие 2.

  2. В конечном итоге карточка должна выглядеть, как показано на этом изображении:

    настройка для отклонения запросов.

Обновление SharePoint после окончательного отклонения

  1. Используйте действия по обновлению SharePoint после отклонения предварительного утверждения, чтобы добавить и настроить действие, которое обновляет SharePoint в случае отклонения заявления на отпуск лицом, ответственным за окончательное утверждение.

  2. В конечном итоге карточка должна выглядеть, как показано на этом изображении:

    карточка "Обновить элемент".

  3. Выберите Обновить поток, чтобы сохранить полученный результат.

Если вы выполнили все описанные действия, ваш поток должен выглядеть, как показано на этом изображении:

обзор потока.

Теперь давайте посмотрим, как работает созданный нами поток.

Запрос на утверждение

Создайте заявление на отпуск в списке SharePoint Online, созданном ранее.

После сохранения этого запроса запускается поток, который:

  1. создает запрос в центре утверждений;
  2. отправляет утверждающим сообщение электронной почты с запросом на утверждение.

Заявление должно выглядеть следующим образом:

заявление на отпуск.

Просмотр запросов, ожидающих утверждения

Чтобы просмотреть все запросы, ожидающие утверждения, выполните следующие действия:

  1. Войдите в Power Automate.
  2. В левой навигационной панели выберите Элементы-действия > Утверждения.
  3. Ваши ожидающие утверждения запросы появляются на вкладке Полученные.

Предварительное утверждение запроса

Если вы являетесь утверждающим лицом в потоке, то вам отправляется сообщение электронной почты при создании каждого запроса. Запрос на утверждение также отправляется в центр утверждений. Запросы можно утверждать или отклонять с помощью электронной почты, центра утверждений или приложения Power Automate.

Утверждение запроса:

Из сообщения электронной почты

  1. Выберите Утвердить в сообщении электронной почты, полученном при добавлении элемента к списку SharePoint Online.

    Примечание. Если вы используете мобильное устройство с установленным приложением Power Automate, будет запущено приложение Power Automate. В противном случае центр утверждений откроется в браузере.

  2. Введите комментарий и нажмите кнопку Подтвердить.

С помощью центра утверждений

  1. Войдите в Power Automate.
  2. Выберите Элементы-действия>Утверждения в левой навигационной панели.
  3. Выберите Утвердить для запроса, который требуется утвердить.
  4. Добавьте любые комментарии, затем выберите Подтвердить внизу экрана.

Из приложения Power Automate

  1. На устройстве с установленным приложением Power Automate выберите Утвердить в электронном письме с запросом на утверждение.

  2. Выберите Подтвердить в правом верхнем углу экрана.

    выберите "подтвердить".

  3. Отображается страница успешного подтверждения, на которой указано, что утверждение зарегистрировано.

Note

Экраны для Android, iOS и Windows Phone могут немного различаться, но функциональные возможности будут одинаковыми на всех устройствах.

Утверждение запроса

Действия по утверждению запроса идентичны действиям по предварительному утверждению запроса.

Примечание. Лицо, ответственное за окончательное утверждение заявления на отпуск, получает его только в том случае, если оно было предварительно утверждено.

Отклонение запроса

Запросы можно отклонять с помощью электронной почты, центра утверждений или приложения Power Automate. Чтобы отклонить запрос, выполните действия для утверждения запроса, выбрав Отклонить вместо Утвердить.

После того как вы подтвердите свое решение (отклоните запрос), поток выполнит следующие действия:

  1. отправит сообщение электронной почты пользователю, подавшему заявление на отпуск;
  2. обновит список SharePoint Online, указав в нем принятое решение и комментарии утверждающего.

Дополнительные сведения

Пошаговые инструкции по современным утверждениям с одним утверждающим

Note

Каковы ваши предпочтения в отношении языка документации? Пройдите краткий опрос (обратите внимание, что этот опрос представлен на английском языке).

Опрос займет около семи минут. Личные данные не собираются (заявление о конфиденциальности).