Sledovanie e-mailov v programe Outlook ich premiestnením do sledovaného priečinka Exchange
Sledujte interakcie zákazníkov kdekoľvek sa nachádzate a prakticky z akéhokoľvek zariadenia pomocou sledovania na úrovni priečinka. Po nastavení sledovaného priečinka môžete e-mail pretiahnuť alebo presunúť do tohto priečinka, aby ste ho mohli automaticky sledovať v aplikáciách interakcie so zákazníkmi (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing a Dynamics 365 Project Service Automation). Okrem toho, ak nastavíte súvisiaci záznam (napríklad určitý záznam obchodného vzťahu alebo príležitosti) pre priečinok, aplikácie interakcie so zákazníkmi automaticky prepoja všetky e-maily v tomto priečinku ku konkrétnemu záznamu. Sledované priečinky fungujú v systéme Exchange Online, Outlook on the web, alebo akejkoľvek inej mobilnej aplikácii, ktorá podporuje službu Exchange.
Prepitné
Sledované priečinky fungujú s pravidlami pre doručenú poštu v službe Exchange. To uľahčuje automatické smerovanie e-mailových správ do konkrétneho priečinka. Napríklad nastavte pravidlo v službe Exchange, ktoré automaticky nasmeruje e-mail z kontaktu Contoso do sledovaného priečinka Contoso prepojeného s konkrétnou príležitosťou Contoso. Podrobnejšie informácie o nastavení pravidiel.
Ak chcete vidieť sledovanie na úrovni priečinka v akcii, pozrite si video Sledovanie na úrovni priečinku v systéme CRM Online .
Požiadavky na používanie sledovaných priečinkov
Funkciu sledovania priečinkov vám musí tiež povoliť váš správca. Ďalšie informácie získate od správcu systému. Informácie pre správcov v súvislosti s povolením sledovaných priečinkov nájdete v téme Konfigurácia sledovania na úrovni priečinka.
Vaša organizácia musí používať synchronizáciu na strane servera ako metódu synchronizácie e-mailu. Ak neviete, akú metódu synchronizácie vaša organizácia používa, kontaktujte svojho správcu systému. Informácie pre správcov v súvislosti s nastavením synchronizácie na strane servera nájdete v téme Nastavenie synchronizácie na strane servera.
Nastavenie sledovaného priečinka
Vo webovej aplikácii kliknite na navigačnom paneli na Možnosti
.V dialógovom okne Nastavenie osobných možností kliknite na kartu E-mail a potom v časti Výber e-mailových správ, ktoré chcete sledovať v systéme Dynamics 365 kliknite na položku Konfigurovať pravidlá sledovania priečinka.
V dialógovom okne Sledovanie na úrovni priečinka v časti Priečinok v službe Exchange kliknite na možnosť + Priradenie nového priečinka, v zobrazenom poli kliknite na šípku nadol a potom vyberte priečinok, ktorý chcete sledovať.
Poznámka
Sledovať môžete len priečinky alebo podpriečinky vo vašej doručenej pošte v službe Exchange. Sledovať sa bude len vybratý priečinok. Ak napríklad vyberiete priečinok, ktorý obsahuje podpriečinky, podpriečinky sa nebudú sledovať, ak ich nevyberiete osobitne v tomto dialógovom okne. Maximálny počet sledovaných priečinkov je 25.
Ak chcete priečinok prepojiť s konkrétnym záznamom – napríklad účtom alebo príležitosťou – v časti Pokiaľ ide o záznam v aplikáciách Dynamics 365, kliknite na tlačidlo tlačidlo Vyhľadať
a potom vyhľadajte záznam.Opakujte kroky 3 a 4 pre všetky ďalšie priečinky, ktoré chcete sledovať, a (voliteľne) prepojenie na súvisiace záznamy.
Po pridaní a prepojení priečinkov kliknite na položku Uložiť.
