Prehľad práce s tokmi obchodných procesov
Táto téma sa vzťahuje na Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Ak ste online používateľ, pozrite si tému Prehľad tokov obchodných procesov v dokumentoch Power Automate .
Môžete pomôcť tým, že zaistíte, aby používatelia zadávali údaje konzistentne a postupovali rovnako vždy, keď pracujú so zákazníkom pri vytváraní toku obchodného procesu v systéme . Napríklad, môžete chcieť vytvoriť tok obchodného procesu, aby všetky požiadavky na služby pre zákazníkov boli spracovávané rovnako, alebo požadovať, aby používatelia získali schválenie faktúry pred odoslaním objednávky. Toky obchodného procesu využívajú takú istú základnú technológiu, ako iné procesy, ale možnosti, ktoré prinášajú, sa od iných funkcií využívajúcich funkcie výrazne líšia. Informácie o vytvorení alebo úprave tok obchodného procesu nájdete v téme Vytvorenie tok obchodného procesu.
Pozrite si krátke video (4:49) o tokoch obchodných procesov.
Prečo používať toky obchodného procesu?
Toky obchodného procesu poskytujú ľuďom usmernenie, ako vykonávať prácu. Prinášajú zjednodušenú používateľskú skúsenosť, ktorá vedie ľudí cez procesy, ktoré ich organizácia definovala pre interakcie, ktoré je potrebné posunúť k určitému druhu záveru. Táto používateľská skúsenosť môže byť prispôsobená, aby osoby s rôznymi rolami zabezpečenia mali skúsenosti, ktoré sú najviac vhodné pre nimi vykonávanú prácu.
Toky obchodného procesu použite na definovanie súboru krokov, podľa ktorých majú ľudia postupovať, aby dospeli k želanému výsledku. Tieto kroky poskytujú vizuálnu indikáciu, ktorá oznamuje ľuďom, kde v obchodnom procese sa nachádzajú. Toky obchodného procesu znižujú potrebu školenia, pretože noví používatelia sa nemusia sústrediť na to, ktorú entitu by mali používať. Môžu sa nechať viesť procesom. Toky obchodného procesu môžete nakonfigurovať tak, aby podporovali bežné metodiky predaja, ktoré môžu pomôcť vašim predajným skupinám dosahovať lepšie výsledky. V prípade servisných skupín môžu toky obchodného procesu napomôcť novým pracovníkom rýchlejšie dostať do pracovného tempa a vyhnúť sa chybám, ktoré by mohli spôsobiť nespokojnosť zákazníkov.
Čo toky obchodného procesu dokážu?
Definícia toku obchodného procesu je predstavená ako vlastná entity a inštancia procesu sa ukladá ako záznam v rámci danej entity. Každý záznam je priradený k záznamu údajov (napr. účet, kontakt, potenciálny zákazník alebo príležitosť) a v prípade krížového spracovanie entity s údajmi záznamu pre každú zúčastnenú entitu.
Pri tokoch obchodných procesov definujete množinu etáp a krokov , ktoré sa potom zobrazia v ovládacom prvku v hornej časti formulára.
Každá etapa obsahuje skupinu krokov. Každý krok predstavuje políčko, kam je možné zadať údaje. Ľudia postúpia do ďalšej fázy pomocou tlačidla Ďalšia etapa . Krok môžete učiniť povinným, aby ľudia museli zadať údaje do príslušného políčka pred tým, než budú môcť pokračovať do ďalšej etapy. To sa obvykle nazýva „otváranie etáp“.
Toky obchodného procesu vyzerajú v porovnaní s inými typmi procesov pomerne jednoducho, pretože neposkytujú žiadnu ďalšiu obchodnú logiku či automatizáciu okrem toho, že prinášajú zjednodušenú skúsenosť zadávania údajov a kontrolovania zadávania v etapách. Keď ich však skombinujete s iným procesmi a prispôsobeniami, môžu hrať dôležitú úlohu pri šetrení času ľuďom, znižovaní nákladov na školenie a zvyšovania osvojenia zo strany používateľov.
Existuje rad vopred pripravených tokov obchodných procesov. Ďalšie informácie: Pridanie obchodných procesov pripravených na použitie.
