Detekcia a zlúčenie duplicitných záznamov
Duplicitné záznamy môžu vnikať do vašich údajov, keď vy alebo iní zadávate údaje manuálne alebo ich hromadne importujete. Microsoft Dataverse pomáha riešiť potenciálne duplikáty tým, že vyhľadá duplikáty pre aktívne záznamy, ako sú obchodné vzťahy a kontakty.
Keď zistíte, že existujú duplicitné záznamy, môžete duplikáty zlúčiť a požadovaný záznam si ponechať. Pri zlúčení záznamu sa zlúčia aj všetky súvisiace alebo podradené záznamy. Váš správca môže tiež nastaviť pravidlá hľadania duplikátov, aby sa pri zadávaní alebo aktualizácii záznamov alebo importe záznamov zistili duplikáty.
Poznámka
Nové prostredie na detekciu a zlúčenie duplikátov je podporované, keď sa duplikáty zistia pri manuálnom zadávaní údajov do aplikácie, a nie počas importu. Hľadanie duplikátov nefunguje v režime offline.
Spracovanie duplikátov pri vytváraní alebo aktualizácii záznamov
Keď sa pri vytváraní alebo aktualizácii záznamov nájdu duplikáty, môžete ignorovať dialógové okno hľadania duplikátov a záznam uložiť. Alebo duplikáty môžete zlúčiť, aby boli vaše údaje čisté.
Poznámka
Možnosť Zlúčiť je k dispozícii iba pre entity Obchodný vzťah, Potenciálny zákazník a Kontakt. Možnosť Zlúčiť bude povolená len vtedy, ak je vybratý duplicitný záznam tej istej tabuľky. Zlúčenie duplicitných záznamov z rôznych tabuliek nie je podporované.
Pri ukladaní nového záznamu alebo aktualizovaných záznamov sa dialógové okno Boli nájdené duplicitné záznamy zobrazí, ak sa nájdu duplikáty na základe hľadanie duplikátov v nastavených pravidlách pre vašu organizáciu. Ďalšie informácie: Nastavenie pravidiel hľadania duplikátov na udržiavanie prehľadnosti údajov
Dialógové okno zobrazuje nasledujúce podrobnosti:
Sekcia Aktuálny záznam dialógového okna zobrazuje záznam, ktorý sa vytvára alebo aktualizuje.
Sekcia Našli sa duplikáty zobrazuje počet nájdených duplicitných záznamov spolu s typom záznamu.
Sekcia Zhodné záznamy zobrazuje možné duplicitné záznamy.
Stĺpce v mriežkach sa zobrazujú dynamicky na základe pravidla hľadania duplikátov, takže vidíte relevantné informácie na identifikáciu toho, prečo sa záznam považoval za duplikát. Napríklad ak sa na základe pravidla zistí, že dva obchodné vzťahy sú duplicitné z dôvodu rovnakého názvu obchodného vzťahu a e-mailovej adresy, v mriežke sa zobrazia stĺpce Názov účtu a E-mail.
Poznámka
Ak pravidlo hľadania duplikátov nie je nastavené na vylúčenie neaktívnych záznamov, pri zisťovaní duplikátov sa zohľadnia aktívne aj neaktívne záznamy. Ďalšie informácie: Nastavenie pravidiel hľadania duplikátov na udržiavanie prehľadnosti údajov
Máte možnosť ignorovať duplikáty a uložiť nový alebo aktualizovaný záznam alebo zlúčiť duplicitné záznamy.
Ak chcete uložiť duplicitný záznam, zvoľte Ignorovať a uložiť.
- ALEBO -
Ak chcete zlúčiť duplicitné záznamy, pod sekciou Zhodné záznamy vyberte záznam, ktorý chcete zlúčiť, a potom vyberte Zlúčiť.
Otvorí sa dialógové okno Zlúčiť (typ záznamu).
V dialógovom okne vyberte primárny záznam.
Poznámka
Možnosť výberu primárneho záznamu je k dispozícii, ak v systéme existujú oba záznamy. Ak sa pri ukladaní nového záznamu zistí duplikát, nový záznam sa vždy považuje za sekundárny záznam.
Primárny záznam sa uchováva a sekundárny záznam sa deaktivuje. Údaje zo sekundárneho záznamu sa skopírujú do primárneho záznamu. Keď vyberiete primárny záznam, predvolene sa vyberú všetky polia primárnych záznamov. To znamená, že údaje v týchto vybratých poliach sa zachovajú. Polia si môžete zvoliť aj zo sekundárneho záznamu. Keď to urobíte, údaje z vybratých polí sekundárneho záznamu sa skopírujú do primárneho záznamu a uchovajú sa. Všetky poznámky, aktivity a podrobnosti spojené so sekundárnym záznamom sú prepojené s primárnym záznamom.
Pomocou nasledujúcich možností vyberte polia, pre ktoré sa musia údaje uchovať, a vyberte možnosť OK:
Zlúčiť záznamy výberom polí s údajmi: Ak vyberiete túto možnosť, vyberú sa všetky polia, ktoré obsahujú údaje, bez ohľadu na to, či sú údaje v primárnom alebo sekundárnom zázname. Ak majú primárnej aj sekundárne záznamy údaje v rovnakých poliach, vyberú sa polia primárneho záznamu.
Zobraziť polia s konfliktnými údajmi: Ak vyberiete túto možnosť, zobrazia sa iba polia, ktoré majú konfliktné údaje, aby ste mohli rýchlo vybrať polia, z ktorých chcete uchovať údaje. To je obzvlášť užitočné, keď sú údaje vo viacerých poliach a chcete sa pozrieť iba na údaje, ktoré sa v týchto dvoch záznamoch líšia. Táto možnosť je vybratá predvolene.
Vybrať všetky polia v tejto sekcii: Ak vyberiete túto možnosť, vyberú sa všetky polia dostupné v tejto časti záznamu, aby ste nemuseli ručne vyberať polia v tejto sekcii. Funguje to ako možnosť „Vybrať všetko“ pre polia v sekcii.
Poznámka
Nemôžete zlúčiť údaje do neaktívneho záznamu.
Zlúčenie záznamov z mriežky
Zlúčiť môžete dva záznamy potenciálneho zákazníka, obchodného vzťahu alebo kontaktu.
Zlúčenie dvoch záznamov
V zozname obchodných vzťahov, kontaktov alebo potenciálnych zákazníkov vyberte dva záznamy toho istého typ záznamu a na paneli príkazov vyberte Zlúčiť.
Postupujte podľa pokynov zo sekcie Spracovanie duplikátov pri vytváraní alebo aktualizácii záznamov tejto témy.
Pozrite si tiež:
Vyhľadávanie duplicitných údajov s cieľom ich opravy alebo odstránenia
Importovať údaje (všetky typy záznamov)
Hľadanie duplikátov
Nastavte pravidlá hľadania duplikátov
Spustite systémovú úlohu na hľadanie duplikátov
Hromadné odstránenie záznamov