Osvedčené postupy pre sledovanie priečinkov
Nezabudnite využívať sledovanie priečinkov na mobilných zariadeniach. Ak vše zariadenie podporuje e-mailový server Exchange, sledovanie priečinkov bude fungovať automaticky. Nemusíte nič inštalovať. Stačí presunúť alebo premiestniť e-mail do sledovaného priečinka a tento e-mail sa bude automaticky sledovať.
Či ste nastavíte súvisiaci záznam pre priečinok alebo nie závisí od toho, ako plánujete použiť priečinok:
Ak dostávate malý objem e-mailov od mnohých rôznych zákazníkov, možno budete chcieť vytvoriť jeden priečinok s názvom „Sledovať v systéme Dynamics 365“ (alebo podobný názov), ktorý nie je prepojený s konkrétnym záznamom. Takto môžete presunúť správy do daného priečinka na automatické sledovanie. Ak budete neskôr chcieť prepojiť e-mailovú správu v tomto priečinku s konkrétnym záznamom v systéme , otvorte tento záznam aktivity a potom vyplňte súvisiace pole.
Ak dostávate veľké množstvo e-mailov od konkrétneho zákazníka, vytvorte priečinok (alebo použite existujúci priečinok) len pre daného zákazníka a prepojte ho s konkrétnym záznamom. Napríklad vytvorte priečinok Contoso a nastavte súvisiaci záznam na záznam obchodného vzťahu Contoso alebo záznam príležitosti Contoso.
Každý e-mail v reakcii na e-mail, ktorý bol sledovaný, bude len automaticky sledovaný, ak odpoveď na e-mail je v priečinku Doručená pošta. Ak bol premiestnený ručne alebo pomocou pravidiel programu Outlook do podradeného priečinka v rámci doručenej pošty, nebude automaticky sledovaný. Riešenie: (1) nepoužívajte smerovanie do priečinkov na základe pravidiel alebo (2) manuálne nepremiestňujte e-mail z priečinka do doručenej pošty pri akejkoľvek odpovedi na e-mail, ak si myslíte, že ju treba sledovať.
K tomu istému súvisiacemu záznamu môžete nastaviť viacero priečinkov. Napríklad ste mohli prepojiť priečinok Návrh na predaj Contoso a priečinok Právne záležitosti Contoso k tomu istému záznamu obchodného vzťahu Contoso.
Najlepšie je nepoužívať dlhodobo rovnaký priečinok pre rôzne záznamy. Napríklad povedzme, že sledujete e-mailovú komunikáciu pre príležitosť zákazníka 1, ale príležitosť ste vyhrali a už nepotrebujete ďalej sledovať komunikácie s týmto zákazníkom. Môžete byť v pokušení jednoducho zmeniť súvisiaci záznam pre daný priečinok na nového zákazníka (zákazník 2), s ktorým pracujete. Ak to urobíte, všetky e-maily v tomto priečinku – vrátane e-mailu týkajúceho sa Zákazníka 1, budú priradené k zákazníkovi 2. V tomto prípade je najlepšie vytvoriť nový priečinok prepojený so zákazníkom 2, a následne nastaviť súvisiaci záznam pre nový priečinok zákazníka 2. Potom môžete odstrániť príslušný záznam pre priečinok zákazníka 1.
Do sledovaného priečinka môžete vložiť nesledovaný priečinok. Povedzme napríklad, že chcete uložiť osobný e-mail od kontaktu Contoso. Môžete vytvoriť podpriečinok Osobné v priečinku Contoso a nechať ho nesledovaný.
Ak už nepotrebujete sledovať priečinok, oplatí sa zrušiť jeho sledovanie pre výkonnosť. Ak chcete zrušiť sledovanie priečinka, odstrániť ho v dialógovom okne Sledovanie na úrovni priečinka.
Čo sa stane, keď zrušíte sledovanie, presuniete, odstránite, premenujete priečinky alebo zmeníte súvisiaci záznam?