Toky obchodného procesu integrované s inými prispôsobeniami
Keď používateľ zadá údaje pomocou tokov obchodných procesov, použijú sa zmeny údajov taktiež v poliach formulára, takže je možne okamžite použiť akúkoľvek automatizáciu zabezpečovanú obchodnými pravidlami alebo skriptami formulára. Je možné pridať kroky, aby ste nastavili hodnoty pre polia, ktoré sa nenachádzajú vo formulári, a tieto polia sa pridajú do objektového modelu klientskeho rozhrania API používaného pre skripty formulárov. Akékoľvek pracovné postupy, ktoré sú iniciované zmenami polí zahrnutých do toku obchodného procesu, sa použijú pri uložení údajov vo formulári. Ak sa pracovný postup v reálnom čase využíva automatizáciu, zmeny používateľ okamžite uvidí po obnovení údajov vo formulári po tom, ako je daný záznam uložený.
Hoci ovládací prvok toku obchodného procesu vo formulári neposkytuje žiadnu možnosť priameho programovania na strane klienta, zmeny použité obchodnými pravidlami, alebo skriptami formulára sa automaticky použijú na ovládacie prvky toku obchodného procesu. Ak skryjete pole vo formulári, toto pole bude taktiež skryté v ovládacom prvku toku obchodného procesu. Ak nastavíte hodnotu pomocou obchodných pravidiel alebo skriptov formulára, daná hodnota bude nastavená v rámci toku obchodného procesu.
Toky procesov konkurencie
Súbežné toky obchodných procesov umožňujú prispôsobovačom nakonfigurovať viaceré obchodné procesy a priradiť im rovnaký počiatočný záznam. Používatelia môžu prepínať medzi viacerými súčasne spustenými obchodnými procesmi a obnoviť svoju prácu vo fáze procesu, v ktorej sa nachádzali.
Systémové toky obchodných procesov
Zahŕňa nasledujúce toky obchodného procesu. Aby ste porozumeli, ako toky obchodných procesov fungujú, pozrite si tieto systémové toky obchodných procesov:
Proces predaja potenciálneho zákazníka príležitosti
Proces predaja príležitosti
Proces od telefónu k prípadu
Viaceré entity v tokoch obchodných procesov
Tok obchodného procesu môžete použiť pre jedinú entitu alebo paletu viacerých entít. Napríklad môžete mať proces, ktorý začína príležitosťou, potom pokračuje k cenovej ponuke, objednávke, a potom k faktúre. Nakoniec sa vráti k uzatvoreniu príležitosti.
Môžete navrhnúť toky obchodného procesu, ktoré prepojujú záznamy až piatich rôznych entít do jedného procesu, aby sa ľudia používajúci aplikáciu mohli sústrediť na postup svojich procesov, a nie na to, v ktorej entite práve pracujú. Môžu jednoduchšie prechádzať medzi príbuznými záznamami entity.
Pre entitu sú k dispozícii viaceré toky obchodných procesov
Nie každý používateľ v organizácií sa môže riadiť rovnakým procesom. Rôzne podmienky môžu vyžadovať použitie rôznych procesov. Môžete mať až 10 aktívnych tokov obchodných procesov na entitu, aby ste poskytli vhodné procesy rôzne situácie.
Ovládajte, ktorý tok obchodného procesu sa použije
K tokom obchodných procesov môžete priradiť roly zabezpečenia, aby ich mohli vidieť či používať len ľudia s danými rolami zabezpečenia. Taktiež môžete stanoviť poradie tokov obchodných procesov, aby ste mohli riadiť, ktorý tok obchodného procesu bude nastavený ako predvolený. Ak chcete nastaviť poradie tok obchodného procesu, otvorte v návrhárovi tok obchodného procesu a potom na paneli príkazov vyberte položku Objednať tok procesu. Vyberte šípky nahor a nadol, aby ste usporiadali toky obchodných procesov v požadovanom poradí.
Keď niekto vytvorí nový záznam entity, zoznam dostupných aktívnych definícií obchodných procesov je filtrovaný podľa roly zabezpečenia používateľa. Prvá dostupná aktivovaná definícia obchodného procesu pre rolu zabezpečenia používateľa podľa zoznamu objednávok procesov je tá, ktorá je štandardne predvolená. Ak je dostupných viac aktivovaných definícií obchodných procesov, používatelia môžu načítať inú z dialógu Prepnúť proces. Po každom prepnutí procesu sa momentálne vykreslený proces presunie do pozadia a nahradí ho vybraný proces, zostáva však vo svojom stave a dá sa prepnúť späť. Každý záznam môže mať priradených viac inštancií procesu (každá pre rôzne definície toku obchodného procesu, celkovo až 10). Pri načítaní formulára sa vykreslí iba jeden tok obchodného procesu. Keď ľubovoľný používateľ použije iný proces, tento proces môže štandardne načítať iba príslušný používateľ.
