Získanie údajov zo súborov excelových zošitov

Ikona Excelu

Microsoft Excel je jednou z najpoužívanejších podnikových aplikácií. Predstavuje aj jeden z najčastejších spôsobov získavania údajov do služby Power BI.

Ako typy zošitov Power BI podporuje?

Power BI podporuje importovanie alebo pripojenie k zošitom vytvoreným v Exceli 2007 a v novších verziách. Zošity musia byť uložené vo formáte súboru .xlsx alebo .xlsm a musia mať veľkosť do 1 GB. Niektoré funkcie opísané v tomto článku sú dostupné len v novších verziách Excelu.

Zošity s rozsahmi alebo tabuľkami údajov

Ak zošit obsahuje jednoduché pracovné hárky s rozsahmi údajov, na čo najefektívnejšie využitie údajov v službe Power BI je nevyhnutné tieto rozsahy naformátovať. Týmto spôsobom sa pri vytváraní zostáv v službe Power BI pomenované tabuľky a stĺpce zobrazia na table Polia, čím sa výrazne uľahčuje vizualizácia údajov.

Zošity s dátovými modelmi

Zošity môžu obsahovať dátový model s jednou alebo viacerými tabuľkami údajov, ktoré sa doň načítajú pomocou prepojených tabuliek, funkcie Power Query (Získať a transformovať v Exceli 2016) alebo nástroja Power Pivot. Power BI podporuje všetky vlastnosti dátového modelu, ako sú vzťahy, mierky, hierarchie a kľúčové ukazovatele výkonu.

Poznámka

Zošity s dátovými modelmi nie je možné zdieľať medzi nájomníkmi služby Power BI. Používateľ, ktorý prihlási do služby Power BI pomocou konta contoso.com, nemôže napríklad excelový zošit zdieľať s používateľom, ktorý sa do služby Power BI prihlási pomocou konta woodgrovebank.com.

Zošity s pripojeniami k externým zdrojom údajov

Ak Excel používate na pripojenie k externému zdroju údajov, po načítaní zošita do služby Power BI môžete vytvárať zostavy a tabule na základe údajov z tohto pripojeného zdroja údajov. Môžete tiež nastaviť plánované obnovenie na automatické pripojenie priamo k zdroju údajov a na získavanie aktualizácií. Údaje už nebudete musieť v Exceli na páse s nástrojmi Údaje obnovovať manuálne. Všetky vizualizácie v zostavách a dlaždiciach na tabuliach sa na základe údajov z tohto zdroja údajov aktualizujú automaticky. Ďalšie informácie nájdete v téme Obnovenie údajov v službe Power BI.

Zošity s hárkami Power View, kontingenčnými tabuľkami a grafmi

Spôsob zobrazenia hárkov PowerView, kontingenčných tabuliek a grafov v službe Power BI alebo ich nezobrazenie závisia od toho, kde je súbor zošita uložený a ako sa ho rozhodnete získať do služby Power BI. Podrobnejšie si to rozoberieme nižšie.

Typy údajov

Služba Power BI podporuje nasledujúce typy údajov: Celé číslo, Desatinné číslo, Mena, Dátum, True alebo False, Text. Označením údajov ako konkrétnych typov údajov v Exceli sa zlepšia možnosti ich využitia v službe Power BI.

Príprava zošita pre službu Power BI

Pozrite si toto užitočné video, z ktorého sa dozviete, ako sa zabezpečiť pripravenosť excelových zošitov pre službu Power BI.

Poznámka

Toto video môže používať staršie verzie služby Power BI Desktop alebo iné služba Power BI.

Záleží na mieste uloženia súboru zošita

Lokálne – Ak súbor zošita uložíte na lokálnu jednotku v počítači alebo na iné miesto vo vašej organizácii, zo služby Power BI môžete tento súbor načítať do služby Power BI. Súbor v skutočnosti zostane na lokálnej jednotke, nie je teda skutočne naimportovaný do služby Power BI. V službe Power BI sa vytvorí nová množina údajov a údaje a dátový model (ak existuje) sa zo zošita načítajú do množiny údajov. Ak zošit obsahuje hárky Power View, zobrazia sa na lokalite služby Power BI v časti Zostavy. Excel 2016 obsahuje aj funkciu Publikovať (v ponuke Súbor). Použitie funkcie Publikovať je v podstate rovnaké ako pri položkách Získať údaje > Súbory > Lokálny súbor v službe Power BI, ale ak pravidelne robíte v zošite zmeny, množiny údajov je často jednoduchšie aktualizovať v službe Power BI.

