Aký je najlepší spôsob, ako používať aplikáciu Outlook a aplikácie interakcie so zákazníkmi dohromady?
Existujú tri spôsoby, ako používať modelom riadené aplikácie v aplikáciách interakcie so zákazníkmi (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing a Dynamics 365 Project Service Automation) a Outlook dohromady:
Dynamics 365 App for Outlook
Dynamics 365 for Outlook
Microsoft Exchange – sledovanie priečinka
Pomocou Dynamics 365 App for Outlook v kombinácii so synchronizáciou na strane servera môžete zobraziť údaje o aplikáciách interakcie so zákazníkmi v systéme Outlook a sledovať záznamy z aplikácie Outlook v aplikáciách interakcie so zákazníkmi. Môžete použiť Dynamics 365 App for Outlook spolu s Microsoft Outlook na webe, aplikáciou Outlook pre počítače alebo Outlook pre mobilné zariadenia. V aplikáciách Dynamics 365 App for Outlook sa informácie o aplikáciách interakcie so zákazníkmi zobrazujú vedľa e-mailových správ alebo plánovaných činností používateľa systému Outlook. Napríklad ľudia môžu zobrazovať ukážky informácií o kontaktoch a potenciálnych zákazníkoch uložených v aplikáciách interakcie so zákazníkmi a pridávať kontakty priamo z e-mailovej správy. Môže tiež prepojiť e-mail, plánovanú činnosť alebo záznamy kontaktov s novými alebo existujúcimi záznamami, medzi ktoré patria príležitosti, obchodné vzťahy alebo záznamy prípadu. Aby ste mohli používať Dynamics 365 App for Outlook, musíte synchronizovať e-mail so synchronizáciou na strane servera. Ďalšie informácie: Integrácia e-mailového systému
Ako často sa záznamy synchronizujú cez synchronizáciu na strane servera?
Ak spustíte synchronizáciu záznamov pomocou synchronizácie na strane servera, tento proces je dynamický a jedinečný pre každú poštovú schránku. Synchronizačný algoritmus zaručuje, že poštové schránky sú synchronizované podľa dynamických parametrov, ako je počet e-mailových správ a aktivita v poštovej schránke. Za normálnych okolností sa synchronizácia e-mailov spúšťa každých 5 minút. Keď má poštová schránka mnoho e-mailových správ, interval môžete skrátiť dynamicky na 2 minúty. Ak je poštová schránka menej aktívna, interval môže byť zvýšený až na 12 minút. Všeobecne môžete predpokladať, že poštová schránka sa bude synchronizovať najmenej raz za 12 minút.
Ak však použijete aplikáciu Dynamics 365 App for Outlook na sledovanie alebo vytvorenie súvisiaceho záznamu pre synchronizáciu e-mailu alebo plánovanej činnosti, synchronizácia obyčajne vo väčšine scenárov prebehne ihneď pri prijatých e-mailoch a odoslaných plánovaných činnostiach. Ak okamžitá synchronizácia v Dynamics 365 App for Outlook zlyhá, môžeme využiť synchronizáciu na strane servera a vytvoriť alebo aktualizovať záznam aktivity.
Kde môžem nájsť informácie o riešení problémov so synchronizáciou na strane servera?
Informácie o riešení problémov a známe problémy môžete nájsť tu: Riešenie problémov a informácie o synchronizácii na strane servera.
Ovplyvňujú bezpečnostné povolenia synchronizácie?
Áno. Ak správca systému implementoval zabezpečenie niektorých polí alebo záznamov, môžete to mať vplyv na údaje, ktoré sa synchronizujú.
Vyhlásenia o používaní osobných údajov
Ak používate systém Dynamics 365, pri používaní synchronizácie na strane servera sa kontakty a aktivity v systéme Dynamics 365 (vrátane e-mailov, plánovaných činností, kontaktov a úloh) synchronizujú do zadaného e-mailového systému (napríklad Exchange).
Správca môže konfigurovať funkciu synchronizácie na strane servera a určiť, ktorí používatelia majú možnosť posielať e-maily alebo plánované činnosti zo systému Dynamics 365 alebo synchronizovať aktivity a kontakty medzi systémom Dynamics 365 a poštovou schránkou používateľa. Správca aj koncoví používatelia môžu ďalej prispôsobiť kritériá filtra, pričom správcovia môžu tiež definovať, ktoré polia entity sa synchronizujú.
Ak používate službu Dynamics 365 (online), pri použití funkcie Synchronizácia s programom Outlook sa údaje zo systému Dynamics 365, ktoré synchronizujete, exportujú do programu Outlook. Medzi informáciami v programe Outlook a informáciami v službe Dynamics 365 (online) sa udržiava prepojenie, aby sa zabezpečilo, že informácie medzi nimi zostanú aktuálne. Synchronizácia programu Outlook prevezme len relevantné identifikátory záznamov systému Dynamics 365, ktoré sa použijú pri pokuse používateľa o sledovanie a nastavenie súvisiacej položky programu Outlook. Údaje spoločnosti sa neukladajú v zariadení.
Správca môže pomocou rol zabezpečenia určiť, či používatelia v organizácii budú mať povolené synchronizovať údaje systému Dynamics 365 do programu Outlook.
Ak chcete používať doplnok Microsoft Dynamics 365 for Outlook, musíte sa prihlásiť pomocou svojich poverení (e-mailovej adresy a hesla). Tieto informácie môžete uložiť lokálne, aby sa výzva na zadanie poverení nezobrazovala pri každom otvorení programu Outlook. Ak sa rozhodnete uložiť tieto informácie lokálne, doplnok Dynamics 365 for Outlook sa automaticky pripojí k systému Microsoft Dynamics 365 (online) po každom otvorení programu Outlook.
Po prvom prihlásení a použití doplnku Dynamics 365 for Outlook sa pripojenie medzi počítačom a systémom Dynamics 365 (online) vytvorí vždy, keď budete mať prístup na internet. Môžete si zvoliť vypnutie pripojenia medzi počítačom a systémom Dynamics 365 iba pomocou nastavenia konfigurácie, ale ak toto pripojenie vypnete, v doplnku Dynamics 365 for Outlook sa môže prejaviť znížený výkon.
Ak používate doplnok Dynamics 365 for Outlook na sledovanie e-mailov, postupnosť e-mailov sa zobrazí používateľom vo vašej organizácii, ktorí majú povolenie na ich zobrazenie.
Pre každý prijatý e-mail sa prostredníctvom doplnku Dynamics 365 for Outlook odošle do systému Dynamics 365 (online) e-mailová adresa odosielateľa, e-mailová adresa príjemcu a riadok predmetu správy. To umožňuje systému Dynamics 365 (online) overiť, či sa určitý e-mail má uchovať v službe Dynamics 365 (online). Pri sledovaní určitej položky sa bude v službe systému Dynamics 365 uchovávať kópia tejto položky. Táto kópia sa bude zobrazovať aj ďalším používateľom so zodpovedajúcimi povoleniami vo vašej organizácii. Keď zrušíte sledovanie položky, jej kópia sa automaticky odstráni zo systému Dynamics 365 (online) iba za predpokladu, že položku vlastníte.