Aby ste sa uistili, že obchodný proces je predvolene načítaný pre všetkých používateľov (správanie zodpovedá „pripnutiu“ procesu), k načítaniu formulára je možné pridať vlastný klientský API skript (webový prostriedok), ktorý špecificky načíta inštanciu existujúceho obchodného procesu na základe ID definície obchodného procesu.
Privilégiá toku obchodného procesu
Každá definícia toku obchodného procesu, ktorá je reprezentovaná ako vlastná entita, prichádza s vlastným súborovom oprávnení, ktoré možno v rámci roly zabezpečenie upraviť tak, ako aj iné systémové alebo vlastné entity. Privilégiá môžete zadať na karte Toky obchodných procesov pre rola zabezpečenia.
Toku obchodného procesu môžete priradiť nasledovné oprávnenia:
- Vytvoriť: Umožňuje vytvoriť inštanciu tok obchodného procesu, ktorá sa vykoná súčasne s vytvorením nového záznamu.
- Čítanie: Umožňuje zobrazenie tok obchodného procesu na vytvorenom zázname.
- Zapísať: Umožňuje aktualizáciu tok obchodného procesu. Napríklad zmena stavu a navigácie.
- Odstrániť: Umožňuje odstrániť inštanciu, napríklad pri odstránení záznamu.
- Pripojiť: Umožňuje navigáciu medzi entitami z entity. Napríklad entita Potenciálny zákazník v procese predaja potenciálneho zákazníka príležitostitok obchodného procesu.
- Pripojiť k: Umožňuje navigáciu medzi entitami k entite. Napríklad entita Príležitosť v procese predaja potenciálneho zákazníka príležitostitok obchodného procesu.
Poznámka
Roly zabezpečenia Správca systému a Prispôsobovač systému majú štandardne prístup ku všetkým tokom obchodných procesov.
Zváženie toku obchodného procesu
Môžete definovať toky obchodných procesov len pre tie entity, ktoré ich podporujú. Taktiež si musíte byť vedomí obmedzení počtu procesov, etáp a krokov, ktoré je možné pridať.
Toky obchodných procesov vyvolávajúce pracovný postup
Odteraz môžete vyvolávať pracovný postup na požiadanie priamo cez tok obchodného procesu. V novom návrhárovi toku obchodných procesov to môžete nakonfigurovať presunutím komponentu pracovného postupu do fázy procesu alebo do časti globálnych pracovných postupov. Ďalšie informácie o používaní pracovných postupov v tokoch obchodných procesov nájdete v časti Blog: tok obchodného procesu automatizácia v Dynamics 365 for Customer Engagement.
Ak zahrniete pracovný postup, ktorý chcete spustiť pri fáze ukončenia fázy v rámci toku pracovného postupu a táto fáza predstavuje poslednú fázu postupu, návrhár vás upozorní, že pracovný postup sa spustí po dokončení danej fázy. Pracovný postup sa však nespustí, pretože neprebehne prechodová fáza. Nezobrazí sa vám žiadne upozornenie o tom, že by ste na túto fázu nemali pridávať pracovný postup. Ak používateľ pracuje cez tok pracovného procesu, dokončenie alebo opustenie procesu nemá za následok prechod fázy, a preto sa pracovný postup nespustí. Prezrite si nasledujúce príklady:
Vytvoríte tok obchodného procesu s dvoma fázami, S1 sa pripojí k S2, s pracovným postupom na etape S2 a nastavíte spúšťač na Stage Exit.
Vytvorení pracovného procesu s tromi štádiami, S1 pripojiť k S2, potom S2 sa rozvetvuje na S3. Zahrniete pracovný postup na S2 a nastavíte spúšťač na Stage Exit.
Pracovný postup sa ani v jednom prípade nespustí. Ak chcete obísť tento problém, môžete pridať globálny pracovného postupu a pridať tok činností, ktoré chcete spustiť na to tak, že pracovný postup sa spustí pre obchodného procesu, skôr než fáze procesu. Spúšťač globálneho pracovného postupu môžete nastaviť na spracovanie zrušených alebo spracovanie dokončených, čím sa pracovný postup spustí po dokončení alebo opustení obchodného procesu.