OneDrive – podnikové úložisko – Ak používate OneDrive for Business a prihlásite sa doň s tým istým kontom, s akým sa prihlasujete do služby Power BI, ide o nesporne najefektívnejší spôsob synchronizácie práce v Exceli a množín údajov, zostáv a tabúľ v službe Power BI. Keďže služba Power BI aj OneDrive sa nachádzajú v cloude, služba Power BI sa k súboru zošita na OneDrive pripája asi raz za hodinu. Ak sa nájdu zmeny, množina údajov, zostavy a tabule sa v službe Power BI aktualizujú automaticky. Rovnako ako pri uložení zošita na lokálnej jednotke môžete množinu údajov a zostavy v službe Power BI aktualizovať okamžite publikovať. V opačnom prípade sa služba Power BI automaticky zosynchronizuje, zvyčajne do jednej hodiny.

OneDrive – osobné úložisko – Ak súbory zošitov ukladáte do vlastného konta OneDrive, získate mnohé z výhod OneDrivu for Business. Najväčší rozdiel je v tom, že keď sa prvýkrát pripojíte k súboru (pomocou položiek Získať údaje > Súbory > OneDrive – osobné úložisko), budete sa musieť prihlásiť do svojho konta OneDrive pomocou konta Microsoft, ktoré sa zvyčajne líši od toho, ktoré používate na prihlásenie do služby Power BI. Pri prihlasovaní do OneDrive pomocou konta Microsoft nezabudnite vybrať možnosť Neodhlasovať ma. Takto sa služba Power BI bude môcť pripojiť k súboru zošita približne každú hodinu a vaša množina údajov a zostavy v službe Power BI zostanú synchronizované.

SharePoint – tímové lokality – Ukladanie súborov aplikácie Power BI Desktop do služby SharePoint – tímové lokality je takmer rovnaké ako ukladanie do OneDrivu for Business. Najväčším rozdielom je spôsob pripojenia k súboru v službe Power BI. Môžete zadať URL adresu alebo sa pripojiť ku koreňovému priečinku.

Jeden excelový zošit – dva spôsoby používania

Ak súbory zošitov uložíte do OneDrivu, budete mať k dispozícii niekoľko spôsobov na preskúmanie údajov v službe Power BI

Snímka obrazovky OneDrivu for Business zobrazujúca možnosť Importovať alebo Pripojiť k excelovým údajom.

Importujte údaje z Excelu do Power BI

Ak vyberiete možnosť Importovať, všetky podporované údaje v tabuľkách a dátovom modeli sa exportujú do novej množiny údajov v Power BI. Ak máte hárky Power View, v službe Power BI sa znova vytvoria ako zostavy.

Môžete pokračovať v úpravách zošita. Po uložení zmien sa úpravy synchronizujú s množinou údajov v službe Power BI, zvyčajne približne do hodiny. Ak potrebujete vykonať vykonať okamžitú úschovu, stačí znova kliknúť na možnosť Publikovať a zmeny sa exportia. Všetky vizualizácie, ktoré máte v zostavách a tabuliach, sa aktualizujú tiež v nasledujúcej tabuľke.

Spúšťače obnovenia:

Dlaždice zostavy Dlaždice na tabuli
Otvorenie zostavy (po uplynutí platnosti vyrovnávacej pamäte) Otvoriť tabuľu (po obnovení vyrovnávacej pamäte)
Výber možnosti Obnoviť v zostave Na tabuli vyberte položku Obnoviť
Automaticky pre pripnutie dlaždíc (pri obnovení vyrovnávacej pamäte), ak je tabuľa už otvorená

Poznámka

Pripované strany nemajú funkciu automatického obnovenia.

Túto možnosť vyberte, ak ste na načítanie údajov do dátového modelu použili funkciu Získať a transformovať údaje alebo doplnok Power Pivot, alebo ak zošit obsahuje hárky Power View s vizualizáciami, ktoré chcete zobraziť v službe Power BI.

V Excel 2016 môžete použiť aj položky Publikovať > Exportovať. Je to skoro to isté. Ďalšie informácie nájdete v téme Publikovanie do služby Power BI z Excelu 2016.

Pripojenie, správa a zobrazovanie Excelu v službe Power BI

Ak vyberiete možnosť Pripojiť, zošit sa zobrazí v službe Power BI rovnakým spôsobom ako v Exceli Online. Na rozdiel od Excelu Online však bude k dispozícii niekoľko užitočných funkcií, ktoré vám pomôžu pripnúť prvky z hárkov priamo na tabule.

V službe Power BI nie je možné zošit upravovať. Ak však potrebujete vykonať zmeny, môžete vybrať položku Upraviť a potom možnosť úpravy zošita v Exceli Online alebo ho môžete otvoriť v Exceli v počítači. Vykonané zmeny sa uložia do zošita vo OneDrive.