Nasledujúca tabuľka ukazuje, čo sa stane, keď zrušíte sledovanie, presuniete alebo odstránite priečinky, či zmeníte súvisiaci záznam prepojený so sledovaným priečinkom.
| Činnosť | Výsledok |
|---|---|
| Zrušenie sledovania priečinka odstránením priečinka v dialógovom okne Sledovanie na úrovni priečinka | Všetky e-mailové správy predtým zahrnuté v tomto priečinku sa budú stále sledovať a súvisiaci záznam bude stále prepojený s týmito e-mailovými správami. Nové e-mailové správy, ktoré pridáte do priečinka, sa nebudú sledovať. |
| Odstráňte priečinok z programu Outlook alebo Exchange | Všetky e-mailové správy zahrnuté v tomto priečinku sa odstránia z programu Outlook alebo služby Exchange Online. E-mailové správy už sledované prostredníctvom tohto priečinka sa však z aplikácií interakcie so zákazníkmi neodstránia. |
| Premiestnenie priečinka v programe Outlook alebo službe Exchange | Priečinok a celý jeho obsah sa bude naďalej sledovať. Ak presuniete priečinok mimo priečinka Doručená pošta, pravidlá sledovania na úrovni priečinka sa zakážu. |
| Premenujte priečinok v programe Outlook alebo službe Exchange | Priečinok a celý jeho obsah sa bude naďalej sledovať. Tip: Po premenovaní priečinkov používa softvér ID priečinka v službe Exchange na účely sledovania – nie je závislý od skutočného názvu priečinka. To je dôležité vedieť, ak ste odstrániť priečinok a potom premenovali nový priečinok na rovnaký názov, aký mal odstránený priečinok. Ak napríklad, povedzme, odstránite priečinok 1, vytvoríte priečinok 2 a potom premenujete priečinok 2 na priečinok 1. Informácie o sledovaní pôvodného priečinku 1 sa v tomto prípade nezachovajú. |
| Odstránenie prepojenia medzi sledovaným priečinkom a konkrétnym záznamom odstránením prepojenia v dialógovom okne Sledovanie na úrovni priečinka | Všetky správy v tomto priečinku, ktoré boli predtým prepojené, budú aj naďalej prepojené. Nové správy pridané do daného priečinka nebudú prepojené. |
| Presunutie e-mailovej správy, ktorá je prepojená s konkrétnym záznamom, zo sledovaného priečinka do iného priečinka | Ak nový priečinok nemá súvisiaci záznam, e-mailová správa bude naďalej prepojená s pôvodným záznamom. Ak nový priečinok má súvisiaci záznam, e-mailová správa bude prepojená s týmto súvisiacim záznamom. |
| Manuálna zmena súvisiaceho záznamu e-mailovej správy, ktorá je prepojená na iný súvisiaci záznam prostredníctvom sledovaného priečinka | Pravidlo sledovaného priečinka má prednosť. Keď sa priečinok zosynchronizuje, emailová správa bude opätovne prepojená so záznamom zadaným v pravidle sledovania priečinka, aj keď manuálne zmeníte súvisiaci záznam. Ak chcete zmeniť súvisiaci záznam v tomto prípade, vykonajte jeden z nasledujúcich krokov: - Presuňte správu do sledovaného priečinka prepojeného s požadovaným záznamom. - Odstráňte prepojenie na súvisiaci záznam v dialógovom okne Sledovanie na úrovni priečinka, než manuálne zmeníte súvisiaci záznam. - Presuňte konkrétnu emailovú správu mimo sledovaného priečinka a potom manuálne zmeňte súvisiaci záznam pre túto e-mailovú správu. |
| Dvaja užívatelia presunuli rovnakú e-mailovú správu do rôznych priečinkov, ktoré majú rôzne súvisiace záznamy | Pre e-mailovú správu môžete nastaviť iba jeden súvisiaci záznam. V tomto prípade je záznam, ktorý sa spracováva ako prvý, prepojený so súvisiacim záznamom. |
Pozrite si tiež
Často kladené otázky o synchronizácii záznamov medzi aplikáciami interakcie so zákazníkmi a programom Microsoft Outlook
Konfigurácia sledovania na úrovni priečinka