Entity, ktoré môžu využívať toky obchodných procesov
Len entity, ktoré využívajú aktualizované formuláre môžu využívať toky obchodných procesov. To zahŕňa vlastné entity a nasledujúce systémové entity:
Zákazník
Plánovaná činnosť
Kampaň
Aktivita kampane
Odozva na kampaň
Konkurent
Kontakt
E-mailová adresa
Nárok
Fax
Prípad
Faktúra
Potenciálny zákazník
List
Marketingový zoznam
Príležitosť
Telefonický hovor
Produkt
Položka v cenníku
Ponuka
Opakovaná plánovaná činnosť
Predajná dokumentácia
Sociálna aktivita
Poradie
Používateľ
Úloha
Tím
Ak chcete povoliť vlastnú entitu pre toky obchodných procesov, začiarknite políčko Toky obchodných procesov (polia sa vytvoria) v definícii entity. Upozorňujeme, že túto akciu nemožno vrátiť späť.
Poznámka
Ak prejdete na fázu tok obchodného procesu, ktorá obsahuje Social Activity entitu, a vyberiete tlačidlo Nasledujúca fáza, zobrazí sa možnosť Vytvoriť . Keď vyberiete možnosť Vytvoriť, načíta sa formulár Sociálna aktivita . Keďže Social Activity však nie je platné pre Create z používateľského rozhrania aplikácie, formulár nebudete môcť uložiť a zobrazí sa chybové hlásenie "Neočakávaná chyba".
Maximálny počet procesov, etáp a krokov
Aby ste zabezpečili prijateľný výkon a použiteľnosť používateľského rozhrania, existujú niektoré obmedzenia, na ktoré musíte pamätať, keď plánujete použiť toky obchodných procesov:
Nesmie existovať viac ako 10 aktivovaných procesov tokov obchodného procesu na entitu.
Každý proces nesmie obsahovať viac ako 30 etáp.
Procesy s viacerými entitami nesmú obsahovať viac ako päť entít.
Podpora úprav entity toku obchodného procesu
Entity toku obchodného procesu sa môžu zobrazovať v systéme tak, aby údaje záznamu entity boli dostupné v mriežkach, zobrazeniach, grafoch a tabuliach.
Použite záznamy entity toku obchodného procesu s mriežkami, zobrazeniami, grafmi a tabuľami
Pomocou toku obchodných procesov dostupného ako entita môžete využívať pokročilé polia, zobrazenia, grafy a tabule z údajov toku obchodného procesu danej entity, akou je potenciálny zákazník alebo príležitosť. Správcovia systému a prispôsobovači môžu vytvárať vlastné mriežky, zobrazenia, grafy a tabule toku obchodného procesu, ktoré sú podobné tým, ktoré sú vytvorené prostredníctvom akejkoľvek inej entity.
Toky obchodných procesov, ako napríklad proces predaja potenciálnych zákazníkov k príležitostiam, sa v Prieskumníkovi riešení zobrazujú ako prispôsobiteľná entita.
Ak chcete získať prístup k predvolenému zobrazeniu tok obchodného procesu, otvorte prieskumníka riešení, rozbaľte Entity> rozbaľte požadovaný proces, napríklad Predajný proces od potenciálneho zákazníka po príležitosť, vyberte Zobrazenia a potom vyberte požadované zobrazenie.
K dispozícii je niekoľko predvolených zobrazení, ktoré môžete zobraziť ako graf, napríklad zobrazenie Aktívna príležitosť predajného procesu.
Obmedzenia používania entít toku obchodného procesu
Aktuálne môžete vytvárať vlastné formuláre pre entity na základe toku obchodného procesu.
Pozrite si tiež:
Pozrite si krátke video (4:49) o tokoch obchodných procesov
Pridajte obchodné procesy pripravené na použitie
Vytvorte tok obchodného procesu
Zlepšite toky obchodných procesov pomocou vetvenia
Technická dokumentácia: Povolenie procesu so systémom Dynamics 365 for Customer Engagement
Vytvorenie vlastnej obchodnej logiky prostredníctvom procesov
Procesy pracovného postupu
Opatrenia – prehľad