Túto možnosť vyberte, ak máte údaje len v hárkoch alebo máte rozsahy, kontingenčné tabuľky a grafy, ktoré chcete pripnúť na tabuľu.

V Exceli 2016 môžete použiť aj položky Publikovať > Odovzdať. Je to skoro to isté. Ďalšie informácie nájdete v téme Publikovanie do služby Power BI z Excelu 2016.

Import excelového zošita alebo pripojenie k nemu zo služby Power BI

  1. V službe Power BI na navigačnej table kliknite na tlačidlo Získať údaje.

    Snímka obrazovky Získať údaje zobrazujúca tlačidlo na navigačnej table.

  2. V časti Súbory kliknite na položku Získať.

    Snímka obrazovky dialógového okna Súbory zobrazujúca tlačidlo Získať.

  3. Nájdite svoj súbor.

    Snímka obrazovky štyroch dlaždíc na vyhľadanie súboru zobrazujúca dlaždice Lokálny súbor, OneDrive Business, OneDrive Personal a SharePoint.

  4. Ak sa súbor zošita nachádza vo OneDrive alebo SharePointe – tímových lokalitách, vyberte možnosť Importovať alebo Pripojiť.

Miestne excelové zošity

Môžete tiež použiť lokálny excelový súbor a nahrať ho do služby Power BI. Jednoducho vyberte položku Lokálny súbor z predchádzajúcej ponuky a prejdite na umiestnenie, v ktorom máte excelové zošity uložené.

Snímka obrazovky dlaždice Lokálny súbor zobrazujúca, ako prejsť na výber excelových zošitov.

Po výbere súboru vyberte možnosť nahratia súboru do služby Power BI.

Snímka obrazovky dialógového okna Lokálny súbor zobrazujúca výber položky Nahrať excelový súbor do služby Power B I.

Po nahratí zošita sa zobrazí oznámenie, že zošit je teraz vo vašom zozname zošitov. Nájdete ho na navigačnej table v časti Zošity pracovného priestoru a v zozname obsahu pre pracovný priestor.

Snímka obrazovky sekcie Zošity zobrazujúca Excel zošit.

Lokálne Excel otvorené v službe Excel Online v službe Power BI. Na rozdiel Excel zošitoch uložených v službe OneDrive alebo SharePoint – tímových lokalitách, nemôžete upravovať lokálne Excel súbory v službe Power BI.

Publikovanie z Excelu 2016 na lokalitu služby Power BI

Použitie funkcie Publikovanie v Power BI v Exceli 2016 je v podstate rovnaké ako použitie funkcie Získať údaje v službe Power BI na importovanie súboru alebo pripojenie k nemu. Nebudeme tu zachádzať do podrobností, ale ďalšie informácie nájdete v téme Publikovanie do služby Power BI z Excelu 2016.

Riešenie problémov

Je zošit príliš veľký? Pozrite si tému Zmenšenie veľkosti excelového zošita na jeho zobrazenie v službe Power BI.

Ak v súčasnosti vyberie možnosť Importovať, služba Power BI naimportuje len údaje, ktoré sú súčasťou pomenovanej tabuľky alebo dátového modelu. Preto ak zošit neobsahuje žiadne pomenované tabuľky, hárky Power View alebo excelové dátové modely, môže sa zobraziť táto chyba: Nepodarilo sa nájsť žiadne údaje v excelovom zošite. V tomto článku sa vysvetľuje, ako zošit opraviť a znova ho naimportovať.

Ďalší postup

Preskúmanie údajov: Po získaní údajov a zostáv zo súboru do služby Power BI môžete tieto údaje preskúmať. Jednoducho kliknite pravým tlačidlom myši na novú množinu údajov a potom kliknite na položku Preskúmať. Ak ste sa v kroku 4 rozhodli pripojiť k súboru zošita vo OneDrive, zošit sa zobrazí v časti Zostavy. Keď naň kliknete, otvorí sa v službe Power BI tak ako v Exceli Online.

Plánovanie obnovenia: Ak sa súbor excelového zošita pripája k externému zdroju údajov alebo ak ste ho importovali z lokálnej jednotky, môžete nastaviť plánované obnovenie s cieľom zabezpečiť, aby bola množina údajov alebo zostava vždy aktuálna. Vo väčšine prípadov je nastavenie plánovaného obnovenia veľmi jednoduché, ale v tomto článku nebudeme zachádzať do detailov. Ďalšie informácie nájdete v téme Obnovenie údajov v službe Power BI.

Publikovanie z Excelu 2016 do služby Power BI

Obnovenie údajov v službe Power BI